Via de release notes blijf je op de hoogte van de uitbreidingen, verbeteringen en nieuwe functionaliteiten die aan AllSolutions en QX zijn toegevoegd.
Zijn bestaande functies aanzienlijk gewijzigd en/of uitgebreid? Dan geven we dit specifiek aan. In dat geval adviseren we om tijdens de upgrade alle instellingen, weergaven en autorisaties van de bijbehorende functies zorgvuldig te controleren en waar nodig aan te passen.
Zijn er in je omgeving een of meerdere koppelingen via de REST API actief? Dan vind je in de automatische e-mail de je voor de upgrade ontvangt, een overzicht van de programma’s waarin een aanpassing is doorgevoerd. Zo kun je tijdens de acceptatiecheck de werking van de REST API op deze functies controleren en – waar nodig – aanpassen.
Na de upgrade kun je met de functie Genereren Controlebestand Instellingen (PCHKIN) een tekstbestand genereren waarin onjuiste weergaven en configuraties zijn opgenomen. We raden aan om dit bestand bij elke upgrade te genereren en de gesignaleerde weergaven/instellingen eventueel te corrigeren.
Een nieuw tijdperk voor data-analyse met Embedded Analytics
Het is een bekend struikelblok voor veel organisaties: de data staat in het ene systeem, terwijl de rapportages in een ander worden gebouwd. Dit leidt tot een omslachtig proces van exporteren, importeren en het beheren van verschillende versies. Dat is niet alleen tijdrovend, maar het zet ook de betrouwbaarheid van de analyses onder druk.
Vanaf deze versie hoort dit definitief tot het verleden. We introduceren Embedded Analytics, waarmee we krachtige analysemogelijkheden direct naar jouw vertrouwde QX-omgeving brengen.
Werken met één bron van waarheid
De kracht van deze integratie schuilt in twee fundamentele voordelen:
Je werkt altijd met de meest actuele en betrouwbare data, omdat deze rechtstreeks uit AllSolutions komt. Je analyseert recente data, geen kopie.
De beveiliging is naadloos en waterdicht geregeld via de bestaande autorisatiestructuur. Er is geen extra configuratie nodig; medewerkers zien op basis van hun rol exact de informatie die voor hen bedoeld is. Dit garandeert niet alleen gemak, maar ook dat jouw data altijd veilig en volgens de juiste protocollen wordt benaderd.
Direct van start met waardevolle inzichten
Om jou een vliegende start te geven, krijg je vanaf deze versie de beschikking over vier pagina’s met standaard rapportages op het gebied van Verkoop, Projecten en Financieel. Deze kant-en-klare rapportages bieden direct waardevolle stuurinformatie, zodat je niet bij nul hoeft te beginnen en meteen de vruchten kunt plukken van een meer data-gedreven aanpak.
Een voorwaarde om van de embedded rapportages gebruik te kunnen maken is wel dat Single Sign-On (SSO) staat ingesteld op je omgeving.
Slimmer en efficiënter werken
Samengevat betekent dit een enorme stap vooruit in efficiëntie en controle. Geen gedoe meer met losse systemen, geen twijfel over de actualiteit van jouw data en geen zorgen over toegangsrechten. Embedded Analytics levert jou de inzichten die je nodig hebt, precies daar waar je ze verwacht, ondersteund door kant-en-klare rapportages. Zo kun je sneller en beter onderbouwde beslissingen nemen en jouw organisatie met vertrouwen aansturen.
Inrichting en activatie
Om de embedded rapportages operationeel te krijgen, is aan beide kanten (zowel in QX als binnen jouw eigen IT-omgeving) een aanvullende inrichting nodig. Om dit proces zorgvuldig te laten verlopen, worden de embedded rapportages gefaseerd uitgerold.
Maak je gebruik van de QX-interface? Dan nemen wij na de upgrade van de productieomgeving contact met je op om de benodigde inrichting verder af te stemmen.
Heb je naar aanleiding van deze informatie vragen? Neem dan contact op met Paola Zee.
QX Role Based
Inloggen met Single Sign-On toegevoegd
Het is nu ook mogelijk om met Single Sign-On (SSO) in te loggen in de QX-interface. Je kunt hierbij kiezen voor volledige SSO of een combinatie waarbij inloggen ook via het standaard inlogscherm is toegestaan. De inlogopties die op je scherm verschijnen, zijn afhankelijk van de instellingen die voor jouw specifieke omgeving zijn geconfigureerd.
