AllSolutions najaarsrelease – 25.0.10

Binnen QX kunnen gebruikers op basis van hun rol in de organisatie effectiever werken, doordat alleen die functionaliteit wordt geboden die voor deze rol nodig is. Vanaf deze versie zijn de rollen van projectleider en projectcontroller beschikbaar in QX.

• De projectleider en projectcontroller hebben beide toegang tot Projecten (MPROJE), Subprojecten (MPRSUB), Projectfasen (MPRFAS), Calculatieregels (MPRCAL), Informatie Uren (IURREG) en Conceptfacturen (MKONSE).
• Naast deze functies heeft de projectleider aanvullend toegang tot de Planning op Activiteitsniveau (MCAPMW) met de bijbehorende shortcuts en Informatie Beschikbaarheid medewerkers (IBESMW).
• Daarnaast is voor de projectleider de alert Te fiatteren uren (ui020) beschikbaar met de instelling op te fiatteren door de projectleider, subprojectleider en projectfaseleider.
• En bij gebruik van de module Inkoop is de alert Te fiatteren bestelaanvragen (ba030) voor de projectleider beschikbaar.

De functionaliteit stuur je aan door in het gebruikersaccount (MGEBRU) de rollen op ‘projectleider’, ‘subprojectleider’, ‘projectfaseleider’ en/of ‘projectcontroller’ te activeren. Voor het mogen starten van de bijbehorende functies wordt natuurlijk ook gecontroleerd of je daarvoor geautoriseerd bent.

In de QX-interface is het mogelijk geworden om een overzicht van een record te openen. Met de actie Meer details open je nu bijvoorbeeld snel en gemakkelijk een relatiekaart of projectkaart. Zo heb je in één oogopslag alle gegevens op je scherm.

Tijdens QX NXT hebben we onze nieuwste QX-innovatie gepresenteerd: Quinn, een geavanceerde AI-agent die geïntegreerd is in onze software. Quinn is ontworpen om jouw werk gemakkelijker en efficiënter te maken door te fungeren als jouw persoonlijke digitale collega. En vanaf deze versie heb je toegang tot Quinn in jouw eigen QX-omgeving!

Wat kan Quinn voor jou betekenen?

Met Quinn aan je zijde hoef je niet langer eindeloos te zoeken naar antwoorden op je vragen over de software. Quinn is in staat om jouw vragen te beantwoorden door gebruik te maken van de kennisartikelen die beschikbaar zijn op deze supportsite https://allsolutions.nl/support. Quinn staat 24/7 tot je beschikking, embedded in jouw eigen QX-omgeving.

Handige features

In de gegeven antwoorden wordt voor functies de bijbehorende snelstartcode weergegeven. Deze is clickable, zodat je snel en gemakkelijk naar de genoemde functie kunt navigeren.
Quinn is hiermee jouw directe lijn naar alle benodigde informatie, waardoor je snel en effectief problemen kunt oplossen en efficiënter kunt werken.

Via de drie puntjes boven in het chat venster kun je jouw chatgeschiedenis bekijken. Of Quinn loskoppelen zodat je de chat naar een andere plek in je scherm kunt verslepen. En met het kopieer icoon rechtsonder in het chat venster kun je de tekst van het antwoord snel en gemakkelijk kopiëren om door te sturen of in een andere vorm te gebruiken.

Een collega die altijd leert

Hoewel Quinn al over een schat aan kennis beschikt, is het belangrijk om te weten dat Quinn nog steeds lerende is. Jouw feedback op de gegenereerde antwoorden is dan ook van onschatbare waarde om Quinn nog beter te maken.

Met Quinn zetten we een belangrijke stap in de richting van de toekomst, waarbij AI-innovatie een belangrijke rol speet.

We kijken ernaar uit om te zien hoe Quinn jou helpt om het meeste uit onze software te halen!

Ook in de QX-interface!

En natuurlijk is Quinn ook beschikbaar in de nieuwe QX-interface:

Quinn activeren

Je kunt over Quinn beschikken als je gebruik maakt van AllSolutions QX. In de functies Gebruikers / Gebruikersprofielen (MGEBRU/MGBPRF) kun je verder zelf instellen welke gebruikers Quinn mogen gebruiken (in het onderdeel Beschikbare functionaliteit).

