Om bij facturen c.q. openstaande posten te kunnen vastleggen dat zij automatisch worden geïncasseerd, heb je een aparte betaalwijze voor incasso nodig. En met een betalingsconditie voor incasso kun je aansturen dat op de factuur een aangepaste (factuur)tekst wordt afgedrukt, zodat de ontvanger weet dat het bedrag automatisch van zijn rekening wordt geïncasseerd.
Betaalwijze voor incasso
In de functie Betaalwijzen (MBETWZ) kun je een betaalwijze voor de ‘betalingen’ via incasso vastleggen. Maak hier een betaalwijze voor incasso aan, bijvoorbeeld incassomachtiging of SEPA incasso. Zo kun je straks gemakkelijk onderscheid maken tussen facturen die automatisch geïncasseerd worden en facturen die een debiteur zelf aan jou moet overmaken.
Let op: Een incasso kan alleen binnen de SEPA-zone worden uitgevoerd. Er hoort dus altijd een vinkje te staan bij het veld Van toepassing binnen SEPA-zone.
Betalingsconditie voor incasso
Met een betalingsconditie voor incasso kun je aansturen dat op de factuur een aangepaste (factuur)tekst wordt afgedrukt, specifiek toegespitst op de automatische incasso. Deze maak je aan in de functie Betalingscondities (MBETKN). Zo maak je de ontvanger van de factuur erop attent dat hij het bedrag niet zelf hoeft over te maken, maar dat dit automatisch van zijn rekeningnummer wordt geïncasseerd.
In het veld Factuurtekst leg je vast welke incassotekst je straks op de factuur wilt laten afdrukken.
In dit veld kun je gebruik maken van de volgende (incasso)variabelen:
- <vervaldatum> (Vervaldatum in formaat 99/99/9999)
- <vervaldatumlang> (Vervaldatum uitgeschreven)
- <machtigingskenmerk> (Actuele machtigingskenmerk)
- <IBAN-nummer> (IBAN-nummer voor incasso)
- <BIC-code> (BIC-code voor incasso)
- <naam-incassant>
Bij de Debiteuren (MDEBST) kun je een default betalingsconditie vastleggen. Nu kan het natuurlijk voorkomen dat een deel van de facturen automatisch worden geïncasseerd, maar dat voor een ander deel van de facturen de debiteur deze bedragen zelf aan jou overmaakt.
Daarom kun je in het veld Betalingscondities automatische incasso in de Parameters Debiteuren (MDBPAR) in het onderdeel (Automatische incasso) een specifieke betalingsconditie voor automatische incasso vastleggen.
Bij het uitvoeren van incasso’s wordt dan altijd deze betalingsconditie gebruikt in plaats van de betalingsconditie die bij de debiteur afzonderlijk is vastgelegd. Op deze manier kun je aansturen dat op de factuur altijd de juiste, aangepaste (factuur)tekst wordt afgedrukt, specifiek toegespitst op de automatische incasso.
Naar stap 4. Instellingen voor incassomachtigingen vastleggen Terug naar Overzicht SEPA-incasso debiteuren