AllSolutions voorjaarsrelease – 26.0.04

In de QX-interface heb je nu ook de mogelijkheid om een document of scan te kunnen bekijken via de actie Scan tonen. 

Vanaf deze versie zijn de embedded analytics uitgebreid met een standaard rapportage op het gebied van Uren. Deze kant-en-klare rapportage biedt direct waardevolle stuurinformatie, zodat je niet bij nul hoeft te beginnen en meteen de vruchten kunt plukken van een meer data-gedreven aanpak. Een voorwaarde om van de embedded rapportages gebruik te kunnen maken is wel dat Single Sign-On (SSO) staat ingesteld op je omgeving.

Zodra de Embedded Rapportages in je omgeving beschikbaar zijn gemaakt, worden deze in de QX-interface onder het kopje Dashboards zichtbaar op je startpagina:

In deze release is het proces voor het afsluiten van bestelaanvragen geoptimaliseerd. De mogelijkheid om een bestelaanvraag en de daaraan gekoppelde verplichting af te sluiten is verplaatst van het facturatieproces naar de prestatieverklaring.

Voorheen kon een verplichting worden afgesloten tijdens het boeken van een inkoopfactuur. Dit leverde echter in de praktijk problemen op: Als een prestatieverklaarder de factuur vervolgens afkeurde, kon de bestelaanvraag en de op de achtergrond gekoppelde verplichting niet eenvoudig meer worden heropend.

Door dit keuzemoment te verplaatsen naar het prestatieverklaren, borgen we dat de persoon met de meeste kennis van de geleverde prestatie bepaalt of de verplichting definitief afgerond is.

Wat is er aangepast?

• Wanneer je vanuit de Prestatieverklaringen (MPRVKL) de actie Prestatieverklaren uitgebreid gebruikt, is in het vervolgscherm het veld Afsluiten toegevoegd. Hiermee geeft de beoordelaar aan of de onderliggende bestelaanvraag en verplichting na deze levering gesloten mogen worden.
• In de functie Inkoopfacturen (MINFKT) is het veld voor gereedmelden verwijderd om fouten en dubbele administratie te voorkomen.
• Bij het verwerken van de factuur controleert het systeem of er nog andere openstaande facturen zijn die nog niet prestatieverklaard zijn. Pas als alles is afgehandeld én het vinkje Afsluiten in de prestatieverklaring is gezet, wordt de bestelaanvraag en bijbehorende verplichting definitief gesloten.

Hoewel de verschillende QX-rollen al langer beschikbaar zijn, zetten we met deze release een belangrijke stap in het vereenvoudigen van de inrichting. Vanaf deze versie worden de bijbehorende gebruikersprofielen en -groepen namelijk standaard meegeleverd. In de functies Gebruikersgroepen (MGBGRP) en Gebruikersprofielen (MGBPRF) herken je deze nieuwe items direct aan de code ‘QX’.

Profielen voor rollen zoals de Accountmanager of Projectleider hoeven niet meer handmatig vanaf nul te worden opgebouwd. Je gebruikt de QX-profielen als fundament voor je eigen inrichting. Zo krijgen gebruikers sneller en eenvoudiger toegang tot de functionaliteiten die zij nodig hebben voor hun werk.

Hoe werkt het?

De standaard QX-gebruikersgroepen en -profielen fungeren als templates. Om de kwaliteit te waarborgen, kunnen deze niet direct worden aangepast.

Wil je toch wijzigingen doorvoeren? Gebruik dan de actie Gehele gebruikersgroep kopiëren of Gehele gebruikersprofiel kopiëren. Zo maak je razendsnel een eigen versie die je volledig naar wens kunt configureren.

In deze versie hebben we diverse verbeteringen in de QX-interface doorgevoerd om je workflow verder te optimaliseren. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste vernieuwingen:

• Standaard lijstweergave: Voor een beter overzicht wordt voortaan standaard de lijst lay-out getoond als je voor de eerste keer in de QX-interface inlogt. Via de buttons rechtsboven kun je naar eigen voorkeur wisselen van lay-out. Het systeem onthoudt welke lay-out je het laatst hebt gebruikt.

• Metasearch altijd in beeld: De metasearch vind je voortaan standaard bovenaan je scherm zodat je deze op elk gewenst moment direct kunt gebruiken.

• Statusvelden in kleur: Voor een duidelijker visueel overzicht worden statusvelden voortaan in kleur getoond.
  
• Aantallen en kolomtotalen: In de browser heb je nu de optie om aantallen en kolomtotalen te tonen. Je vindt deze instelling onder de settings-button rechtsboven in je scherm.

• Directe suggesties: De suggest-functionaliteit wordt voortaan direct geactiveerd zodra je je cursor in een info-veld plaatst.

• Thumbnails bij afbeeldingen: In diverse browsers kun je afbeeldingen uploaden, bijvoorbeeld bij Relaties (MRELAT) of Medewerkers (MPERSO). Als de afbeelding als kolom in de weergave is opgenomen, wordt deze voortaan als thumbnail getoond.

• Ondersteuning editorveld: In AllSolutions vind je in een aantal functies een speciaal editorveld. Denk bijvoorbeeld aan het Privacy Statement dat je in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) kunt opnemen. En het veld Prijsopbouw bij de Online Cursusaanmeldingen (MCAANM) en de Deelnemers bij de Cursussen (MCURSU). Deze worden nu ook door de QX-interface ondersteund.
• Overname instellingen: In AllSolutions kun je met de actie Instellingen in het onderdeel Applicatiebeheer onder andere instellingen van een browser aanpassen of eigen filters toevoegen. Vanaf deze versie worden deze instellingen in de QX-interface overgenomen.

Om meer flexibiliteit en een duidelijker onderscheid in functionaliteiten te bieden, zijn de afzonderlijke modules Waterschappen en Overheid samengevoegd in de nieuwe hoofdmodule Publieke organisaties. Dit stelt ons in staat om gericht functionaliteiten aan te bieden die óf specifiek voor één sector zijn, óf gedeeld kunnen worden door beide.

De nieuwe module bestaat uit vier onderdelen.

1. Publiek: Te activeren voor zowel gemeenten als waterschappen.
2. Gemeenten: Met specifieke functionaliteiten voor gemeenten en vergelijkbare publieke organisaties.
3. Waterschappen: Met specifieke functionaliteiten voor waterschappen.
4. Voorloopformulieren Debiteuren: Een submodule voor zowel publieke organisaties als waterschappen.

Door deze herindeling is de functionaliteit voor de Voorloopformulieren Debiteuren nu ook beschikbaar voor overheden en gemeenten. Voorheen was dit exclusief voorbehouden aan waterschappen, maar door de samenvoeging kunnen nu beide sectoren hiervan profiteren.

In deze versie hebben we het overzicht van prikbordvolgers verbeterd. Voorheen kon het onduidelijk zijn wie er precies actieve meldingen ontving, omdat zowel actieve als geblokkeerde gebruikers (bijvoorbeeld gebruikers die uit dienst zijn) in dezelfde lijst stonden.

We hebben een status-filter op Actief toegevoegd aan het scherm van de Volgers Prikbord. Hiermee sluit de weergave beter aan op de werkelijke verzending van berichten.

Gebruikers die geblokkeerd zijn, blijven technisch gezien als volger geregistreerd in de historie, maar worden automatisch uitgesloten van berichtgeving. De software zorgt ervoor dat zij geen notificaties of e-mails meer ontvangen van records en/of pagina’s die zij volgden.

AllSolutions wordt geleverd met standaard helpteksten in het Nederlands en Engels. Via de actie Helpteksten in het onderdeel Applicatiebeheer (aan de rechterkant van het scherm) kun je deze teksten naar eigen wens aanpassen of uitbreiden.

Je hebt de vrijheid om eigen helpteksten toe te voegen voor algemeen gebruik of voor een bepaalde configuratiegroep. Deze helpteksten worden, afhankelijk van je instellingen, in plaats van of in aanvulling op de standaardhelpteksten getoond.

