AllSolutions zomerrelease – 26.0.08

Vanaf deze versie kun je in de QX-interface afbeeldingen uploaden, bijvoorbeeld in de functies Medewerkers (MPERSO), Gebruikers (MGEBRU) en Skins (MSKINS). Hiervoor is in het formulier een Upload button toegevoegd.

In de QX-interface heb je nu ook de beschikking over het prikbord. Als je inlogt, vind je deze direct op je startpagina. Hier worden de laatste ongelezen berichten (maximaal 10) getoond:

Een ongelezen bericht wordt met een rood bolletje gemarkeerd. Via de link in het bericht kun je direct doorklikken naar de functie en het record waarbij het bericht is gepost. (Het is op dit moment nog niet mogelijk om door te linken naar tekstpagina’s.)

Via de alert in de metabar kun je zien hoeveel ongelezen berichten er in totaal voor je zijn, en de laatste 5 berichten openen.

Om het prikbord bij een geselecteerd record te openen, gebruik je de prikbordbutton rechtsboven in je scherm. De feed met alle prikbordberichten bij het geselecteerde record wordt dan geopend:

Zoals je gewend bent, kun je in het prikbord gebruik maken van opmaaktekens (via markdown):

• Cursief: tekst tussen asterisken zetten: *voorbeeld*
• Vet: tekst tussen twee asterisken zetten: **voorbeeld**
• Vet en cursief: tekst tussen drie asterisken zetten: ***voorbeeld***
• Opsomming: regel beginnen met een streepje (‘-‘) of asterisk (‘*’) gevolgd door een spatie
• Genummerde lijst: regel beginnen met een getal gevolgd door een punt en een spatie

In zinnen die beginnen met een getal gevolgd door een punt kun je een backslash opnemen. Hiermee voorkom je dat de zin in een opsomming wordt omgezet. Voorbeeld: 2026\. Wat een fantastisch jaar!

Nieuw is dat je een preview van je bericht kunt bekijken voordat je deze definitief gaat plaatsen. Zo kun je gemakkelijk controleren of de opmaak juist is ingevoegd:

Vanaf deze versie kun je in de QX-interface documenten downloaden. Hiervoor is in het document een download optie toegevoegd.

• Om de overzichtelijkheid op een mobiel device te vergroten is in de mobiele interface de Terug button verwijderd. In plaats hiervan kun je gemakkelijk een scherm terug swipen.
• Op de achtergrond zijn een aantal technische verbeteringen doorgevoerd.
• In de browsers worden voortaan de ingestelde kleuren getoond. Via het palet-icoon rechtsboven in je scherm is de legenda toegankelijk:

• Bij filtervelden waarbij suggesties worden getoond, is het contrast verbeterd:

• In de metabar boven in je scherm is nu ook de Documenten inbox beschikbaar.

Vanaf deze versie is Quinn nu ook beschikbaar op een mobile device (in portrait mode). Zo kun je ook onderweg gemakkelijk antwoord op vragen over de software ontvangen, 24/7, embedded in jouw eigen QX-omgeving.

De applicatiebeheerders van het systeem (zoals ingesteld in de Parameters AllSolutions – MZZPAR) en gebruiker AllSolutions (‘allsol’) kunnen met een bepaald fake-commando inloggen onder een ander gebruikersaccount. Op deze manier kunnen zij het inlogaccount van een gebruiker benaderen zonder dat de gebruiker hiervoor zijn inloggegevens moet delen (wat vanwege beveiligingsredenen niet wenselijk is). Vanaf deze versie is dit ook mogelijk in de QX-interface.

Vanaf de winterrelease is het mogelijk om in de QX-interface direct een spraakopname te maken of een geluidsbestand te uploaden en dit te laten verwerken tot samenvatting van een bezoekrapport. In deze release hebben we deze functionaliteit uitgebreid, zodat je bij veel meer typen records direct een spraakgestuurd bezoekrapport kunt toevoegen.

Uitbreiding naar meer entiteiten

De keuzelijst in de functie Verwerken Spraakopname Bezoekrapport (VBEZAK) is volledig gelijkgetrokken met de opties van de handmatige invoer Je kunt spraakopnames nu direct koppelen aan alle hiervoor beschikbare entiteiten. Zodra je een van deze opties selecteert, worden de bijbehorende velden getoond waarmee je direct het juiste record kunt kiezen.

Direct opnemen vanuit de context

Om je workflow nog verder te versnellen, hoef je niet meer eerst apart naar de functie te navigeren. In de browser- en overzichtschermen van alle entiteiten is de nieuwe actie Spraakopname bezoekrapport toevoegen geplaatst.

Met deze actie start je de spraakopname direct vanuit het record waar je op dat moment naar kijkt. Het systeem weet hierdoor meteen bij welke relatie, offerte of campagne het rapport hoort, wat handmatig zoeken en koppelen overbodig maakt.

Probeer de nieuwe actie direct uit op een van de vernieuwde entiteitpagina’s om te ervaren hoe snel je hiermee klantcontacten up-to-date houdt.

In AllSolutions kun je naar keuze zelf mutatielogging op functies instellen via het part Mutatielogging aan de rechterkant van je scherm. Vanaf deze versie is de mutatielogging ook beschikbaar vanuit het overzicht van een record, mits de mutatielogging in de bijbehorende functie is geactiveerd. Voorheen kon je de mutatielogging alleen raadplegen vanuit de lijstweergave.

In deze versie is in de functie Interfaces (MINTFA) de nieuwe optie Smart Integration toegevoegd. Interfaces van dit type maken voortaan gebruik van eigen, unieke velden in de onderliggende tabel. Je kunt deze herkennen aan het voorvoegsel ‘si’. Bestaande interfaces die hier al gebruik van maakten, worden tijdens de upgrade via een conversie direct overgezet naar deze nieuwe structuur.

Door deze splitsing is de kans op onbedoelde interactie tussen verschillende integratietypes kleiner. Dit zorgt voor een hogere betrouwbaarheid van de software en maakt toekomstige uitbreidingen eenvoudiger.

Bij een groot aantal functies (relaties, medewerkers, acties …) kun je zelf ook velden toevoegen in de vorm van vrije velden. In de functie Velden (MVVVLD001) beheer je deze velden.

Soms is het nodig om de opgeslagen waarden van een vrij veld volledig te wissen, zonder het veld zelf te verwijderen. Met de nieuwe actie Vrij veld leegmaken voer je deze opschoonactie voortaan rechtstreeks uit vanuit de functie.

De actie is alléén beschikbaar voor applicatiebeheerders en wordt pas klikbaar zodra je één record selecteert. Na een klik op de actie opent een vervolgscherm waarin je de tabel- en veldnaam nog even nauwkeurig kunt controleren. Zodra je de verwerking start, worden de opgeslagen waarden namelijk permanent uit de database gewist! Het vrije veld zelf blijft gewoon bestaan; er wordt geen verwerkingsverslag gegenereerd.

Wanneer je een record uit het systeem verwijdert, worden de bijbehorende gearchiveerde documenten niet definitief gewist. Deze worden automatisch verplaatst naar een apart archief in het systeem: de functie Verwijderde Bestanden. Vanuit deze ‘prullenbak’ kun je de bestanden indien nodig herstellen.

Tot nu toe was het niet mogelijk om een verwijderd bestand vooraf direct te bekijken. Vanaf deze versie is de functie Verwijderde Bestanden (MBACUP) uitgebreid. Zo kun je voortaan direct beoordelen of je het juiste bestand hebt om te herstellen:

• Directe preview: Door op een record te klikken, opent voortaan direct een voorvertoning van het betreffende bestand, zodat je de inhoud snel kunt controleren.
• Nieuwe actie ‘Bestand tonen’: Er is een nieuwe actie toegevoegd waarmee je het document direct kunt downloaden.
• OneDrive-integratie: Maak je in QX gebruik van de koppeling met OneDrive? Dan kun je het document via deze actie zelfs direct, snel en gemakkelijk inzien in OneDrive zelf.

In de voorjaarsrelease (versie 26.0.04) is in de functie Parameters HRM (MAPPAR) een aantal velden voor verlofactiviteiten verplicht geworden. Op deze verplichting werd ook gecontroleerd wanneer een organisatie geen gebruik maakte van het type verlof. Het betreft onder andere de velden voor Leeftijdsverlof, Onbetaald verlof en Ouderschapsverlof betaald.

Doordat deze velden verplicht ingevuld moesten worden, werden de bijbehorende verloftypen standaard getoond in rapportages zoals de Normjaartaak, zelfs als deze verloftypes binnen een organisatie niet gebruikt werden.