Inrichting en activatie
Om SSO operationeel te krijgen, is aan beide kanten (zowel in QX als binnen jouw eigen IT-omgeving) een aanvullende inrichting nodig. Om dit proces zorgvuldig te laten verlopen, wordt de activatie van SSO gefaseerd uitgerold.
Maak je gebruik van de QX-interface en is SSO al ingesteld voor je reguliere omgeving? Dan nemen wij na de upgrade van de productieomgeving contact met je op om de benodigde inrichting verder af te stemmen.
Heb je naar aanleiding van deze informatie vragen? neem dan contact op met Paola Zee.
Vernieuwde startpagina met Metasearch
De startpagina in de QX-interface is uitgebreid met een Metasearch, waarmee je functies voortaan gemakkelijk kunt starten. De metasearch beschikt op dit moment nog niet over een aanvullende zoekfunctie.
Wanneer er in de functie Gebruikers (MGEBRU) een specifieke featurepagina als startpagina is ingesteld wordt deze nu direct onder de Metasearch getoond. Op dit moment ondersteunen we hierbij de weergave van afbeeldingen met een link naar de bijbehorende functie en tekst.
Naast het overzicht van je Openstaande taken, heb je op je startpagina nu ook direct toegang tot je Recentopgestartefuncties en Favorietefuncties. (Het beheer van je favoriete functies vindt momenteel nog plaats binnen de reguliere AllSolutions-omgeving.)
Filteropties uitgebreid
In de QX-interface is elke browser nu uitgebreid met alle filteropties die in functie beschikbaar zijn, met uitzondering van het freeform-filter.
Alerts uitgebreid met fiatteer-iconen
In de QX-browser zijn diverse alerts nu voorzien van specifieke goedkeurings- of afkeuringsiconen. Hiermee kun je direct de gewenste actie uitvoeren.
Werkt een actie in een functie als een ‘toggle’, zoals bijvoorbeeld Wel/nietfiatteren? Dan vind je deze actie onder het kebab-menu (de drie puntjes onder elkaar) aan de rechterkant van je scherm:
Documenten of scans tonen in QX
In de QX-browser is de optie toegevoegd om een document of scan te kunnen bekijken als ‘read-only’:
Nieuw! Spraakopname verwerken tot bezoekrapport
Het is nu mogelijk om in de QX-interface direct een spraakopname te maken of een geluidsbestand te uploaden en dit te laten verwerken tot samenvatting van een bezoekrapport. Hiervoor is de nieuwe functie Verwerken Spraakopname Bezoekrapport (VBEZAK) aan de software toegevoegd.
In het hamburgermenu kun je een opname starten of een audiobestand uploaden. Een AI-agent analyseert de opname en maakt er automatisch een samenvatting van. Deze samenvatting wordt vervolgens direct opgeslagen bij de door jou gekozen relatie of contactpersoon. Zo bespaar je tijd en blijven klantcontacten up-to-date zonder handmatig typewerk.
Omdat de samenvatting door AI wordt gegenereerd, adviseren we je om de tekst altijd even na te lezen en waar nodig te corrigeren voordat je deze definitief opslaat.
De nieuwe functie Verwerken Spraakopname Bezoekrapport (VBEZAK) is ook beschikbaar in de reguliere interface. Hier kun je eenvoudig audiobestanden uploaden om deze door de AI-agent te laten verwerken tot een samenvatting.
HRM
Onbetaald verlof meenemen in netto normjaartaak
Wanneer een medewerker onbetaald verlof opneemt, verlaagt dit de beschikbaarheid. Vanaf deze versie kun je dit laten meenemen in de berekening van de netto normjaartaak. In de Parameters HRM (MAPPAR) is in het onderdeel Verlofactiviteiten het veld Onbetaald verlof toegevoegd, waarin je de bijbehorende activiteitscode kunt instellen.
Bij onbetaald verlof wordt er doorgaans geen regulier verlof opgebouwd. Bij de verlofberekeningen kun je hiermee rekening laten houden via de functie Planningsjaren (MPLNJR). Hier kun je via de shortcut Arbeidscontractsoorten met het nieuwe veld Correctie verlof i.g.v. onbetaald verlof aangeven dat de berekening van het reguliere verlof moet worden aangepast o.b.v. het opgenomen onbetaalde verlof.