Om het beheer van je eigen teksten te versnellen, is in de browser met de helpteksten de actie Gehele helptekst kopiëren toegevoegd. Wil je vergelijkbare helpteksten vastleggen voor verschillende configuratiegroepen? Dan kun je ene bestaande set nu snel en gemakkelijk overnemen. En als je eigen helpteksten naar een andere taal wilt omzetten, vormt de kopie het ideale vertrekpunt. Je ziet direct voor welke velden je al teksten hebt ingesteld, zodat je doelgericht aan de slag kunt met de vertaling.

In de functie Opdrachten in wachtrij (MREPBQ) kun je zien welke opdrachten er aangeboden zijn aan de ‘batchverwerker’. In deze functie was het niet goed zichtbaar hoelang een opdracht daadwerkelijk ‘In behandeling’ was. Je zag tot nu toe alleen wanneer een opdracht was klaargezet.

Om een duidelijk onderscheid te maken tussen de wachttijd en de feitelijke verwerkingstijd, zijn de volgende velden toegevoegd en aangepast:

• Nieuwe velden Startdatum (zz05.start-datum) en Starttijd (zz05.start-tijd): Deze velden worden gevuld op het moment dat een opdracht daadwerkelijk door het systeem in behandeling wordt genomen. Hierdoor zie je precies wanneer de uitvoering is gestart.
• Aangepaste velden Aanvraagdatum (zz05.datum) en Aanvraagtijd (zz05.tijd): De bestaande velden (voorheen ‘Startdatum’ en ‘Starttijd’) zijn hernoemd naar Aanvraagdatum en Aanvraagtijd. Deze velden blijven het tijdstip tonen waarop de opdracht is ingediend (c.q. door de gebruiker op de ‘knop’ is geklikt).

In deze versie is de berekening van de normjaartaak ingrijpend vernieuwd. De methodiek sluit nu volledig aan op de arbeidsovereenkomst, wat zorgt voor een nauwkeuriger resultaat en een betere aansluiting bij externe salarispakketten. De overstap van de ‘klassieke’ berekening (op basis van weken/dagen) naar de nieuwe methode brengt de volgende veranderingen met zich mee:

Synchronisatie met Contract

De normjaartaak wordt vanaf het ingestelde startjaar voortaan volledig berekend op basis van de arbeids-overeenkomst. Het werken met meerdere arbeidsovereenkomsten is vanaf deze versie standaard geworden. Daarom is in de Parameters HRM (MAPPAR) het veld Vastleggen meerdere arbeidsovereenkomsten bij medewerker verwijderd. Voortaan is in de functies Medewerkers (MPERSO) en Eigen Medewerkersgegevens (MPREIG) altijd een shortcut Arbeidsovereenkomsten zichtbaar.

Datumgebaseerde Berekening

Er wordt nu gewerkt op basis van de exacte start- en einddatums van het arbeidscontract van de medewerker in plaats van weken, wat de precisie verhoogt. Hiervoor zijn in de Parameters HRM (MAPPAR) twee nieuwe velden toegevoegd:

1.  Planningsjaar sluiten t/m jaar

Dit veld bepaalt tot en met welk planningsjaar de normjaartaak – inclusief het berekende verlof – ongewijzigd moet blijven. Met andere woorden, dit veld bepaalt tot en met welk planningsjaar de oude berekening van kracht blijft. Default is dit het voorgaande jaar 2025.

Goed om te weten: Verlof kan niet meer worden aangekocht of verkocht wanneer het planningsjaar
gesloten is.

2.  Startjaar verlof o.b.v. arbeidsovereenkomst

Vanaf het vastgelegde startjaar loopt de berekening van de normjaartaak volledig synchroon met de arbeidsovereenkomst. Met andere woorden, dit veld bepaalt vanaf welk planningsjaar de nieuwe berekening gehanteerd gaat worden. Default is dit het huidige jaar 2026.

Aanpassing medewerkerssoorten

De medewerkerssoorten worden niet meer in een aparte tabel vastgelegd, maar direct bij de arbeidsovereenkomst zelf. De software sluit hiermee nu beter aan op de externe HR-pakketten zoals Nmbrs en HR2day, waar deze gegevens ook gecombineerd worden geregistreerd. En dit vereenvoudigt de gegevenskoppeling met deze systemen.

In de functie Medewerkers (MPERSO) en Eigen medewerkersgegevens (MPREIG) is de shortcut Medewerkerssoorten nog wel aanwezig voor historische doeleinden, waarbij de naam is aangepast naar Medewerkerssoorten (historie).

Werkte je tot nu toe nog niet met meerdere arbeidsovereenkomsten? Dan wordt tijdens de upgrade op basis van de eerste aanwezige medewerkerssoort automatisch een arbeidsovereenkomst voor jouw medewerkers aangemaakt. Het is helaas niet mogelijk om tijdens de upgrade automatisch meerdere arbeidsovereenkomsten te laten aanmaken op basis van alle aanwezige medewerkerssoorten. Daarom vragen we je om na de upgrade de arbeidsovereenkomsten te controleren en – waar nodig – aan te passen c.q. aanvullende arbeidsovereenkomsten toe te voegen. De velden Datum in dienst en Datum uit dienst kun je hierbij zien als de start- en einddatum van de gegevens die tijdens een bepaalde periode voor een medewerker van toepassing zijn, zoals medewerkerssoort, functie, thuisafdeling en werktijden.

Verlofopbouw

Medewerkers zonder (on)bepaalde tijd dienstverband (zoals inhuurkrachten) bouwen over die specifieke periode automatisch geen verlof meer op.

Wijziging datum uit dienst

Vanaf deze versie vul je de datum uit dienst van een medewerker voortaan in de laatste actieve arbeidsovereenkomst in. Bij het opslaan wordt deze automatisch overgenomen in het veld Datum uit dienst in het formulier van de medewerker.

Inzicht in (berekening) normjaartaken

In de browser met de normjaartaken is een statuskolom toegevoegd die toont of een jaar Actief of Gesloten is.

Wanneer je een gesloten normjaartaakformulier probeert te openen geeft het systeem een melding en zijn de velden in het formulier niet muteerbaar.

Overigens kunnen specifieke velden van de normjaartaakregel op de achtergrond wel bijgewerkt worden, zelfs als het jaar gesloten is. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door een besteding in de weekstaatregels of de jaarplanning in de functie Jaarplanning (MCAPJR).

Verder is in het formulier van de normjaartaak een infovenster Toon berekening toegevoegd. Via dit veld kun je de systeemberekening bekijken – als deze in de Parameters HRM (MAPPAR) zijn geactiveerd – voor:

• Bruto normjaartaak
• Vakantie-uren wettelijk
• Vakantie-uren bovenwettelijk
• Leeftijdsverlof
• BAPO-verlof
• En eventuele extra verlofactiviteiten die in de Parameters HRM zijn ingesteld.

Na ingave van je keuze wordt in het info-venster in het veld Berekening uren getoond hoe de berekening tot stand is gekomen.

In de browser van de normjaartaak zijn daarnaast extra kolommen toegevoegd. Na de upgrade kun je deze kolommen zelf aan de weergaven van je keuze toevoegen.

• Berekening verlof o.b.v. (ab12.ber-verlof-obv): Deze toont of het verlof op de ‘oude’ manier (weken/dagen) of op de nieuwe manier (o.b.v. arbeidsovereenkomst) is berekend.
• Aanmaakdatum/-tijd (ab12.aanm-dat/ab12.aanm-tijd): Tonen wanneer een normjaartaak is aangemaakt
• Mutatiedatum/-tijd (ab12.mut-dat/ab12.mut-tijd): Tonen wanneer een normjaartaak voor het laatst is gewijzigd.

Informatie Salarissen Medewerkers

De wijziging in de berekening van de normjaartaak heeft ook effect op de functie Informatie Salarissen Medewerkers (ISALMW). Hier is het filter op peiljaar/-week vervangen door een filter op peildatum.

Stappenplan: Na oplevering in je acceptatieomgeving

Voordat de upgrade start, wordt een actuele datakopie van de productieomgeving in de acceptatieomgeving geplaatst. Doorloop daarna de volgende stappen:

1. Verlofactiviteiten controleren

Controleer in de Parameters HRM (MAPPAR) of de afzonderlijke verlofactiviteiten voor zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof zijn ingevuld. Let op: Het invullen van de aangegeven verlofactiviteiten is verplicht en elke activiteit moet uniek zijn.

