Mocht onverhoopt geen goedkeuring voor een bestelling worden verkregen, dan kan de verplichting worden verwijderd, afgemeld of afgesloten. Afmelden is alleen mogelijk bij de status Bestelbon afgedrukt. Heeft de verplichting een eerdere status, dan kun je de gegevens verwijderen. Is de verplichting al verder in het proces, dan kun je de verplichting afsluiten. Het afsluiten van een verplichting vindt dan ook plaats nadat:
- een definitieve bestelbon is verstuurd
- er één of meerdere inkoopfacturen voor een bestelling zijn ontvangen
- er is vastgesteld dat er geen inkoopfacturen meer volgen.
Met de actie Afsluiten sluit je de verplichting af. Is het bedrag dat uiteindelijk is betaald, lager dan het bedrag dat in de verplichting is vastgelegd? Dan wordt het restbedrag ’teruggeboekt’ op het budget van de betreffende grootboekrekening. Een verplichting kan eventueel ook direct bij het boeken van de inkoopfactuur worden afgesloten.