Wanneer je meerdere bedrijven in AllSolutions onderbrengt, kun je naar keuze werken met bedrijfsgebonden gegevens. Deze optie is ideaal als je grotendeels centraal wilt werken, maar wel afwijkingen nodig hebt voor specifieke groepen bedrijven. Dit regel je onder andere in via de Parameters AllSolutions (MZZPAR).

In deze versie is zijn in deze parameters de labels van de verschillende instellingen aangepast:

• Het veld Relaties, debiteuren en crediteuren per bedrijf vastleggen is aangepast naar Relaties, debiteuren en crediteuren per bedrijfsgroep vastleggen
• Het veld Relatie-, debiteur- en crediteurgegevens per bedrijfsgroep vastleggen is aangepast naar Relatie-, debiteur- en crediteurgegevens per bedrijfsgroeponderdeel vastleggen.

Met de functies Parameters Bedrijfsgroeponderdelen (MBDINS) en Bedrijfsgroepen/-onderdelen (MBDGRP) beheer je de gewenste bedrijfsgroepen en -onderdelen voor jouw organisaties. De beschikbare opties worden hier dynamisch getoond op basis van de gekozen instellingen in de Parameters AllSolutions (MZZPAR). 

Bij de Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) kun je aangeven tot welke bedrijfsgroep of -onderdeel deze behoort. Ook hier worden de velden getoond die op basis van de gekozen instellingen van toepassing zijn. Bij de keuze van een bedrijfsgroep of -onderdeel selecteer je deze voortaan direct uit de bijbehorende tabel.

Goed om te weten: Wanneer je van bedrijfsgebonden gegevens gebruik wilt maken, zal dit altijd in samenwerking met AllSolutions moeten worden geactiveerd, aangezien de bestaande gegevens dan geconverteerd moeten worden.

Voor een overzichtelijk beheer kun je een medewerkersprofiel koppelen aan een gebruikersprofiel. Op deze manier is er een goede coördinatie van het toekennen van rechten (vanuit het gebruikersprofiel) en alerts (vanuit het medewerkersprofiel) mogelijk. In de functie Gebruikersprofielen (MGBPRF) is in het onderdeel Algemeen het veld Medewerkersprofiel beschikbaar, waarin je het bijbehorende medewerkersprofiel kunt registreren.

Vanaf deze versie is bij het wijzigen van een gebruikersprofiel bij een gebruiker (MGEBRU) via de actie Gebruikersprofiel wijzigen ook direct zichtbaar of er aan het nieuwe gebruikersprofiel een medewerkersprofiel is gekoppeld. Voorwaarde is hierbij wel dat je via de i-button het nieuwe gebruikersprofiel selecteert uit de onderliggende tabel:

De nieuwe velden komen overigens alleen naar voren als er minimaal één medewerkersprofiel aan een gebruikersprofiel is gekoppeld.

In het veld Medewerkersprofiel bij gebruikersprofiel automatisch bij medewerker overnemen kun je verder aangeven of het medewerkersprofiel overgenomen moet worden bij de medewerker die aan de bijbehorende gebruiker is gekoppeld:

• Vink dit veld aan als je de medewerker aan het medewerkersprofiel wilt koppelen en alle instellingen van het medewerkersprofiel 1-op-1 bij de medewerker (die gekoppeld is aan de gebruiker) wilt overnemen.
• Vink dit uit als je de instellingen van het medewerkersprofiel niet wilt overnemen bij de medewerker (die is gekoppeld aan de gebruiker).

