Het versturen van mailings is een onmisbaar hulpmiddel om in contact te blijven met je relaties en klanten. Jouw doelgroep persoonlijk bereiken kan op verschillende manieren. Een brief via de post komt persoonlijker over en wordt vrijwel altijd eerst bekeken voordat hij wordt weggegooid. Relaties via e-mail benaderen is goedkoper, maar in dit digitale tijdperk is de bescherming van persoonsgegevens steeds belangrijker geworden.
Vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is dan ook bepaald dat er altijd een opt‑in nodig is voor het gebruik van e-mailadressen. Alleen bestaande klanten en zorgvuldig geselecteerde relaties in je netwerk mag je via e-mail informeren over branche gerelateerde producten. Wat je doelgroep ook is en welke vorm je ook kiest, AllSolutions biedt de mogelijkheid om mailings aan uw relaties te versturen, zowel per brief als per e-mail.
In de functie Mailing-runs (MMAILP) beheer je je mailings. Hier maak je een mailing aan en genereer je een lijst van mailingadressen. Dit genereren kan op basis van aan relaties gekoppelde mailingcodes of op basis van andere selecties op het adressenbestand.
De lijst met adressen kun je gebruiken in combinatie met een e-mailformulier voor een digitale mailing of in combinatie met een briefformulier voor een mailing per post. Daarnaast kun je de adressenlijst uitvoeren als mergebestand. Ook biedt AllSolutions koppelingen met diverse e-mail marketing pakketten, zoals Tripolis Dialogue en MailPlus (Spotler).
De functies die bij de mailings een rol spelen, vindt u in het gebruikersmenu in het onderdeel CRM.
Het mailingproces
Elke mailing bestaat uit drie stappen:
1. Het aanmaken en definiëren van de mailing
Hierbij maak je in AllSolutions een mailing-run aan en geef je aan hoe je de mailing wilt versturen (per post, per e-mail of een combinatie van beiden) en op basis van welke selectiecriteria je de relaties wilt selecteren. Per mailing-run kun je meerdere selectiemogelijkheden toepassen. In elke mailingselectie geef je aan of je relaties aan de mailing-run wilt toevoegen of juist weer uit het resultaat wilt verwijderen.
2. Het genereren van de mailing en het controleren van de geselecteerde relaties
De gedefinieerde mailingselecties worden op volgnummer doorlopen en de relaties die aan de opgegeven selectiecriteria voldoen, worden geselecteerd en klaargezet. Via de shortcut Mailingadressen kun je beoordelen of de geselecteerde lijst relaties en adressen voldoet aan je eisen. Hier kun je eventueel handmatig nog relaties/organisaties toevoegen dan wel verwijderen.
3. Het uitvoeren van de mailing
Afhankelijk van de in de mailing-run opgegeven uitvoerbestemming worden één of meerdere bestanden gegenereerd of de e-mails direct vanuit het systeem verzonden. Wanneer je een koppeling met een e-mailmarketing pakket gebruikt, worden de adresgegevens met deze handeling naar het gekoppelde pakket verstuurd.
Afhankelijk van de vorm van de mailing (brief, e-mail, etc.) die is opgegeven bij het aanmaken van de mailing-run, heb je hierbij de mogelijkheid om een vooraf gedefinieerd brief- of e-mailformulier te koppelen.
Je kunt bij een mailing-run ook ervoor kiezen om een mergebestand te genereren. In dit geval wordt er bij het uitvoeren een mergebestand met adresgegevens aangemaakt dat je in Microsoft Word kunt samenvoegen met een (standaard)brief. De daadwerkelijke mailing wordt dan buiten AllSolutions uitgevoerd en afgehandeld.
Bij het uitvoeren van de mailing-run kun je ervoor kiezen om deze direct gereed te melden. De status van de mailing-run gaat hiermee dan naar Gereed en tegelijkertijd wordt bij elke relatie binnen de selectie deze mailing geregistreerd. Dit kun je in de diverse browsers nazien via de shortcut Mailing-runs.
