Incassogegevens bank vastleggen

In de functie Banken (Euro-betalingen SEPA-Zone) (MBNKST) beheer je de bankgegevens voor de banken waarmee je betalingen doen binnen de SEPA-zone. In het onderdeel Automatische incasso – SEPA leg je vast welke gegevens gebruikt worden om incasso opdrachten door de bank uit te laten voeren. Dit kun je per bank individueel instellen. 

Maximum aantal posten per incassobestand instellen

Wanneer je een incassocontract met je bank afspreekt, kunnen ze hierbij aangeven dat het incassobestand een maximum aantal posten mag bevatten. Dit aantal kun je instellen in het veld Maximum aantal posten per bestand.

Als de inrichting voor incasso’s is afgerond, kun je bij het aanmaken van een incasseerbaarstelling in de functie Incasseerbaar Stellen Incassoadvies (MBBSAI) via de shortcut Incasseerbaar gestelde posten openstaande posten uit het incassoadvies aan de incasseerbaarstelling toevoegen. Wanneer je hier de actie Alle openstaande posten toevoegen gebruikt, controleert het systeem of daarbij het opgegeven maximum aantal posten wordt overschreden. Is dit het geval, dan maakt het systeem automatisch een of meerdere nieuwe incasseerbaarstellingen aan waarin de aanvullende openstaande posten worden opgenomen. Wanneer je daar een van de andere toevoegacties gebruikt waarmee je handmatig posten aan de incasseerbaarstelling toevoegt, kun je openstaande posten opnemen tot aan het opgegeven maximum.

Aantal werkdagen voor uitvoering opdracht

Afhankelijk van het type incasso zijn er verschillen in de minimale tijd tussen aanlevering en verwerking van een incasso-opdracht. Voor Standaard Europees geldt een aanlevertermijn van minimaal twee werkdagen voor de verwerkingsdatum. Voor Zakelijk Europees is dit minimaal één werkdag. In de praktijk kan het echter zijn dat de bank vereist dat je het bestand een dag eerder aanlevert. Dit geldt voor zowel de doorlopende als de eenmalige incasso. Zo hebben de bank en de debiteur de mogelijkheid om de Incasso te controleren. De gewenste termijn kun je bij de bank vastleggen. Bij het aanmaken van incassobestanden wordt op deze termijn gecontroleerd.

Gecomprimeerd terugmelden opdrachtbedrag

Met het veld Verzoek gecomprimeerd terugmelden opdrachtbestand kun je instellen of – en op welke manier – het element ‘batch booking’ in het SEPA incasso-opdrachtbestand wordt gevuld. Hiermee kun je de bank verzoeken het totaalbedrag van de incasso-opdracht als één post op het (elektronisch) bankafschrift te vermelden.

Wanneer je bank deze optie ondersteunt en dit veld op Ja staat, dan wordt het totaalbedrag van de incasso-opdracht als één post op het (elektronisch) bankafschrift vermeld. Staat dit veld op Nee of Niet van toepassing, dan wordt iedere transactie uit de opdracht afzonderlijk op het (elektronisch) bankafschrift vermeld. Vooral als je veel incasso’s uitvoert, is het aan te raden om het gecomprimeerd terugmelden te gebruiken. Dit maakt verderop in het proces het koppelen van de uitgevoerde incasso-opdrachten aan het (elektronisch) bankafschrift een stuk gemakkelijker.

Goed om te weten: Het is altijd een verzoek. Banken hanteren eigen richtlijnen voor het terugmelden van incassobedragen, eventueel op basis van afspraken jou als klant. In dat geval heeft deze indicatie geen effect.

Controlegetal instellen voor incasso-opdrachten

In het veld Methode hashberekening incasso-opdrachten kun je een extra controle op de integriteit van je incassobestanden instellen. AllSolutions kan dit controlegetal (of hashwaarde) op basis van verschillende technieken berekenen. In het veld kun je instellen welke methode je bank hanteert. De berekende hashwaarde wordt vanaf dat moment bij de incasseerbaarstellingen (MBBSAI) in AllSolutions opgeslagen, zodra je het incassobestand hebt gegenereerd.

Wanneer je bank dit ondersteunt, wordt straks bij het inlezen van het incassobestand in je bankpakket een controlegetal berekend. Deze kun je dan vergelijken met de waarde in het verwerkingsverslag voor het aanmaken van het bestand. Op deze manier kun je controleren dat het bestand niet is gewijzigd tussen het moment van aanmaken vanuit AllSolutions en het moment van inlezen in je bankpakket.