Daarnaast is nu in het gebruikersaccount (MGEBRU) goed zichtbaar welk medewerkersprofiel bij de medewerker staat ingesteld en welk medewerkersprofiel vanuit het gebruikersprofiel wordt overgenomen:

• Is het medewerkersprofiel bij de medewerker gelijk aan het medewerkersprofiel bij het ingestelde gebruikersprofiel? Dan is er een koppeling met het medewerkersprofiel ingesteld (vinkje staat ‘aan’, zie eerdere tekst) en worden alle instellingen van het medewerkersprofiel 1-op-1 bij de medewerker (die gekoppeld is aan de gebruiker) overgenomen.
• Is het medewerkersprofiel bij de medewerker NIET gelijk aan het medewerkersprofiel bij het ingestelde gebruikersprofiel? Dan is er geen koppeling met het medewerkersprofiel ingesteld (vinkje staat ‘uit’, zie eerdere tekst) en worden de instellingen van het medewerkersprofiel (dat aan het gebruikersprofiel is gekoppeld) NIET bij de medewerker (die gekoppeld is aan de gebruiker) overgenomen. Het medewerkersprofiel dat aan de medewerker (MPERSO) is gekoppeld, is dan leidend.

In de functie Loggingreport (ILOGIN) kun je zien welke functies gebruikers in een bepaalde periode hebben gestart. Mits dit is geactiveerd bij de Gebruikers (MGEBRU) of Gebruikersprofielen (MGBPRF) via de instelling Gestarte functies loggen (in het onderdeel Beveiliging).

De applicatiebeheerder(s) van de omgeving hebben toegang tot alle gegevens, inclusief vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Daarom worden de door de applicatiebeheerder(s) gestarte functies voortaan altijd gelogd, ongeacht of de genoemde logging is geactiveerd. Dit geldt ook voor functies die de applicatiebeheerder via $fake vanuit een gebruikersaccount start. Daarnaast worden voortaan ook default de gestarte functies gelogd van gebruiker ‘allsol’, het account waarmee de medewerkers van AllSolutions voor het leveren van support en ondersteuning inloggen in je omgeving. Op deze manier is er een volledig audittrail mogelijk.

In de functie Parameters AllSolutions (MZZPAR) kun je zien wie de applicatiebeheerder(s) van je omgeving zijn.

In weergaven kun je zelf extra tabellen toevoegen, zodat je informatie uit gerelateerde tabellen in de (hoofd)weergave kunt tonen. In deze versie is het maximumaantal extra tabellen dat je in een weergave kunt opnemen, verhoogd van 10 naar 15.

Dit geldt dus niet voor de tabellen die standaard in de weergave aanwezig zijn plus de eventueel ‘hard’gekoppelde tabellen. Het maximumaantal van deze tabellen is 20.

We raden overigens wel aan om zorgvuldig met het koppelen van tabellen om te gaan, zodat de performance van jullie omgeving op niveau blijft. De consultant in jouw klantteam kunnen altijd bij het maken van aanvullende queries ondersteunen.

Wettelijk gezien moeten medewerkers tijdig geïnformeerd worden over verlof dat gaat vervallen. Dit valt onder de zorg- en informatieplicht van de werkgever. Doe je dit niet, dan blijven de dagen geldig en kunnen ze niet zomaar vervallen. Daarom is in deze versie de functie Afdrukken Verlofkaart (PSNIPK) hierop uitgebreid.

In het nieuwe onderdeel Kennisgeving te vervallen verlof kun je aangeven of je de verlofkaart wilt mailen naar:

• Alle medewerkers
• Alleen medewerkers met te vervallen verlof

De verlofkaart wordt gemaild naar het zakelijke e-mailadres (ab02.email-int) dat bij de medewerker(s) (MPERSO) is vastgelegd. Is dit veld niet gevuld? Dan wordt het e-mailadres (zz06.e-mail) gebruikt dat is opgeslagen bij de gebruiker (MGEBRU) die aan de medewerker is gekoppeld.

Specifiek voor dit doeleinde is in de functie Formulieren (MFORMC) een nieuwe formuliercode Kennisgeving te vervallen verlof (uvrl) toegevoegd. Hier kun je aangeven in welke map en/of submap de verlofkaarten worden gearchiveerd. En via de shortcut Sjablonen kun je eventueel een afwijkend AUTO-sjabloon (MFORMA) hiervoor inrichten en daarbij aangeven:

• of je een eigen e-mailformulier voor de e-mail wilt gebruiken 
• de afzender instellen
• en de tekst van het e-mailbericht opgeven.

(Als je geen eigen e-mailformulier (MFORMM) gebruikt, dan wordt het standaard e-mailsjabloon (MMAILS) van de omgeving gebruikt.)

