In de functie Debiteuren (MDEBST) beheer je alle basisgegevens van een debiteur. Hier vind je dus ook alle instellingen voor het activeren van automatische incasso bij een debiteur (in het onderdeel Incasso).
Incasso activeren bij debiteur
Om incassobetalingen bij een debiteur mogelijk te maken, activeer je de instelling Opnemen in de automatische incasso bij de debiteur. Daarbij geef je ook aan van welke IBAN-rekening de bedragen geïncasseerd gaan worden.
Afwijkende naam rekeninghouder
Het kan voorkomen dat de naam van de rekeninghouder afwijkt van de naam van de debiteur. Bijvoorbeeld bij studenten als de ouders/verzorgers kosten voldoen. Of als een werkgever bepaalde kosten voor een werknemer voldoet. De naam van de rekeninghouder hoeft dus niet gelijk te zijn aan de naam van de student/debiteur. Als deze situatie van toepassing is, kun je in het veld Naam rekeninghouder specifiek de naam van de rekeninghouder vastleggen van de rekening waarvan wordt geïncasseerd. In plaats van de naam van de debiteur wordt deze naam dan meegenomen in de incassobatch die bij de bank wordt ingediend. (Deze kun je eventueel ook nog op een later moment toevoegen.) Laat je dit veld leeg, dan wordt de naam van de debiteur automatisch als naam rekeninghouder meegenomen in het incassobestand.
Incassomachtiging aanmaken
De volgende stap is het vastleggen van een incassomachtiging bij de debiteur. Hierin leg je onder meer vast wat de looptijd van de machtiging is en voor welk type facturen deze geldig is. Openstaande posten die gebaseerd zijn op één van de geselecteerde factuurtypes, worden opgenomen in de incassoprocedure.
In de functie Debiteuren (MDEBST) kun je een nieuwe machtiging vastleggen via de shortcut Incassomachtigingen. Met de plus-knop boven in het scherm kun je een nieuwe incassomachtiging aanmaken.
Heb je bij de instellingen voor incasso in de Parameters Debiteuren (MDBPAR) aangegeven dat incassomachtigingen automatisch mogen worden aangemaakt? Dan is bij opslaan van de debiteurgegevens na het activeren van het veld Opnemen in de automatische incasso al automatisch een incassomachtiging toegevoegd, op basis van de centrale instellingen in de Parameters Debiteuren. De gegevens moet je dan nog wel even nalopen. In dit geval kies je dan voor bewerken van de incassomachtiging.
Goed om te weten: Eenmaal vastgelegde incassomachtigingen mogen niet meer worden verwijderd. Als je een machtiging niet meer wilt gebruiken, kun je deze inactief maken door bij de einddatum een eerdere datum in te vullen, bijvoorbeeld die van gisteren.
Extern machtigingskenmerk gebruiken
Elke incassomachtiging krijgt bij het aanmaken automatisch een machtigingskenmerk in AllSolutions toegewezen. Dit machtigingskenmerk bestaat uit het debiteurnummer, gevolgd door een machtigingsvolgnummer. Wanneer de machtigingsadministratie door een externe instantie (bijvoorbeeld StudieLink) of in een ander systeem wordt uitgevoerd, dan is er daar al een machtigingskenmerk uitgegeven. Daarom heb je de mogelijkheid om indien nodig hier een extern machtigingskenmerk vast te leggen en te beheren. Wanneer er een extern machtigingskenmerk aanwezig is, wordt dit nummer in het SEPA-opdrachtbestand opgenomen in plaats van het machtigingskenmerk van AllSolutions.
Geldigheidsduur machtiging
Elke incassomachtiging kent een bepaalde geldigheidsduur. Daarom kun je in de incassomachtiging drie data vastleggen:
- Datum getekend: De datum waarop de debiteur de machtiging heeft ondertekend.
- Datum effectief: De datum waarop de incassomachtiging ingaat (effectief wordt). Dit kan dezelfde datum zijn als de datum waarop de incassomachtiging wordt ondertekend, maar dit hoeft niet. Zodra je in dit veld een datum invult, wordt de machtiging actief en kun je automatisch gaan incasseren.
- Heb je bij de instellingen voor incasso in de Parameters Debiteuren (MDBPAR) aangegeven dat incassomachtigingen ook direct actief mogen worden? Dan is bij het opslaan van de debiteurgegevens het veld Datum effectief automatisch gevuld met de systeemdatum waarop de machtiging is aangemaakt. Vooral voor grotere (leden)organisaties levert dit tijdwinst op doordat je de incassomachtigingen bij nieuw aangemelde leden dan niet een voor een handmatig hoeft te activeren.
- Belangrijk: De Europese wetgeving vereist dat je altijd een door de debiteur getekend machtigingsformulier kunt overleggen!
- Datum einde machtiging: De datum waarop de machtiging eindigt. Wanneer je hier géén datum invult, geldt de machtiging voor onbepaalde tijd.
Wanneer een datum is ingevuld, wordt deze bij het aanmaken van een – automatisch te incasseren – factuur vergeleken met de vervaldatum. Er wordt géén incassopost aangemaakt wanneer de vervaldatum van de factuur voorbij de einddatum van de machtiging ligt. Via een (automatische) procedure wordt dagelijks gecontroleerd of de einddatum van een machtiging is verstreken. In dat geval wordt de machtiging op ‘inactief’ gezet.
Bij het aanmaken van de incassomachtiging hoef je nog geen datumvelden in te vullen. Je kunt dit ook op een later moment doen als de debiteur het getekende machtigingsformulier heeft geretourneerd.
