Eindejaarsverwerking

Wanneer de hiervoor beschreven stappen – waar nodig – zijn uitgevoerd, kun je starten met de eindejaarsverwerking:

1. Dagafsluiting

De laatste activiteit voor het starten van de periode- en jaarafsluiting is het verwerken van de dagmutaties via de functie Verwerken Dagmutaties (VDGAFS).

2. Periodeafsluiting

Voordat je het jaar kunt afsluiten moeten eerst alle periodes tot de voorlaatste periode (meestal periode 12 of 13) afgesloten zijn. Gebruik hiervoor de functie Periode- en Jaarafsluiting (VAFJRP). Wanneer je normaal gesproken geen periodes afsluit, kan dit in 1 keer gebeuren door ‘Alle nog niet afgesloten periodes afsluiten’ aan te vinken. Het kan zijn dat de periodes niet afgesloten worden; dan moet je een van de hiervoor beschreven stappen nogmaals uitvoeren.

3. Grootboek-verificatieoverzicht

Het is aan te raden om de functie Grootboek-verificatieoverzicht (PGBVER) te draaien voordat je de daadwerkelijke de jaarafsluiting opstart. Met deze functie wordt een controle gedaan over de boekingen vanaf het eerste nog openstaande boekjaar. Wanneer je foutmeldingen op het verslag krijgt, moeten deze eerst opgelost worden voordat je de jaarafsluiting kunt uitvoeren.
Wanneer er een foutmelding is, kun je via het klantportal mijn.allsolutions.nl een supportmelding aanmaken.

4. Jaarafsluiting

Wanneer alle voorgaande stappen zijn doorlopen kun je opnieuw de functie Periode- en Jaarafsluiting (VAFJRP) starten.

Eventueel kun je het boekjaar eerst voorlopig afsluiten. Kies dan in de combobox Afsluiten boekjaar of periode(s) voor Boekjaar voorlopig. (Hierbij het veld ‘Alleen controles uitvoeren‘ uitzetten.) Je kunt dan in het voorlopig afgesloten boekjaar in elke gewenste periode nagekomen boekingen als memoriaalboekingen verwerken met de functie Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB). Bovendien wordt het resultaat pas geboekt wanneer je het boekjaar definitief afsluit. Zo houd je de controle en bepaal je zelf wanneer je klaar bent.

Ben je er klaar voor om het boekjaar definitief af te sluiten? Kies dan in de combobox Afsluiten boekjaar of periode(s) voor Boekjaar definitief. (Ook hierbij het veld ‘Alleen controles uitvoeren‘ uitzetten.)

Waarschuwing

Het starten van de jaarafsluiting – zowel voorlopig als definitief – is onomkeerbaar. Het is niet mogelijk om een jaarafsluiting terug te draaien anders dan door een back-up terug te zetten van de voorgaande dag (indien aanwezig).