Het is handig om na een klantgesprek een beknopt verslag vast te leggen in je CRM-database, zodat je collega’s kunnen lezen wat er met de klant besproken is. Je kunt Telefoonnotities starten vanuit Relaties (MRELAT), Verkoopkansen (MAANVR), Contactpersonen (MRLCNT) en Offertes (MOFFER) via de shortcut Telefoonnotities. Zo kunnen alle betrokkenen duidelijk zien wat er speelt bij een relatie en welke onderwerpen tijdens het telefoongesprek zijn besproken.
Bij het invoeren van een telefoonnotitie kun je ervoor kiezen om direct een actie vast te leggen (via de shortcut Acties). Dit kan bijvoorbeeld het toesturen van productdocumentatie zijn of het maken van een afspraak om de relatie op een specifieke datum terug te bellen. Daarnaast is het mogelijk om bij een telefoonnotitie een specifiek product vast te leggen. Dit kan handig zijn wanneer een relatie specifieke interesse heeft getoond in dat product (via de shortcut Producten).
Telefoonnotitie koppelen aan entiteit
Om Telefoonnotities (MTELNO) vast te leggen, kun je deze overkoepelende functie ook vanuit het menu starten. Hierbij heb je de mogelijkheid om de telefoonnotities direct bij het aanmaken te koppelen aan een entiteit (actie Koppelen). Onderaan het formulier vind je verschillende velden hiervoor. Afhankelijk van je keuze wordt het bijbehorende veld geopend waarin je het record kunt specificeren waaraan je de notitie wilt koppelen. Dit maakt het eenvoudig om de koppeling snel tot stand te brengen tijdens het invoeren van de notitie.
Als voorbeeld: Je kunt de telefoonnotitie koppelen aan een relatie of een aanvraag. Als je een telefoonnotitie start vanuit een bestaande Relatie (MRELAT) of een Aanvraag (MAANVR), zal deze koppeling automatisch plaatsvinden. Via de shortcut Details kun je extra informatie bekijken over de entiteit waaraan de telefoonnotitie is gekoppeld.
Ook bij eerder ingevoerde telefoonnotities is het nog steeds mogelijk om deze op een later moment te koppelen of de koppeling aan te passen Bij deze Koppelen actie is dezelfde werking toegepast:
- Eerst selecteer je aan welke entiteit je de notitie wilt koppelen.
- Afhankelijk van je keuze opent daaronder het veld waarin je het record kunt opgeven waaraan je de gegevens wilt koppelen.
Dashboarding
Maak je gebruik van dashboarding, dan kun je de functie voor telefoonnoties ook prima onder een icoon opnemen als snelle toegang via een centrale startpagina, bijvoorbeeld op een CRM dashboard voor alle accountmanagers of relatiebeheerders.
Prikbord gebruiken bij telefoonnotities
Bij Telefoonnotities kun je ook gebruik maken van het prikbord, bijvoorbeeld om je collega’s te betrekken bij de follow-up van een telefoongesprek.
Documenten bij telefoonnotities opslaan
Via de shortcut Documenten is het ook mogelijk om documenten bij telefoonnotities vast te leggen. Door gegevens direct te registreren bij de activiteit waar ze betrekking op hebben, kun je de situatie completer vastleggen. De documenten kun je op dezelfde manier als bij andere entiteiten in het centrale documentenarchief opslaan en raadplegen.
Goed om te weten: De shortcuts voor de Documentmappen en Documenten komen naar voren zodra je via de functie Mappen (MBDMAP) een map aan de entiteit Telefoonnotities (ma37) hebt gekoppeld.
Telefoonnotitie aanmaken vanuit contacthistorie
Op verschillende plekken in het systeem kun je een shortcut Contacthistorie vinden, waarmee alle contactmomenten op volgorde van datum kunnen worden geraadpleegd. Het gaat om de volgende entiteiten: Relaties (MRELAT, MRLORG, MRLPRS, MRLSCH en MRLBST), Aanvragen (MAANVR), Offertes (MOFFER), Poststukken (MPOSTI en MPOSTU) en Campagnes (MOBJEC). De contacthistorie bestaat uit de telefoonnotities, de acties, de bezoekrapporten en de gearchiveerde e-mails.
Vanuit de browser met contacthistorie is het mogelijk om nieuwe telefoonnotities, acties en bezoekrapporten aan te maken. Een gebruiker kan alleen items aanmaken waarvoor hij/zij is geautoriseerd. Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld niet geautoriseerd is voor het aanmaken van nieuwe records in de functie Telefoonnotities (MTELNO), dan heeft de gebruiker deze mogelijkheid ook niet vanuit de browser met de contacthistorie. Dezelfde controle wordt uitgevoerd voor het aanmaken van Acties (MAKTMA) en Bezoekrapporten (MBEZAK).