2. Verwerken Planningsjaren voor 2026

Start de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) voor het jaar 2026 (!) om de nieuwe werking te activeren. Bepaal met het veld Minimum aantal uur verschil voor tonen afwijkende normjaartaken vanaf welk aantal uur een verschil in de normjaartaak op het verslag getoond moet worden. (Als je de default waarde ‘9999’ laat staan, wordt deze controle overgeslagen.)

3. Gegevens vergelijken

Vergelijk de nieuwe normjaartaak- en verlofberekening met de oorspronkelijke data in het overzicht. Gebruik eventueel het veld Toon berekening in de normjaartaak van de medewerker (MPERSO) om de systeemberekening per onderdeel te bekijken.

Wanneer er bij de upgrade een nieuwe datakopie in je acceptatieomgeving is teruggezet, kun je de gegevens ook direct met de productieomgeving vergelijken. Houd er rekening mee dat er door de nieuwe berekeningswijze kleine afwijkingen kunnen optreden.

4. Automatisch aangemaakte arbeidsovereenkomsten controleren

Loop de arbeidsovereenkomsten na, die tijdens de upgrade automatisch zijn aangemaakt. Zo weet je welke aanvullingen of correcties er na de livegang in de productieomgeving nodig zijn.

5. Verlofaanvragen invoeren voor 2026 (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof)

Naast de aanpassing van de normjaartaakberekening is in deze versie de werkwijze voor zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof volledig vernieuwd. Hierdoor worden deze gegevens voor 2026 tijdens de upgrade uit de bijbehorende velden in de normjaartaken verwijderd.

We realiseren ons dat dit niet optimaal is. Het is technisch echter niet mogelijk om de bestaande gegevens te behouden en tegelijkertijd de nieuwe werkwijze in de software te activeren.

Voer op basis van de gegevens in de productieomgeving het bestaande verlof (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof) voor 2026 opnieuw in als verlofaanvraag. Dit activeert de nieuwe werking. Doe dit steekproefgewijs in je acceptatieomgeving om de werking te testen. Gebruik de acceptatiecheck om voorbereidingen treffen, zodat je deze gegevens na de upgrade van je productieomgeving snel en correct kunt toevoegen.

Stappenplan: Na oplevering in je productieomgeving

Volg onderstaande stappen zorgvuldig om de overgang in de productieomgeving succesvol af te ronden.

1. Vooraf: Export verlofbudgetten

Maak vóór de start van de upgrade productieomgeving een export van de functie Informatie Verlofbudgetten Medewerkers (MBGTVA). Op deze gegevens kun je na de upgrade dan eventueel nog terugvallen als referentiekader voor de vergelijking.

2. Verlofactiviteiten controleren

Controleer direct na de upgrade in de Parameters HRM (MAPPAR) of de afzonderlijke verlofactiviteiten voor zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof zijn ingevuld. Let op: Het invullen van de aangegeven verlofactiviteiten is verplicht en elke activiteit moet uniek zijn.

3. Verwerken Planningsjaren voor 2026

Start de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) voor het jaar 2026 (!) om de nieuwe werking te activeren. Bepaal met het veld Minimum aantal uur verschil voor tonen afwijkende normjaartaken vanaf welk aantal uur een verschil in de normjaartaak op het verslag getoond moet worden. (Als je de default waarde ‘9999’ laat staan, wordt deze controle overgeslagen.)

4. Gegevens vergelijken

Vergelijk de nieuwe normjaartaak- en verlofberekening met de oorspronkelijke data in het overzicht. Gebruik eventueel het veld Toon berekening in de normjaartaak van de medewerker (MPERSO) om de systeemberekening per onderdeel te bekijken. Houd er rekening mee dat er door de nieuwe berekeningswijze kleine afwijkingen kunnen optreden.

5. Automatisch aangemaakte arbeidsovereenkomsten controleren

Loop de arbeidsovereenkomsten na die tijdens de upgrade automatisch zijn aangemaakt en en voer waar nodig de definitieve correcties of aanvullingen door.

6. Verlofaanvragen invoeren voor 2026 (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof)

Voer op basis van je eerdere export het bestaande verlof (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof) voor 2026 opnieuw in als verlofaanvraag. Dit activeert de nieuwe werking. Gebruik de voorbereiding vanuit de acceptatieomgeving om deze gegevens na de upgrade snel en correct in je productieomgeving toe te voegen.

  

De vernieuwde normjaartaak- en verlofberekening is een ingrijpende aanpassing, die doorwerkt in alle modules van de software. Daarnaast heeft de aanpassing in de aanvraag en berekening van de aangegeven verlofsoorten impact op de registratie daarvan.

Volg daarom zorgvuldig het stappenplan voor de acceptatie- en productieomgeving om de overgang soepel te laten verlopen.

Maak je gebruik van de koppeling met HR2day of Nmbrs? Neem dan ook alle onderdelen van deze koppeling mee in het testen tijdens de acceptatiecheck!

In deze versie is verder het aanvragen van en de berekening van speciale verlofsoorten, zoals zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof en onbetaald verlof, ingrijpend aangepast. Deze aanpassing zorgt ervoor dat deze verlofsoorten nauwkeuriger worden bepaald en niet langer onterecht naar rato worden gecorrigeerd op basis van de contractduur.

Voorheen kon het bijvoorbeeld voorkomen dat het systeem zwangerschapsverlof naar rato berekende als de medewerker een einddatum van zijn contract had. Hierdoor kon het budget voor verlof lager ingeschat worden dan de medewerker binnen zijn dienstperiode feitelijk recht op had.

Inrichting

De basis voor de berekening leg je vast in de Parameters HRM (MAPPAR) in het onderdeel Verlofactiviteiten. Hier leg je vast welke activiteiten voor welke specifieke verlofsoorten worden gebruikt. Hierbij zijn in deze release de mogelijkheden voor ouderschapsverlof uitgebreid.

• Het bestaande veld voor ouderschapsverlof is gewijzigd naar Ouderschapsverlof onbetaald.
• Er is een nieuw veld toegevoegd voor Ouderschapsverlof betaald, zodat je hier een specifiek onderscheid in kunt maken.

Let op! Voor een correcte werking moeten deze verlofsoorten uniek zijn. Een verlofsoort mag dus niet in meerdere velden worden gebruikt!

Verlof aanvragen via de functie ‘Verlofaanvragen’

In de nieuwe werkwijze vormt de verlofaanvraag (MVRLAV) het uitgangspunt voor de berekening. Door zowel een start- als een einddatum in te voeren, herkent de software exact welke verlofdagen in welk normjaartaakjaar vallen.

De belangrijkste voordelen van deze verbetering zijn:

• Direct inzicht: Via de nieuwe shortcut Verlofdagen onder de verlofaanvraag zie je direct op welke specifieke dagen het verlof betrekking heeft.
• Exacte jaarberekening: Het systeem berekent per jaar nauwkeurig hoeveel verlofuren er daadwerkelijk in dat specifieke kalenderjaar worden opgenomen.
• Eenvoud bij jaaroverschrijding: Wanneer het verlof verspreid is over twee verschillende jaren, bepaalt de software automatisch welk deel van de uren bij welk jaar hoort.
• Correctheid bij uitdiensttreding: Als de medewerker uit dienst gaat voordat het verlof officieel eindigt, telt de software alleen de periode mee die binnen het actieve dienstverband valt.

Stappenplan: Na oplevering in je acceptatieomgeving

Voordat de upgrade start, wordt een actuele datakopie van de productieomgeving in de acceptatieomgeving geplaatst. Doorloop daarna de volgende stappen:

1. Verlofactiviteiten controleren

Controleer in de Parameters HRM (MAPPAR) of de afzonderlijke verlofactiviteiten voor zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof zijn ingevuld. Let op: Het invullen van de aangegeven verlofactiviteiten is verplicht en elke activiteit moet uniek zijn.

