Wanneer een declaratie is ingediend en gereedgemeld start het proces voor het controleren en fiatteren van de declaratie. Naar keuze kan dit door verschillende medewerkers of afdelingen worden uitgevoerd zodat er een vier-ogenprincipe mogelijk is om verhoogde risico’s te ondervangen en mogelijke fraude te voorkomen.
Declaraties controleren
Zodra een declaratie gereed is gemeld komt deze naar voren in de functie Controleren Declaraties (MCONDC). De declaratie kan daar gecontroleerd en beoordeeld worden. Is alle informatie juist ingevuld? En is de achtergrondinformatie ter onderbouwing van de declaratie zoals facturen of bonnen (compleet) aanwezig?
Je kunt hier de declaratie bewerken om de gegevens te corrigeren. Bijvoorbeeld om de declaratiecode aan te passen, als de declaratie niet op de juiste declaratiecode is geboekt. Of om het btw-percentage dat van toepassing is, te wijzigen.
Is de declaratie niet compleet? Dan kun je deze met de actie Declaratie afkeuren terugzetten in het proces. In het inloopscherm kun je ook een opmerking toevoegen waarom je de declaratie afkeurt. Als het gaat om een medewerker kan de afkeuring ook direct per e-mail worden verstuurd naar het zakelijke e-mailadres dat bij de medewerker (MPERSO) is geregistreerd. De status van de declaratie wordt hierbij teruggezet naar Ingevoerd. De toelichting van de afkeuring wordt in de functie Declaraties (MDECLA) behouden, totdat de declaratie is goedgekeurd. Zo is er een volledig overzicht van het verloop van de declaratie.
Als de declaratie correct en compleet is, kun je deze met de actie Declaratie wel/niet goedkeuren doorzetten in het proces. Je kunt de declaraties elk afzonderlijk goedkeuren. Of dit ook in één keer voor alle declaraties in je selectie doen met de actie Alle declaraties wel/niet goedkeuren. Bij de goedkeuring gaat de status van de declaratie automatisch naar gecontroleerd. Hierbij wordt op basis van de instellingen in de gekoppelde declaratiecode automatisch de fiatteringsroute aangemaakt.
Declaraties fiatteren
Zodra een declaratie op juistheid en compleetheid is gecontroleerd en goedgekeurd, komt deze naar voren in de functie Fiatteren Declaraties (MDCFIA) met de status te fiatteren. En de declaratie kan hier dan gefiatteerd worden voor uitbetaling.
Bij wie de declaratie ter fiattering wordt aangeboden, kun je inzien via de shortcut Fiatteringsroute bij de declaratie. Dit kunnen onder meer de volgende personen zijn: accountmanager crediteur, medewerkers in de autorisatieroute van de crediteur en/of medewerkers in de (specifieke) autorisatieroute van de declaratiecode. Als een declaratie op een project wordt doorbelast, kunnen ook de projectcontroller, projectleider, subprojectleider en/of projectfaseleider in de autorisatieroute zijn toegevoegd. Als in de Parameters Declaraties (MDCPAR) is aangegeven dat fiatteren op volgorde plaatsvindt, wordt een declaratie pas ter fiattering aan een persoon aangeboden, wanneer de (in de fiatteringsroute) voorgaande personen (met een lager volgnummer) de declaratie hebben gefiatteerd.
Is de declaratie niet akkoord? Dan kun je deze met de actie Declaratie wel/niet afkeuren terugzetten in het proces. In het inloopscherm kun je ook hier eventueel weer een opmerking toevoegen waarom je de declaratie afkeurt. Als het gaat om een medewerker kan de afkeuring ook direct per e-mail worden verstuurd naar het zakelijke e-mailadres dat bij de medewerker (MPERSO) is geregistreerd. De status van de declaratie wordt hierbij teruggezet naar Gereedgemeld en wordt opnieuw aangeboden in de functie Controleren Declaraties (MCONDC). De toelichting van de afkeuring wordt hierbij behouden, totdat de declaratie is goedgekeurd. Zo is er een volledig overzicht van het verloop van de declaratie.
Is de declaratie akkoord? Dan kun je deze goedkeuren met de actie Declaratie (de)fiatteren. Ook hier kun je de declaraties elk afzonderlijk fiatteren. Of dit ook in één keer voor alle declaraties in je selectie doen met de actie Alle declaraties (de)fiatteren.
Alle acties in deze functie werken als een zogenaamde ’toggle’: Door nog een keer op de actie te klikken, kun je de fiattering (of de afkeuring eventueel ook weer ongedaan maken (mits de declaratie nog niet is verwerkt).
Wanneer alle personen uit de fiatteringsroute de declaratie hebben goedgekeurd, krijgt de declaratie de status ‘Gefiatteerd’, waarna de declaratie kan worden verwerkt (en uitbetaald).
Alerts instellen
Voor de controle en fiattering van declaraties zijn alerts beschikbaar waarmee je medewerkers op de te nemen acties kunt attenderen:
- Te fiatteren declaraties (dc010)
- Declaraties met ingestelde status (dc020)
- Te controleren declaraties (dc040)
Informatie over declaraties
Met de functie Informatie Declaraties (IDECLA) kun je alle declaraties in het systeem centraal raadplegen en inzien, inclusief de status van de declaraties in het declaratieproces.
Daarnaast geeft de functie Informatie Statusverloop Declaraties (IDCSTA) een totaaloverzicht van het statusverloop van declaraties. Via deze functie kun je de statuswijzigingen van declaraties gemakkelijk via de REST API ontsluiten.
Vrije velden
Bij het controleren en fiatteren van declaraties kun je ook gebruik maken van de vrije velden-functionaliteit. Dit betekent dat je eigen velden in het formulier van de vergoedingen (tabel dc04) kunt toevoegen.
Deze vrije velden (op de tabel dc04) definieer je in de functie Velden (MVVVLD). Met de actie Vrije velden (in het part Applicatiebeheer aan de rechterkant) voeg je deze vervolgens toe aan het formulier van de declaratie. Dit geeft je de vrijheid om bij de declaraties ook ‘eigen’ aanvullende informatie vast te leggen.
Naar declaraties verwerken en uitbetalen