Als een medewerker onbetaald verlof wil opnemen, dan registreer je dit in de functie Medewerkers (MPERSO) via de shortcut Normjaartaak. In dit formulier zijn in de onderdelen Fulltime en Parttime velden voor de registratie van onbetaald verlof toegevoegd. Bij het opslaan van de gegevens wordt dan automatisch de netto normjaartaak berekend en – op basis van de instellingen in de planningsjaren – het reguliere verlof wel/niet bijgewerkt.
Extra controle op fiatteur toegevoegd
Wanneer via het zijn gebruikersaccount (MGEBRU) de rol op medewerker staat ingesteld op Tonen en bewerken is het mogelijk om het fiatteren van gegevens met elkaar te delen. Dit is handig wanneer bijvoorbeeld de medewerkings binnen een team gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het fiatteren van gegevens.
Wanneer binnen grote(re) organisaties met striktere functiescheiding wordt gewerkt, is het verdelen van de fiattering echter niet toegestaan. Daarom is in de ParametersHRM (MAPPAR) het veld Controle fiatteur bij fiattering toegevoegd (in het nieuwe onderdeel Autorisatie). Wanneer deze nieuwe instelling is ingeschakeld, wordt gecontroleerd of de fiatteur (of eventuele vervanger) zelf de fiatteer-actie uitvoert. Andere gebruikers kunnen de fiatteer-actie dan niet namens hem/haar uitvoeren. Deze optie is van toepassingen bij de volgende functies:
Fiatteren Declaraties (MDCFIA)
Fiatteren Vergoedingen Externen (MDEFIA)
Fiatteren Inkoopfacturen per Medewerker (MFIFMW)
Fiatteren Offertes (MFIOFF)
Fiatteren Verplichtingen per Medewerker (MFVPMW)
Nieuw! Verlof aanvragen op basis van een schema
De functie Verlofaanvragen (MVRLAV) is uitgebreid met de optie voor het aanvragen van verlof op basis van een vast schema. Dit is ideaal voor repeterende verlofaanvragen. Stel dat je elke vrijdag 4 uur verlof wilt opnemen in de ‘even weken’; met deze nieuwe optie voer je dit snel en gemakkelijk in met één enkele verlofaanvraag.
Hoe gebruik je de nieuwe optie?
1. Selectie: In het invoerscherm van de verlofaanvraag (MVRLAV), kies je in het veld Tijdsduur de optie Schema.
2. Periode: Je geeft de begin– en einddatum op van de totale periode waarvoor het schema geldt.
3. Activiteit: Selecteer de bijbehorende verlofactiviteit.
4. Schema invullen: Vervolgens kun je het exacte schema invullen in de volgende onderdelen:
Aantal verlofuren / Begintijden (oneven week)
Aantal verlofuren / Begintijden (even week)
5. Kopiëren: Wil je elke week hetzelfde aantal uur verlof opnemen? Gebruik het veld Gegevens kopiëren naar even weken om het schema versneld over te nemen.
Goed om te weten: Deze aanpassing heeft effect op alle functies die betrokken zijn bij het registreren, controleren, fiatteren en verwerken van de verlofaanvragen:
Verlofaanvragen (MVRLAV)
ControlerenVerlofaanvragen (MCONAP
FiatterenVerlofaanvragen (MFIVRL)
Capaciteitsplanning
Weekstaten (MURREG)
Daarbij is in een aantal browsers het filter op Jaar/Week vervangen door een nieuw filter op Datum (vanaf-t/m).
We raden je aan om tijdens de upgrade alle functies goed te testen, inclusief een eventuele koppeling met de verlofaanvragen via de REST API!
CRM
‘Naam organisatie’ toegevoegd aan output mailings
Met de functie Mailing-runs (MMAILP) kun je mailings versturen naar je relaties. In de output van de mailing-run is het veld Naam organisatie toegevoegd, zodat deze ook kan worden meegestuurd via de koppelingen met MailBlue en Hubspot.
