AllSolutions biedt je de mogelijkheid om mailinggegevens uit AllSolutions te koppelen aan het e-mail marketing pakket Tripolis Dialogue. Hierdoor is het mogelijk om op basis van de opgeslagen CRM-gegevens in AllSolutions grote aantallen gepersonaliseerde en geïndividualiseerde e-mailberichten te maken, te versturen en de resultaten daarvan vast te leggen in gedetailleerde rapportages.
Mailing-runs uitvoeren
In de Mailing-runs (MMAILP) is het veld Tripolis aanwezig. Hiermee geef je aan of je de mailingadressen bij het uitvoeren van de mailing-run automatisch wilt laten overzetten naar Tripolis Dialogue. Op basis hiervan worden in Tripolis automatisch contacts aangemaakt of bijgewerkt en wordt een specifieke mailgroep samengesteld. Het daadwerkelijk versturen van de mailing verzorg je dan ook vanuit Tripolis Dialogue.
Vanuit de Mailing-runs (MMAILP) of met de functie Uitvoeren Mailing-runs (PMAMER) voer je de mailingadressen uit naar Tripolis. Als een mailing(-run) al eerder naar Tripolis is overgezet, wordt de (bestaande) mailgroep in Tripolis geheel gereset/geschoond. Zijn relaties/contacts in een eerder stadium geselecteerd voor de mailing-run (in AllSolutions) en daarna niet meer? (Bijvoorbeeld omdat de mailingselectie is aangepast of bijgewerkt.) Dan zijn deze relaties/contacts daarna in Tripolis ook niet meer aan de mailgroep gekoppeld.
Afmelden voor mailings
Vanuit de wet op de telecommunicatie is het vereist om de ontvanger van de e-mail de mogelijkheid te bieden zich af te melden voor toekomstige mailings. Wanneer je jouw mailing-run vanuit AllSolutions uitvoert naar Tripolis worden voor iedere geadresseerde twee afmeldlinks meegestuurd. In Tripolis kun je deze afmeldlinks naar keuze opnemen in de footer van je e-mail mailing. Tripolis gebruikt deze afmeldlinks dan bij het versturen van de mailing.
Afmelden voor mailings (op basis van mailingcode)
Een ontvanger heeft allereerst de mogelijkheid om zich gericht voor een mailing(code) af te melden. Dit gebeurt in AllSolutions in de functie Aan-/Afmelden voor Mailings (MAAMAI). Via de afmeldlink komt de geadresseerde direct in dit formulier terecht. Deze hoeft hiervoor niet ingelogd te zijn in de omgeving. In het formulier kan de geadresseerde zelf aangeven welke mailings hij (niet meer) wil ontvangen. De persoon kan zich vanuit dit formulier ook direct voor meerdere mailing(codes) afmelden.
Het afmeldformulier wordt gevuld op basis van Mailingcodes (MMAILG). Hier kun je bij elke mailingcode aangeven of je deze wilt aanbieden op het formulier ‘Aan-/afmelden voor mailings’ en zo ja, op welke positie in de lijst. Wanneer je een positie invult die al in gebruik is voor een andere mailingcode, dan worden de mailingcodes vanaf deze positie ‘doorgeschoven’. Dit betekent dus dat de mailingcode wordt tussengevoegd op de ingevulde positie in het aan- en afmeldformulier.
Afmelden voor alle mailings
Een geadresseerde kan zich ook in een keer voor alle mailings afmelden. Wanneer de ontvanger klikt op de hierbij behorende afmeldlink meldt hij zich vervolgens direct af in AllSolutions. Hij ontvangt hierbij de volgende melding in het scherm:
“Hartelijk dank voor uw reactie. U heeft zich uitgeschreven voor alle mailings die per e-mail worden verstuurd.”
In geval van een afmelding wordt automatisch bij de relatie/contactpersoon vastgelegd dat de persoon geen mailings (per e-mail) meer wil ontvangen. Het veld Mailingwijze bij de relatie/contactpersoon wordt dan op Alleen per post of Geen mailing gezet (afhankelijk van hoe het veld oorspronkelijk gevuld was). Bij het genereren van een nieuwe e-mail mailing worden deze relaties dan niet meer geselecteerd.
