In deze versie is verder het aanvragen van en de berekening van speciale verlofsoorten, zoals zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof en onbetaald verlof, ingrijpend aangepast. Deze aanpassing zorgt ervoor dat deze verlofsoorten nauwkeuriger worden bepaald en niet langer onterecht naar rato worden gecorrigeerd op basis van de contractduur.
Voorheen kon het bijvoorbeeld voorkomen dat het systeem zwangerschapsverlof naar rato berekende als de medewerker een einddatum van zijn contract had. Hierdoor kon het budget voor verlof lager ingeschat worden dan de medewerker binnen zijn dienstperiode feitelijk recht op had.
Inrichting
De basis voor de berekening leg je vast in de Parameters HRM (MAPPAR) in het onderdeel Verlofactiviteiten. Hier leg je vast welke activiteiten voor welke specifieke verlofsoorten worden gebruikt. Hierbij zijn in deze release de mogelijkheden voor ouderschapsverlof uitgebreid.
- Het bestaande veld voor ouderschapsverlof is gewijzigd naar Ouderschapsverlof onbetaald.
- Er is een nieuw veld toegevoegd voor Ouderschapsverlof betaald, zodat je hier een specifiek onderscheid in kunt maken.
Let op! Voor een correcte werking moeten deze verlofsoorten uniek zijn. Een verlofsoort mag dus niet in meerdere velden worden gebruikt!
Verlof aanvragen via de functie ‘Verlofaanvragen’
In de nieuwe werkwijze vormt de verlofaanvraag (MVRLAV) het uitgangspunt voor de berekening. Door zowel een start- als een einddatum in te voeren, herkent de software exact welke verlofdagen in welk normjaartaakjaar vallen.
De belangrijkste voordelen van deze verbetering zijn:
- Direct inzicht: Via de nieuwe shortcut Verlofdagen onder de verlofaanvraag zie je direct op welke specifieke dagen het verlof betrekking heeft.
- Exacte jaarberekening: Het systeem berekent per jaar nauwkeurig hoeveel verlofuren er daadwerkelijk in dat specifieke kalenderjaar worden opgenomen.
- Eenvoud bij jaaroverschrijding: Wanneer het verlof verspreid is over twee verschillende jaren, bepaalt de software automatisch welk deel van de uren bij welk jaar hoort.
- Correctheid bij uitdiensttreding: Als de medewerker uit dienst gaat voordat het verlof officieel eindigt, telt de software alleen de periode mee die binnen het actieve dienstverband valt.
Stappenplan: Na oplevering in je acceptatieomgeving
Voordat de upgrade start, wordt een actuele datakopie van de productieomgeving in de acceptatieomgeving geplaatst. Doorloop daarna de volgende stappen:
1. Verlofactiviteiten controleren
Controleer in de Parameters HRM (MAPPAR) of de afzonderlijke verlofactiviteiten voor zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof zijn ingevuld. Let op: Het invullen van de aangegeven verlofactiviteiten is verplicht en elke activiteit moet uniek zijn.
2. Verwerken Planningsjaren voor 2026
Start de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) voor het jaar 2026 (!) om de nieuwe werking te activeren. Bepaal met het veld Minimum aantal uur verschil voor tonen afwijkende normjaartaken vanaf welk aantal uur een verschil in de normjaartaak op het verslag getoond moet worden. (Als je de default waarde ‘9999’ laat staan, wordt deze controle overgeslagen.)
3. Gegevens vergelijken
Vergelijk de nieuwe normjaartaak- en verlofberekening met de oorspronkelijke data in het overzicht. Gebruik eventueel het veld Toon berekening in de normjaartaak van de medewerker (MPERSO) om de systeemberekening per onderdeel te bekijken.
Wanneer er bij de upgrade een nieuwe datakopie in je acceptatieomgeving is teruggezet, kun je de gegevens ook direct met de productieomgeving vergelijken. Houd er rekening mee dat er door de nieuwe berekeningswijze kleine afwijkingen kunnen optreden.
4. Automatisch aangemaakte arbeidsovereenkomsten controleren
Loop de arbeidsovereenkomsten na, die tijdens de upgrade automatisch zijn aangemaakt. Zo weet je welke aanvullingen of correcties er na de livegang in de productieomgeving nodig zijn.
5. Verlofaanvragen invoeren voor 2026 (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof)
De werkwijze voor zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof is volledig vernieuwd. Hierdoor worden deze gegevens voor 2026 tijdens de upgrade uit de bijbehorende velden in de normjaartaken verwijderd.
We realiseren ons dat dit niet optimaal is. Het is technisch echter niet mogelijk om de bestaande gegevens te behouden en tegelijkertijd de nieuwe werkwijze in de software te activeren.
Voer op basis van de gegevens in de productieomgeving het bestaande verlof (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof) voor 2026 opnieuw in als verlofaanvraag. Dit activeert de nieuwe werking. Doe dit steekproefgewijs in je acceptatieomgeving om de werking te testen. Gebruik de acceptatiecheck om voorbereidingen treffen, zodat je deze gegevens na de upgrade van je productieomgeving snel en correct kunt toevoegen.
Stappenplan: Na oplevering in productieomgeving
Volg onderstaande stappen zorgvuldig om de overgang in de productieomgeving succesvol af te ronden.
1. Vooraf: Export verlofbudgetten
Maak vóór de start van de upgrade productieomgeving een export van de functie Informatie Verlofbudgetten Medewerkers (MBGTVA). Op deze gegevens kun je na de upgrade dan eventueel nog terugvallen als referentiekader voor de vergelijking.
2. Verlofactiviteiten controleren
Controleer direct na de upgrade in de Parameters HRM (MAPPAR) of de afzonderlijke verlofactiviteiten voor zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof zijn ingevuld. Let op: Het invullen van de aangegeven verlofactiviteiten is verplicht en elke activiteit moet uniek zijn.
3. Verwerken Planningsjaren voor 2026
Start de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) voor het jaar 2026 (!) om de nieuwe werking te activeren. Bepaal met het veld Minimum aantal uur verschil voor tonen afwijkende normjaartaken vanaf welk aantal uur een verschil in de normjaartaak op het verslag getoond moet worden. (Als je de default waarde ‘9999’ laat staan, wordt deze controle overgeslagen.)
4. Gegevens vergelijken
Vergelijk de nieuwe normjaartaak- en verlofberekening met de oorspronkelijke data in het overzicht. Gebruik eventueel het veld Toon berekening in de normjaartaak van de medewerker (MPERSO) om de systeemberekening per onderdeel te bekijken. Houd er rekening mee dat er door de nieuwe berekeningswijze kleine afwijkingen kunnen optreden.
5. Automatisch aangemaakte arbeidsovereenkomsten controleren
Loop de arbeidsovereenkomsten na die tijdens de upgrade automatisch zijn aangemaakt en en voer waar nodig de definitieve correcties of aanvullingen door.
6. Verlofaanvragen invoeren voor 2026 (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof)
Voer op basis van je eerdere export het bestaande verlof (zwangerschaps-, ouderschaps- en onbetaald verlof) voor 2026 opnieuw in als verlofaanvraag. Dit activeert de nieuwe werking. Gebruik de voorbereiding vanuit de acceptatieomgeving om deze gegevens na de upgrade snel en correct in je productieomgeving toe te voegen.