Bij een SEPA-incasso geeft een rekeninghouder via een machtiging toestemming aan een begunstigde om doorlopend (of eenmalig) bedragen van zijn betaalrekening (IBAN) te laten afschrijven. Bijvoorbeeld om maandelijks een factuur te betalen of een donatie te verrichten.
Er zijn twee incassovarianten:
- Standaard Europees: Deze incasso wordt zowel door particuliere als zakelijke klanten gebruikt. Hierbij heeft de debiteur 56 dagen het recht de incasso zonder opgave van reden te storneren.
- Zakelijk (Business-to-Business) Europees: Deze incasso is alleen mogelijk voor zakelijke klanten. Hierbij gaan beide partijen een overeenkomst tot incasso met elkaar aan, waarbij de debiteur geen recht tot storneren heeft. Daarnaast moet de debiteur de zakelijke Europese incassomachtiging bij zijn bank te registreren om bedragen op basis van deze machtiging daadwerkelijk te kunnen laten incasseren (van zakelijke rekeningen). Niet alle banken bieden deze variant aan.
Afhankelijk van het type zijn er verschillen in de minimale tijd tussen aanlevering en verwerking van een incasso-opdracht, en de mogelijkheden voor storneren van geïncasseerde bedragen door de debiteur. Bij beide varianten moet de begunstigde altijd eerst toestemming krijgen om via de bank van de betaler automatisch een bedrag (of bedragen) van een betaalrekening (IBAN) te laten afschrijven. De betaler verstrekt daartoe een schriftelijke of digitale machtiging aan de begunstigde.
Machtigingsinstellingen vastleggen
In de Parameters Debiteuren (MDBPAR) vind je in het onderdeel Automatische incasso een aantal centrale instellingen voor het vastleggen van incassomachtigingen. Dat zorgt ervoor dat het registreren van automatische incasso bij een debiteur straks sneller en gemakkelijker verloopt.
In deze parameters geef je bijvoorbeeld aan of bij het activeren van automatische incasso bij een debiteur er gelijk automatisch een nieuwe incassomachtiging bij die debiteur aangemaakt mag worden. En zo ja, welke basisgegevens deze nieuwe incassomachtiging bevat. Per module/factuurtype geef je aan of je hierbij automatische incasso wilt gebruiken. De velden die je hier aanvinkt, worden automatisch in een nieuwe incassomachtiging voor een debiteur overgenomen. We raden aan om hier alle opties die je gebruikt, aan te vinden. (Bij de incassomachtiging voor een specifieke debiteur kun je straks nog hiervan afwijken als dit nodig is.)
Daarnaast geef je per factuurtype de incassoreden op. Deze wordt in de incassomachtiging opgenomen en straks op het machtigingsformulier afgedrukt. Denk bijvoorbeeld aan Contributie lidmaatschap voor leden. Of Incasso deelnemersbijdrage bij cursussen. (Bij de incassomachtiging voor een specifieke debiteur kun je deze omschrijving straks nog wijzigen als dat nodig is.)
Als je geen aparte reden per factuurtype wilt vastleggen, kun je ook ervoor kiezen om een Algemene incassoreden in te vullen, zoals bijvoorbeeld Levering goederen en/of diensten. Na het opslaan van de verschillende incassoredenen kun je deze via de shortcut Vertalingen ook vastleggen in andere talen.
Let op bij het wijzigen van de default machtigingsinstellingen op een later moment: Bij de incassomachtigingen die bij debiteuren (MDEBST) zijn vastgelegd, kunnen dan natuurlijk al factuurtypes en incassoredenen aanwezig zijn. De daar ingevulde waarden (mits niet leeg) hebben daarom altijd prioriteit boven de ingevulde gegevens in de Parameters Debiteuren (MDBPAR).
Activeren incassomachtigingen
Nieuwe machtigingen worden automatisch bij de debiteur aangemaakt met de status inactief. Pas na het invullen van de Datum effectief (op basis van het door de debiteur ondertekende machtigingsformulier) zal de machtiging ‘actief’ worden. Eerder kunnen incassoposten op basis van deze machtigingen overigens straks wel op een incasso-advies voorkomen. Je kunt deze posten echter pas in een incassobestand opnemen om te uploaden bij je bank als de debiteur officieel toestemming heeft gegeven voor de incasso en de machtiging de status ‘actief’ heeft.
Daarnaast biedt AllSolutions de mogelijkheid om een aangemaakte incassomachtiging ook direct te laten activeren. Als je deze instelling activeert, wordt straks in de incassomachtiging voor een debiteur het veld Datum effectief automatisch gevuld met de systeemdatum waarop deze is aangemaakt. Vooral voor grotere (leden)organisaties levert dit tijdwinst op doordat je de incassomachtigingen bij nieuw aangemelde leden dan niet een voor een handmatig hoeft te activeren.
Belangrijk: De Europese wetgeving vereist dat je altijd een door de debiteur getekend machtigingsformulier kunt overleggen!
Aanmaken incassomachtigingen vanuit ander bedrijf/afdeling toestaan
Je kunt centraal debiteurengegevens vastleggen voor meerdere bedrijven/afdelingen. Met het veld Automatisch aanmaken incassomachtigingen toestaan vanuit een ander bedrijf/afdeling geef je aan of er ook automatisch een incassomachtiging aangemaakt moet worden, wanneer er in een ander bedrijf voor een debiteur automatisch een incassomachtiging wordt aangemaakt. In alle bedrijven/afdelingen waar deze instelling ‘aan’ staat, wordt er dan tegelijkertijd automatisch een doorlopende machtiging aangemaakt.
Dit veld kun je overigens alleen activeren als je ook het veld Incassomachtigingen automatisch aanmaken hebt aangevinkt.
Nieuwe incassomachtiging aanmaken bij wijzigen IBAN
Met het veld Automatisch nieuwe incassomachtiging aanmaken bij wijzigen IBAN kun je instellen dat bij wijziging van het rekeningnummer (IBAN) van de debiteur automatisch een nieuwe doorlopende machtiging van het type ‘Standaard Europees’ wordt aangemaakt. Hierdoor wordt de eerstvolgende incasso altijd op basis van een nieuw machtigings-ID uitgevoerd waardoor de bank de incasso nooit kan afkeuren vanwege foutieve of incomplete machtigingsinformatie (foutcode MD02).
Om automatisch een nieuwe machtiging te kunnen aanmaken bij het wijzigen van het IBAN gelden de volgende voorwaarden:
- Bij de debiteur (MDEBST) is het Opnemen in de automatische incasso geactiveerd.
- De lopende machtiging is actief en van het type ‘Standaard Europees‘.
- In de lopende machtiging is het IBAN leeg of gelijk aan het oude, te wijzigen IBAN.
- Op basis van de lopende machtiging zijn al eerder posten geïncasseerd.
Bij het automatisch aanmaken van een nieuwe machtiging worden de gegevens van de oude machtiging 1-op-1 overgenomen. Alleen de datum effectief wordt hierbij op de actuele datum gezet. Tegelijkertijd wordt de oude machtiging gedeactiveerd en de datum einde machtiging op de datum van ‘gisteren’ gezet.
Naar stap 5. Machtigingsformulier inrichten Terug naar Overzicht SEPA-incasso debiteuren