Daarom zijn deze verlofvelden vanaf deze versie weer optioneel gemaakt. Dit betekent dat ze alleen nog ingevuld moeten worden als er met het betreffende verloftype wordt gewerkt. Wanneer het veld leeg wordt gelaten, verschijnt het bijbehorende verloftype ook niet meer in de normjaartaak of in andere rapportages.

Voor een correcte werking moeten ingevulde verlofsoorten overigens nog steeds uniek zijn. Dit is in deze versie niet aangepast. Een verlofsoort mag dus niet in meerdere velden worden gebruikt!

In de functie Planningsjaren (MPLNJR) leg je per arbeidscontractsoort de normjaartaak vast. Dit is het standaard aantal uren dat medewerkers op jaarbasis horen te werken. Wanneer je wijzigingen doorvoert in de normjaartaak, moeten de gegevens van de medewerkers vervolgens worden bijgewerkt via de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR).

Vanaf deze release kun je de gegevens direct vanuit de functie Planningsjaren (MPLNJR) bijwerken. Hiervoor is de nieuwe actie Verwerken planningsjaar toegevoegd, waarmee je de verwerking direct voor het geselecteerde jaar uitvoert. Dit bespaart tijd, omdat je hiervoor niet meer naar een ander scherm hoeft te navigeren.

In de functies Genereren Normjaartaken (VGENNT) en Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) is een selectie Vanaf – t/m bedrijf toegevoegd. Dit maakt het mogelijk om per bedrijf gefaseerd de normjaartaken te laten aanmaken en de planningsjaren te verwerken.

In de functie Medewerkers (MPERSO) kun je via het formulier van de Normjaartaak (via shortcut) het infoveld Toon berekening raadplegen. Hier zie je dan direct hoe de berekening van het verlof tot stand is gekomen. In deze release zijn de mogelijkheden van dit veld flink uitgebreid, zodat je voor veel meer verlofsoorten de exacte berekening kunt opvragen:

• Zwangerschapsverlof
• Ouderschapsverlof onbetaald
• Ouderschapsverlof betaald *)
• Onbetaald verlof *)

*) mits geactiveerd in de Parameters HRM (MAPPAR).

In de functie Medewerkers (MPERSO) kun je via de shortcut Arbeidsovereenkomsten de afspraken van de overeenkomst vastleggen en inzien. In deze browser zijn de kolommen met werktijden verwijderd. Omdat werktijden ook los van de arbeidsovereenkomst aangepast kunnen worden, toonden deze kolommen veelal de oorspronkelijke tijden van de overeenkomst zelf en niet de actueel geldende werktijden. Dit zorgde in de praktijk voor verwarring.

Hoe werkt het?

• Bij het invoeren van een nieuwe arbeidsovereenkomst kun je de werktijden direct invullen in het invoerscherm.
• Na het opslaan zijn eventuele wijzigingen alleen nog door te voeren via de shortcut Werktijden. Dit kan dus niet meer via het invoerscherm van de overeenkomst zelf.

Je hebt hierbij de volledige vrijheid in hoe je de relatie tussen arbeidsovereenkomsten en werktijden inricht. Als een medewerker andere werktijden krijgt, kun jij hiervoor een nieuwe arbeidsovereenkomst aanmaken, maar dat hoeft niet. Een wijziging in de werktijden kan namelijk ook ‘los’ worden geregistreerd via de shortcut Werktijden. Een arbeidsovereenkomst kan hierdoor meerdere werktijdperiodes hebben, maar het hanteren van een vaste 1-op1 relatie blijft ook mogelijk

In de functie Medewerkers (MPERSO) kun je via de shortcut Arbeidsovereenkomsten de afspraken van de overeenkomst vastleggen en inzien. In deze browser kun je vervolgens via de daar aanwezige shortcuts verder afdalen naar de Werktijden, Thuisafdelingen, Functies en Medewerkerssoorten.

De onderliggende browsers toonden voorheen alle historische records van de medewerker, ongeacht de specifieke arbeidsovereenkomst die geselecteerd was. Vanaf deze versie filtert de software automatisch op de periode van de geselecteerde arbeidsovereenkomst. De onderliggende browsers tonen hierdoor uitsluitend de records die binnen de looptijd van die specifieke overeenkomst vallen (vanaf de ingangsdatum tot en met de einddatum). Als er geen einddatum is ingevuld, wordt de einddatum van de periode als open beschouwd.

Dit zorgt voor een overzichtelijk beeld, omdat je direct de juiste gegevens bij het geselecteerde contract ziet. Dit is vooral handig bij medewerkers met een historie van meerdere arbeidsovereenkomsten.

Bij het beëindigen van een dienstverband kan het voorkomen dat het resterende wettelijke verlofsaldo van een medewerker niet kan worden uitbetaald. Omdat de software standaard controleert op het bovenwettelijke saldo, bleef het wettelijke deel in specifieke situaties buiten schot.

Om dit proces soepeler en flexibeler in te richten, is de functie Aan-/Verkopen Verlof (MAANVL) op twee punten uitgebreid.

• Vrij invulbaar veld ‘Activiteit’: Het veld Activiteit is voortaan handmatig aan te passen. Hoewel de standaardwaarde nog steeds automatisch wordt opgehaald uit de Parameters HRM (MAPPAR), heb je nu de vrijheid om hiervan af te wijken. Dit maakt het mogelijk om gericht de juiste activiteitscode te selecteren voor de afhandeling van het wettelijke verlof.
• Nieuw veld ‘Controle op saldo bovenwettelijk uitvoeren’: Dit veld is standaard geactiveerd. Door deze controle handmatig uit te zetten, staat het systeem toe dat ook het wettelijke deel van het verlofsaldo kan worden aangesproken en verwerkt voor de uitbetaling.

Dankzij deze aanpassingen kun je de uitdiensttreding van medewerkers administratief volledig en correct afronden, zonder dat openstaande wettelijke verlofuren vastlopen in de software.

Ook voor uitbetalen overuren

Op dezelfde manier kunnen niet opgenomen overwerkuren aan het einde van het dienstverband worden uitbetaald. Hierbij selecteer je de activiteit waaronder het overwerk is geregistreerd en vink je het veld ‘Controle op saldo bovenwettelijke uitvoeren’ uit om de uitbetaling te laten toestaan. Wellicht ten overvloede: overwerkuren kunnen via deze weg niet worden aangekocht.

In de functie Medewerkers (MPERSO) is in het formulier van de normjaartaak (shortcut) het veld Verlofuren uit overwerk verkocht toegevoegd, waarin de uitbetaling van de overuren wordt geregistreerd.

Autoriseren van toegang

Om te zorgen dat deze functionaliteit uitsluitend door de juiste personen wordt gebruikt, kan de applicatiebeheerder via de instellingen de functie zo inrichten dat medewerkers alleen de mogelijkheid hebben om bovenwettelijke verlofuren te mogen aankopen of verkopen. En inregelen dat alleen geautoriseerde HR-medewerkers de mogelijkheid hebben om de verkoop van wettelijke verlofuren of overwerkuren uit te voeren.

Bij HR2day en AllSolutions staat de veiligheid van jouw gegevens voorop. Daarom wordt de interface voor de gegevensuitwisseling met HR2day aangepast en verbeterd. Per 1 september 2026 wordt de huidige inlogmethode stopgezet en vervangen door de nieuwe, veiligere methode. Vanaf deze versie ondersteunt AllSolutions deze nieuwe methode.

Bij het verzenden van een e-mailmailing heeft de ontvanger de mogelijkheid om zich gericht voor een mailing af te melden. Via de afmeldlink komt de geadresseerde in de functie Aan-/Afmelden voor Mailings (MAAMAI) terecht. In het formulier kan de geadresseerde zelf aangeven welke mailings hij (niet meer) wil ontvangen.

Vanaf deze versie wordt boven in dit formulier alleen nog het e-mailadres van de relatie getoond. Alle andere NAW-gegevens zijn in het kader van de AVG niet meer zichtbaar.

Voor de gemeentelijke markt en de waterschappen is de functionaliteit voor het BTW Compensatiefonds (BCF) en de btw-regimes samengevoegd tot één centrale standaard. Voor de waterschappen blijft de werking in de basis herkenbaar, omdat het percentage-model van de waterschappen de standaard is geworden. Tegelijkertijd is het achterliggende proces op diverse punten verbeterd en uitgebreid.

Wat is er veranderd?