Meerdere orders koppelen aan offerte
Vanaf deze versie kun je via de shortcut Orders eenvoudig meerdere logistieke orders (MORDER) aan één offerte (MOFFER) koppelen. Voorheen was dit niet mogelijk, maar nu heb je volledige vrijheid in het combineren van orders:
Meerdere orders van hetzelfde type: Koppel bijvoorbeeld twee verschillende materieelverhuurorders aan één offerte.
Combinatie van verschillende ordersoorten: Je kunt nu ook verschillende types combineren, zoals een multi-verhuurorder samen met een verkooporder.
Deze nieuwe optie maakt het een stuk eenvoudiger om AllSolutions in te zetten voor complexere aanvragen, zoals evenementen, waarbij vaak verschillende soorten leveringen en diensten in één offerte samenkomen.
Financieel
Nieuwe functie ‘Voorloopformulieren Debiteuren’ (module Waterschappen)
AllSolutions is uitgebreid met een nieuwe functie Voorloopformulieren Debiteuren (MVRLFD) binnen de module Waterschappen.
Een voorloopformulier fungeert als de ‘voorloper’ van een handmatige factuur of een projectfactuur. Door het invullen van het formulier kan een gebruiker gemakkelijk een factuur, aanslag of beschikking aanvragen. Hierbij worden alle relevante gegevens ingevuld die nodig zijn voor het aanmaken van de factuur met direct gebruik van de bestaande stamgegevens en controles in AllSolutions. Dit biedt een extra controlelaag en zorgt ervoor dat facturatiegegevens volledig zijn voordat ze het formele proces ingaan.
Hoe werkt het?
1. Invoeren van de gegevens De aanvrager vult het voorloopformulier in voor een handmatige factuur of een projectfactuur en voegt eventueel bijlagen toe. Via de shortcut Factuurregels specificeert de aanvrager de items die aan de debiteur in rekening worden gebracht. Voor een handmatige factuur kun je daarbij standaard factuurcodes gebruiken (vooraf ingerichte factuurregels) of de factuur ‘los’ opbouwen. Standaard factuurcodes worden meestal gebruikt voor vaker terugkomende verkopen, zoals bijvoorbeeld de onderhuur van een gebouw of bijvoorbeeld voor het verkopen van een beperkt aantal artikelen wanneer de module Logistiek te uitgebreid is. Factuurcodes kun je aanmaken en beheren in de gelijknamige functie Factuurcodes (MFCTCD).
2. Gereedmelden voorloopformulier Met de actie Wel/niet gereedmelden meldt de aanvrager het voorloopformulier ‘gereed’, waarbij tegelijkertijd de conceptfactuur wordt gegenereerd. De status van het voorloopformulier gaat hierdoor naar Gereed (conceptfactuur afgedrukt).
3. Controle door administratie De administratie wordt via de alert Te controleren voorloopformulieren debiteuren (ws010) erop geattendeerd dat er een conceptfactuur in aanvraag klaar staat. De alert leidt direct naar de functie Voorloopformulieren Debiteuren waarbij alle relevante gegevens kunnen worden ingezien. Via de actie Wel/niet goedkeuren geeft de administratie akkoord, waarmee de status van het formulier gaat naar Gecontroleerd. Als de aanvraag niet akkoord is, kan de administratie deze afwijzen met de actie Voorloopformulier afkeuren en in het vervolgscherm direct de reden van de afkeuring vastleggen. Met deze actie gaat de status van het verloopformulier naar Afgekeurd.
4. Goedkeuring door fiatteur De fiatteur/budgethouder wordt via de alert Te fiatteren voorloopformulieren debiteuren (ws020)erop geattendeerd dat er een gecontroleerde conceptfactuur klaar staat. De alert leidt naar de functie Voorloopformulieren Debiteuren waarbij direct alle relevante gegevens kunnen worden ingezien. Via de actie Wel/niet fiatteren geeft de fiatteur akkoord, waarmee de status gaat naar Gefiatteerd.
5. Afdrukken en verzenden van de factuur Vanuit de functie Voorloopformulieren Debiteuren (MVRLFD) kun je de definitieve factuur afdrukken en eventueel direct elektronisch verzenden met de actie Factuur afdrukken. Hiermee wordt op de achtergrond de reguliere functie Afdrukken Handmatige Facturen (VPFCDB) of Afdrukken Facturen Projecten (VPFCPR) gestart. Via de reguliere functies voor het verwerken van de facturen worden deze vervolgens verwerkt in het grootboek en de subadministratie projecten.