2. Verwerken Planningsjaren voor 2026

Start de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) voor het jaar 2026 (!) om de nieuwe werking te activeren. Bepaal met het veld Minimum aantal uur verschil voor tonen afwijkende normjaartaken vanaf welk aantal uur een verschil in de normjaartaak op het verslag getoond moet worden. (Als je de default waarde ‘9999’ laat staan, wordt deze controle overgeslagen.)

3. Gegevens vergelijken

Vergelijk de nieuwe normjaartaak- en verlofberekening met de oorspronkelijke data in het overzicht. Gebruik eventueel het veld Toon berekening in de normjaartaak van de medewerker (MPERSO) om de systeemberekening per onderdeel te bekijken.

Wanneer er bij de upgrade een nieuwe datakopie in je acceptatieomgeving is teruggezet, kun je de gegevens ook direct met de productieomgeving vergelijken. Houd er rekening mee dat er door de nieuwe berekeningswijze kleine afwijkingen kunnen optreden.

4. Automatisch aangemaakte arbeidsovereenkomsten controleren

Loop de arbeidsovereenkomsten na, die tijdens de upgrade automatisch zijn aangemaakt. Zo weet je welke aanvullingen of correcties er na de livegang in de productieomgeving nodig zijn.

5. Verlofaanvragen invoeren voor 2026 (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof)

De werkwijze voor zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof is volledig vernieuwd. Hierdoor worden deze gegevens voor 2026 tijdens de upgrade uit de bijbehorende velden in de normjaartaken verwijderd.

We realiseren ons dat dit niet optimaal is. Het is technisch echter niet mogelijk om de bestaande gegevens te behouden en tegelijkertijd de nieuwe werkwijze in de software te activeren.

Voer op basis van de gegevens in de productieomgeving het bestaande verlof (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof) voor 2026 opnieuw in als verlofaanvraag. Dit activeert de nieuwe werking. Doe dit steekproefgewijs in je acceptatieomgeving om de werking te testen. Gebruik de acceptatiecheck om voorbereidingen treffen, zodat je deze gegevens na de upgrade van je productieomgeving snel en correct kunt toevoegen.

Stappenplan: Na oplevering in productieomgeving

Volg onderstaande stappen zorgvuldig om de overgang in de productieomgeving succesvol af te ronden.

1. Vooraf: Export verlofbudgetten

Maak vóór de start van de upgrade productieomgeving een export van de functie Informatie Verlofbudgetten Medewerkers (MBGTVA). Op deze gegevens kun je na de upgrade dan eventueel nog terugvallen als referentiekader voor de vergelijking.

2. Verlofactiviteiten controleren

Controleer direct na de upgrade in de Parameters HRM (MAPPAR) of de afzonderlijke verlofactiviteiten voor zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof zijn ingevuld. Let op: Het invullen van de aangegeven verlofactiviteiten is verplicht en elke activiteit moet uniek zijn.

3. Verwerken Planningsjaren voor 2026

Start de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) voor het jaar 2026 (!) om de nieuwe werking te activeren. Bepaal met het veld Minimum aantal uur verschil voor tonen afwijkende normjaartaken vanaf welk aantal uur een verschil in de normjaartaak op het verslag getoond moet worden. (Als je de default waarde ‘9999’ laat staan, wordt deze controle overgeslagen.)

4. Gegevens vergelijken

Vergelijk de nieuwe normjaartaak- en verlofberekening met de oorspronkelijke data in het overzicht. Gebruik eventueel het veld Toon berekening in de normjaartaak van de medewerker (MPERSO) om de systeemberekening per onderdeel te bekijken. Houd er rekening mee dat er door de nieuwe berekeningswijze kleine afwijkingen kunnen optreden.

5. Automatisch aangemaakte arbeidsovereenkomsten controleren

Loop de arbeidsovereenkomsten na die tijdens de upgrade automatisch zijn aangemaakt en en voer waar nodig de definitieve correcties of aanvullingen door.

6. Verlofaanvragen invoeren voor 2026 (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof)

Voer op basis van je eerdere export het bestaande verlof (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof) voor 2026 opnieuw in als verlofaanvraag. Dit activeert de nieuwe werking. Gebruik de voorbereiding vanuit de acceptatieomgeving om deze gegevens na de upgrade snel en correct in je productieomgeving toe te voegen.

  

De vernieuwde normjaartaak- en verlofberekening is een ingrijpende aanpassing, die doorwerkt in alle modules van de software. Daarnaast heeft de aanpassing in de aanvraag en berekening van de aangegeven verlofsoorten impact op de registratie daarvan.

Volg daarom zorgvuldig het stappenplan voor de acceptatie- en productieomgeving om de overgang soepel te laten verlopen.

Maak je gebruik van de koppeling met HR2day of Nmbrs? Neem dan ook alle onderdelen van deze koppeling mee in het testen tijdens de acceptatiecheck!

Vanaf deze versie is het mogelijk om voor onderhoudswerkzaamheden eerst een offerte uit te brengen. Dit werkt vergelijkbaar met het aanmaken van logistieke orders vanuit een offerte, waardoor je sneller en nauwkeuriger prijsopgaven kunt verstrekken voor service- en onderhoudswerkzaamheden.

Binnen de functie Offertes (MOFFER) vind je een nieuwe shortcut voor werkorders. Hiermee koppel je de offerte direct aan de benodigde werkzaamheden.

• Versnelde invoer: Wanneer je een werkorder aanmaakt vanuit een offerte, worden de relatiegegevens automatisch overgenomen.
• Nieuwe werkorderstatus: Nieuwe werkorders die uit een offerte voortkomen, krijgen de status Nieuw uit offerte. Deze orders blijven op de achtergrond staan en zijn pas zichtbaar in de reguliere werkorderadministratie zodra de offerte definitief tot opdracht is verklaard.
• Controle op werkordersoort: Je kunt alleen offertes maken voor werkordersoorten (MWOSRT) waarbij facturatie is toegestaan en die niet gemarkeerd zijn als kostprijsverhogend.
• Calculatie: Je voert de calculatieregels direct in op de werkorder of neemt deze over vanuit standaard werkzaamheden.
• Tot opdracht verklaren: Bij het tot opdracht verklaren van de offerte wordt het offertenummer vastgelegd op de werkorder en worden eventuele onderliggende afspraken direct aangemaakt. De werkorder is vanaf dat moment volledig operationeel in de functie Werkorders (MWORDE).

Offerte-sjablonen uitgebreid

Om de klant een duidelijk overzicht te bieden, zijn de offertesjablonen voor de Formulieren (MFORMC)
mcoff – Concept offerte, moff – Offerte en mofr – Offerte-reminder uitgebreid.
In de bijbehorende AUTO-Sjablonen (MFORMA) voor de Offerte (0280) en Offerte-reminder (0290) zijn blok90 t/m blok97 toegevoegd voor het afdrukken van de gegevens van de werkorder.

In AllSolutions kun je offertes (MOFFER) aanmaken voor nieuwe of bestaande (sub)projecten. Vanaf deze versie kun je hierbij op faseniveau weer aangeven hoe je het nummer van de projectfase bij het tot opdracht verklaren van de offerte wilt laten bepalen. Hiervoor is het veld Wijze van nummering (mo08.nummering) weer toegankelijk gemaakt, waarin je de gewenste keuze kunt opgeven:

• Eerste vrije projectfasenummer
• Laatste projectfasenummer +1
• Conform offerte

Gemeenten moeten hun inkomsten nauwkeurig verantwoorden volgens de BBV-richtlijnen. Voor de rapportage aan het CBS (IV3) en de jaarrekening is een uitsplitsing van vorderingen naar de aard van de schuldenaar verplicht:

• Overheidslichamen: Rijk, provincies en overige gemeenten (bijv. BTW-compensatiefonds).
• Verbonden partijen: Organisaties waarin de gemeente een belang heeft (bijv. gemeenschappelijke regelingen).
• Overige partijen (Derden): Burgers (leges/belastingen) en bedrijven.