De nieuw af te drukken velden die het te vervallen verlof aangeven, kun je zelf in het bijbehorende sjabloon opnemen. Het betreft de volgende velden:

• Te vervallen wettelijke verlofuren op 1 juli van het huidige jaar: <AISte-vervallen-w>
• Te vervallen bovenwettelijke verlofuren op 1 januari van het volgende jaar: <AISte-vervallen-bw>

In de functie Medewerkers (MPERSO) kun je via de shortcut Verlofbudgetten de budgetten voor verschillende verlofsoorten van een medewerker inzien. Vanaf deze versie kun je een geldigheidsperiode opgeven bij een verlofbudget. Hiervoor zijn de velden Vanaf-t/m datum aan het formulier toegevoegd.

Dit is bijvoorbeeld handig voor verlofsoorten zoals geboorteverlof, ouderschapsverlof of zorgverlof die je voor een bepaalde periode toekent.

Als je een periode hebt vastgelegd voor een verlofbudget, moeten de verlofaanvragen en het verantwoorde verlof in de weekstaat van de medewerker binnen deze geldigheidsperiode vallen. Het systeem controleert dit automatisch wanneer de medewerker verlof aanvraagt of de weekstaat gereed meldt.

Aandachtspunten:

• Zowel de start- als de einddatum van de geldigheidsperiode moeten zijn ingevuld om de controle te activeren.
• De opgegeven start- en einddatum moeten binnen het bijbehorende planningsjaar (MPLNJR) vallen.

Met e-mail marketing bereik je een zo groot mogelijk groep met mensen op een efficiënte manier. Bijvoorbeeld om contact te onderhouden met leden, relaties of bestaande klanten. Of om nieuwe producten en/of diensten te promoten.

Vanaf deze versie biedt QX een koppeling met de marketing automation tool Hubspot. Hiermee heb je de mogelijkheid om mailinggegevens uit QX over te zetten naar Hubspot. En kun je – op basis van de gemaakte selectie van CRM-gegevens in AllSolutions – vanuit Hubspot gepersonaliseerde en geïndividualiseerde e-mail marketing campagnes maken en versturen.

In de Mailing-runs (MMAILP) is bij het aanmaken van een nieuwe e-mailmailing in het veld Mailing per e-mail vanuit de optie Hubspot toegevoegd. (Deze optie is zichtbaar als de koppeling met Hubspot in je omgeving is geactiveerd.) Hiermee geef je aan of je de mailingadressen bij het uitvoeren van de mailing-run automatisch wilt laten overzetten naar Hubspot. Op basis hiervan worden in Hubspot automatisch contactpersonen aangemaakt en wordt een specifieke mailinglijst samengesteld. Het daadwerkelijk versturen van de mailing verzorg je verder vanuit Hubspot.

Wil je gebruik gaan maken van de koppeling met Hubspot? Neem dan contact op met je accountmanager. (Aan het gebruik van Hubspot zijn kosten verbonden.)

De functie Informatie Crediteurenstatistiek (IKRDST) is een handige tool waarmee je alle financiële informatie over crediteuren kunt inzien. Het biedt een overzicht van belangrijke gegevens zoals het aantal ingeboekte inkoopfacturen, betalingen, de datum van de laatste betaling, inkopen, verplichtingen en het openstaande saldo. Dit maakt het een ideale functie voor het maken van rapportages.

In deze nieuwe versie hebben we de statistiek ‘Gemiddelde betaaltermijn (in dagen)’ toegevoegd. Na de upgrade kun je deze kolom zelf aan je eigen weergaven toevoegen.

Monitoring van openstaande posten crediteuren is belangrijk voor een gezond financieel beheer. Daarom is de functie Informatie Crediteurenstatistiek (IKRDST) gekoppeld aan de alert kr020 – Crediteuren met te groot openstaand saldo, wat je helpt bij het bewaken van je crediteurensaldo.

Een Risico Acceptatie Formulier (RAF) vastleggen bij een leverancierscontract is essentieel voor goed risicomanagement. Het dwingt zowel de inkopende partij als de leverancier om gezamenlijk na te denken over, en expliciet vast te leggen, welke risico’s er zijn, wie verantwoordelijk is voor deze risico’s, en welke maatregelen worden genomen om ze te beperken.