Goed om te weten: Een machtiging waarvoor 36 maanden (3 jaar) lang geen SEPA incasso-opdracht wordt aangemaakt, wordt automatisch gedeactiveerd. Dat betekent dat er daarna op basis van deze machtiging geen incassoposten meer in een opdrachtbestand kunnen worden opgenomen!
Incassoreden
Hier kun je een algemene tekst opgeven die als reden voor de incasso wordt afgedrukt op het incasso-machtigingsformulier. Is hier géén tekst ingevuld en is de machtiging van toepassing voor meerdere factuurtypes? Dan wordt de algemene incassoreden gebruikt die is vastgelegd in de Parameters Debiteuren (MDBPAR).
Is hier géén tekst ingevuld en is de machtiging van toepassing voor één factuurtype? Dan wordt de specifieke incassoreden gebruikt die in de Parameters Debiteuren (MDBPAR) is vastgelegd voor dat factuurtype.
Afwijkende IBAN vastleggen
Het kan voorkomen dat de debiteur de incassobedragen van een andere IBAN wil laten incasseren dan de ‘standaard’ bankrekening. Of dat een debiteur meerdere bankrekeningen in gebruik heeft. Daarom kun je eventueel ook in de incassomachtiging zelf vastleggen via welke IBAN de incasso moet plaatsvinden. Dan worden voor de incasso NIET de IBAN en BIC gebruikt die zijn vastgelegd bij de incassogegevens van de debiteuren stamgegevens. Maar de IBAN en BIC die je in de incassomachtiging zelf vastlegt.
Deze optie activeer je met het veld Afwijkende IBAN en/of BIC, waarna je in de velden daaronder de bijbehorende IBAN en BIC kunt vastleggen. Dit biedt je ook de mogelijkheid om voor verschillende factuurtypes meerdere incassomachtigingen vast te leggen met de afzonderlijke IBAN waarvan geïncasseerd moet worden.
In het systeem worden incassomachtigingen per factuurtype geregistreerd. Het is dus niet mogelijk om binnen een bepaald factuurtype (bijvoorbeeld ‘Leden’) verschillende bankrekeningnummers te gebruiken om mee te incasseren.
Machtigingsformulier afdrukken en laten tekenen
Maak je gebruik van de sjablonen voor machtigingsformulieren in AllSolutions? Dan kun je deze na het opslaan van de incassomachtiging afdrukken met de actie Machtigingsformulier afdrukken. In het inloopscherm kun je aangeven of je hierbij ook de IBAN en/of BIC van de debiteur op het formulier wilt afdrukken. Wanneer de IBAN en/of BIC van de debiteur (nog) niet bekend zijn, dan worden bij de IBAN en BIC velden op het formulier puntjes afgedrukt om de klant de gelegenheid te geven deze in te vullen.
Met de overkoepelende functie Afdrukken Formulieren Incassomachtigingen Debiteuren (PAIMCH) kun je ook in een keer alle (nieuwe) incassomachtigingsformulieren genereren en afdrukken. En als je veel werkt met automatische incasso kun je deze functie eventueel ook schedulen in de Program Batch Jobs (MJOBNR).
Stuur het machtigingsformulier naar de debiteur om deze in te vullen en ondertekend te retourneren. Na ontvangst kun je het getekende machtigingsformulier als document bij de debiteur uploaden. Het is aan te raden om de machtigingsformulieren in een speciale (sub)map te archiveren. Deze map kan met de functie Mappen (MBDMAP) worden aangemaakt, worden gekoppeld aan de entiteit ‘Debiteur’ en de gebruikersgroepen kunnen voor de map worden geautoriseerd.
Je kunt natuurlijk ook buiten het systeem om een document maken en deze na ondertekening bij de debiteur in het systeem uploaden. De Europese wetgeving vereist in ieder geval dat je altijd een door de debiteur getekend machtigingsformulier kunt overleggen!
Incassomachtiging activeren
Heb je bij het aanmaken van de incassomachtiging de datumvelden nog niet ingevuld? Dan kun je dit alsnog doen zodra je de getekende incassomachtiging retour ontvangen hebt van je debiteur. Door het invullen van de Datum getekend en Datum effectief wordt de incassomachtiging geactiveerd. En kun je onder de incassomachtiging bedragen van de bankrekening van de debiteur gaan incasseren.
Overzichten
Met de functie Overzicht Incassomachtigingen Debiteuren (PAIMOV) kun je een lijst van alle incassomachtigingen genereren en afdrukken. Met de selectievelden Vanaf – t/m datum aanmaak laatste SEPA-opdracht kun je alleen de incassomachtigingen waarvoor al een SEPA-opdracht is aangemaakt, afdrukken. Daarnaast kun je met het veld Uitsluitend ongetekende machtigingen aangeven of alleen de incassomachtigingen die nog niet zijn getekend, moeten worden afgedrukt.
Logging incasso mutaties
De wijzigingen die worden doorgevoerd in de (algemene) incassogegevens van de debiteur en de incassomachtingen, worden automatisch gelogd. Deze logging kan helpen fraude te constateren en te bestrijden. Met de functies Informatie Mutaties Stamgegevens Incasso Debiteuren (IMTDIS) en Informatie Mutaties Incassomachtigingen Debiteuren (IMTDIM) kan deze informatie centraal worden geraadpleegd. Deze gegevens zijn ook via shortcuts in de functie Debiteuren (MDEBST) en de bijbehorende Incassomachtigingen in te zien.
Daarnaast zijn er een tweetal reportfuncties beschikbaar, waarmee deze gegevens kunnen worden afgedrukt: Overzicht Mutaties Stamgegevens Incasso Debiteuren (VMTDIS) en Overzicht Mutaties Incassomachtigingen Debiteuren (VMTDIM).
Naar overzicht SEPA-incasso debiteuren