• Proces: Bij ontvangst van een inkoopfactuur wordt de toepasselijke btw direct op de btw-rekening geboekt. Pas bij de definitieve inkoopfactuurverdeling wordt aan de hand van het geldende btw-regime bepaald of het btw-bedrag op de btw-rekening mag blijven staan, of dat dit (gedeeltelijk) kostenverhogend is. In dat laatste geval wordt het kostverhogende deel van het btw-bedrag tegengeboekt op de btw-rekening en overgeboekt naar de grootboekrekening waar de grondslag is verantwoord.
• Btw-markering in projectmutaties:Wanneer de btw niet terugvorderbaar is, werkt deze kostenverhogend en worden deze als extra op het project geboekt. In de projectmutaties worden in dat geval twee regels getoond: de initiële kostenregel én de extra kostenregel voor de btw.
  • Op de kostenregel wordt het gehanteerde btw-regime (pr70.btw-regime) vermeld. Het veld Btw-regel (pr70.btw-rgl) staat hier op Nee.
  • Op de btw-kostenregel wordt eveneens het btw-regime genoemd, maar staat het veld Btw-regel op Ja. Dit betreft de niet terugvorderbare btw, die aanvullend als kosten op het project wordt geboekt.
• Nieuwe code voor btw-regimes: De code voor de functie Btw-regimes is gewijzigd van MBTWRW naar MBTWRG. De onderliggende tabel- en veldstructuur zijn geheel gelijk gebleven, maar het is belangrijk om weergaven, menu’s of documentatie die naar de oude code verwijzen, bij te werken.

Belangrijke actie bij de upgrade

Deze upgrade vereist een zorgvuldige controle en aanpassing van de inrichting in de acceptatieomgeving:

1. Maatwerk controleren: Eventueel specifiek maatwerk in de functie Btw-regimes (MBTWRW) wordt niet automatisch overgezet naar de nieuwe functie Btw-regimes (MBTWRG). Controleer dit tijdens de acceptatiecheck.
2. Testen: Controleer voor alle mogelijke scenario’s de boekingen, de gewijzigde journaalposten en de doorwerking in de projectrapportages nauwkeurig tijdens de acceptatiecheck.

Als een inwoner of bedrijf een gemeentelijke rekening niet op tijd betaalt, kost dit een gemeente tijd en geld. Denk aan het versturen van aanmaningen, het uitvaardigen van dwangbevelen of het inschakelen van een deurwaarder. Invorderingskosten zijn de extra kosten die je als gemeente in rekening brengt om deze inspanningen te dekken en om debiteuren te stimuleren sneller te betalen.

Gemeenten versturen jaarlijks duizenden aanslagen en facturen (zoals OZB, rioolheffing en afvalstoffenheffing), maar ook commerciële facturen voor de verhuur van sportaccommodaties of de verkoop van grond. Als deze onbetaald blijven, start het invorderingsproces. Welke kosten je daarbij mag rekenen en hoe hoog die zijn, hangt volledig af van het type vordering:

• Publiekrechtelijke vorderingen: Bij bijvoorbeeld belastingaanslagen gelden de vaste tarieven uit de Kostenwet invordering rijksbelastingen. Dit zijn vaste bedragen voor een aanmaning of dwangbevel, jaarlijks geïndexeerd door het Rijk.
• Privaatrechtelijke vorderingen: Bij commerciële facturen geldt de Wet Incassokosten (WIK). Dit is een percentage van de openstaande hoofdsom, met een wettelijk minimum van € 40.

Gemeenten hebben hierin geen beleidsvrijheid; ze zijn verplicht de wettelijke tarieven te volgen. Vanaf deze versie ondersteunt QX dit proces. Je legt de regels eenmalig vast, waarna QX automatisch de juiste kosten berekent, boekt en de invorderingsnota aanmaakt.

Hoe richt je dit in?

Voordat je de functionaliteit in gebruik neemt, richt je een aantal zaken eenmalig in:

• Parameters Debiteuren (MDBPAR): In het nieuwe onderdeel Invorderingskosten stel je de grootboekrekeningen in per vorderingssoort. Stel hier ook de btw-code in als je btw over invorderingskosten doorberekent.

• Wil je per debiteurgroep aparte grootboekrekeningen voor de drie invorderingssoorten gebruiken? Dan kun je dit aanvullend via de shortcut Grootboekrekeningen per debiteurgroep instellen. Daar zijn de velden Grootboekrekening WIK, Grootboekrekening Dwangbevel en Grootboekrekening Aanmaning eveneens toegevoegd.
• Vorderingssoorten aanmaken: In de nieuwe functie Vorderingssoorten (MVRDSR) maak je hierna de vorderingssoorten aan. Per soort geef je een code en omschrijving op, en geef je het vorderingstype Publiekrechtelijk of Privaatrechtelijk aan. Dit type bepaalt de welke wetgeving geldt:
  • Publiekrechtelijk: Vaste bedragen voor aanmanings- en dwangbevelkosten
  • Privaatrechtelijk: WIK-regeling met invorderingskosten op basis van een percentage en een 14-dagenbrief.
• Ook stel je hier in of je btw over de invorderingskosten apart doorberekent. Dit is gebruikelijk als de gemeente de btw voor die prestatie niet kan verrekenen. \Via de shortcut Invorderingskosten kun je de bijbehorende kostenstaffels instellen. Afhankelijk van het gekozen type (publiek/privaat) worden de bijbehorende velden getoond.
  • Bij publiekrechtelijke soorten leg je de aanmaningskosten (A) en dwangbevelkosten (D) vast als vaste bedragen per schuldbedragschijf.
  • Bij privaatrechtelijke soorten stel je de WIK-kosten (W) in als een percentage met een minimumbedrag.

Let op! De tarieven voor de Kostenwet worden jaarlijks door het Rijk geïndexeerd. Controleer deze staffels dus elk jaar.

• Aanmaningsdefinities inrichten: In de functie Aanmaningsdefinities (MVRSTA) koppel je allereerst een vorderingssoort aan de bijbehorende aanmaningsdefinities. Daarnaast geef je aan of je automatisch invorderingskosten wilt laten berekenen zodra het opgegeven aantal aanmaningen is bereikt. Deze komen dan als aparte post op de rekening. Hiervoor is het nieuwe onderdeel en veld Invorderingskosten genereren toegevoegd. De berekening volgt de staffel van de gekoppelde vorderingssoort. Hierdoor past het systeem bij het aanmanen automatisch het juiste regime toe.
• Formulieren (MFORMC): Controleer of het nieuwe formuliertype FINV (Invorderingsnota) aanwezig is. Dit formulier staat los van de rentenota’s (FRNT) en dient als sjabloon voor elke gegenereerde invorderingsnota.

Vorderingssoort koppelen aan vorderingen

Je legt de vorderingssoort vast op de vordering zelf. Dit kan op verschillende plekken, afhankelijk van je facturatieproces:

• Handmatige en standaardfacturen: In Handmatige Facturen (MHDFKT002) of Standaardfacturen (MHDFKS002).
• Conceptfacturen: In Conceptfacturen Projecten (MKONSE002).
• Voorloopformulieren: Maak je gebruik van voorloopformulieren? Stel de vorderingssoort dan in bij Voorloopformulieren debiteuren (MVRLFD002 / MVRLFD003). Alle facturen via dat formulier krijgen de soort dan automatisch mee.
• Beginbalans: Bij het inlezen van een beginbalans gebruik je het nieuwe veld in Beginbalans Debiteuren (MINVOD005).

Invorderingsnota’s afdrukken

Zodra de inrichting compleet is, gebruik je de nieuwe functie Afdrukken Invorderingsnota’s (VINVOR) (onder Debiteuren – Openstaande posten).

Je stelt een selectie in op debiteur en vorderingssoort. Het ‘T/m’-veld wordt standaard gevuld met de hoogste waarde, zodat je geen gegevens overslaat tenzij je bewust de selectie beperkt. Na het starten van de verwerking berekent AllSolutions per openstaande post de kosten op basis van de gekoppelde kostenstaffel, maakt de invorderingsnota (FINV) aan en boekt de kosten als openstaande post in de debiteurenadministratie.

Belangrijke rekenregels:

• De berekening gaat altijd over de openstaande hoofdsom (dus niet over eerdere kosten of rente).
• Invorderingskosten worden eenmalig berekend. Je kunt de nota daarna opnieuw afdrukken, maar de berekening herhaalt zich niet. Als je de kosten opnieuw wilt berekenen, moet je de bestaande nota eerst verwijderen.

De nota wordt direct vanuit de verwerking aangemaakt en afgedrukt. Je kunt deze ook achteraf opnieuw afdrukken via de actie Invorderingsnota’s in Debiteuren (MDEBST007 / MDEBST010) of vanuit Openstaande Posten (Debiteuren) (MWZOPD001 / MWZOPD003).

Waar is informatie toegevoegd?