Eén centrale verzamelrekening volstaat dan ook niet. Om dit proces te automatiseren, is in de module Gemeenten een nieuwe optie toegevoegd. Via de shortcut Grootboekrekening per debiteurgroep in de Parameters Debiteuren (MDBPAR) kun je nu voor een of meerdere debiteurgroepen afwijkende grootboekrekeningen vastleggen. Hiermee zorg je voor de uitsplitsing naar de vereiste categorieën en wordt de omzet bij het factureren direct op de juiste plek in de boekhouding verwerkt.

Uit analyse blijkt dat bij veel organisaties het grootste deel van de inkoopfacturen slechts één verdelingsregel heeft die vooraf al bekend is. Om je workflow te versnellen, hebben we het proces rondom de inkoopfactuurregistratie verder geoptimaliseerd.

Je kunt nu per crediteur (en per specifiek bedrijf) instellen dat er automatisch een verdelingsregel moet worden aangemaakt op basis van de standaard kostenrekening. Hierdoor hoef je deze handeling niet meer handmatig uit te voeren voor crediteuren waarbij de verdeling altijd identiek is.

Hoe werkt het?

In de functie Crediteuren (MKRDST) is de shortcut Initiële inkoopfactuurgegevens toegevoegd. Hier kun je – per grootboekbedrijf – de volgende gegevens invullen:

• Bedrijf: Het grootboekbedrijf waarvoor de gegevens van toepassing zijn.
• Automatisch aanmaken verdelingsregel: Vink dit veld aan als je bij het aanmaken van een inkoopfactuur automatisch ook de verdelingsregel wilt laten aanmaken op basis van de hier ingestelde initiële waarden.
• Standaard kostenrekening: De grootboekrekening in die bij de crediteur standaard als kostenrekening gebruikt wordt.
• Standaard afdeling: De afdeling die standaard gebruikt wordt bij het aanmaken van regels in de inkoopfactuurverdeling. Laat je dit veld leeg, dan wordt de afdeling van de inkoopfactuur gebruikt.
• Standaard kostendrager: De kostendrager die standaard gebruikt wordt bij het aanmaken van regels in de inkoopfactuurverdeling.
• Standaard bijcodering: De eventuele bijcodering die standaard gebruikt wordt bij het aanmaken van regels in de inkoopfactuurverdeling. (Dit veld is alleen zichtbaar als in de Parameters Grootboek (MGBPAR) het Boeken met bijcodering is geactiveerd.)

Je kunt deze gegevens direct invoeren bij het aanmaken van een nieuwe crediteur of later toevoegen of wijzigen via de shortcut Initiële inkoopfactuurgegevens.

(In verband met deze aanpassing zijn in de Parameters Bedrijfsgroeponderdelen (MBDINS) de velden Standaard grootboekrekening, Standaard afdeling en Standaard kostendrager verwijderd.)

Inboeken van een inkoopfactuur

Bij het registreren van de inkoopfactuur (1e boeking) in de functies Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK) of Inkoopfacturen (MINFKT) is in het onderdeel Betalingscondities het veld Automatisch aanmaken verdelingsregel toegevoegd. Als je dit veld aanvinkt, worden de inkoopfactuurverdeling automatisch aangemaakt op basis van de opgegeven initiële inkoopfactuurgegevens. Daarna kun je de verdeling nog handmatig aanpassen als dit nodig is. Dit maakt het registreren van inkoopfacturen voor bepaalde crediteuren waarbij de inkoopfactuurverdelingsregel altijd hetzelfde is, makkelijker en sneller. Een voorwaarde om deze optie te kunnen gebruiken is overigens wel dat in de Parameters Crediteuren (MKRPAR) de instelling Inkoopfacturen automatisch goedkeuren is geactiveerd. 

Goed om te weten: Wanneer een inkoopfactuur wordt aangemaakt zonder koppeling aan een bestaande verplichting, zal het systeem de verdeling baseren op de standaard gegevens. Wordt er wel een verplichting gebruikt? Dan blijft de huidige werking intact en wordt de verdeling gebaseerd op de gegevens uit de verplichting.

Automatisch verwerken geímporteerde inkoopfacturen

Ook het automatisch verwerken van de geïmporteerde inkoopfacturen is verbeterd. Bij het verwerken van facturen via de functie Verwerken Geïmporteerde Inkoopfacturen (VSCINK) kun je nu aangeven dat verdelingsregels direct automatisch aangemaakt moeten worden.

Hiervoor is natuurlijk wel vereist dat ook bij de crediteuren (MKRDST) het veld Automatisch aanmaken verdelingsregel is aangevinkt en de bijbehorende initiële inkoopfactuurgegevens zijn ingevoerd.

Status en afhandeling

Zodra de verdelingsregel automatisch is aangemaakt, krijgt de factuur direct de status Inkoopfactuurverdeling aanwezig. Gebruik je in het boekingsproces de instelling Inkoopfacturen automatisch gereedmelden vanuit de Parameters Crediteuren (MKRPAR)? Dan kan de factuur bij een volledige match zelfs direct doorstromen naar status Gereed.

Na de upgrade

Wil je deze automatisering direct inrichten voor jouw belangrijkste crediteuren? Ga dan na de upgrade naar de crediteurgegevens en bekijk de vernieuwde shortcut Initiële inkoopfactuurgegevens.

Bij het importeren van inkoopfacturen (VIMINK/VIMEVB) is de herkenning van crediteurgegevens uitgebreid. Tijdens de import worden nu, indien aanwezig in het UBL-bestand, automatisch de volgende gegevens overgenomen:

• Crediteurnummer: Dit is het nummer waaronder de leverancier in jouw administratie bekend is.
• Debiteurnummer bij de crediteur: Dit is het nummer waaronder jouw organisatie bij de leverancier bekend is.

Hierdoor verloopt de herkenning en matching van crediteuren nauwkeuriger en wordt handmatige invoer verminderd.

In de functie Geïmporteerde inkoopfacturen (MSCINK) is het Crediteurnummer (kr11.krdnr) als veld aan het invoerformulier toegevoegd. En als nieuwe kolom aan de standaard weergaveset. (Het veld Debiteurnummer bij de crediteur (kr11.uw-debnr) was daar al aanwezig.) Heb je in deze functie eigen weergavesets ingericht? Dan kun je deze kolom zelf aan je weergaven toevoegen.

In de functie Crediteuren (MKRDST) is de shortcut Minimumorderbedragen per bedrijf verwijderd. In de praktijk werd deze niet gebruikt.

Het beheren van complexe betalingsafspraken met leveranciers is nu eenvoudiger en minder foutgevoelig. Vanaf deze versie kun je direct bij het registreren van een inkoopfactuur of bij de openstaande posten een specifiek betalingsschema vastleggen. Hiermee verdeel je het factuurbedrag over meerdere termijnen, die vervolgens automatisch worden meegenomen in de betaalprocessen.

Hoe werkt het?

Wanneer je een inkoopfactuur (MINFKT) invoert of een openstaande post bij een crediteur (MWZOPK) beheert, heb je nu toegang tot de shortcut Betalingsschema. Hiermee kun je:

• Betalingsschema genereren: Via deze actie geef je het aantal termijnen, de frequentie (week of maand) en de ingangsdatum op. Het systeem genereert vervolgens automatisch de regels.
• Handmatige regels toevoegen: Net zoals je gewend bent bij debiteuren, kun je ook ervoor kiezen om zelf losse regels toe te voegen of deze aan te passen voor maximale flexibiliteit.
• Automatische controle: Wanneer je een betalingsschema toegevoegd vanuit de functie Inkoopfacturen (MINFKT) controleert het systeem bij het gereedmelden van de factuur het totaal van het betalingsschema exact aansluit op het openstaande saldo in de kop van de factuur. Sluit dit niet aan? Dan ontvang je een foutmelding, vergelijkbaar met een onvolledige inkoopfactuurverdeling.
• Audit trail: Via de shortcut Verloop kun je altijd inzien wie het betalingsschema heeft bewerkt en wanneer dit is gebeurd.

Impact op het betaalproces

Zodra je het betalingsschema definitief hebt gemaakt, wordt de factuur gereedgemeld en het betalingsschema vergrendeld voor verdere bewerking. De individuele termijnen worden als afzonderlijke openstaande posten behandeld binnen de bestaande processen. Zodra er een betalingsschema actief is, wordt in de functie Openstaande Posten Crediteuren (MWZOPK) het veld Oorspronkelijke vervaldatum getoond. Hierin wordt de oorspronkelijke vervaldatum voordat het betalingsschema actief werd, getoond.