Elektronische aangifte belastingdienst voor 2026
Vanaf 2026 heeft de Belastingdienst de digitale belastingaangiftes aangepast; deze vereisen weer een iets andere inhoud dan die van 2025. Daarom is de AllSolutions software zo ingericht dat je bij de belastingnummers kunt opgeven voor welk type/jaar je aangifte wilt doen.
In de functie Elektronische Aangifte Belastingdienst (MELAAN) kun je de records bewerken. Wanneer alle aangiftes voor 2025 zijn afgehandeld, kun je het veld Type aanlevering omzetten naar SBR (2026). Deze waarde komt automatisch naar voren zodra het nieuwe boekjaar 2026 van start is gegaan.
Vanaf deze versie is het mogelijk om verplichtingen te registreren inclusief btw. Hiervoor is in de Parameters Verplichtingen (MGVPAR) het veld Verplichting incl. btw aanmaken (in het onderdeel Bestelaanvragen) gewijzigd van een checkbox naar een combobox met twee nieuwe opties:
Je kunt hierbij dus zelf aangeven of het btw-percentage vanuit de verplichting of vanuit de inkoopfactuur moet worden opgehaald.
In verband met deze wijziging zijn in de database een aantal velden toegevoegd:
Ook als je géén gebruik maakt van de Inkoop module raden we je aan om tijdens de upgrade alle functies voor het vastleggen van verplichtingen en inkoopfacturen goed te testen, inclusief een eventuele koppeling op basis van de REST API!
Herwaarderen vaste activa verbeterd
In deze versie is het herwaarderen van Vaste Activa verbeterd. Voortaan wordt er bij een herwaardering ook een bijbehorende journaalpost aangemaakt.
Hiervoor zijn in de functie Vaste Activagroepen (MVAKGR) de velden Grootboekrekening herwaardering afwaardering en Grootboekrekening herwaardering opwaardering toegevoegd. Bij het verwerken van een herwaardering worden deze gebruikt in de journalisering.
Verder is in de functie Verwerken Vaste Activa (VVAPAF) in het onderdeel Verwerkingen het veld Herwaarderingen toegevoegd, waarmee deze kunnen worden verwerkt. Wanneer dit veld is geactiveerd (‘aan’ staat) wordt voor alle onverwerkte herwaarderingen een journaalpost gegenereerd in het dagboek Periodieke afschrijvingen (va90) volgens de instellingen in de Parameters Vaste Activa (MVAPAR). Hierbij wordt gebruikgemaakt van de opgegeven grootboekrekeningen in de bijbehorende Vaste activagroep (MVAKGR).
De journaalposten zien er als volgt uit:
Bij opwaardering:
Debet op de Grootboekrekening vaste activa (va03.gbnr-va)
Credit op de Grootboekrekening herwaardering opwaardering (va03.gbnr-herw-opw)
Bij afwaardering:
Debet op de Grootboekrekening herwaardering afwaardering (va03.gbnr-herw-afw)
Credit op de Grootboekrekening vaste activa (va03.gbnr-va)
Aanvullend zijn de volgende aanpassingen doorgevoerd:
Vanuit de browser met de Vast Actiefdelen (MVAKTI) kun je via de actie Grootboekrekeningen wijzigen de gebruikte grootboekrekeningen inzien en indien nodig aanpassen. Hier zijn de velden Grootboekrekening herwaardering afwaardering en Grootboekrekening herwaarderingopwaardering toegevoegd.
In de browser met Herwaarderingen (shortcut) bij een Vast actiefdeel is de kolom Verwerkt toegevoegd.
Ook als je nog geen gebruik maakt van herwaarderingen verzoeken we je om na de upgrade bij alle vaste activagroepen de twee nieuwe grootboekrekeningen in te vullen. Daarnaast is het nodig om dit ook bij al aanwezige, actieve vast actiefdelen (MVAKTI) in te vullen als je een vast actiefdeel wilt gaan herwaarderen (via de actie ‘Grootboekrekeningen wijzigen’). Bij het toevoegen van nieuwe vaste activa/actiefdelen zullen de grootboekrekeningen automatisch overgenomen worden vanuit de bijbehorende vaste activagroep.