Het veld of de kolom Vorderingssoort is op diverse plekken toegevoegd voor direct inzicht in het regime van een vordering:

• Openstaande Posten (Debiteuren) (MWZOPD002): Zichtbaar bij het detail van een openstaande post.
• Importschermen: Zichtbaar in de overzichten van Importeren Handmatige Facturen (VIMHFA) and Importeren Beginbalans Debiteuren (VIMBBD).

Afdrukken Aanmaningen (VAANMA): Hier kun je nu selecteren op vorderingssoort, zodat je aanmaningsruns kunt beperken tot een specifiek regime

Vanaf deze versie kan de software bij boekingen in de administratie de afdelingsgegevens automatisch voor je invullen. Hiermee is handmatige invoer verleden tijd en voorkom je dat kosten per ongeluk op een verkeerde afdeling worden geboekt. Wanneer je een kostendrager selecteert waaraan een vaste afdeling is gekoppeld, wordt de juiste afdeling direct overgenomen. Dit voorkomt dubbel werk en zorgt voor een snellere registratie van je financiële boekingen.

Hoe werkt het?

1. Centrale parameter voor activering: De functionaliteit wordt gestuurd door een nieuwe instelling in de Parameters Grootboek (MGBPAR). Hier is het veld Automatisch vullen afdeling o.b.v. kostendrager toegevoegd (in het onderdeel Detaillering boeking.) Als je dit veld activeert, kun je van de nieuwe optie gebruik maken.
2. Koppeling vastleggen op kostendrager: In de functie Kostendragers (MKSTDR) is het veld Afdeling toegevoegd. Hier leg je vervolgens per kostendrager eenmalig vast welke afdeling er standaard bij hoort.
3. Automatische invoer tijdens het boeken: Zodra de parameter is geactiveerd en de inrichting is gedaan, vult de software op alle relevante plekken direct de juiste afdeling in zodra je een kostendrager kiest. Dit werkt direct in de functies voor het boeken van inkoopfacturen (MSCINK/MINFKT) en het uitvoeren van memoboekingen (MALGBM/MALGBK).

In de functies Kolommenbalans (PKLBAL)en Proef- en Saldibalans (PPSBAL) kon het voorkomen dat de gegenereerde output niet volledig aansloot bij de verwachting wanneer je filterde op een specifieke periode. Om dit op te lossen en je meer controle te geven over de gegenereerde gegevens, is in beide functies voortaan een selectie op Vanaf – T/m boekperiode beschikbaar.

Voorheen kon je in deze specifieke schermen alleen een eindperiode (’t/m boekperiode’) opgeven. Hierdoor rapporteerde het systeem standaard vanaf het begin van het lopende boekjaar. Met de introductie van het nieuwe veld kun je nu zelf nauwkeurig een beginperiode instellen. Dit maakt het eenvoudiger om binnen deze functies gerichte rapportages over een specifiek datumbereik te genereren en zorgt ervoor dat de cijfers aansluiten op de gekozen periode.

Met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kun je een XML Auditfile Financieel genereren, waarmee je gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant en van daaruit naar het aangiftepakket van de belastingdienst. Vanaf deze versie wordt het format ‘XML Auditfile Financieel versie 2.0‘ niet meer ondersteund. Deze waarde is dan ook uit de combobox verwijderd.

Vanaf deze versie kun je in de functie Geïmporteerde inkoopfacturen(MSCINK) versneld handmatig een inkoopfactuur uploaden op basis van een UBL-bestand. AllSolutions leest hierbij de factuurgegevens automatisch uit en slaat ze op. Zit er een PDF ingesloten (embedded) in het UBL-bestand? Dan wordt deze tegelijkertijd automatisch gearchiveerd. Heeft het UBL-bestand geen ingesloten PDF, dan voeg je bij het uploaden eenvoudig een losse PDF toe.

Voor het aanmaken van een record is in deze versie de plus-optie vervangen door de volgende twee aanmaakopties:

• Inkoopfactuur o.b.v. PDF-bestand
• Inkoopfactuur o.b.v. UBL-bestand

Daarnaast is de automatische import via Importeren inkoopfacturen(VIMINK) flexibeler geworden. E-mails die alleen een UBL-bestand bevatten, worden voortaan direct correct geïmporteerd. Een bijbehorend PDF-bestand met exact dezelfde naam is niet langer vereist.

Vanaf deze versie is het mogelijk om een UBL-bestand van een geregistreerde inkoopfactuur door te sturen of lokaal op te slaan. Hiervoor is in de functie Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK) de actie UBL-bestand naar ingelogde gebruiker mailen toegevoegd. Met deze optie wordt het ook eenvoudiger om de import van een UBL-bestand te testen en te debuggen.

In alle relevante browsers is de actie Scan tonen hernoemd naar Inkoopfactuur tonen. Deze nieuwe naam sluit beter aan bij de inhoud, aangezien er nu ook documenten zonder traditionele scan (zoals pure UBL-bestanden) worden verwerkt.

Sommige organisaties, zoals gemeenten, moeten een aantoonbare, interne controle uitvoeren op betalingen voordat het betaalbestand wordt verstuurd. Om dit proces te ondersteunen, is er een steekproeffunctionaliteit toegevoegd aan de automatische betaalprocedure voor crediteuren binnen de SEPA-zone.

Het systeem kan nu automatisch een selectie maken uit de posten die klaarstaan voor betaling. Hierdoor kan een tweede medewerker deze specifieke posten handmatig controleren voordat het betaalbestand definitief wordt aangemaakt en goedgekeurd.

Hoe werkt het?

Allereerst activeer je de nieuwe functionaliteit in de Parameters Crediteuren (MKRPAR). In het onderdeel SEPA betalingen is hiervoor het veld Steekproef toepassen bij betaalbaargestelde posten toegevoegd.

In de functie Betaalbaarstellen Betaaladvies (Euro-betalingen SEPA-zone) (MBSTAB) vind je de betaalbaarstellingen. Via de shortcut Betaalbaargestelde posten kun je inzoomen op de posten in een betaalbaarstelling. Zodra de steekproef functionaliteit is geactiveerd, zijn hier de acties Steekproef bepalen en Wel/niet gecontroleerd beschikbaar.

Let op: Beide acties zijn alleen beschikbaar zolang de betaalbaarstelling de status Nieuw heeft en nog niet is goedgekeurd.

Stap 1: Steekproef uitvoeren

Klik op de actie Steekproef bepalen en stel in volgens welke criteria het systeem posten moet selecteren. Je hebt hier de keuze uit een aantal opties:

• Facturen vanaf een opgegeven bedrag: De controle wordt standaard uitgevoerd vanaf een bedrag van € 5.000, maar je kunt dit bedrag handmatig aanpassen.
• Afwijkende betaalrekening: Facturen waarbij deels of volledig wordt afgeweken van de standaard betaalrekening van de crediteur.
• Geen medewerkers in autorisatieroute: Facturen waarbij er geen fiattering door een medewerker is uitgevoerd. Dit komt onder meer voor bij periodieke facturen of ingelezen meervoudige betaalopdrachten.
• Buitenlandse herkomst: Facturen van crediteuren met een buitenlands IBAN-nummer of een buitenlands bedrijfsadres.
• Percentage steekproef overige facturen: Je kunt ook een vast percentage opgeven om een willekeurige selectie te maken uit de overige facturen die buiten de regels vallen. Standaard staat dit op 5%, maar je kunt dit handmatig aanpassen.

Voldoet een factuur in de betaalbaarstelling aan minstens één van de aangevinkte criteria? Dan krijgt deze in de kolom Steekproef automatisch de status ‘Ja’.

Stap 2: Controleren en afvinken

De controlerende medewerker gaat vanuit de functie Betaalbaarstellen Betaaladvies (Euro-betalingen SEPA-zone) (MBSTAB) via de shortcut naar de Betaalbaargestelde posten. Hier beoordeelt deze de aangegeven posten. Via de nieuwe actie Wel/niet gecontroleerd kan de medewerker bevestigen dat de controle is uitgevoerd. Hiermee krijgt de kolom Gecontroleerd de status ‘Ja’.

Het systeem legt automatisch de datum, tijd en de medewerker vast in de nieuwe velden:

• Controle datum – kr61.contr-datum
• Controle tijdstip – kr61.contr-tyd
• Controle door (gebruiker) – kr61.contr-gebruiker
• Controle door (medewerker) – kr61.contr-persnr

Na de upgrade kun je deze velden zelf aan de weergave toevoegen.

Verder kun je gemakkelijk filteren op de kolommen Steekproef en Gecontroleerd om de voortgang te bewaken.

