Jaarovergang module Service en Onderhoud

Verplichte stappen bij gebruik van de modules Urenregistratie, Projecten en Service & Onderhoud

Onderstaande functies vind je in de module Basis.

• Controleer of er een weektabel aanwezig is voor het nieuwe jaar in de functie Weektabellen (MWEKEN). Wanneer deze data niet correct c.q. afwezig is, ontstaan in andere modules foutmeldingen. Let hierbij op dat het aantal weken goed is ingevoerd (bevat het komende jaar 52 of 53 weken?) en dat startdatum van de eerste week klopt. AllSolutions hanteert ISO 8601 voor het bepalen van de start van het weeknummer. Week 1 is de week waarin de eerste donderdag van een jaar zit. Voorbeeld: 2024 heeft 52 weken en de startdatum van de eerste week is 01-01-2024. En controleer via de shortcut Weken of alle weken in de juiste boekperiode staan ingedeeld!
• Controleer of voor het komende jaar het Planningsjaar (MPLNJR) aanwezig is inclusief arbeidscontractsoort(en). Het jaar 2024 bestaat uit 52 weken en de normjaartaak komt uit op 2.096 uur (bij een werkweek van 40 uur op basis van een fulltime dienstverband). Het beste is om bij de arbeidscontractsoort het systeem automatisch de normjaartaak te laten uitrekenen met de default-button Normjaartaak medewerkers automatisch bepalen bij opslaan.
• Wanneer je wijzigingen hebt doorgevoerd en de normjaartaak per medewerk(st)er bestond al, dan voer je de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) voor het nieuwe jaar uit om de gegevens bij te werken.

Werkorders

Wanneer alle uren, kosten en verbruikte artikelen verwerkt zijn, kan bepaald worden welke werkorders nog verwerkt moeten worden in het af te sluiten boekjaar.

Kostenverantwoording Service

Onderstaande stappen zijn verplicht:

• Controleer met de functie Verwerken Uren-/Kostenverantwoording (VVSERV) of er nog onverwerkte mutaties zijn van werkorders > financieel.
• Controleer met de functie Verwerken Kosten Derden (VVINKF) of er nog onverwerkte mutaties zijn van financieel > werkorders.

Facturering en Nacalculatie voor werkorders en contracten

Onderstaande stappen zijn verplicht:

• Er mogen bij de boekjaarafsluiting geen conceptfacturen van werkorders of contracten voor verdere verwerking klaar staan. Staan er nog conceptfacturen klaar, dan zijn er twee opties: verder verwerken of verwijderen.
• Conceptfacturen die op het af te sluiten boekjaar betrekking hebben moeten te allen tijde vóór de jaarafsluiting verder verwerkt worden. Als de concepten verwijderd worden dan kunnen ze na de jaarovergang opnieuw gegenereerd worden met de functie Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCONCF).
• Controleer met de functie Verwerken Facturen (VSFAKT) of er nog onverwerkte factuurmutaties zijn van werkorders/contracten > financieel.
• Verwerk alle vaste prijs werkorders via de functie Nacalculeren Vaste Prijs-werkorders (VWONAK) om het resultaat in het af te sluiten boekjaar te verantwoorden.

Contracten

Onderstaande stappen zijn aandachtspunten:

• In principe kan een contract een onbeperkte looptijd hebben, maar in de meeste gevallen worden de prijzen per jaar aangepast. Contracten waarbij op basis van kalenderjaar wordt gefactureerd kunnen verlengd worden via de functie Verlengen Onderhoudscontracten (VWKVRL). Contracten die op basis van een contractjaar gefactureerd worden, moeten handmatig worden verlengd in de periode dat zij aflopen.
• De volgende stap in het proces is dan de verlengde contracten te indexeren (met een vast bedrag of een percentage). Dit gebeurt via de functie Indexeren Onderhoudscontracten (VWKIDX). Een andere mogelijkheid is de contracten handmatig te doorlopen en de wijziging van het tarief door te voeren.
• Maak na het indexeren van de onderhoudscontracten de factureringsregels voor het nieuwe boekjaar aan. Het aanmaken van factureringsregels gebeurt met de functie Genereren Factureringsschema (VFAKTS).
• De laatste stap voor de ‘verlengde’ contracten is het activeren daarvan. Dit gebeurt met de functie Activeren Onderhoudscontracten (VWKACT).

Wanneer bovenstaande stappen in het af te sluiten boekjaar uitgevoerd worden, kunnen de oude contracten beëindigd en nagecalculeerd worden in het af te sluiten boekjaar met de functies Beëindigen Onderhoudscontracten (VWKAFS) en Nacalculeren Onderhoudscontracten (VKONAK).

Wanneer bovenstaande stappen in het nieuwe boekjaar worden gedaan, dan komen de resultaten vanzelfsprekend in het nieuwe boekjaar. Aan de hand van de instellingen in de parameters worden dan de nog openstaande helpdeskmeldingen/werkorders bij de functie Beëindigen Onderhoudscontracten (VWKAFS) naar het actieve contract overgezet.