Om te voorkomen dat e-mail die vanuit AllSolutions wordt verstuurd, als spam wordt gezien zijn een aantal zaken belangrijk:
1. Geldige afzender
E-mail die uit AllSolutions verstuurd wordt, maakt gebruik van de afzender die in AllSolutions staat ingesteld in de functies Parameters AllSolutions (MZZPAR) en/of Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF). Het e-mailadres dat je hier invult, moet een geldig e-mailadres zijn, omdat ontvangende mailservers hierop controleren. Mocht er een probleem zijn met de aflevering van e-mailberichten, dan worden hier ook de ‘(non) delivery reports’ naar toe gestuurd.
2. Maildomein aanmelden bij AllSolutions
Binnen het AllSolutions platform maken we gebruik van Beveiligde E-mail Services (BES). Hierbij worden e-mails beveiligd vanuit je omgeving verstuurd mét gebruik van SPF, DKIM en DMARC, via een Nederlandse provider die gespecialiseerd is in e-mailverzending. Om dit mogelijk te maken heb je bij de live-gang een drietal entries laten laden in de DNS van de maildomeinen die je voor het mailen vanuit je productieomgeving gebruikt.
Ga je vanuit je omgeving mailen met gebruik van een ander/extra maildomein? Geef dit dan aan ons door! Om te waarborgen dat ook deze e-mails op de goede manier kunnen worden verzonden, zijn namelijk voor elk gebruikt (sub)domein DNS-instellingen nodig.
Voor het aanmelden van een nieuw maildomein kun je een supportmelding bij ons indienen. Je ontvangt dan de benodigde entries die je in de DNS van het nieuwe maildomein kunt (laten) laden.
3. Publiceer een SPF-record
Verder is het nodig dat er voor elk gebruikt e-maildomain een SPF-record wordt gepubliceerd. Mailservers besteden voor het bestrijden van phishing e-mails namelijk steeds meer aandacht aan het verifiëren van de (vertrouwde) afzender. SPF staat voor ‘Sender Policy Framework’. Een ontvangende mailserver kan onder andere op basis van het SPF-record besluiten om een e-mail door te laten, te markeren als onveilig of helemaal te weigeren.
In een SPF-record kun je omschrijven welke servers en/of programma’s e-mail namens jouw maildomein mag verzenden. Voeg de entry include:spf.flowmailer.net toe aan het SPF-record op het (nieuwe) maildomein. Je SPF-record kun je gemakkelijk online controleren via bijvoorbeeld: http://www.mxtoolbox.com/spf.aspx.
Als je een SPF-record wilt toevoegen aan je domein moet er op de DNS-beheerpagina een nieuw record aangemaakt worden van het type TXT. Hierin neem je de volgende informatie op:
v=spf1 include:spf.flowmailer.net ~all
Nadat het SPF-record is toegevoegd kan het overigens nog even duren voordat de informatie globaal is doorgevoerd.
4. Richtlijnen e-mail mailings
Om te voorkomen dat er ‘strafpunten’ ontstaan die tot opname op een zwarte lijst kunnen leiden, raden wij aan de volgende richtlijnen voor verzenden van e-mail mailings in acht te nemen.