In november 2026 voeren de Europese banken wijzigingen door in het SEPA-formaat van betaal- en incasso-opdrachten. AllSolutions is vanaf deze versie volledig voorbereid op deze overgang. Het grootste deel van de aanpassingen werd al door de software ondersteund. Voor de aanvullende items is de software aangepast om te voldoen aan de nieuwere standaard van de banken.

Wat is er gewijzigd?

De verouderde optie XML 2009 is verwijderd uit het veld SEPA-formaatversie op de volgende twee locaties:

• Parameters Crediteuren (MKRPAR): Onderdeel SEPA betalingen
• Landen (MLNDST): Via de shortcut Bankinstellingen, onderdeel Automatische koppeling met bank

Automatische conversie

Tijdens de upgrade naar deze versie wordt de instelling van beide velden automatisch overgezet naar de nieuwe standaard XML 2019.

Vanuit veiligheidsoogpunt maken steeds meer organisaties gebruik van de automatische bankkoppeling. Incidenteel kan er echter een storing optreden bij de bank waardoor het aanleveren van een betaal- of incassobestand niet goed gaat.

Wanneer dit gebeurt, was het tot nu toe niet mogelijk om het bestand terug te halen of de betaal- of incasseerbaarstelling handmatig terug te zetten in status om een nieuwe verwerking te kunnen starten. Hiervoor is in deze versie een oplossing ontwikkeld.

In de onderstaande functies is een nieuwe actie Betaalbaarstelling in status terugzetten (bankkoppeling) toegevoegd:

• Betaalbaarstellen Betaaladvies Declaraties (SEPA-Zone) (MBSTDC)
• Incasseerbaarstellen Incassoadvies (MBBSAI)
• Betaalbaarstellen Betaaladvies (Euro-Betalingen SEPA-Zone) (MBSTAB)
• Betaalbaarstellen Betaaladvies (Wereldbetalingen) (MAUTBB)

Met de nieuwe actie kan een uitgevoerd bestand worden teruggezet in status. Dit maakt het mogelijk om het betaal- of incassobestand vervolgens handmatig bij de bank aan te bieden, zodat het proces alsnog doorgaan kan vinden.

Uitvoering door AllSolutions Support: Als klant kun je een uitgevoerd bestand niet zelf terugzetten in status. De nieuwe actie is alleen beschikbaar voor gebruiker allsol, het account waarmee wordt ingelogd in je omgeving voor het leveren van support. Wanneer door een storing in de bankkoppeling een betaal- of incassobestand teruggezet moet worden, kun je hiervoor een supportmelding aanmaken.

Let op! Controleer vooraf altijd eerst in je eigen bankomgeving of het bestand niet alsnog door de bank is ontvangen en/of verwerkt. Dit is belangrijk om dubbele betalingen of incasso’s te voorkomen.

Met de functie Importeren Debiteuren (VIMDEB) kun je op basis van een ingevuld Excel-bestand snel en eenvoudig nieuwe debiteuren aanmaken in de administratie. In deze release is het bijbehorende importsjabloon uitgebreid met diverse extra velden.

Het gaat hierbij met name om logistieke velden die je al wel kunt invoeren bij het handmatig aanmaken van een Debiteur (MDEBST). Met deze toevoeging sluit de import weer volledig aan op het vastleggen van gegevens van debiteuren.

Wanneer je de importfunctie na de upgrade wilt gebruiken, raden we je aan om een volledig nieuw sjabloon te downloaden.

Als een debiteur in termijnen betaalt, leg je dit vast via een betalingsschema. Vanaf deze versie houdt het automatische incassoproces hier volledig rekening mee. Waar het systeem voorheen altijd het volledige factuurbedrag selecteerde voor een incassoadvies, worden de termijnen nu afzonderlijk geïncasseerd – elk op de afgesproken datum en voor het juiste termijnbedrag. Elke termijn krijgt bovendien een eigen incassostatus, zodat je de voortgang per regel nauwkeurig bijhoudt.

Hoe werkt het?

1. Betalingsschema aanmaken of controleren: Vanuit de functie Openstaande Posten Debiteuren (MWZOPD) leg je via de shortcut Betalingsschema een betalingsregeling vast of kun je deze inzien. Bij een te incasseren post krijgt elke termijnregel bij aanmaak automatisch de incassostatus Openstaand.
2. Incassoadvies aanmaken: In de functie Aanmaken Incassoadvies (MSELAI) is het filter Van – T/m vervaldatum gewijzigd. Voortaan heb je hier alleen nog de optie T/m vervaldatum. Met dit filter selecteer je gemakkelijk alle termijnen die op of vóór deze datum vervallen. De nieuwe kolom Te betalen toont per regel het exacte termijnbedrag. Met de nieuwe shortcut Betalingsschema bekijk je direct de volledige termijnverdeling van de factuur.
3. Verwerking: Verwerk het incassoadvies op de gebruikelijke manier (Incasseerbaar stellen, Incassobestand aanmaken en verwerken). De incassostatus van elke termijnregel loopt automatisch mee per processtap.

Na een succesvolle verwerking staat de incassostatus van de geïncasseerde betalingsregel op Geïncasseerd. Bij een storno verandert de status in Gestorneerd. Vanuit die status kun je de termijn eenvoudig opnieuw aanbieden voor incasso door de status handmatig terug te zetten naar Openstaand.

Inzicht in de incassostatus

In de browser met het Betalingsschema (shortcut) via de Openstaande Posten Debiteuren (MWZOPD) is de kolom Status incasso toegevoegd. Deze kolom is alleen zichtbaar bij facturen die automatisch worden geïncasseerd. De nieuwe kolom toont per termijnregel in het betalingsschema de actuele incassostatus: Openstaand, Geselecteerd voor incasso, Gefiatteerd, Opgenomen in incassobestand, Geïncasseerd of Gestorneerd.

In deze versie is de fiatteringsroute van bestelaanvragen efficiënter en flexibeler ingericht. Door de introductie van de portefeuillehouder en een slimme ontdubbeling sluit het goedkeuringsproces beter aan op de praktijk.

Wat is er veranderd?

• Portefeuillehouder automatisch in de route: Na de goedkeuring door de budgethouder controleert het systeem voortaan of er een portefeuillehouder is gekoppeld aan het product (MPRODU). Als dit het geval is, wordt deze persoon automatisch als extra fiatteur toegevoegd aan de route voordat de aanvraag naar de managers gaat, totdat het benodigde mandaatbedrag is bereikt.

De volgorde wordt dan:

(Sub)projectleider → Budgethouder → Portefeuillehouder → Manager(s)

• Nieuw veld toegevoegd bij Producten: Om dit proces aan te sturen, is in de functie Producten (MPRODU) het veld Portefeuillehouder toegevoegd. De medewerker die je hier vastlegt, wordt automatisch toegevoegd in de fiatteringsroute van de bijbehorende bestelaanvragen.
• Ontdubbelen van de personen in de route: Het kan in de praktijk voorkomen dat één medewerker meerdere rollen heeft, bijvoorbeeld als projectleider én budgethouder. Het systeem herkent dit nu en zorgt ervoor dat deze persoon de bestelaanvraag nog maar één keer hoeft te beoordelen.

Door deze aanpassingen wordt het goedkeuringsproces versneld. Dubbele handelingen voor medewerkers met meerdere rollen zijn verleden tijd, terwijl de gewenste fiatteurs via de productinstellingen automatisch in de route worden opgenomen.

In deze versie is de fiatteringsroute van bestelaanvragen efficiënter en flexibeler ingericht. Door de introductie van de portefeuillehouder en een slimme ontdubbeling sluit het goedkeuringsproces beter aan op de praktijk.

Wat is er veranderd?

• Portefeuillehouder automatisch in de route: Na de goedkeuring door de budgethouder controleert het systeem voortaan of er een portefeuillehouder is gekoppeld aan het product (MPRODU). Als dit het geval is, wordt deze persoon automatisch als extra fiatteur toegevoegd aan de route voordat de aanvraag naar de managers gaat, totdat het benodigde mandaatbedrag is bereikt.
• De volgorde wordt dan: Sub)projectleider → Budgethouder → Portefeuillehouder → Manager(s)
• Nieuw veld toegevoegd bij Producten: Om dit proces aan te sturen, is in de functie Producten (MPRODU) het veld Portefeuillehouder toegevoegd. De medewerker die je hier vastlegt, wordt automatisch toegevoegd in de fiatteringsroute van de bijbehorende bestelaanvragen.
• Ontdubbelen van de personen in de route: Het kan in de praktijk voorkomen dat één medewerker meerdere rollen heeft, bijvoorbeeld als projectleider én budgethouder. Het systeem herkent dit nu en zorgt ervoor dat deze persoon de bestelaanvraag nog maar één keer hoeft te beoordelen.