Hierbij wordt ermee rekening gehouden of de factuur door de crediteur wordt geïncasseerd of de inkoopfactuur moet worden meegenomen in het betaalproces. De automatische betaalruns houden nu rekening met de specifieke termijnen uit het schema.

Nieuwe shortcut

Voor een goed overzicht van de aanwezige betalingsschema’s is in een aantal browsers een nieuwe shortcut Betalingsschema toegevoegd:

• Openstaande Posten Crediteuren (MWZOPK)
• Crediteuren (MKRDST) → browser met ‘Facturen’ (via shortcut)

De nieuwe optie tot vastleggen van een betalingsschema bij een inkoopfactuur/openstaande post is meegenomen in de Euro-betalingen binnen de SEPA-zone. Bij bepaling van het te betalen bedrag wordt hier rekening houden met de eventuele betalingsschema’s.

In de functie Aanmaken Betaaladvies (Euro-Betalingen SEPA-Zone) (MSELAB) zijn de kolommen Betalingsschema en Te betalen toegevoegd aan de standaard weergaveset. Heb je eigen weergavesets ingericht? Dan kun je deze kolommen zelf aan je weergaven toevoegen.

De nieuwe optie tot vastleggen van een betalingsschema bij een inkoopfactuur/openstaande post is meegenomen in de Wereldbetalingen. Bij bepaling van het te betalen bedrag wordt hier rekening houden met de eventuele betalingsschema’s.

In de functie Aanmaken Betaaladvies (Wereldbetalingen) (MSELBB) zijn de kolommen Betalingsschema, Te betalen en Nog niet verwerkte betalingen toegevoegd aan de standaard weergaveset. Heb je eigen weergavesets ingericht? Dan kun je deze kolommen zelf aan je weergaven toevoegen.

In de functie Debiteuren (MDEBST) zijn een aantal aanpassingen doorgevoerd om de invoer van debiteurgegevens te verbeteren:

• De velden waarin je een afwijkend factuuradres kunt invoeren, worden voortaan alleen getoond als het veld Afwijkend factuuradres gebruiken is geactiveerd.
• In het scherm van de Incassomachtigingen (via shortcut) worden de velden waarin je afwijkende IBAN en/of BIC gegevens kunt invoeren, voortaan alleen getoond als het veld Afwijkende IBAN en/of BIC is geactiveerd.

Binnen AllSolutions kun je jouw debiteuren elektronisch factureren. Tot voor kort werd er bij een elektronische factuur altijd een PDF-bestand meegeleverd, eventueel aangevuld met een UBL-bestand (XML). Omdat de PDF-versie ook al is ingesloten in de XML-data is dit eigenlijk overbodig geworden.

In de functie Debiteuren (MDEBST) vind je onder het kopje Elektronische facturering het veld Verzendformaat elektronische factuur. Aan de keuzelijst van dit veld is de optie XML toegevoegd, waarmee alleen het XML-bestand wordt verstuurd. Op deze manier kan het ontvangende softwarepakket de ontvangende factuur en bijlagen volledig digitaal uit de UBL inlezen. Dit zorgt voor een nog completere gegevensoverdracht.

In de winterrelease (26.0.01) is de nieuwe functie Voorloopformulieren Debiteuren (MVRLFD) aan de software toegevoegd. Vanaf deze versie is dit een aparte submodule binnen de hoofdmodule Publieke organisaties geworden.

Met de functie Afdrukken Facturen (VPFCDB) kun je handmatige facturen afdrukken. Hierbij kun je aangeven of je de datum die bij de conceptfactuur is vastgelegd, als factuurdatum wilt hanteren, of een andere factuurdatum. Voortaan wordt het veld waarin je dan de Factuurdatum kunt invullen, alleen getoond als het veld Factuurdatum bepalen op basis van staat ingesteld op Hieronder ingevulde factuurdatum.

Per 1 mei 2026 stapt de Belastingdienst over van ING naar Rabobank. Dit heeft directe gevolgen voor al je belastingbetalingen: de huidige rekeningnummers komen vanaf die datum te vervallen.

Vanaf 1 mei 2026 vermeldt de Belastingdienst uitsluitend de nieuwe rekeningnummers in alle correspondentie en officiële betaalinformatie. Om vertragingen of fouten in de verwerking te voorkomen, is het belangrijk dat je jouw administratie hierop inricht.

Op de website van de Belastingdienst vind je alle relevante details over deze overstap: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/nieuwe-huisbank/

De Belastingdienst moderniseert de manier waarop digitale aangiftes worden ontvangen. De huidige technische verbinding voor het versturen van de btw- en ICP-aangifte komt per 1 april 2026 te vervallen en wordt per deze datum vervangen door een nieuwere versie.

Om te zorgen dat jouw aangifteproces ongestoord doorloopt, hebben wij onze software hierop aangepast. Achter de schermen zijn we overgestapt op de nieuwe infrastructuur van de Belastingdienst. Hiermee ben je ervan verzekerd dat je aangiftes ook in de toekomst correct aankomen.

In deze release is het proces voor het afsluiten van bestelaanvragen geoptimaliseerd. De mogelijkheid om een bestelaanvraag en de daaraan gekoppelde verplichting af te sluiten is verplaatst van het facturatieproces naar de prestatieverklaring.

Voorheen kon een verplichting worden afgesloten tijdens het boeken van een inkoopfactuur. Dit leverde echter in de praktijk problemen op: Als een prestatieverklaarder de factuur vervolgens afkeurde, kon de bestelaanvraag en de op de achtergrond gekoppelde verplichting niet eenvoudig meer worden heropend.

Door dit keuzemoment te verplaatsen naar het prestatieverklaren, borgen we dat de persoon met de meeste kennis van de geleverde prestatie bepaalt of de verplichting definitief afgerond is.

In de functie Vast Actiefdelen (MVADLN) zijn de mogelijkheden om boekwaarden inzichtelijk te maken verbeterd. Dit is vooral handig bij volledig afgeschreven activa die nog wel een restwaarde hebben.

Er zijn drie nieuwe kolommen toegevoegd voor het tonen van deze boekwaarden:

• Boekwaarde begin jaar (h-boekwrd-begin)
• Huidige boekwaarde (h-boekwrd-huidig)
• Boekwaarde einde jaar (h-boekwrd-einde)

Om deze kolommen optimaal te gebruiken, is er een nieuw filter Jaar t.b.v. boekwaarde toegevoegd waarmee je een specifiek jaar kunt selecteren. De drie nieuwe kolommen zijn direct aan dit filter gekoppeld. Zodra je een jaartal in het filter opgeeft, tonen de kolommen automatisch de bijbehorende begin- en eindwaarden van dat specifieke jaar. Dit geeft je direct het juiste inzicht, ook tijdens de jaarovergang.

Je kunt de nieuwe kolommen zelf toevoegen aan je eigen weergavesets. De waarden in deze kolommen worden vervolgens bepaald door het jaar dat je in het nieuwe filter instelt.

In de functie Te Activeren Vast Actiefdelen (MAKTVA) is de functieknop en actie Verwijderen verwijderd. Het verwijderen van het actiefdeel kan namelijk niet vanuit deze functie worden gedaan. Dit kan wel vanuit de functie Vaste Activa (MVAKTI), mits hier aan de verwijdercondities wordt voldaan.

In deze release introduceren we de functionaliteit voor Combiwerken in de standaardversie van AllSolutions. Deze functionaliteit, voorheen specifiek voor waterschappen, is nu beschikbaar binnen de module Publieke organisaties zodat deze ook voor andere organisaties, zoals gemeentes, kan worden ingezet.

Met Combiwerk kun je kosten en uren die je wilt verdelen over meerdere subprojecten in één keer vastleggen op een centraal ‘verzamel-subproject’. Het systeem verdeelt deze boekingen vervolgens automatisch over de verschillende onderliggende subprojecten op basis van een door jou ingestelde verdeelsleutel. Dit voorkomt dat je handmatig splitsingen hoeft te maken in facturen en urenregels.

