Je kunt ervoor kiezen om een inkoopfactuur ter fiattering aan medewerkers aan te bieden op volgorde van de gekoppelde autorisatieroute. Daarnaast is een mandatenregistratie beschikbaar. In de Parameters Crediteuren (MKRPAR) geef je aan of je van (een van) beide opties gebruikt wilt maken. Onder het kopje ‘Facturering’ zijn hiervoor de velden ‘Controle mandaat’ en ‘Fiatteren op volgorde’ aanwezig.
Vastleggen van mandaten
In de functie Mandaat Per Medewerker (MMANDA) kun je de mandaten vastleggen. Wanneer je een mandaatbedrag van 0,00 ingeeft, heeft de medewerker een onbeperkt mandaat. Bij elk mandaat kun je eveneens een Fiatteur bij overschrijding vastleggen. Dit is de persoon die moet mee fiatteren zodra het totaalbedrag van de inkoopfactuur het mandaatbedrag van de medewerker overschrijdt. Hierbij controleert AllSolutions of de ingevulde fiatteur bij overschrijding voldoende mandaat heeft. Je kunt bij overschrijding van het mandaatbedrag ook een autorisatieroute laten volgen. In dit geval vul je de gewenste Autorisatieroute bij overschrijding in.
Je kunt een mandaat ook voor een afgebakende periode actief laten zijn. Vul hiervoor niet alleen de ingangsdatum van het mandaat, maar ook de gewenste einddatum in.
Bij wijziging van een mandaat kun je voor de betreffende medewerker een nieuw mandaat invoeren. Bij het al aanwezige mandaat van deze medewerker wordt dan automatisch de einddatum ingevuld. Op deze manier kun je de mandaathistorie behouden en achteraf raadplegen.
In de functie Mandaat Per Medewerker (MMANDA) toont AllSolutions alleen de actieve mandaten. Via het filter kun je de niet-actieve mandaten altijd weer in beeld brengen. Om het beheer van de mandaten te vergemakkelijken, zijn in deze browser ook diverse filters beschikbaar.
Het boeken van inkoopfacturen
Bij het boeken van een inkoopfactuur (MINFKT) kun je deze naar keuze – koppelen aan een Fiatteur of een Autorisatieroute (of beide). Beide velden worden overigens al default gevuld met deze gegevens wanneer deze in de crediteur stamgegevens (MKRDST) zijn vastgelegd (in het onderdeel Betrokkenen). Bij koppeling van een fiatteur wordt op basis van het factuurbedrag gekeken welke Fiatteurs bij overschrijding c.q. welke Autorisatieroute bij overschrijding moet worden toegevoegd. Hierbij wordt tevens gecontroleerd of alle medewerkers in de autorisatieroute voldoende mandaat hebben.
In de browser met de inkoopfacturen kun je via de shortcut Autorisatieroute de fiatteringsroute aanmaken, inzien of wijzigen. Wanneer je gebruik maakt van het fiatteren op volgorde kun je in dit scherm via de editbrowser de volgorde in de route op een gemakkelijke manier aanpassen. Via de actie Bewerken kun je zowel de volgorde, als de in de route opgenomen medewerkers wijzigen. Op basis van het factuurbedrag wordt dan eveneens gekeken of er Fiatteurs bij overschrijding c.q. een Fiatteringsroute bij overschrijding moet worden toegevoegd.
Belangrijk:
Wil je de controle op mandaten in gebruik nemen? Dan raden wij je aan om eerst alle mandaten in te voeren in de functie Mandaat Per Medewerker (MMANDA) voordat je de controle in de Parameters Crediteuren (MKRPAR) aanzet. Dit om bij het boeken van inkoopfacturen meldingen over het ontbreken van mandaten bij medewerkers te voorkomen.