Belangrijk om te weten is dat de afmeldlink 31 dagen geldig is. (Hiervoor wordt dezelfde procedure gehanteerd als wanneer je e-mail mailings vanuit AllSolutions zelf verstuurd.) Het advies is dan ook om de mailing-run pas naar Tripolis te exporteren op het moment dat u de mailing ook daadwerkelijk wilt versturen. Wanneer de geldigheidstermijn van de afmeldlink is verlopen, ontvangt de relatie de volgende melding in het scherm:
“Hartelijk dank voor uw reactie, maar helaas kan deze niet meer worden verwerkt.
U kunt dit venster sluiten.”
Verzendstatistieken importeren
Met de functie Importeren Mailinggegevens vanuit Tripolis (VTRIPO) kun je de mailingstatistieken vervolgens vanuit Tripolis Dialogue weer inlezen in AllSolutions. Eventueel kun je deze functie in de Program Batch Jobs (MJOBNR) opnemen, zodat de gegevens regelmatig worden bijgewerkt. De statistieken zijn beschikbaar in de volgende functies:
- Mailing-runs (MMAILP) > shortcut Mailingadressen
- Relaties (MRELAT) > shortcut Mailing-runs
- Relaties: Organisaties (MRLORG) > shortcut Mailing-runs
- Relaties: Contactpersonen (MRLCNT) > shortcut Mailing-runs
- Relaties: Personen (MRLPRS) > shortcut Mailing-runs
- Relaties: Scholen (MRLSCH) > shortcut Mailing-runs
- Relaties: Besturen (MRLBST) > shortcut Mailing-runs
De mailingstatistieken van Tripolis bestaan uit de volgende velden, die aan de standaard weergaven van de genoemde functies toegevoegd. (De velden zijn overigens alleen zichtbaar als de koppeling met Tripolis Dialogue in jouw omgeving is geactiveerd.) Als je in deze functies eigen weergaven hebt aangemaakt, dan kun je de genoemde velden zelf aan deze weergaven toevoegen.
- Mailing verzonden: ja/nee – ma58.tri-send
- Tripolis: id contact – ma58.tri-id
- Tripolis: mail geopend – ma58.tri-open-view
- Tripolis: geopend op: datum/tijd – ma58.tri-open-timestamp
- Tripolis: click op link – ma58.tri-open-clicks
- Tripolis: bounce email – ma58.tri-bounce-email
- Tripolis: bounced op: datum/tijd – ma58.tri-bounce-timestamp
- Tripolis: bounce code – ma58.tri-bounce-code
- Tripolis: bounce description – ma58.tri-bounce-desc
- Tripolis: hard bounce: ja/nee – ma58.tri-bounce-hard
- Tripolis: notsend email – ma58.tri-notsend-email
- Tripolis: notsend description – ma58.tri-notsend-desc
- Tripolis: notsend reason – ma58.tri-notsend-reason
E-mailbericht inzien
In de functie Mailing-runs is de actie E-mail tonen beschikbaar. Via deze actie kun je het e-mailbericht bekijken, zoals deze vanuit Tripolis is verstuurd. (Dit is mogelijk zodra de mailing vanuit Tripolis is gepubliceerd en verzonden.) In de onderstaande CRM functies kun je via de shortcut Mailing-runs eveneens het verstuurde e-mailbericht inzien met de actie Sjabloon tonen. (Bij mailings die vanuit AllSolutions worden verstuurd, kun je via deze actie het bijbehorende sjabloon openen.)
- Relaties (MRELAT)
- Relaties: Organisaties (MRLORG)
- Relaties: Contactpersonen (MRLCNT)
- Relaties: Personen (MRLPRS)
- Relaties: Scholen (MRLSCH)
- Relaties: Besturen (MRLBST)
Koppeling activeren?
Wil je gebruik maken van de koppeling met Tripolis Dialogue? Neem dan contact op met jouw consultant bij AllSolutions. (Aan het gebruik van Tripolis zijn kosten verbonden.)