Het boeken van inkoopfacturen
Bij het boeken van een inkoopfactuur (MINFKT) kun je deze – naar keuze – koppelen aan een ‘Fiatteur’ of een ‘Autorisatieroute’ (of beide). Beide velden worden overigens al default gevuld met deze gegevens wanneer deze in de stamgegevens van de crediteur (MKRDST) zijn vastgelegd (in het onderdeel Betrokkenen).
Werk je met mandaten? Dan wordt bij de koppeling van een fiatteur op basis van het factuurbedrag gekeken welke Fiatteurs bij overschrijding c.q. welke Autorisatieroute bij overschrijding moet worden toegevoegd. Hierbij wordt tevens gecontroleerd of alle medewerkers in de autorisatieroute voldoende mandaat hebben.
In de browser met de inkoopfacturen kun je via de shortcut Autorisatieroute de fiatteringsroute aanmaken, inzien of wijzigen. Wanneer je gebruik maakt van het fiatteren op volgorde kun je in dit scherm via de editbrowser de volgorde in de route op een gemakkelijke manier aanpassen. Via de actie Bewerken kun je zowel de volgorde, als de in de route opgenomen medewerkers wijzigen. Als je met mandaten werkt, dan wordt hierbij op basis van het factuurbedrag eveneens gekeken of er Fiatteurs bij overschrijding c.q. een Fiatteringsroute bij overschrijding moet worden toegevoegd.
Inkoopfacturen fiatteren
Met de functie Fiatteren Inkoopfacturen per Medewerker (MFIFMW) kunnen medewerkers in een autorisatieroute inkoopfacturen controleren en fiatteren voor betaling. Zodra alle medewerkers in de bijbehorende autorisatieroute de inkoopfactuur hebben gefiatteerd, krijgt deze ook de status Gefiatteerd. Hiermee wordt de ‘blokkade’ van de factuur opgeheven en kan de factuur in het betaalproces worden opgenomen.
Met de actie Wel/niet later fiatteren kun je aangeven dat je de fiattering van een inkoopfactuur wilt uitstellen naar een later moment. Bijvoorbeeld wanneer er een dispuut is over de factuur of wanneer je wacht op een creditnota. Als je deze actie gebruikt, gaat de inkoopfactuur naar de status Later fiatteren. In de browser kun je het filter Status fiattering gebruiken om de inkoopfacturen waarvan je de fiattering hebt uitgesteld, op te vragen.
In het systeem wordt automatisch vastgelegd welke gebruiker de inkoopfactuur heeft gefiatteerd of afgekeurd. Met andere woorden, welke gebruiker daadwerkelijk op de bijbehorende actie heeft geklikt. Hiervoor zijn in de functie Inkoopfacturen (MINFKT) en Fiatteren Inkoopfacturen per Medewerker (MFIFMW) de velden Fiatteur (kr84.akk-gebruiker) en Afgekeurd door (kr84.afkeur-gebruiker) in de browser beschikbaar.
Inkoopfacturen afkeuren
Personen in de autorisatieroute kunnen inkoopfacturen ook afkeuren met de actie Wel/niet afkeuren in de functie Fiatteren Inkoopfacturen per Medewerker (MFIFMW). Hierbij leg je de reden van de afkeuring vast en kun je deze mailen naar de medewerker die de inkoopfactuur heeft geboekt. De status van de inkoopfactuur wordt hiermee geregistreerd als Afgekeurd = Ja. Door nog een keer op dezelfde actie te klikken maak je het afkeuren ongedaan. In de functie Inkoopfacturen (MINFKT) kun je eventueel filteren op de afgekeurde inkoopfacturen (filter Afgekeurd = Ja). Het veld dat de status van de eventuele afkeuring (kr63.afgekeurd) aangeeft, kun je zelf aan je weergaven toevoegen.
Het is mogelijk dat meerdere personen in de autorisatieroute een inkoopfactuur gelijktijdig kunnen afkeuren. De opmerking met betrekking tot het afkeuren wordt per persoon vastgelegd en is te raadplegen in de browser met de Autorisatieroute bij de betreffende inkoopfactuur. Via de shortcut Verloop worden overigens alleen de statuswijzigingen van de inkoopfactuur zelf getoond. De fiattering of afkeuring van de afzonderlijke personen zijn hier niet zichtbaar. Via de shortcut Autorisatieroute kun je per persoon raadplegen op welk moment de verplichting door hem/haar voor het laatst is gefiatteerd of afgekeurd.
Afgekeurde inkoopfactuur opnieuw ter fiattering aanbieden
Op het moment dat de opmerking ten aanzien van de afkeuring is afgehandeld, is het mogelijk om vanuit de browser met de Fiatteringsroute de inkoopfactuur opnieuw ter fiattering aan te bieden (met de gelijknamige actie). De fiatteur ontvangt op dat moment opnieuw een automatische signalerings e-mail en de factuur verschijnt bij de fiatteur automatisch weer in de te fiatteren lijst. In de browser met de Fiatteringsroute wordt de afkeurdatum/-tijd bij de medewerker weggehaald. De opmerking die bij het afkeuren is ingevoerd, wordt hierbij niet verwijderd. Op deze manier kan de medewerker terugzien waarom hij/zij de inkoopfactuur in een eerder stadium heeft afgekeurd en controleren of deze is afgehandeld. Wanneer de medewerker de factuur vervolgens fiatteert, wordt de opmerking wel verwijderd.
Alert ‘Te fiatteren inkoopfacturen’
Met de alert Te fiatteren inkoopfacturen (kr010) kun je medewerkers erop attenderen dat er inkoopfacturen ter beoordeling voor hen klaar staan. In de alert zijn diverse instellingen aanwezig waarmee je kunt aangeven welke inkoopfacturen je wilt laten intellen. Bijvoorbeeld op de status van de openstaande post of op de status van de fiattering zodat de uitgestelde inkoopfacturen niet worden meegetelt. (Dit zijn de inkoopfacturen waarbij de fiatteur heeft aangegeven deze later te willen fiatteren.) Of juist op de afgekeurde inkoopfacturen voor de medewerkers(s) van de crediteurenadministratie. Klik hier voor meer informatie over het instellen van alerts.