In de Parameters AllSolutions (MZZPAR) kun je het elektronisch factureren activeren. In dat geval kun je bij de Debiteuren (MDEBST) aangeven of je deze elektronisch wilt factureren en zo ja, naar welk e-mailadres de factuur wordt verstuurd. Hierbij kun je ook instellen of je naast de elektronische factuur in PDF-formaat ook nog automatisch een UBL-bestand wilt meesturen. Een UBL-bestand is een bestand in XML-formaat dat de metadata van een factuur bevat. Het UBL-bestand wordt gebruikt voor het uitwisselen van factuurgegevens tussen verschillende softwarepakketten. AllSolutions ondersteund alleen UBL-versie 2.1.
In het UBL-bestand worden de werkelijke factuurregels opgenomen. Ook een eventuele factuurkorting wordt in het bestand verwerkt. Op deze manier kan het ontvangende softwarepakket de factuurgegevens gespecificeerd inlezen.
Aanvullende inrichting
Wanneer je je facturen wilt laten vergezellen door een UBL-bestand, dan vul je in de functie Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) in de aangegeven onderdelen in ieder geval de volgende velden in:
- Identificatie: jullie organisatie-/afdelingsnaam (zz00.naam)
- Bezoekadres: het land waarin jullie organisatie is gevestigd (zz00.land-kd)
- Correspondentieadres: jullie adres, postcode en woonplaats (zz00.p-adres, zz00.p-num, [zz00.p-appendix,] zz00.p-pttkd)
- Algemene gegevens: jullie btw-nummer (zz00.btw-nr), jullie IBAN (zz00.iban) en BIC (zz00.bic) en het nummer waaronder jullie bedrijf/afdeling is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel (zz00.kvk-nr).
Bovenstaande gegevens worden in de metadata van het UBL-bestand meegenomen.
Bij de debiteur (MDEBST) aan wie je factureert, leg je in ieder geval de naam en het correspondentieadres vast. Daarnaast is het aan te raden om ook het Nummer Kamer van Koophandel bij de debiteur registreren (in het onderdeel Overige gegevens).
Daarnaast kun je in het onderdeel Elektronische facturering eventueel ook het Organisatie-identificatienummer (OIN) van de debiteur vastleggen. Dit is een uniek identificerend nummer dat veel gebruikt wordt door organisaties met een publieke taak, zoals overheidsorganisaties. Het OIN-nummer wordt dan in de UBL opgenomen als identificatie van de debiteur, waarmee de elektronische facturering naar overheidsorganisaties soepeler zal verlopen.
Inzicht in UBL-bestand bij elektronisch factureren
In de functie Formulieren (MFORMC) vind je alle documentformulieren die het systeem gebruikt. Daarnaast heb je via de shortcut Documentsets inzicht in de documenten die op basis van de gekoppelde sjablonen zijn gegenereerd.
Wanneer je vanuit AllSolutions elektronisch factureert, heb je de mogelijkheid om naast het pdf-bestand een UBL-file met de factuur mee te sturen. Het UBL-bestand wordt gebruikt voor het uitwisselen van factuurgegevens tussen verschillende softwarepakketten.
Via de functie Formulieren (MFORMC) kun je vanuit het scherm Documenten via de shortcut UBL-bestand de gegevens inzien die vanuit het systeem in het UBL-bestand worden opgenomen. Ook heb je hier ook de mogelijkheid om met een nieuwe actie het UBL-bestand naar de ingelogde gebruiker te mailen. Op deze manier heb je ook inzicht in de uiteindelijke UBL-file die je debiteur heeft ontvangen.
Goed om te weten: De UBL-acties en -shortcuts worden getoond als vanuit je omgeving elektronisch wordt gefactureerd. En zijn natuurlijk alleen zichtbaar bij de formulieren voor de definitieve facturen.
Electronisch factureren via eConnect
AllSolutions biedt ook de mogelijkheid om eenvoudig en veilig e-facturen via het beveiligde netwerk van eConnect te versturen. Dit geeft je de zekerheid dat de e-factuur daadwerkelijk wordt afgeleverd bij de juiste partij.
Daarnaast kun je ontvangen inkoopfacturen gemakkelijk importeren in AllSolutions. Op basis van herkenning van een aantal factuurgegevens doet het systeem een voorstel voor de registratie van de inkoopfactuur. Op deze manier kun je de factuur snel en gemakkelijk inboeken en verwerken in AllSolutions.
Meer informatie over eConnect