Jaarovergang module Leden
Prolongeren lidmaatschappen
De prolongatie is alleen noodzakelijk wanneer je in de
Parameters Leden (MLEPAR) gekozen hebt voor
Facturering op basis van kalenderjaar’. Tijdens de prolongatie wordt voor ieder te prolongeren lidmaatschap automatisch een factuurmutatie voor het nieuwe jaar klaargezet.
Wanneer je
niet gekozen hebt voor facturering op basis van kalenderjaar, is het
niet nodig om jaarlijks de prolongatieverwerking uit te voeren. De factuurmutaties worden dan op het moment van factureren aangemaakt (met de functie
Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCONLE).
Aandachtspunten bij prolongatie
Controleer voorafgaand aan de prolongatie naar het nieuwe boekjaar de tarieven bij de contributiegroepen en voer waar nodig wijzigen door. Dit gebeurt via de functie
Contributiegroepen (MCNGRP – shortcut
tarieven).
Controleer voorafgaand aan de prolongatie naar het nieuwe boekjaar of alle mutaties (opzeggingen, aanmeldingen) verwerkt zijn en verwerkt ze om te voorkomen dat er mutaties voor het nieuwe jaar aangemaakt worden. Dit gebeurt via de functie
Lidmaatschappen (MLEDEN).
Controleer voorafgaand aan de prolongatie naar het nieuwe boekjaar of alle online aanmeldingen verwerkt zijn. Dit gebeurt via de functie
Online Aanmeldingen (MONLED).
Facturering Leden
Onderstaande stappen zijn verplicht:
- Controleer of alle mutaties in de lidmaatschappen ook gefactureerd zijn. Doe dit door de functie Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCONLE) te starten en de dan eventueel gegenereerde conceptfacturen verder te verwerken.
- Controleer met de functie Verwerken Facturen of er nog onverwerkte factuurmutaties zijn van leden –> financieel.
Prolongeren
Voorafgaand aan de prolongatie eerst de tarieven bij de
Contributiegroepen (MCNGRP – shortcut
tarieven) controleren en eventueel wijzigen. Daarnaast ook controleren of alle lidmaatschapsmutaties uit het huidige prolongatiejaar daadwerkelijk verwerkt zijn. De prolongatie wordt gestart met de functie
Prolongatie-verwerking (VPROLO).
Het veld ‘
Het te prolongeren jaar’ verwijst naar het jaar dat geprolongeerd wordt. Met andere woorden, het jaar dat je als ‘bron’ gebruikt voor de prolongatie. Wil je eind 2025 de lidmaatschappen prolongeren naar 2026, dan hoort het veld ‘
Het te prolongeren jaar’ dus ‘2025’ aan te geven.
Waarschuwing!
De functie
Prolongatie-verwerking (VPROLO) kan lang duren. Eenmaal opgestart is het dus gewoon wachten tot de output verschijnt.
Duurt dit naar je gevoel te lang, maak dan een supportmelding aan.
Let op! Wanneer de functie nog een tweede keer opgestart wordt, worden er twee jaren geprolongeerd!
Instelling voor huidig contributiejaar
Houd er rekening mee dat de instelling voor het huidige contributiejaar in de
Parameters Leden (MLEPAR) pas automatisch wordt opgehoogd naar het nieuwe jaar wanneer
alle lidmaatschappen zijn geprolongeerd.
Wat betekent dit in de praktijk? Als je bij de prolongatie een selectie maakt op specifieke lidmaatschapsnummers, kan het voorkomen dat de jaarinstelling nog niet verspringt. De overgang naar het volgende jaar vindt pas definitief plaats zodra de volledige prolongatie voor alle lidmaatschappen is voltooid.
Naar volgende stap: module Donateurs
Terug naar Checklist voor Eindejaarsafsluiting