Mailing versneld uitvoeren in 2 stappen
Wanneer het een kleine mailing betreft of het gaat om een eenvoudige selectie, dan kun je de mailing ook versneld uitvoeren. Hierbij ga je van stap 1 direct door naar stap 3. Bij het uitvoeren van de mailing heb je de mogelijkheid om de mailingadressen direct (opnieuw) te laten genereren, op basis van de opgegeven selectiecriteria. Het controleren van de geselecteerde relaties sla je hierbij dus over.
In de afbeelding hieronder worden beide workflows schematisch weergegeven.
Mailing per post
Bij het aanmaken van een mailing-run kun je kiezen hoe je de mailing wilt versturen. Bij het genereren van de mailingadressen worden hierbij alleen relaties geselecteerd waarbij is vastgelegd dat de persoon mailings (ook) per post wil ontvangen (in het veld Mailingwijze). Het systeem selecteert relaties/contactpersonen met de mailingwijze ‘alleen per post’ of ‘zowel post als e-mail’.
Bij het uitvoeren van de mailing-run kun je het briefformulier opgeven dat je voor de mailing wilt gebruiken. Dit formulier vormt het sjabloon voor het document met de brieven. Daarbij kun je ook kiezen voor output in de vorm van een mergebestand of een etiketformulier. De briefformulieren maak je aan en beheer je in de functie Briefformulieren (MFORMB). De etiketformulieren beheer je in de functie Etiketformulieren (MFORME).
Mailing per e-mail
Bij het aanmaken van een mailing-run kun je kiezen hoe je de mailing wilt versturen. Bij het genereren van de mailingadressen worden hierbij alleen relaties geselecteerd waarbij is vastgelegd is dat de persoon mailings (ook) per e-mail wil ontvangen (in het veld Mailingwijze). Het systeem selecteert relaties/contactpersonen met de mailingwijze ‘alleen per e-mail’ of ‘zowel post als e-mail’.
In de mailing-run kun je eveneens aangeven uit welk systeem je de mailing wilt versturen: vanuit AllSolutions zelf of vanuit een gekoppeld e-mailmarketing pakket (Tripolis Dialogue of MailPlus/Spotler). Wanneer de mailing vanuit AllSolutions wordt verstuurd kun je bij het uitvoeren van de mailing-run het e-mailformulier opgeven dat je voor deze mailing wilt gebruiken. Dit formulier vormt het sjabloon voor de uiteindelijke e-mail die naar de relatie wordt verzonden. Daarnaast kun je de gewenste afzender en het onderwerp van de e-mail opgeven. Ook is het mogelijk om een bijlage toe te voegen aan de e-mail. De e-mailformulieren maak je aan en beheer je in de functie E-mailformulieren (MFORMM).
Wanneer je een koppeling met een e-mailmarketing pakket gebruikt, worden de adresgegevens met deze handeling naar het gekoppelde pakket verstuurd.
Combinatiemailing van zowel post als e-mail
Je kunt ook ervoor kiezen een combinatiemailing te doen waarbij je in één mailing-run een deel van de mailing per post verstuurd en het andere deel per e-mail. Bij relaties waarbij een e-mailadres in het systeem aanwezig is, wordt de mailing dan per e-mail verstuurd. Overige relaties (waarbij geen e-mailadres aanwezig is of waarbij het veld Mailingwijze op Alleen per post is ingesteld) worden ingedeeld per post. Bij het controleren van de geselecteerde mailingadressen kun je de automatische indeling eventueel nog wijzigen.
Ook hierbij kun je aangeven of je de e-mails vanuit AllSolutions zelf of vanuit een gekoppeld e-mailmarketing pakket (Tripolis Dialogue of MailPlus/Spotler) wilt versturen. Wanneer je het e-mail gedeelte vanuit vanuit AllSolutions wilt versturen, worden bij het uitvoeren van de mailing zowel brieven als e-mails als output gegenereerd. Wanneer je voor het e-mailgedeelte gebruik maakt van de koppeling met een e-mailmarketing pakket, worden bij het uitvoeren van de mailing voor het gedeelte per post brieven gegenereerd. Voor het e-mailgedeelte worden de adresgegevens dan naar het gekoppelde pakket verzonden.
Handleiding
Voor een uitgebreide uitleg is een Handleiding Mailings in AllSolutions voor je beschikbaar die je hier kunt downloaden.