Het is mogelijk om bij facturen die per e-mail worden verstuurd, bijlagen en/of verdere specificaties mee te sturen. Hiertoe is in de functies Conceptfacturen Projecten (MKONSE), Conceptfacturen Service & Onderhoud (MCONCF) en Conceptfacturen Logistiek (MCOLOG) een koppeling met het documentenarchief beschikbaar.
Wanneer je van deze optie gebruik wilt maken, maak je allereerst in de functie Mappen (MBDMAP) de map(pen) en/of submap(pen) aan waarin je de bijlagen wilt opslaan/klaar zetten. Voor de overzichtelijkheid raden wij aan om hiervoor een specifieke map te gebruiken. Deze map(pen) koppel je vervolgens aan de volgende entiteiten (voor zover van toepassing):
- Conceptfactuur Projecten, Conceptfactuur Logistiek en/of Conceptfactuur Service & Onderhoud
- Debiteur
- Openstaande post debiteur
- Project, Subproject en/of Projectfase
- Contract en/of Werkorder
Ook geef je via de shortcut Autorisatie aan welke gebruikers(groepen) toegang mogen hebben tot de map(pen).
In de functie Formulieren (MFORMC) geef je per formuliercode in het onderdeel Bijlage(n) bij elektronisch versturen aan in welke map en/of submap de bijlagen worden klaargezet. Dit is mogelijk bij de volgende factuurstromen:
- Factuur Projecten (pfac)
- Factuur Contracten – service (sfac)
- Factuur Contracten – werkorder (sfwo)
- Factuur Logistiek (lfac)
Let op: De (sub)map(pen) koppel je dus aan de entiteit conceptfactuur. De map (en submap) geef je echter op bij de formuliercode voor de definitieve factuur.
Om elektronisch te kunnen factureren moet deze indicatie bij de debiteur (MDEBST) zijn geactiveerd. En is bij de debiteur het e-mailadres ingevuld waarnaar de elektronische facturen moeten worden verstuurd.
Zodra je de conceptfacturen hebt gegenereerd, kun je in de functies Conceptfacturen Projecten (MKONSE), Conceptfacturen Service & Onderhoud (MCONCF) en Conceptfacturen Logistiek (MCOLOG) de gewenste bijlagen bij de conceptfactuur uploaden en archiveren. We raden aan dit te doen wanneer de conceptfactuur akkoord is. (Wanneer de conceptfactuur bijvoorbeeld voor een correctie verwijderd wordt, worden ook de aan de conceptfactuur gekoppelde documenten verwijderd.)
Bij het definitief afdrukken van de factuur wordt deze per e-mail verstuurd inclusief de geüploade bijlage(n). Wanneer je de (sub)map voor de bijlage ook hebt gekoppeld aan de entiteiten Debiteur en Openstaande post debiteur kun je de bijlage(n) bij de factuur op die locaties inzien.