Door deze aanpassingen wordt het goedkeuringsproces versneld. Dubbele handelingen voor medewerkers met meerdere rollen zijn verleden tijd, terwijl de gewenste fiatteurs via de productinstellingen automatisch in de route worden opgenomen.

Binnen AllSolutions is het proces rondom het prestatieverklaren verder uitgebreid om jou nog beter te ondersteunen bij het controleren van inkomende facturen. Wanneer je als besteller beoordeelt of een leverancier de gevraagde prestatie correct heeft geleverd, wil je natuurlijk snel toegang hebben tot de achterliggende financiële details. 

In de functie Prestatieverklaringen (MPRVL) is daarom de shortcut Inkoopfactuurverdeling – voor verwerking toegevoegd. Hiermee kun je direct tijdens het prestatieverklaren de gekoppelde inkoopfactuurverdeling raadplegen. Dit geeft je direct inzicht in hoe de kosten administratief zijn verdeeld.

Het verplichtingsnummer (MVERPL) heeft achter de schermen een nieuw formaat gekregen. Waar dit nummer voorheen werd opgeslagen als een geheel getal, is dit nu omgezet naar een decimaal veldtype. Daarnaast is de maximale grootte uitgebreid van 8 naar 10 posities. In de dagelijkse werking blijft de functionaliteit verder ongewijzigd: De nummers worden nog steeds automatisch opgehoogd en behouden dezelfde weergave.

De aanpassing creëert extra ruimte in het nummerveld, zodat bijvoorbeeld – indien nodig – een bedrijfsnummer als voorvoegsel (prefix) kan worden opgenomen. Dit maakt het voor externe koppelingen eenvoudiger om het verplichtingsnummer te identificeren. (Dit is belangrijk voor externe systemen die een vaste, herkenbare cijferreeks aan het begin verwachten.)

De Financieel Verslaggenerator is uitgebreid met vier nieuwe opties die de rapportage-inrichting flexibeler maken. Deze aanvullingen zijn met name relevant voor organisaties die bedragen in miljoenen rapporteren, verloopstaten compact willen presenteren, of detailberekeningen per afzonderlijke grootboekrekening nodig hebben.

Hieronder per functie een overzicht wat er is toegevoegd en hoe je het gebruikt.

• Kolomindeling bewerken (MKOLOM): Bij het veld Schaal is de optie Miljoenen toegevoegd. Selecteer deze optie als bedragen in de rapportage in miljoenen moeten verschijnen. De overige schaalopties – Centen, Euro’s en Duizenden – blijven beschikbaar.
• Regels (MREGEL): Via de nieuwe shortcut Subtotaalcodes kun je een of meerdere subtotaalcodes aan een grootboekregel koppelen. De bijbehorende grootboekrekeningen worden vervolgens dynamisch meegenomen in de rapportage. Worden er later nieuwe rekeningen aan een subtotaalcode toegevoegd, dan tellen die automatisch mee. Dit verschilt van de shortcut Grootboekrekeningen, waarbij de selectie een eenmalige momentopname is.
• Regel bewerken (MREGEL): Bij het veld Tellingen zijn de opties Debet-telling per grootboek en Credit-telling per grootboek toegevoegd. Hiermee worden debet- respectievelijk creditbedragen per afzonderlijke grootboekrekening bepaald en bij elkaar opgeteld. Waar de bestaande tellingen eerst het totaalsaldo van alle gekoppelde rekeningen berekenen en dan pas de debet- of creditkant bepalen, beoordelen deze nieuwe opties elke rekening afzonderlijk.
• Rapportdefinitie bewerken (MRPDEF): Het nieuwe veld Transponeren staat onder het blok Kolom- en regelindeling. Zet dit veld op Ja om de kolom- en regelindeling in de gegenereerde tabel om te draaien. Dit is nuttig voor overzichten – zoals een verloopstaat vaste activa – waarbij het aantal kolommen anders onoverzichtelijk groot wordt. Standaard staat het veld op Nee.
  (Let op: Als ‘Transponeren’ actief is, worden opmaakinstellingen zoals Onderstrepen automatisch aangepast om de weergave correct te houden).

Het Leningenregister is een submodule binnen de module Financieel. Hiermee kun je zowel aangegane als uitstaande leningen centraal bijhouden en beheren.

In deze versie zijn in de functie Leningenregister (MLNREG) in het veld Aflosmethode twee nieuwe opties toegevoegd:

• Lineair pre-numerando: Als je voor deze methode kiest, vindt de aflossing plaats aan het begin van de termijn. Dit betekent dat de allereerste aflossing direct bij de aanvang van de looptijd wordt verwerkt.
• Lineair post-numerando: Kies je voor deze optie, dan vindt de aflossing plaats aan het einde van de termijn. De aflossingstermijnen worden in dit geval telkens aan het einde van elke periode verwerkt.

Met deze uitbreiding profiteer je van meer flexibiliteit bij het registreren en beheren van de leningen. De software berekent op basis van jouw keuze automatisch de juiste rente en verwerkt de bedragen correct in de gegenereerde aflossingstabel.

Binnen het prikbord communiceer je snel over openstaande projectissues. Wanneer je veel verschillende issues tegelijkertijd beheert, is het belangrijk om in één oogopslag te zien waar een bericht over gaat. Daarom is in deze versie het veld Onderwerp toegevoegd aan de Projectissues (MISSUE). Dit biedt de volgende voordelen:

• Standaard registratie: Je kunt voortaan direct bij het aanmaken van een projectissue een korte omschrijving of onderwerp meegeven.
• Herkenbaarheid in notificaties: Het onderwerp wordt voortaan ook automatisch meegenomen in de bijbehorende prikbordberichten en e-mailnotificaties.

Hierdoor zie je in jouw overzichten en e-mails meteen op welk specifiek projectissue een update betrekking heeft. Dit helpt je om sneller de juiste prioriteiten te stellen.

Met alerts kun je personen automatisch attenderen op uit te voeren werkzaamheden (via de Alerts Monitor en via e-mail). Dit ter bewaking en ondersteuning van de workflow.

In deze versie is de alert Gereed te melden conceptfacturen (projecten) (pr010) uitgebreid. Bij de alert stel je per medewerker in welke conceptfacturen worden getoond. In deze versie zijn extra instellingsoptie toegevoegd in het veld Welke conceptfacturen tellen?:

• Concepten projecten o.b.v. vervanger projectleider
• Concepten subprojecten o.b.v. vervanger subprojectleider

Alerts met deze instelling zijn natuurlijk alleen actueel tijdens de periode van vervanging. Daarom is het handig om de alert zo in te stellen dat deze alleen wordt getoond als er records te fiatteren zijn (‘Alleen bij aantal ongelijk aan 0’ of ‘Alleen bij overschrijding signaleringsaantal’).

Het veld Referentie bij cursusdeelnemers – in het onderdeel Facturering – is uitgebreid van 30 naar 70 tekens. Hiermee is er voortaan voldoende ruimte om ook lange referentienummers van klanten volledig over te nemen, zonder dat je deze hoeft in te korten.

Door deze uitbreiding sluit de veldlengte nu ook aan op de referentievelden op andere plekken binnen de software. Dit zorgt voor een uniforme gegevensverwerking en garandeert dat referentienummers van cursusdeelnemers altijd correct, volledig en herkenbaar in jouw administratie worden opgeslagen.

In de Parameters Urenregistratie (MUIPAR) is het nieuwe veld Werktijden in weekstaat tonen toegevoegd. Wanneer dit veld is ingeschakeld, worden de geplande werktijden per dag als referentie getoond in de weekstaat. Dit geeft medewerkers direct inzicht in hun contracturen, waardoor het invoeren en hierop aansluiten van de gewerkte uren gemakkelijker wordt.

In de diverse fiatteringsfuncties wordt nu automatisch vastgelegd wie een urenregel heeft afgekeurd en wanneer dit is gebeurd. Het gaat om twee nieuwe kolommen:

• Afkeurder urenregel: Toont het personeelsnummer van de medewerker die de actie ‘Regel afkeuren’ heeft uitgevoerd.
• Datum/Tijd afkeuring: Toont de datum en het tijdstip waarop de urenregel is afgekeurd.

Deze gegevens worden automatisch gevuld zodra een regel wordt afgekeurd en zijn ter informatie zichtbaar in de browser.