Door dit vooraf te doen, creëer je niet alleen een gedeeld begrip van de potentiële knelpunten, maar voorkom je ook discussies achteraf en leg je een duidelijke basis voor de contractvoorwaarden, wat uiteindelijk leidt tot een betere samenwerking en een beter beschermde inkooporganisatie.

Daarom kun je vanaf deze versie in de functie Leverancierscontracten (MLEVCO) risico acceptatie formulieren vastleggen via de nieuwe shortcut RAF. Hier kan de volgende informatie worden vastgelegd:

De bijbehorende redenen kun je vastleggen in de nieuwe functie Redenen RAF (MRERAF).

In de weergave van de Leverancierscontracten (MLEVCO) kun je een kolom RAF opnemen, zodat je direct kunt zien of er bij een leverancierscontract een (actieve) RAF van toepassing is.

De opgegeven waarde van de RAF wordt toegevoegd aan de contractwaarde van het leverancierscontract. Deze inclusiefwaarde wordt getoond in twee nieuwe velden:

Deze velden hebben een berekende waarde, die wordt opgebouwd vanuit de aanwezige RAF’s. Daarom kunnen deze velden niet vanuit het contract gemuteerd worden.

Verder is de alert Aflopende leverancierscontracten (ba010) uitgebreid met extra instellingen in het veld Aflopend o.b.v., waarbij deze op maat kan worden aangestuurd op basis van de:

• Rappeldatum leveranciersbeoordeling
• Einddatum RAF
• Rappeldatum RAF

Bij gebruik van de module Inkoop kun je vanaf deze versie zelf kiezen of je wilt werken met een mandaatcontrole exclusief of inclusief btw. In de Parameters Verplichtingen (MGVPAR) is in het onderdeel Mandaten een nieuw veld Mandaatcontrole toegevoegd waarmee je dit kunt instellen. Default staat dit veld op Excusief btw.

De mandaatcontole wordt uitgevoerd op de mandaten voor de inkoopmodule die in de Parameters Verplichtingen (MGVPAR) en bij de Medewerkers (MPERSO) via de shortcut Mandaten worden vastgelegd.

Verder wordt in het datasheet van de specificatieregels van een bestelaanvraag (MBSTAV) voortaan zowel het bedrag exclusief btw als inclusief btw getoond.

Goed om te weten: Bij het aanpassen van de mandaatcontrole naar inclusief btw verandert er niets aan de boekingsgang, weergaves en rapportages in QX. Deze bedragen blijven exclusief btw. Alleen in alle functies waarin controles op mandaten worden uitgevoerd, zal dit inclusief btw gebeuren.

AllSolutions biedt de mogelijkheid om in diverse functies vrije velden vast te leggen. In deze versie is de vrije velden-optie toegevoegd aan de specificatieregels (tabel ba51) van een bestelaanvraag (MBSTAV).

De vrije velden kun je zelf definiëren met de functie Velden (MVVVLD) en met de actie Vrije velden (in het part Applicatiebeheer aan de rechterkant) toevoegen aan het formulier van het bedrijf of de afdeling. Het is ook mogelijk om vrije velden via een speciale actie in de browser in te vullen en te beheren. Met de functie Knoppen (MVVBUT) kun je dan zelf een formulier met vrije velden definiëren.

Vanaf deze versie kun je documentenvastleggen in de functie Comptabel Maken Verplichtingen (MCOMPV). Zo kun je bijvoorbeeld achtergrondinformatie direct bij de bijbehorende verplichting registreren, wat zorgt voor een completer overzicht. Bovendien worden documenten die via de functie Verplichtingen (MVERPL) aan een verplichting zijn gekoppeld, nu ook zichtbaar in de functie Comptabel Maken Verplichtingen, en andersom.

In de functie Verplichtingen (MVERPL) kun je werken met vrije velden. Dit betekent dat je zelf eigen velden in het formulier met de gegevens van de verplichting kunt toevoegen. De in de verplichting toegevoegde vrije velden zijn voortaan ook zichtbaar in de functie Comptabel Maken Verplichtingen (MCOMPV).