Activering

Je activeert de functionaliteit in de Parameters Projecten (MPRPAR) in het nieuwe onderdeel Combiwerken. Op dat moment komen extra velden naar voren waarin je de standaard naam van het subproject kunt invullen, de bijbehorende projectgroep, factureringswijze, product en factuuropmaak kunt opgeven.

Projecten en Offertes

Bij het aanmaken van (offertes voor) investeringsprojecten met twee of meer subprojecten kun je op projectniveau (MOFFER/MPROJE) het veld Combiwerk aanzetten. (Bij het tot opdracht verklaren van een offerte worden deze gegevens overgenomen naar het nieuwe project.)

Zodra je het project opslaat, maakt het systeem automatisch het subproject 9999 aan met de naam/omschrijving die je eerder in de Parameters Projecten (MPRPAR) hebt opgegeven.

Dit subproject werkt op basis van regie en het saldo is altijd 0, omdat alle kosten direct worden doorgeboekt naar de doelsubprojecten. Je kunt op dit specifieke subproject niet factureren.

De Verdeelsleutel

Vanuit het (hoofd)project (MPROJE) leg je via de nieuwe shortcut Verdeelsleutel combiwerk de procentuele verdeling vast voor de bij het project aanwezige subprojecten.

• Je bepaalt zelf welke subprojecten je opneemt in de verdeling.
• Voor een volledige verdeling zorg je ervoor dat de som van de percentages 100% is.
• Je hebt hierbij maximale flexibiliteit, want de verdeelsleutel kun je altijd aanpassen, ook als er al boekingen zijn verwerkt. Een wijziging is direct van toepassing op nieuwe boekingen. Let op! Oude boekingen worden niet met terugwerkende kracht gecorrigeerd!
• Je bent overigens niet verplicht alle aanwezige subprojecten in de combiwerkverdeling op te nemen. Het kan zijn dat bijv. subproject 001 en 002 wel binnen het combiwerk vallen en subproject 003 niet. Subproject 003 is dan wel aanwezig binnen het combiwerkproject maar niet in de kostenverdeling opgenomen. Subproject 003 wordt dan behandeld als apart subproject met zijn eigen geboekte kosten en uren.

Verdere inrichting

Bij alle subprojecten -> projectfasen voeg je via de shortcut Calculatieregelsde calculatieregels toe, die je automatisch wilt verdelen. Je hoeft geen artikelen, activiteiten en kostencomponenten in de calculatie van sub 9999 op te voeren (vandaar het ontbreken van de + op die plaats). Deze worden automatisch aangemaakt op basis van de artikelen, activiteiten en kostencomponenten die je opvoert in de subs die vallen onder de verdeling van het combiwerk.

Daarbij geldt de beperking dat alléén die artikelen, activiteiten en kostencomponenten automatisch in sub 9999 worden aangemaakt die als calculatieregels bij alle subs in het combiwerk zijn opgevoerd in de eerste en zelfde fase. Dit is noodzakelijk om de juiste verdelingsboekingen te kunnen maken.  

Belangrijk: Het wordt daarom aangeraden bij alle subs in het combiwerk maar één en dezelfde fase op te voeren (bijvoorbeeld in alle subs uitsluitend fase 100).

Je bent overigens niet verplicht alle activiteiten en kostencomponenten in de combiwerkverdeling op te nemen. Het kan zijn dat je naast de verdeelsleutel bepaalde uren/kosten toch aan één specifiek subproject wilt toewijzen. Je kunt hiervoor ook ‘losse’ urenactiviteiten en kostencomponenten in de projectfasen opnemen. Wanneer je hiervoor kiest, kunnen deze uren/kosten alleen via het bijbehorende subproject geboekt worden. Deze uren/kosten worden dan dus NIET in de verdeelsleutel van het combiwerk meegenomen.

Hoe werk je hiermee in de praktijk?

Wanneer je uren verantwoord of kosten boekt (via inkoopfacturen of goederenafgifte) op subproject 9999, verdeelt AllSolutions deze automatisch:

• Uren: Je verantwoordt de uren onder subproject 9999 en projectfase 9999. Het systeem splitst deze vervolgens conform de verdeelsleutel uit over de opgegeven subprojecten.
• Inkoop/Kosten: Gebruik bij de bestelaanvraag of factuur subproject 9999. De kosten worden dan automatisch conform de verdeelsleutel over de andere subprojecten verdeeld. De functies Verwerken Inkoopfactuurverdeling (VIFDTL), Verwerken Inkoopkostenmutaties (VKSTNV) en Verwerken Urenverantwoordingen (VURMUT) zijn hierop aangepast.
• Voorwaarde: Zorg ervoor dat in alle subprojecten van de verdeling dezelfde urenactiviteiten en kostencomponenten aanwezig zijn. Dit voorkomt dat het systeem kosten probeert te verdelen naar regels die niet zijn begroot.

  

Belangrijk aandachtspunt voor de upgrades bij Waterschappen!  

Maakt jouw waterschap al eerder gebruik van combiwerken? De nieuwe standaardfunctionaliteit wijkt op bepaalde punten af (zoals de blijvende aanpasbaarheid van de verdeelsleutel). Controleer de inrichting en werking daarom zorgvuldig tijdens de acceptatiecheck van deze upgrade!  

Werk je met configuraties die vaker (of juist minder vaak) dan eens per jaar onderhoud nodig hebben? Voorheen hanteerde de software een standaard interval van één jaar voor planningsregels. We hebben nu een aanpassing doorgevoerd waardoor je dit volledig zelf in de hand hebt.

In de functie Werkzaamheden (MWZHKD) kun je nu specifiek vastleggen welk interval er gehanteerd moet worden voor het onderhoud en de keuringen van de gekoppelde configuratie. Hierdoor sluit de planning altijd naadloos aan op de technische vereisten van het specifieke product.

In het nieuwe onderdeel Planning Onderhoud & Keuringen Configuraties kun je de volgende gegevens beheren:

• Intervaleenheid: Kies of je wilt rekenen in jaren of in weken.
• Interval: Geef het aantal op (bijvoorbeeld elke 26 weken of elke 2 jaar).
• Aantal planregels aanmaken: Bepaal of je direct één of meerdere regels voor het komende jaar wilt genereren.

In de functie Planningsregels Onderhoud en Keuringen Configuraties (MCNFPL) wordt bij het aanmaken van de planregels voor onderhoud/keuring rekening gehouden met de nieuwe instellingen bij de werkzaamheid, mits deze uiteraard zijn aangepast.

Bij het gereedmelden van een werkorder (MWORDE) wordt er direct een nieuwe planningsregel ‘aan de achterkant’ toegevoegd. Dit gebeurt op basis van het ingestelde interval. Staat je planning op bijvoorbeeld 1 jaar vooruit? Dan wordt er na afronding direct een nieuwe regel voor het volgende jaar aangemaakt, zodat je altijd een volledige reeks behoudt.

Wanneer je een planningsregel annuleert terwijl de optie Nieuwe planningsregel aanmaken op ‘Ja’ staat, houdt de software rekening met het interval uit de werkzaamheid. Er wordt dan automatisch een nieuwe regel aan het einde van de reeks toegevoegd om de planning sluitend te houden.

Werk je met configuraties die vaker (of juist minder vaak) dan eens per jaar onderhoud nodig hebben? Voorheen hanteerde de software een standaard interval van één jaar voor planningsregels. We hebben nu een aanpassing doorgevoerd waardoor je dit volledig zelf in de hand hebt.

In de functie Werkzaamheden (MWZHKD) kun je nu specifiek vastleggen welk interval er gehanteerd moet worden voor het onderhoud en de keuringen van de gekoppelde configuratie. Hierdoor sluit de planning altijd naadloos aan op de technische vereisten van het specifieke product.

In het nieuwe onderdeel Planning Onderhoud & Keuringen Configuraties kun je de volgende gegevens beheren:

• Intervaleenheid: Kies of je wilt rekenen in jaren of in weken.
• Interval: Geef het aantal op (bijvoorbeeld elke 26 weken of elke 2 jaar).
• Aantal planregels aanmaken: Bepaal of je direct één of meerdere regels voor het komende jaar wilt genereren.