Voorheen was bij een afgekeurde urenregel in de software niet direct zichtbaar wie de afkeuring had uitgevoerd en op welk moment dit had plaatsgevonden. Dit maakte de interne opvolging vaak lastig: de medewerker wist niet bij wie hij of zij terecht kon voor opheldering, en bij eventuele discussies ontbrak een duidelijke tijdstempel. Met deze uitbreiding is het afkeurproces voortaan traceerbaar.

Na de upgrade vind je de nieuwe kolommen in de standaard weergaveset van de verschillende fiatteerfuncties. Deze kun je naar keuze aan je eigen weergavesets toevoegen.

Om ervoor te zorgen dat alle benamingen in het systeem logisch blijven en perfect aansluiten bij de functionaliteiten, voeren we een aanpassing in de naamgeving door. De naam Onderhoudscontract is vanaf deze versie overal vervangen door Servicecontract.

De term ‘onderhoud’ dekte al langer niet meer de volledige lading van de module. Met de introductie van ‘servicecontract’ is de link met de servicemodule direct duidelijk en herkenbaar.

Voor de dagelijkse werkzaamheden verandert er functioneel verder niets. De software werkt nog hetzelfde als voorheen. Wel zul je de nieuwe naam op verschillende plekken tegenkomen.

In de Parameters Service & Onderhoud (MSOPAR) kun je aangeven of je gebruik wilt maken van de integratie met de module Projecten. Als deze optie is geactiveerd, is het mogelijk om werkorders aan te maken bij een lopend project.

In deze versie zijn in de functie Werkorders (MWORDE) de velden Subproject en Projectfase toegevoegd waarin je deze aanvullende gegevens ter registratie kunt vastleggen.

In de bouwbranche is werken in periodes van 4 weken de standaard. AllSolutions sluit hier nu op aan. In deze release is in het veld Factureringsfrequentie de optie Per 4 weken toegevoegd:

• In de functie Debiteuren (MDEBST), zodat je dit bij de debiteur als standaard kunt instellen.
• In de functie Orders (MORDER), zodat je deze hier ook kunt selecteren dan wel van de standaard kunt afwijken.

Bij het aanmaken van een multi-verhuurorder leg je op de orderkop een startdatum en starttijd vast. Deze gelden als standaard voor alle onderliggende orderregels. Het was al mogelijk om een gewijzigde einddatum/-tijd in één keer door te voeren naar alle orderregels via een vinkje op de orderkop, maar deze functionaliteit ontbrak nog voor de startdatum en -tijd.

In deze versie is dit toegevoegd. In de functie Orders (MORDER) is in de multi-verhuurorders het veld ‘Gewijzigde startdatum/-tijd overnemen in orderregels’ toegevoegd.

Wanneer je de startdatum en/of starttijd op de orderkop aanpast en dit vinkje activeert, worden alle onderliggende orderregels (zowel voor verhuur als materieelverhuur) automatisch bijgewerkt met de nieuwe waarden. Dit bespaart tijd bij het wijzigen van een huurperiode en verkleint de kans dat er per ongeluk een orderregel wordt overgeslagen.

In een economisch landschap waarin mondiale marktontwikkelingen en geopolitieke spanningen leiden tot schommelende energieprijzen, is grip op operationele kosten belangrijker dan ooit. Daarom is voor materieelverhuur nieuwe functionaliteit toegevoegd waarmee brandstofkosten automatisch kunnen worden afgehandeld.

Wanneer machines of voertuigen terugkomen van verhuur, registreert de chauffeur bij het ophalen het aantal bijgetankte liters en het brandstoftype. Het systeem zorgt ervoor dat deze gegevens direct en automatisch als diverse kostenregel op de verhuurorder worden geplaatst. Dit voorkomt dat verhuurmedewerkers na transport handmatig brandstofcomponenten moeten toevoegen aan de order. Hierdoor bespaar je tijd en wordt het facturatieproces naar de klant versneld.

Hoe werkt het?

• Activering in de parameters: Om gebruik te kunnen maken van de functionaliteit activeer je allereerst in de Parameters Verkopen (MVKPAR) het veld Brandstof bij afmelden transport (in het onderdeel Materieelverhuur).
• Activeren per debiteur: In de functie Debiteuren (MDEBST) is het veld Brandstof verhuur toegevoegd (in het onderdeel Materieelverhuur). Hiermee kun je per debiteur vastleggen of brandstofregistratie van toepassing is bij materieelverhuur en/of multi-verhuur.
• Nieuwe functie ‘Brandstofsoorten’: In de functie Brandstofsoorten (MBRNST) leg je centraal alle brandstofsoorten vast die binnen de organisatie worden gebruikt, zoals diesel, benzine of hybridevormen en de bijbehorende Diverse kostencode. (Vanuit deze gekoppelde Diverse kostencode (MKSTDV) worden de bijbehorende btw-code en de grootboekrekeningen bepaald.)
• Brandstofsoort gekoppeld aan machine: In de functie Configuraties (MCONFI) is het veld Brandstofsoort toegevoegd. Het type brandstof dat hier is ingesteld, is leidend bij de verdere logistieke afhandeling.
• Activering bij ordersoorten: Vanuit de functie Ordersoorten (MORSRT) wordt aangestuurd of je van de nieuwe functionaliteit gebruik kunt maken. Activeer hiervoor het nieuwe veld Brandstof bij ordersoorten van het type materieelverhuur en/of multi-verhuur.
• Registratie bij afmelden transport: Bij het afmelden van het transport wordt standaard de brandstofsoort uit de configuratie overgenomen. (Indien nodig kan deze hier handmatig worden overschreven.) Daarbij vult de chauffeur in het nieuwe veld Aantal liters de werkelijk getankte liters in.
• Automatische kostenregel op verhuurorder: Zodra het transport is afgemeld, maakt het systeem op basis van de ingevoerde liters en het brandstoftype automatisch een diverse kostenregel aan op de verhuurorder. De getankte liters en de bijbehorende eenheidsprijs worden hierbij cumulatief op regelniveau weergegeven.

Goed om te weten

De automatische brandstofregel wordt alleen aangemaakt als de instellingen bij zowel de debiteur als de bijbehorende ordersoort zijn geactiveerd. Als een van deze instellingen uit staat, wordt de kostenregel niet automatisch opgevoerd.

Vanaf deze versie kun je zelf de volgorde van de orderregels (MOFFER/MORDER) bepalen voor opname in de offerte en de opdrachtbevestiging.

In het scherm met de orderregels is het veld Afdrukvolgorde toegevoegd. Hiermee kun je de volgorde waarin de regels op de documenten (offerte en opdrachtbevestiging) verschijnen, volledig naar eigen wens aanpassen.

Hoe werkt het?

• Voeg eerst het veld Afdrukvolgorde (vk02.afdr-vlgnr) toe aan je weergave op de orderregels.
• Gebruik het icoon vooraan de regel om het veld in ‘edit-modus’ te zetten en snel en gemakkelijk de volgorde aan te passen.

• Sla de gegevens op met het groene vink-icoon vooraan de regel.

De nieuwe sortering werkt samen met zowel gecomprimeerde als niet-gecomprimeerde offertes. Als er gekozen wordt voor het gecomprimeerd aanbieden van de orderregels, is de laagste positie leidend:

Als voor een klant bijvoorbeeld hetzelfde artikel is toegevoegd op orderregel 5 én op orderregel 10, dan gaat het systeem bij het comprimeren altijd uit van de laagste plek (in dit voorbeeld plek 5). Het gecomprimeerde artikel verschijnt dan op plek 5 in de definitieve afdrukvolgorde.

Bij verhuurorders kan het voorkomen dat specifieke dagen binnen een huurperiode een afwijkend tarief hebben, bijvoorbeeld bij transportdagen of stand-by periodes. Tot nu toe kon er per orderregel slechts één tarief worden vastgelegd. Vanaf deze versie kun je bij een verhuurorder (MORDER) afwijkende prijzen per dag instellen. Deze nieuwe functionaliteit kan gebruikt worden voor (multi-)verhuurorders, materieelverhuurorder en bemand verhuurorders.

Hoe werkt het?

• In de orderregels zijn twee nieuwe velden toegevoegd: Afwijkende prijs 1 en Afwijkende prijs 2 (in het onderdeel Verhuurgegevens). Hier kun je de afwijkende prijzen invoeren. Er zijn twee velden beschikbaar, dus je kunt maximaal 2 afwijkende prijzen vastleggen.

• Vanuit dit scherm koppel je via de shortcut Afwijkende prijzen vervolgens per dag het gewenste alternatieve tarief. In eerste instantie zal deze browser nog leeg zijn. Via de actie Afwijkende prijs toevoegen kun je aangeven voor welke dagen je een afwijkende prijs wilt instellen.
• In het vervolgscherm vind je een overzicht van alle dagen binnen de huurperiode. De dagen staan standaard ingesteld op Afwijkende prijs 1. Selecteer indien gewenst via het edit-icoon vooraan de regel bij de betreffende dag Afwijkende prijs 2. Je kunt dus zelf bepalen welke afwijkende prijs (1 of 2) van toepassing is.