Nieuw! Tussentijdse activering van projecten (Waterschappen/Overheid)
Vanaf deze versie is het mogelijk om in AllSolutions tussentijdse activering toe te passen, waarbij kosten die worden gemaakt tijdens een langlopend (investerings)project, periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) worden geactiveerd als een investering. Dit houdt in dat deze kosten niet direct als kosten in de winst-en-verliesrekening worden verantwoord, maar op de balans worden geactiveerd als een vast actief.
Het doel van tussentijdse activering is om een correcte weergave te geven van de financiële positie en prestaties van een organisatie tijdens de looptijd van een langlopend project. Door de kosten geleidelijk te activeren en af te schrijven, wordt voorkomen dat de winst-en-verliesrekening in een bepaald jaar sterk wordt beïnvloed door de projectkosten. Deze optie is met name bedoeld voor projecten die leiden tot ‘eigen’ vaste activa, en is niet bedoeld voor langlopende projecten die voor derden worden uitgevoerd.
Inrichting Vaste Activagroepen
In de functie Vaste Activagroepen (MVAKGR) is het onderdeel Initiële waarden activering toegevoegd. Hier kun je vooraf definiëren welke afschrijvingsmethode en looptijd standaard gehanteerd moeten worden bij de activering vanuit een project.
Inrichting Projectgroepen
In de functie Projectgroepen (MPRGRP) geef je aan voor welke projectgroepen de activakoppeling van toepassing is. Zodra je het veld Koppeling activa activeert, verschijnt het veld Grootboekrekening activering. Hier voer je de gewenste rekening in voor de automatische verwerking.
Inrichting Subproject
In het subproject kun je vervolgens het nummer van het Vast actief en de gewenste Vaste activagroep opgeven. Hierbij kun je ervoor kiezen om de afschrijvingsmethoden en de looptijden automatisch vanuit de activagroep over te nemen, of hiervan af te wijken en deze handmatig in te vullen.
(Deel)activering starten
Zodra de inrichting is afgerond, kun je de (deel)activering gaan starten. Tijdens dit proces worden de gerealiseerde kosten minus de gerealiseerde opbrengsten gesommeerd en via een verwerking overgezet naar de activa-administratie.
Voor het genereren, controleren en verwerken van de (deel)activering zijn drie nieuwe functies toegevoegd aan het Projecten-menu in het submenu Activeringen.
Met de functie Genereren Activering Projecten (VGENAC) genereer je een voorstel voor de tussentijdse activering van het tot dan toe gerealiseerde werk.
Bij de eerste keer dat je dit voor een project doet, maakt het systeem automatisch een nieuw vast actief met een bijbehorend actiefdeel aan.
Bij volgende activeringen voor hetzelfde project wordt er telkens een nieuw actiefdeel aangemaakt onder het al bestaande vaste actief.
In de functie Activering Projecten (MPACTB) kun je de activaregels (met status ‘concept’) van het gegenereerde voorstel inzien en de te activeren bedragen waar nodig handmatig nog aanpassen. Hierna kun je de regels gereed melden.
Met de functie Verwerken Activering Projecten (VACTPR) verwerk je de gereed gemelde periodieke activeringen definitief. Hiermee wordt het aangemaakte vast actief en/of het vast actiefdeel doorgezet naar de vaste activa administratie voor verdere afhandeling. De status van de activaregels wordt hierbij op ‘verwerkt’ gezet.
Voorwaarden
Een project komt alleen in aanmerking voor activering als:
Bij de projectgroep de instelling Koppeling Activa is geactiveerd
Aan het subproject een vaste activagroep gekoppeld is
Het (sub)project niet nagecalculeerd is (projectstatus < 92)
De boekperiode niet is afgesloten.
Inzicht en overzicht
Voor een actueel overzicht kun je de status van de (deel)activeringen ook direct raadplegen vanuit het project (MPROJE) of het subproject (MPRSUB). Hiervoor is de nieuwe shortcut (Deel)activeringen toegevoegd.
Projecten
Multi-verhuurorders aanmaken vanuit projecten
Bij de Parameters Verkopen (MVKPAR) kun je instellen of je verhuurkosten wilt doorbelasten op projecten en/of werkorders. In dat geval kun je in de functie Orders (MORDER) bij het aanmaken van een verhuurorder aangeven op welke projectfase of werkorder je de kosten wilt boeken
Het was al mogelijk om ook vanuit de projecten- en werkorderadministratie de verhuurorders in te voeren en te beheren, maar voor multi-verhuurorders kon dit nog niet. In deze versie is hiervoor de actie +Nieuwe multi-verhuurorder toegevoegd.
