Jaarovergang module Projecten

Controleer bij gebruik van ‘prijsafspraken’ (bijvoorbeeld een tarief voor een bepaalde periode) of deze prijsafspraken (nog) geldig zijn. Dit doe je in de functie Prijsafspraken (MPRSAF). Via de functie Verwijderen Prijsafspraken (VPRSAF) worden oude prijsafspraken verwijderd.

Als standaardprojecten ingericht zijn en in de module ‘basis’ de kostprijs en/of verkoopprijs van activiteiten, kostencomponenten e.d. aangepast zijn, dan voer je de functie Bijwerken Standaardprojecten (VSTPRO) uit om de nieuwe tarieven op te nemen in standaardprojecten.

Verplichte stappen bij gebruik van de modules Urenregistratie, Projecten en Service & Onderhoud

Onderstaande functies vind je in de module Basis.

• Controleer of er een weektabel aanwezig is voor het nieuwe jaar in de functie Weektabellen (MWEKEN). Wanneer deze data niet correct c.q. afwezig is, ontstaan in andere modules foutmeldingen. Let hierbij op dat het aantal weken goed is ingevoerd (bevat het komende jaar 52 of 53 weken?) en dat startdatum van de eerste week klopt. AllSolutions hanteert ISO 8601 voor het bepalen van de start van het weeknummer. Week 1 is de week waarin de eerste donderdag van een jaar zit. Voorbeeld: 2024 heeft 52 weken en de startdatum van de eerste week is 01-01-2024. En controleer via de shortcut Weken of alle weken in de juiste boekperiode staan ingedeeld!
• Controleer of voor het komende jaar het Planningsjaar (MPLNJR) aanwezig is inclusief arbeidscontractsoort(en). Het jaar 2024 bestaat uit 52 weken en de normjaartaak komt uit op 2.096 uur (bij een werkweek van 40 uur op basis van een fulltime dienstverband). Het beste is om bij de arbeidscontractsoort het systeem automatisch de normjaartaak te laten uitrekenen met de default-button Normjaartaak medewerkers automatisch bepalen bij opslaan.
• Wanneer je wijzigingen hebt doorgevoerd en de normjaartaak per medewerk(st)er bestond al, dan voer je de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) voor het nieuwe jaar uit om de gegevens bij te werken.

Interne verrekeningen

Wanneer het toeslagpercentage bij de functie Interne Verrekeningen (MINTVR) gewijzigd moet worden, doe dit dan direct na de jaarafsluiting.

Urenregistratie

Bij gebruik van de urenregistratie zijn de volgende stappen verplicht:

Fiattering en Controle

• Controleer of er nog niet-gefiatteerde urenregels in het af te sluiten boekjaar aanwezig zijn. Gebruik daarvoor de functie Fiatteren Urenregels (alle) (MFIAUR). Is dit het geval, fiatteer de uren dan.
• Let op dat alle weekstaten die betrekking hebben op het af te sluiten boekjaar, verwerkt zijn.

Verwerking

• Controleer met de functie Verwerken Urenverantwoordingen (VURMUT) of er nog onverwerkte mutaties zijn van uren > financieel/projecten.
• Controleer met de functie Verwerken Overuren (VOUREX) of er nog onverwerkte mutaties zijn van uren > financieel/projecten.

Alleen als in de functie Parameters Urenregistratie (MUIPAR) het vinkje bij ‘koppelen inkoopfacturen met weekstaten’ aan staat:

• Controleer met de functie Verwerken Inkoopurenmutaties (VUREXT) of er nog onverwerkte mutaties zijn van uren > financieel.
• Controleer met de functie Niet te Ontvangen Inkoopfacturen Externe Uren (MGINKU) of er nog onverwerkte mutaties zijn van uren > financieel.

Kostenverantwoording

Voor de Kostenverantwoording zijn de volgende stappen verplicht:

• Controleer met de functie Verwerken Inkoopkostenmutaties (VKSTNV) of er nog onverwerkte mutaties zijn van financieel > projecten.
• Controleer de functie Verwerken Diverse Kosten (VDIVKS) of er nog onverwerkte mutaties zijn van projecten > financieel.

Facturering van projecten

Voor de Facturering van Projecten zijn de volgende stappen verplicht:

• Er mogen bij de boekjaarafsluiting geen conceptfacturen voor verdere verwerking klaar staan. Staan er nog conceptfacturen klaar, dan zijn er twee opties: verder verwerken of verwijderen.
• Conceptfacturen die op het af te sluiten boekjaar betrekking hebben, moeten te allen tijde vóór de jaarafsluiting verder verwerkt worden. Als de concepten verwijderd worden, dan kunnen ze na de jaarovergang opnieuw gegenereerd worden met de functie Genereren/Afdrukken conceptfacturen (VKONSE). De uiteindelijke verwerking gebeurt dan in het nieuwe boekjaar.
• Controleer met de functie Verwerken Facturen (VPRFAK) of er nog onverwerkte factuurmutaties zijn van projecten > financieel.

Voorzieningen nemen

Gebruik je bij de bepaling van het OHW de IFRS-methodiek, dan zijn de volgende stappen (maandelijks) verplicht:

• Voer de functie Genereren Periodieke bepaling OHW en Resultaat (VGENPO) uit om een voorstel te genereren voor de periodieke boekingen voor de waardebepaling van het onderhanden werk en het resultaat van projecten.
• Via de functie Periodieke Bepaling OHW en Resultaat (MPOHWB) kunnen de voorgestelde voorzieningen/opbrengsten eventueel aangepast worden.
• Controleer met de functie Verwerken Periodieke Bepaling OHW en Resultaat (VPOHWB) of er nog onverwerkte mutaties zijn van projecten > financieel.

Wanneer je zelf voorzieningen/opbrengsten invult (geen IFRS), controleer dan met de functie Verwerken Voorzieningen (VVOORZ) of er nog onverwerkte mutaties zijn van projecten > financieel.

Afsluiting Projecten

Voer de functie Nacalculeren Projecten (VPRNAK) uit als je nog nacalculaties wil uitvoeren waarvan het resultaat in het af te sluiten boekjaar moet vallen.

Let op! Er mogen hierbij geen projecten op ‘Administratief gereed’ staan die je in het volgende boekjaar wilt verwerken.