• Vink vervolgens de dag(en) aan waarvoor het afwijkende tarief moet gelden. Klik rechtsboven op een van de acties Geselecteerde data toevoegen of Geselecteerde data toevoegen en terug om voor de betreffende dagen de afwijkende prijs daadwerkelijk in te stellen.

De gekoppelde dagen zijn nu direct zichtbaar in het overzicht Afwijkende prijzen per dag, inclusief het bijbehorende bedrag. Op alle overige, niet-gekozen dagen binnen de huurperiode blijft automatisch de standaardhuurprijs gelden.

Specifiek voor multi-verhuurorders is in de functie Orders (MORDER) de shortcut Mutaties toegevoegd. Via deze shortcut zie je alle journaalpostregels uit de verstuurde verkoop- en inkoopfacturen. Daarnaast worden bovenaan het scherm de totale omzet, de eventuele kosten voor inhuur derden, de marge en het margepercentage van de order getoond.

Welke grootboekrekeningen als marge omzet worden beschouwd, kun je instellen in de Parameters Verkopen (MVKPAR). Hier zijn de nieuwe velden Grootboekrekening omzet marge (van) en Grootboekrekening omzet marge (t/m) toegevoegd, waarin je het gewenste bereik kunt opgeven.

In de functie Informatie Planning Configuraties Materieelverhuur (ICNFMV001) is een extra kleursignalering toegevoegd. Orderregels met een afwijkende prijs voortaan de kleur ‘goud’. Dit maakt het eenvoudiger om afwijkende prijzen op te sporen.

Tot nu toe werden verhuurmaterialen bij terugkomst standaard altijd teruggeboekt op je hoofdsite. Als je met meerdere magazijnen of locaties werkt, zorgt dit voor extra administratief werk omdat je de voorraad daarna handmatig naar de juiste locatie moet verplaatsen.

Vanaf deze versie kun je verhuurartikelen flexibel retour nemen in verschillende magazijnlocaties. Hiervoor is in de functie Transporten (MTRANS) het veld Adres naar wijzigbaar geworden.

Als je met meerdere magazijnen werkt, kun je nu ook meerdere retourtransporten aanmaken (bijvoorbeeld één retourtransport per magazijn).

• Per transport kun je de site handmatig wijzigen naar het juiste magazijn.
• Bij het afmelden van het transport wordt de voorraad direct naar de door jou gekozen locatie verhuisd.

Hierdoor zijn handmatige correcties achteraf niet meer nodig en beschik je altijd over een actuele voorraadregistratie per magazijnlocatie.

Binnen de bouw en projectgestuurde sectoren is het gebruikelijk dat er eerst een proforma factuur naar de klant wordt gestuurd. De klant controleert deze proforma, levert eventueel een referentienummer of extra documenten aan, en pas daarna wordt de definitieve factuur opgemaakt en verzonden.

Om dit proces te ondersteunen, is in de functie Conceptfacturen (MCOLOG) de actie Conceptfactuur mailen toegevoegd. Hiermee kun je de conceptfactuur direct als proforma per e-mail naar de klant verzenden.

Om de status van een conceptfactuur te bewaken kun je gebruik maken van Vrije velden (MVVVLD). Deze functionaliteit is in deze versie voor deze Conceptfacturen beschikbaar gemaakt. Hiermee kun je zelf velden inrichten om de status en opvolging van de openstaande proforma facturen te registreren. Dit bied je de mogelijkheid om zelf om te bepalen welke statussen je wilt aanhouden. Om gemakkelijk de status te wijzigen kun je de vrije velden achter een eigen actie in het scherm plaatsen via de functie Actiebuttons (MVVBUT).

Sinds 19 juni 2026 moeten webshops consumenten een duidelijk zichtbare en eenvoudig toegankelijke herroepingsfunctie bieden, waarmee zij een online geplaatste bestelling binnen de wettelijke bedenktermijn van 14 dagen kunnen herroepen.

Om hieraan te voldoen, is in de ontvangstbevestiging van een webwinkelbestelling voortaan een annuleer-/herroepingslink opgenomen. Via deze link komt de klant direct in de nieuwe functie Annuleren webwinkelbestelling (MWSANN), waar hij zijn bestelling kan herroepen zonder in te loggen.

Goed om te weten: De herroeping legt het verzoek van de klant vast bij de webwinkelbestelling. De inhoudelijke afhandeling doe je als organisatie zelf. In de functie Webwinkel-bestellingen (MWPSHP) zie je met een nieuw filter en een nieuwe kolom direct welke bestellingen door de klant zijn herroepen.

Hoe richt je het in?

1. In de functie Websites (MWPSTS) is het veld Tekst in e-mail ‘bestelling herroepen’ toegevoegd (in het onderdeel Webwinkel – bevestigingsmail). Vul hier de tekst van de e-mail in die de klant ontvangt nadat hij zijn bestelling heeft herroepen. Let op! Vul je hier geen tekst in, dan ontvangt de klant géén bevestiging van zijn herroeping!
2. Controleer in dezelfde sectie of het veld Tekst in e-mail ‘ontvangstbevestiging’ is gevuld. Is dat niet het geval, dan wordt er géén ontvangstbevestiging verstuurd en ontvangt de klant dus ook de annuleer-/herroepingslink niet!

Bestelling herroepen

1. De klant plaatst een bestelling in de webwinkel en ontvangt de ontvangstbevestiging per e-mail. Onderaan de e-mail staat de annuleer-/herroepingslink.
2. De klant klikt op de link. De functie Annuleren webwinkelbestelling (MWSANN) opent automatisch (inloggen is niet nodig).
3. Het formulier toont ter controle de bestelgegevens: datum, bestelnummer, naam, adres, contactgegevens, eventueel afwijkend afleveradres en opmerkingen. Deze gegevens zijn alleen-lezen.
4. De klant vult het veld Reden van annulering in en klikt op Opslaan.

Bij de bestelling wordt vastgelegd dat deze door de klant is geannuleerd, inclusief de opgegeven reden. De klant ontvangt automatisch een bevestigingsmail van zijn herroeping, met de tekst die je in de functie Websites (MWPSTS) hebt opgegeven.

Voorwaarden & geldigheid

• Geldigheid: De link is precies 14 dagen geldig, gerekend vanaf het moment dat de ontvangstbevestiging is verstuurd. Daarna krijgt de klant de melding dat de link is verlopen.
• Uitzonderingen: Herroepen via de link is niet mogelijk als de bestelling al is vervallen of als de klant de bestelling al eerder via deze weg heeft herroepen.
• Afgehandelde bestellingen: Een bestelling die al is verwerkt tot een verkooporder kan wél via de link worden herroepen (het wettelijke herroepingsrecht blijft immers van kracht).

Herroepingen opvolgen

1. Ga naar Webwinkel-bestellingen (MWPSHP). Zet het filter Geannuleerd door klant op Ja.
2. Open de bestelling. Onderaan het formulier staat de sectie Geannuleerd door klant met het veld Reden van annulering.
3. Handel de bestelling verder af volgens je eigen procedure: laat de bestelling vervallen, of verwerk de creditering van de al aangemaakte verkooporder.

Goed om te weten: Een herroeping door de klant wijzigt de status van de bestelling niet. De bestelling blijft in behandeling totdat je zelf actie onderneemt.

Nieuwe en gewijzigde functies

• Annuleren webwinkelbestelling (MWSANN): Dit is de nieuwe functie met het herroepingsformulier dat de klant vanuit de bevestigingsmail van zijn bestelling opent. Deze functie is alleen bereikbaar via de link in de e-mail; inloggen is niet nodig.
• Webwinkel-bestellingen (MWPSHP): In deze functie is een filter en kolom Geannuleerd door klant toegevoegd. De kolom is opgenomen in alle standaard weergaven. (Heb je eigen weergaven ingesteld? Dan kun je na de upgrade de nieuwe kolom zelf aan je eigen weergavesets toevoegen.)
• Webwinkel-bestellingen (MWPSHP): In het onderdeel Geannuleerd door klant is het veld Reden van annulering toegevoegd. Dit onderdeel is alleen-lezen en verschijnt alleen bij bestellingen die de klant heeft herroepen.
• Website (MWPSTS): In deze functie is het veld Tekst in e-mail ‘bestelling herroepen’ toegevoegd aan het onderdeel Webwinkel – bevestigingsmail.