De vrije velden (op de tabel gv03) definieer je in de functie Velden (MVVVLD). Met de actie Vrije velden (in het part Applicatiebeheer aan de rechterkant) voeg je deze vervolgens toe aan het formulier van de verplichting. Dit geeft je de flexibiliteit om bij verplichtingen ook ‘eigen’ aanvullende informatie vast te leggen.

Vanuit eConnect kun je ontvangen inkoopfacturen gemakkelijk importeren in AllSolutions. Op basis van herkenning van een aantal factuurgegevens doet het systeem een voorstel voor de registratie van de inkoopfactuur. Op deze manier kun je de factuur snel en gemakkelijk inboeken en verwerken in AllSolutions.

De automatische matching van btw-codes is geoptimaliseerd. Bij import geeft eConnect de herkende btw-code(s) op de factuur door, waarna het systeem deze direct matcht met de codes in AllSolutions.

eConnect gebruikt hiervoor de door PEPPOL voorgeschreven btw-codes. Deze vind je hier. Je kunt de bijbehorende eConnect btw-code koppelen in AllSolutions via de functie Btw-codes (MBTWKD) in het veld Btw-code eConnect.

Bijdragen en subsidies kunnen rechtstreeks op ‘opbrengstcomponenten’ geboekt worden. Hiervoor is in de functie Kostencomponenten (MKSTKO) in de combobox van het veld Kostentype een extra typering Opbrengsten toegevoegd. Met deze componenten worden kosten en opbrengsten niet langer gesaldeerd gepresenteerd in de budgetten, realisatie en prognose. De realisatie van opbrengsten wordt zichtbaar bij de projectmutaties op componentniveau en is daarmee eenvoudig aan te sluiten bij de daaruit voortvloeiende financiële mutaties.

Om de opbrengsten in de projectadministratie naar voren te laten komen, zijn in de weergaven van Projecten, Subprojecten (en de daaronder liggende meerjarenprognose), Projectfasen en Calculatieregels (MPROJE/MPRSUB/MPRFAS/MPRCAL) een aantal kolommen toegevoegd: 

• Calculatiebedrag realisatie opbrengsten in periodes
• Verkoopbedrag realisatie opbrengsten in periodes
• Bedrag OHW opbrengsten in periodes
• Bedrag gefactureerd opbrengsten in periodes
• Bedrag nagecalculeerd opbrengsten in periodes
• Bedrag vrijgevallen OHW opbrengsten in periodes

Na de upgrade helpen onze consultants je graag met de stappen die nodig zijn om gebruik te maken van opbrengstcomponenten.

De koppeling met Trajectplanner is al een aantal jaar niet meer in gebruik. Daarom zijn in deze versie alle tabellen en velden die hierop betrekking hebben, verwijderd. Zo houden we de software up-to-date. Het gaat specifiek om de volgende functies, tabellen en velden:

• Parameters Trajectplanner-interface (MTPPAR)
• Factuurregels Trajectplanner (MFCTTP)
• Verwerken Factuurregels Trajectplanner (VFCTTP)
• Tabel tp01 – TRAJECTPLANNER: Opleidingen student
• Tabel tp02 – TRAJECTPLANNER: Factuurregels
• Tabel ma01 – CRM: Relaties (stamgegevens): velden
  • Persoonstype – ma01.pers-type
  • Onderwijstype – ma01.onderwijs-type
  • Docentcode – ma01.docent-cd
  • Studielink-id – ma01.studielink-id
  • Studentcode – ma01.stud-code,
• Tabel ab12 – BASIS: Normjaartaken: veld
  • Vakcode – ab12.vakcode

Als je gebruik maakt van de module Inkoop heb je in de functie Werkorders (MWORDE) via de shortcuts Bestelaanvragen en Bestelaanvragen specificatieregels gemakkelijk inzicht in de bestellingen die voor die werkorder lopen of zijn gedaan. In deze versie zijn beide shortcuts aanvullend toegevoegd aan de browser met de Calculatieregels van de werkorder. Zo kun je de inkoopgegevens ook direct daar inzien.