In de functie Planningsregels Onderhoud en Keuringen Configuraties (MCNFPL) wordt bij het aanmaken van de planregels voor onderhoud/keuring rekening gehouden met de nieuwe instellingen bij de werkzaamheid, mits deze uiteraard zijn aangepast.

Bij het gereedmelden van een werkorder (MWORDE) wordt er direct een nieuwe planningsregel ‘aan de achterkant’ toegevoegd. Dit gebeurt op basis van het ingestelde interval. Staat je planning op bijvoorbeeld 1 jaar vooruit? Dan wordt er na afronding direct een nieuwe regel voor het volgende jaar aangemaakt, zodat je altijd een volledige reeks behoudt.

Wanneer je een planningsregel annuleert terwijl de optie Nieuwe planningsregel aanmaken op ‘Ja’ staat, houdt de software rekening met het interval uit de werkzaamheid. Er wordt dan automatisch een nieuwe regel aan het einde van de reeks toegevoegd om de planning sluitend te houden.

Met de functie Voorraadcorrecties (MVRKOR) kun je aanpassingen in je voorraad doorvoeren. Hierbij leg je via de shortcut Artikelregels de gegevens van de voorraadcorrectie per artikel vast.

Maak je gebruik van een magazijn met vaste locaties? Dan zie je bij het op- en afboeken van de voorraad voortaan alleen de locaties waar op dat moment voorraad aanwezig is. Hiervoor is in het pop-up scherm een filter op Alleen locaties met voorraad toegevoegd:

Wil je voorraad juist opboeken op een locatie die op dit moment nog leeg is? Dat kan nog steeds. Je kunt het filter eenvoudig uitschakelen, waarna de volledige lijst met locaties weer verschijnt. Zo behoud je de volledige controle over je magazijnindeling.

Voor verhuurorders en/of (balie)materieelverhuurorders kun je huurbevestigingen en afmeldbevestigingen afdrukken. Dit kan in de functie Orders (MORDER) vanuit de order zelf met de acties Huurbevestiging afdrukken of met de actie Afmeldbevestiging afdrukken.

Vanaf deze versie worden toebehoren ook op de huurbevestiging afgedrukt als er geen configuratie aan het toebehoren is gekoppeld.

Bij het invoeren van een multi-verhuurorder die je doorbelast op een project of werkorder, bleven de velden voor de site-selectie voorheen onterecht verborgen. Dit is in deze versie aangepast.

Zodra je een order doorbelast op een project of werkorder blijven de site-velden voortaan gewoon beschikbaar. Je hebt hiermee weer volledige controle over de logistieke afhandeling, ook wanneer je projectmatig werkt.

In deze release introduceren we nieuwe mogelijkheden om multi-verhuurorders (MORDER) overzichtelijker op de factuur weer te geven. Door regels slim samen te voegen, zorg je voor een kortere en duidelijkere factuur voor jouw klant. Je hebt hierbij zelf de vrijheid om te kiezen hoe ver je de informatie wilt comprimeren.

• Gecomprimeerd afdrukken: Wanneer je voor deze optie kiest, wordt de (concept)factuurregel op één regel afgedrukt in plaats van verspreid over meerdere regels. Dit zorgt voor een compacte weergave waarbij minder informatie per configuratie wordt getoond, maar waarbij de factuurgegevens nog wel tot op het niveau van de individuele configuratie worden ingedikt.
• Geclusterd afdrukken: Deze optie gaat nog een stap verder in het indikken van gegevens. Identieke factuurregels worden hierbij samengevoegd tot één regel op de factuur op basis van het artikelnummer. Meerdere dezelfde configuraties worden hierdoor op één regel gecombineerd met het bijbehorende totaal aantal, zonder verdere details over de individuele configuraties.

Bij verhuur-, lease- en materieelverhuurorders kon je in de functie Orders (MORDER) al gebruikmaken van repeterende diverse kostenregels. Deze functionaliteit is vanaf nu ook beschikbaar voor multi-verhuurorders.

Wanneer je bij de diverse kostenregels aangeeft dat kosten repeterend zijn, worden deze bij iedere facturatieronde automatisch meegenomen zolang de order loopt. Dit is ideaal voor vaste toeslagen die je bij elke factuur in rekening wilt brengen, zoals administratiekosten of een toeslag voor handmatige betalingen. Je hoeft deze regels hierdoor niet meer voor elke factuur handmatig toe te voegen. Hierdoor bespaar je tijd bij de facturatie en verklein je de kans op fouten.

In de functie Orders (MORDER) zijn de velden Verzekeren en Verzekeringspercentage voortaan ook direct beschikbaar in de orderregels van multi-verhuurorders.

Voor Multi-verhuur orders met een groot aantal regels is het voortaan mogelijk om het transport in één handeling volledig af te melden. Deze nieuwe functionaliteit bespaart veel tijd bij grotere orders, omdat transportregels niet langer stuk voor stuk verwerkt hoeven te worden.

Deze versnelde werkwijze kun je activeren in de Parameters Verkopen (MVKPAR) in het onderdeel Multi-verhuur met de instelling Alle orderregels van het transport afmelden:

Zodra de parameter actief is, verschijnt in de functie Transporten (MTRANS) de nieuwe actie Alle orderregels van transport afmelden. Hiermee kun je in één keer een order afmelden, zonder dat je alle aan het transport gekoppelde orderregels afzonderlijk moet afmelden. Dit is ideaal voor organisaties die geen tellerstanden registreren en/of foto’s en documenten willen uploaden. Via de instellingen kun je zelfs ervoor kiezen om de actie om de regels afzonderlijk af te melden, op ‘niet tonen’ zetten. Zo kun je snel en gemakkelijk direct verder in je orderproces.

Goed om te weten: De tellerstanden, foto’s en documenten per unit kun je niet collectief opgeven. Wanneer je deze gegevens wilt vastleggen, raden we aan om de oorspronkelijke werkwijze te gebruiken, waarbij je de transportregels een voor een afmeldt.

Met Assemblageorders (MASORD) kun je opdrachten laten maken voor het assembleren/in elkaar zetten van samengestelde artikelen. Vanuit de assemblageorder kun je een raaplijst afdrukken waarmee je de benodigde bestanddelen kunt picken uit het magazijn.

We hebben het proces rondom de raaplijst assemblage geoptimaliseerd. Voorheen werden alleen componenten van het type ‘artikel’ standaard afgedrukt en had je beperkte controle over andere componenttypen (zoals tekstregels). Met deze aanpassing heb je de volledige regie over wat er wel en niet op de raaplijst verschijnt.

Wat is er veranderd?

Wanneer je bij een assemblageorder via de shortcut een samenstelling aanmaakt, kun je nu bij álle soorten componenten aangeven of deze op de raaplijst geprint moeten worden. Hiervoor is in de Samenstellingsregels het veld Afdrukken op raaplijst toegevoegd. En deze instelling is direct zichtbaar in de browser met samenstellingsregels in de kolom Afdrukken (la02.afdruk).

Heb je een uitzondering? Geen probleem. Je kunt de afdrukstatus nu in de assemblagefase altijd nog handmatig aanpassen. Ook bij tekstcomponenten is dit veld nu volledig bewerkbaar.

Bij het afdrukken van de raaplijsten wordt nu gekeken de logica van het veld Afdrukken:

• Staat de status op Ja? Dan wordt de regel afgedrukt.
• Staat de status op Nee? Dan blijft de regel achterwege, ook als het een artikelcomponent betreft.

Aanvullend is een verbetering doorgevoerd die ervoor zorgt dat de Aanvullende omschrijving (la02.oms2) voortaan volledig op de raaplijst wordt afgedrukt. Hierdoor heb je meer ruimte voor aanvullende specificaties per regel.

Met deze aanpassingen heb je nu een raaplijst die precies aansluit op jouw werkwijze. Door overbodige regels te verbergen en tekstuele instructies juist toe te voegen, creëer je een korter en duidelijker overzicht voor de orderpicker.