In AllSolutions zijn twee functies aanwezig waarmee je declaraties van externen kunt (laten) invoeren en uitbetalen:
- Declaraties (MDECLA) waarbij de externe partij zelf de declaratie kan indienen (onderdeel van de module HRM). Deze optie beschikt over een volledig controle- en fiatteringsmechanisme. Daarbij kun je ervoor kiezen om de declaraties via een apart betaalbestand of via de crediteurenadministratie uit te betalen. (Deze functie wordt daarnaast ook gebruikt voor declaraties van medewerkers.)
- Vergoedingen (extern) (MDECLE) waarbij medewerkers van de financiële administratie snel en gemakkelijk voor een groot aantal externen (dezelfde) vergoedingen kunnen invoeren om uit te laten betalen (onderdeel van de module Financieel). Denk hierbij bijvoorbeeld aan externe vrijwilligers die voor hun inspanningen recht hebben op een bepaalde/dezelfde vergoeding.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe de vergoedingen voor externen werkt. Via deze link vind je meer informatie over de werking van de functie Declaraties.
Parameters Vergoedingen inrichten
Als je met vergoedingen wilt gaan werken leg je allereerst in de Parameters Vergoedingen (Extern) (MDEPAR) een paar gegevens vast. Zo kun je hier aangeven of je de vergoedingen wilt laten fiatteren voor betaling. Of de kilometerprijzen die bijvoorbeeld voor vrijwilligers gelden.
Vergoedingen invoeren
In de functie Vergoedingen (Extern) (MDECLE) voer je via de plus-knop de basisgegevens van de vergoeding in. Na het opslaan leg je via de shortcut Vergoedingsregels vast aan welke externen (crediteuren) de vergoedingen worden uitbetaald.
De velden Factuuromschrijving en Factuurnummer crediteur zijn niet alleen in de vergoedingsregels zelf, maar ook op het hoofdniveau beschikbaar. Je kunt deze dus ook eventueel ook default invullen. In dat geval worden de factuuromschrijving en het factuurnummer bij het toevoegen van vergoedingsregels dan automatisch overgenomen, zodat de invoer sneller verloopt. Het factuurnummer van de crediteur en de factuuromschrijving worden voor de herkenbaarheid ook opgeslagen in de openstaande post en meegenomen in het betaaladvies en de betaling.
Via de shortcut Verloop kun je de voortgang van een vergoeding volgen. Via de functie Informatie Statusverloop Vergoedingen (IDESTA) heb je inzicht in de voortgang van alle vergoedingen.
Eventueel kun je via de actie Vergoeding terug naar ‘Concept‘ zetten de vergoeding terug zetten naar concept. Dit is handig voor als je nog wijzigingen in de vergoedingen wilt aanbrengen.
Documenten bij vergoedingen opslaan
Via de shortcuts Documentmappen of Documenten kun je de bijbehorende factuur of bon bij de vergoeding of vergoedingsregel uploaden.
Goed om te weten: De shortcuts voor de Documentmappen en Documenten komen naar voren zodra je via de functie Mappen (MBDMAP) een map aan de entiteit Vergoeding (extern) (de01) en/of Vergoedingsregel (extern) (de02) hebt gekoppeld.
Fiattering
In de Parameters Vergoedingen (MDEPAR) in het onderdeel Fiattering kun je met twee velden de fiattering van de vergoeding regelen:
- Met het veld Fiatteren kun je aangeven of je een fiatteringsslag op de vergoedingen wilt laten uitvoeren en zo ja, of dit verplicht is of optioneel.
- Met het veld Fiatteren op volgorde kun je ervoor kiezen om een vergoeding ter fiattering aan medewerkers aan te bieden op volgorde van de gekoppelde autorisatieroute.
Als je via de instellingen in de parameters de fiattering hebt ingesteld, kun je bij het invoeren van de Vergoedingen (extern) de fiatteur opgeven. Via de shortcut Fiatteringsroute heb je inzicht in de medewerker(s) die de vergoeding ter fiattering krijgen aangeboden.
Met de functie Fiatteren Vergoedingen (Extern) (MDEFIA) kunnen medewerkers in een fiatteringsroute de vergoedingen controleren en fiatteren.
Met de functie Controlelijst Vergoedingen (Extern) (PDECLE) kun je een overzicht van de geregistreerde vergoedingen genereren. Met de functie Verwerken Vergoedingen (extern) (VDECLE) verwerk je de vergoedingen in je financiële administratie.
Alerts
Voor de vergoedingen zijn alerts beschikbaar waarmee je medewerkers op de te nemen acties kunt attenderen:
- Te fiatteren vergoedingen (de010)
- Vergoedingen (extern) met ingestelde status (de020)
Vrije velden
Bij de vergoedingen kun je ook gebruik maken van de vrije velden-functionaliteit. Dit betekent dat je eigen velden in het formulier van de vergoedingen (tabel de01) en/of de vergoedingsregels (de02) kunt toevoegen.
Deze vrije velden (op de tabellen de01 en de02) definieer je in de functie Velden (MVVVLD). Met de actie Vrije velden (in het part Applicatiebeheer aan de rechterkant) voeg je deze vervolgens toe aan het formulier van de vergoeding/vergoedingsregel. Dit geeft je de vrijheid om bij de vergoedingen ook ‘eigen’ aanvullende informatie vast te leggen.