Natuurlijk wil je graag dat alle bedrijfsprocessen doorlopen als medewerkers afwezig zijn. Daarom kun je in AllSolutions vervangers in te stellen, die tijdens de opgegeven periode de fiattering overnemen. In de opgegeven periode worden de te fiatteren uren, declaraties, inkoopfacturen, etc. dan aan de ingestelde vervanger aangeboden.
Welke rollen je binnen je organisatie gebruikt, kun je vanaf versie 23.0.07 vastleggen in de Parameters HRM (MAPPAR). Hier is een de dual-list viewer toegevoegd: Rollen vervangers. De rollen die van toepassing zijn, verplaats je met de pijltjestoetsen naar de ‘geselecteerd’ box aan de rechterkant:
Hiermee worden in de functies Medewerkers (MPERSO) en Eigen Medewerkergegevens (MPREIG) via de shortcut Vervangers alleen nog die rollen getoond, die binnen je organisatie van toepassing zijn. Dit maakt het toewijzen van vervangers duidelijker en overzichtelijker.
Goed om te weten: Bij het fiatteren wordt alleen gekeken naar de mandaten van de oorspronkelijke fiatteur, niet naar die van de vervanger.
Alerts op basis van vervanger
Om de vervangers binnen je organisatie op de fiattering te attenderen kun je hiervoor alerts inrichten. Bij een aantal alerts is hiervoor een extra instellingsoptie beschikbaar o.b.v. vervangende medewerker:
- Te fiatteren verlofaanvragen (ap040)
- Te fiatteren aanvragen aan-/verkoop verlof (ap090)
- Te fiatteren declaraties (dc010)
- Te fiatteren vergoedingen (extern) (de010)
- Te fiatteren verplichtingen (gv010)
- Te fiatteren inkoopfacturen (kr010)
- Te fiatteren offertes (mo020)
- Weekstaten met omissie (ui010)
- Te fiatteren uren (ui020)
De alert is natuurlijk alleen actueel tijdens de periode van vervanging. Daarom is het handig om de alert zo in te stellen dat deze alleen wordt getoond als er records te fiatteren zijn (‘Alleen bij aantal ongelijk aan 0’ of ‘Alleen bij overschrijding signaleringsaantal’).
Daarnaast is in verschillende functies een extra rolfilter op Vervanger beschikbaar:
- Fiatteren Verlofaanvragen (MFIVRL)
- Fiatteren Aanvragen Aan-/Verkoop Verlof (MFIAAN)
- Fiatteren Declaraties (MDCFIA)
- Fiatteren Vergoedingen (Extern) (MDEFIA)
- Fiatteren Verplichtingen per Medewerker (MFVPMW)
- Fiatteren Inkoopfacturen per Medewerker (MFIFMW)
- Fiatteren Offertes (MFIOFF)
- Informatie Weekstaten met Omissie (IONVWS)
Zo kun je vanuit de alert – ingesteld o.b.v. vervanger – direct met de juiste filterinstellingen de bijbehorende functie starten.