Extra filters toegevoegd in functies ‘Calculatieregels’ en ‘Budgetlijnen’
In de functies Calculatieregels (MPRCAL) en Budgetlijnen (MBUDLI – NGO-module) zijn extra filters toegevoegd om gemakkelijk te kunnen filteren op projectleider en subprojectleider.
Urenregistratie
Nieuwe datumcontroles in ‘Parameters Urenregistratie’
In de Parameters Urenregistratie (MUIPAR) zijn in het onderdeel Controles de velden Urenregistratie vanaf-t/m (datum) toegevoegd. Deze velden zijn relevant bij de implementatie van een nieuwe klant of bij de overstap naar een nieuwe inrichting. Door een specifieke start- of einddatum in te geven, kun je nauwkeurig bepalen in welke periode het registreren van uren voor de organisatie is toegestaan.
Logistiek
Locatie van voorraad tonen op picklijsten
Voor organisaties die met locaties werken binnen een magazijn is een verbetering doorgevoerd, zodat de voorraadregistratie beter aansluit bij de praktijk. In de Parameters Verkopen (MVKPAR) is hiervoor het veld Picklocaties tonen obv voorraad toegevoegd (in het onderdeel Orders). Als je deze instelling activeert, wordt op de picklijst de locatie van de voorraad getoond waarvan gepickt moet worden.
Suggest-functionaliteit toegevoegd voor ‘Orders’
In alle velden waarin je een order kunt invoeren, is de suggest-functie toegevoegd. Wanneer je in het veld begint te typen, zal AllSolutions in een drop-down menu suggesties tonen van gevonden orders.
Nieuwe site aanmaken bij invoer order
Het is mogelijk om bij invoer van een bemand verhuurorder (MORDER) direct een nieuwe site aan te maken. Vanaf deze versie is dit nu ook mogelijk bij diverse andere typen orders, zoals materieelverhuur en multi-verhuur. In het invoerformulier is hiervoor het onderdeel Site beschikbaar. In dit onderdeel zijn dezelfde velden aanwezig als bij de invoer van een Site (MSITES) normaal gesproken ook verplicht zijn. Op deze manier kun je de benodigde gegevens tegelijkertijd invoeren en direct verder met je order.
Snel en gemakkelijk orderregels invoeren (multi-verhuur)
Binnen de materieelverhuur komt het vaak voor dat van één type configuratie-artikel (zoals biertaps of aggregaten) meerdere stuks tegelijk worden verhuurd. Tot nu toe betekende dit in AllSolutions dat elke eenheid als een afzonderlijke orderregel ingevoerd of gekopieerd moest worden. Om dit proces te versnellen en de klantdocumenten overzichtelijker te maken, is de werkwijze voor multi-verhuurorders aangepast.
Snel meerdere stuks invoeren
Bij het toevoegen van een nieuwe materieelverhuurregel aan de multi-verhuurorder (MORDER) kun je voortaan direct een aantal opgeven. Hiervoor is het veld Aantal artikelregels aanmaken aan het invoerformulier toegevoegd. Zodra je de regel opslaat, maakt het systeem dan automatisch het opgegeven aantal afzonderlijke regels aan in de order.
Let op: Deze functie is beschikbaar zolang er nog geen specifieke configuratie is ingevuld. Omdat een configuratie een uniek item is, wordt deze later in het proces per individuele regel toegevoegd.
Overzichtelijke Offertes en Facturen
Om te voorkomen dat klanten een onnodig lange lijst met identieke regels ontvangen, zijn de sjablonen voor de offerte en de factuur geoptimaliseerd. Configuraties met hetzelfde artikelnummer en dezelfde prijs worden nu samengevoegd tot één regel op de volgende documenten:
Vanuit de Formulieren (MFORMC) mcoff – Concept offerte, moff – Offerte en mofr – Offerte-reminder worden op de gegenereerde documenten voortaan de totalen per artikel getoond. Dit betreft de AUTO-sjablonen (MFORMA) voor de Offerte (0280) en Offerte-reminder (0290).
