Met de functie Importeren Relaties (VIMREL) kun je op basis van een ingevuld Excel-bestand nieuwe relaties en contactpersonen aanmaken. Daarnaast kun je met deze functie nieuwe contactpersonen importeren bij al aanwezige relaties (organisaties / scholen / besturen). Hierbij doorloop je de volgende stappen:
Sjabloon downloaden
Start de functie Importeren Relaties (VIMREL). Download hier allereerst het bijbehorende sjabloon:
- Vink in deze functie het veld Downloaden sjabloon aan en geef aan welk type relaties u wilt importeren (veld Relatietype).
- Met een klik op ‘Starten’ wordt het sjabloon verstuurd naar het opgegeven e-mailadres.
Welke velden in het sjabloon zijn opgenomen is afhankelijk van het door jou gekozen relatietype. Heb je vrije velden gedefinieerd, dan worden deze ook in het sjabloon opgenomen. Dit gaat hier echter alléén om de vrije velden die zijn gedefinieerd op organisatieniveau. Vrije velden op contactpersoon niveau worden dus NIET meegenomen in het sjabloon.
Sjabloon vullen
Open het sjabloon in Microsoft Excel. Boven in het sjabloon staat een regel met kolomlabels. Bij ieder van deze labels is een code weergegeven die aangeeft welke data de kolom bevat. Deze codes mogen niet worden gewijzigd of verwijderd. Het is wel toegestaan de kolommen in een andere volgorde te plaatsen. Voorafgaand aan de regel met deze kolomlabels mogen geen regels in het bestand worden toegevoegd of verwijderd.
Vul het sjabloon met de te importeren relaties en eventuele contactpersonen. De volgende kolommen in het sjabloon zijn in ieder geval verplicht:
- Organisatie/School/Bestuur: Relatienummer, Zoeknaam, Naam (Correspondentieadres), Landcode (Correspondentieadres), Naam (Bezoekadres), Landcode (Bezoekadres), Mailingcode relatie, Taalcode
- Contactpersoon: Naamvelden contactpersoon, Naamstelling, Mailingcode contactpersoon (Mailingwijze, Voorkeur postadres), Taalcode (contactpersoon)
In geval van een relatie met bijbehorende contactpersoon worden deze achter elkaar in één en dezelfde regel geplaatst. Is er sprake van meerdere contactpersonen, dan wordt iedere contactpersoon – onder de ‘relatieregel’ – op een aparte regel gezet (voor een relatie met drie contactpersonen worden dus in totaal drie regels aangemaakt). Vereiste daarbij is dat aan het begin van iedere ‘contactpersoonregel’ (in de kolom ‘Relatienummer’) het nummer van de bijbehorende relatie wordt opgegeven. Op deze manier weet het systeem dat de contactpersonen bij de betreffende relatie horen.
Maak je geen gebruik van automatische nummering (Parameters CRM – MMAPAR)? Dan is het relatienummer dat je opgeeft in de eerste kolom het nummer waaronder de betreffende relatie in het systeem wordt opgenomen. Maak je wel gebruik van automatische nummering, dan maakt het niet uit welk nummer je in de eerste kolom als relatienummer opgeeft, zolang dit nummer per organisatie maar hetzelfde is. De regels met alle contactpersonen voor organisatie A geeft u dan bijvoorbeeld nummer 101, alle regels met contactpersonen voor organisatie B geeft u nummer 102, enzovoorts. Hierbij is het verder aan te raden om nummers te nemen die niet overeen komen met bestaande relatienummers of met nummers die in de Parameters CRM (MMAPAR) in de vrije nummerrange (optionele velden) zijn opgegeven.
Wanneer je nieuwe contactpersonen bij een bestaande organisatie importeert, vul je in de eerste kolom het relatienummer in van de organisatie, waaraan je de contactpersonen wilt toevoegen.
Het is mogelijk om bij de import direct (bestaande) mailingcodes aan de relatie en/of contactpersoon te koppelen. In het importsjabloon zijn hier extra kolommen voor het (komma gescheiden) opgeven van de mailingcodes voor de organisatie en/of (contact)persoon.
Als je klaar bent met het vullen van het importsjabloon, dan sla je deze lokaal op.
Importeren
Terug in de functie Importeren Relaties (VIMREL) kun je het Excel-bestand uploaden (veld Te uploaden bestand) en de import starten. Wanneer het bestand de verschillende controles doorstaat, worden de relatiegegevens geïmporteerd.
Van het importeren ontvang je een verslag. Hierin wordt onder meer getoond welke relaties en contactpersonen in het systeem zijn aangemaakt. Bij het importeren worden contactpersonen overigens ook geregistreerd als relaties van het type ‘Persoon‘.
De functie is alleen bedoeld om nieuwe relaties en/of contactpersonen bij bestaande relaties aan te maken. Gegevens van bestaande relaties worden hierbij dan ook niet gemuteerd.