Jaarovergang module Financieel

In de module Financieel zijn er een aanzienlijk aantal functies die voor het afsluiten van het boekjaar doorlopen moeten worden.

Beginbalans

In onderstaande functies moeten alle boekstukken ‘gereed gemeld voor verwerking’ zijn zodat ze bij de eerstvolgende verwerking met de functie Verwerken Dagmutaties (VDGAFS) verwerkt kunnen worden.

• Beginbalans grootboek (MINBGB)
• Beginbalans debiteuren (MINVOD)
• Beginbalans crediteuren (MINVOK)
• Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB)

Grootboek

In de functie Algemeen Boekingsprogramma (MALGBK)moeten alle bankrekening(en), girorekening(en), kas(sen) en memoriaal voor het af te sluiten boekjaar verwerkt zijn.

Na de jaarafsluiting kunnen in het Algemeen boekingsprogramma geen boekingen meer gemaakt worden die betrekking hebben op het afgesloten boekjaar.

Vaste boekingen

Onderstaande stappen zijn belangrijke aandachtspunten voor zover je de aangegeven functies gebruikt:

• Controleer of de functie Verwerken Periodieke Posten (VPRPST) ook voor de laatste maand van het boekjaar uitgevoerd is.
• Controleer of de functie Verwerken Transitoriaposten (VTRPST) ook voor de laatste maand van het boekjaar uitgevoerd is.
• Controleer of de functie Verwerken Automatische Verdelingen (VAUTOV) ook voor de laatste maand van het boekjaar uitgevoerd is.

Debiteuren – verkoopfacturen

Onderstaande stappen zijn verplicht:

• Controleer met de functie Handmatige Facturen (MHDFKT) of er nog onverwerkte handmatige facturen zijn. Is dit het geval, dan moeten deze handmatige facturen verder verwerkt worden.
• Controleer met de functie Verwerken Facturen (VHDFKT) of er nog onverwerkte mutaties zijn.

Met het overzicht Controle Saldo Subadmin. Debiteuren (PKSDEB) kun je eventueel een aansluiting maken met het debiteurensaldo in het grootboek. Met het Ouderdomsanalyse-overzicht (Debiteuren) (POUDAD) kun je een overzicht genereren van de openstaande posten van debiteuren per 31 december YYYY, inclusief een uitsplitsing naar ouderdom.

Crediteuren – inkoopfacturen

Onderstaande stappen zijn verplicht:

• Controleer in de functie Inkoopfacturen (MINFKT) of er nog onverwerkte inkoopfacturen zijn. Is dit het geval, dan moeten deze inkoopfacturen verder verwerkt worden. Bij de inkoopfacturen die niet verder verwerkt worden, moet je ervoor zorgen dat het jaar en periode op het nieuwe boekjaar staan. Gebeurt dit niet, dan kunt je het boekjaar niet afsluiten.
• Controleer met de functie Verwerken Inkoopfactuurverdeling (VIFDTL) of er nog onverwerkte mutaties zijn. Het is hierbij zeer aan te bevelen ook de vinkjes aan te zetten van de subadministraties.

Herwaardering bij gebruik buitenlandse valuta’s

Wanneer je met buitenlandse valuta’s werkt, moet je aan het einde van het boekjaar de openstaande posten waarderen tegen de koers van de laatste dag in het boekjaar (meestal 31 december). Daarvoor zijn onderstaande stappen noodzakelijk:

• Voer de functie Herwaarderen Openstaande Posten Debiteuren (VHWOPD) uit voor iedere valuta. Je geeft zelf de koers p/einddatum in en kunt ervoor kiezen eerst een overzicht uit te draaien en dan pas te verwerken (vinkje).
• Voer de functie Herwaarderen Openstaande Posten Crediteuren (VHWOPK) uit voor iedere valuta. Je geeft zelf de koers p/einddatum in en kunt ervoor kiezen eerst een overzicht uit te draaien en dan pas te verwerken (vinkje).
• Wanneer bovenstaande functies uitgevoerd zijn, ben je verplicht de functie Verwerken Dagmutaties (VDGAFS) uit te voeren voordat je het grootboek herwaardeerd.
• Voer de functie Herwaarderen Grootboeksaldo (VHWGRB) uit voor iedere valuta. Je geeft zelf de koers p/einddatum in en kunt ervoor kiezen eerst een overzicht uit te draaien en dan pas te verwerken (vinkje).

Vaste Activa

Controleer of de functie Verwerken Vaste Activa (VVAPAF) voor de laatste boekperiode ook daadwerkelijk uitgevoerd is. Dit betekent dat onder het tabblad verwerken ook activeren van voorlopige activa en desinvesteringen uitgevoerd zijn (vinkjes).

Verplichtingen / Projectbudgetten

Wanneer je met verplichtingen werkt, moet je aan het einde van het boekjaar de openstaande verplichtingen afsluiten of doorschuiven naar het nieuwe boekjaar. Ook projectbudgetten moeten doorgeschoven worden naar het nieuwe boekjaar.

• Voer de functie Doorschuiven Verplichtingen (VVERPL) uit om alle openstaande verplichting door te schuiven naar het nieuwe boekjaar.
• Voer de functie Doorschuiven Projectbudgetten (VPRBUD) uit om alle openstaande budgetten naar het nieuwe jaar door te schuiven (het nieuwe boekjaar ingeven bij het veld jaar).

Bij het opstarten van de jaarafsluiting is er een harde controle op verplichtingen en projectbudgetten. Staan er nog verplichtingen/projectbudgetten open, dan wordt het jaar niet afgesloten. Het is altijd aan te raden eerst een testrun uit te voeren (vinkje).

Auditfile Financieel

Eventueel kun je met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) voor het lopende boekjaar een XML Auditfile Financieel genereren, waarmee je gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij de interim-controle van de accountants. Per boekjaar wordt een overzicht gegenereerd van de historische mutaties van een of meerdere dagboeken en perioden. De mutaties worden voorzien van gegevens over de debiteur respectievelijk crediteur en het factuurnummer, wanneer de mutatie hierop betrekking heeft.