Met de module Verplichtingen kun je een verplichting ter fiattering aan medewerkers aanbieden op volgorde van de gekoppelde fiatteringsroute. Daarnaast is de mandatenregistratie hierop uitgebreid. Via de Parameters Verplichtingen (MGVPAR) kun je aangeven of je bij de verplichtingen het fiatteren op volgorde en/of de mandaten wilt gebruiken. Onder het kopje ‘Procesgang’ zijn hiervoor de velden ‘Controle mandaat’ en ‘Fiatteren op volgorde’ beschikbaar.
Vastleggen van mandaten
In de functie Mandaten per Medewerker (MMANDA) kun je instellen waarvoor het vastgelegde mandaat van toepassing is. Je hebt hierbij de keuze uit:
- Zowel inkoopfacturen als verplichtingen
- Alleen inkoopfacturen
- Alleen verplichtingen
Wanneer je een optie voor verplichtingen (1 of 3) selecteert, heb je hierna de mogelijkheid om vast te leggen voor welk type verplichtingen het mandaat geldig is:
- Met en zonder bestemming
- Zonder bestemming
- Met bestemming
Per medewerker kun je dus voor verschillende situaties verschillende mandaten vastleggen.
Wanneer je een mandaatbedrag van 0,00 ingeeft, heeft de medewerker een onbeperkt mandaat. Bij elk mandaat kun je eveneens een Fiatteur bij overschrijding vastleggen. Dit is de persoon die moet mee fiatteren zodra het totaalbedrag van de inkoopfactuur het mandaatbedrag van de medewerker overschrijdt. Hierbij controleert AllSolutions of de ingevulde fiatteur bij overschrijding voldoende mandaat heeft. Je kunt bij overschrijding van het mandaatbedrag ook een autorisatieroute laten volgen. In dit geval vul je de gewenste Autorisatieroute bij overschrijding in.
Je kunt een mandaat ook voor een afgebakende periode actief laten zijn. Vul je hiervoor niet alleen de ingangsdatum van het mandaat, maar ook de gewenste einddatum in.
Bij wijziging van een mandaat kun je voor de betreffende medewerker een nieuw mandaat invoeren. Bij het al aanwezige mandaat van deze medewerker wordt dan automatisch de einddatum ingevuld. Op deze manier kun je de mandaathistorie behouden en achteraf raadplegen.
In de functie Mandaat Per Medewerker (MMANDA) toont AllSolutions alleen de actieve mandaten. Via het filter kun je de niet-actieve mandaten altijd weer in beeld brengen. Om het beheer van de mandaten te vergemakkelijken, zijn in deze browser ook diverse filters beschikbaar.