Vanuit de formulieren lvmc – en lvmf – worden de regels op dezelfde manier samengevoegd. Dit betreft het AUTO-sjabloon (MFORMA) voor de materieelverhuurfactuur (0160).
Logistieke details blijven behouden
Voor de logistieke documenten (zoals pakbonnen en retourbonnen) verandert er niets. Hier blijft de weergave van één regel per afzonderlijke configuratie behouden. Dit is essentieel voor het magazijn en de buitendienst, zodat configuratie-specifieke informatie en serienummers per item inzichtelijk blijven tijdens de uitgifte en inname.
Sneller orders invoeren met standaardorderregels (multi-verhuur/materieelverhuur)
Bij het verhuren van materieel is de samenstelling van een order vaak vergelijkbaar. Om het proces van orderinvoer te versnellen en de foutgevoeligheid te verlagen, is de functionaliteit voor Standaardorderregels (MSTORR) nu ook beschikbaar gemaakt voor multi-verhuuren materieelverhuur. Door gebruik te maken van vooraf gedefinieerde ‘ordersets’, kan een volledige order nu met één handeling worden klaargezet. En zo is er ook minder kans op het vergeten van bijbehorende artikelen of accessoires.
Hoe werkt het?
Via de functie Standaardorderregels (MSTORR) kun je één of meerdere ordersets definiëren. Hierin leg je vast welke artikelen en configuraties standaard bij elkaar horen. Je kunt verschillende sets aanmaken voor uiteenlopende projecten of verhuurscenario’s.
Bij het invoeren van een nieuwe multi-verhuurorder is het veld Code standaardorderregels toegevoegd, waarin je de gewenste orderset kunt selecteren. Zodra je de order opslaat, voegt AllSolutions automatisch alle regels uit de gekozen set toe aan de order. Hierbij wordt gecontroleerd of het gaat om verhuurartikelen. Daarnaast moet het type magazijn uit de standaardorderregel overeenkomen met type magazijn van de orderregelsoort.
Multi-verhuurorders uitgebreid
De functionaliteit voor multi-verhuurorders (MORDER) is uitgebreid. Vanaf deze versie zijn de shortcuts Huurstops en/of Extrahuurdagen ook beschikbaar voor multi-verhuurorders. Je kunt dit nu per orderregel vastleggen en/of inzien.
Om dit proces snel en gemakkelijk te laten verlopen voor meerdere orderregels tegelijk zijn er ook twee nieuwe (multi-select) acties toegevoegd, waarmee je vanuit de geselecteerde regels direct de huurstops en extra dagen kunt vastleggen:
Huurstop(s) voor geselecteerde regel(s) registreren
Extra huurdagen voor geselecteerde regel(s) registreren
Afmelden multi-verhuurorders
Voor de verhuur van een machine kan in eerste instantie een bepaalde periode worden afgesproken, bijvoorbeeld twee weken. Dan wordt de huurtermijn bij de materieelverhuurorder in eerste instantie op twee weken gezet. Als het werk eerder klaar is, bijvoorbeeld na anderhalve week, dan kan degene die de machine heeft gehuurd, de verhuur op dat moment afmelden.
Vanaf deze versie is het afmelden van verhuur ook mogelijk bij gebruik van multi-verhuurorders. Vanuit de orderregels kun je met de nieuwe actie Afmeldbevestiging voor geselecteerde regel(s) afdrukken de klant vanuit het systeem de bevestiging (al dan niet per e-mail) sturen dat de verhuur is afgemeld. Dit geldt dan voor alle orderregels die je hierbij hebt geselecteerd (multi-select). De afmeldbevestiging wordt hierbij naar hetzelfde e-mailadres verstuurd als voor de huurbevestiging is geregistreerd.
Voor het genereren van de afmeldbevestiging is in de functie Formulieren (MFORMC) een nieuwe stroom toegevoegd: ‘lhma’ – Afmeldbevestiging (multi-verhuur), waaraan het sjabloon 0770 – Afmeldbevestiging in de functie AUTO-sjablonen (MFORMA) is gekoppeld. Als je van deze functionaliteit gebruik wilt maken, kun je dit sjabloon aanpassen aan je eigen huisstijl. Een van de consultants van jouw klantteam kan je hierbij eventueel ondersteunen.
