AllSolutions zomerrelease – 25.0.07

Met trots introduceren we onze nieuwste innovatie: Quinn, een geavanceerde AI-agent die geïntegreerd is in onze QX-software. Quinn is ontworpen om jouw werk gemakkelijker en efficiënter te maken door te fungeren als jouw persoonlijke digitale collega.

Wat kan Quinn voor jou betekenen?

Met Quinn aan je zijde hoef je niet langer eindeloos te zoeken naar antwoorden op je vragen over de software. Quinn is in staat om jouw vragen te beantwoorden door gebruik te maken van de kennisartikelen die beschikbaar zijn op onze supportsite https://allsolutions.nl/support.

In de gegeven antwoorden wordt voor functies de bijbehorende snelstartcode weergegeven. Deze is clickable, zodat je snel en gemakkelijk naar de genoemde functie kunt navigeren.
Quinn is hiermee jouw directe lijn naar alle benodigde informatie, waardoor je snel en effectief problemen kunt oplossen en efficiënter kunt werken.

Een junior medewerker die altijd leert

Hoewel Quinn al over een schat aan kennis beschikt, is het belangrijk om te weten dat Quinn nog steeds lerende is. Zie Quinn als een ambitieuze junior medewerker die zich voortdurend ontwikkelt en verbetert. Jouw feedback is dan ook van onschatbare waarde om Quinn nog beter te maken. Met Quinn zetten we een belangrijke stap in de richting van de toekomst, waarbij AI-innovatie een belangrijke rol speet.

We kijken ernaar uit om te zien hoe Quinn jou helpt om het meeste uit onze software te halen!

Quinn activeren

Quinn kan geactiveerd worden als je gebruik maakt van AllSolutions QX. Hiervoor is in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) het veld Quinn chat token URL toegevoegd (alleen zichtbaar als medewerkers van AllSolutions zijn ingelogd in je omgeving). Zodra Quinn is geactiveerd in je omgeving, kun je in de functies Gebruikersprofielen/ Gebruikers (MGBPRF/MGEBRU) zelf instellen welke gebruikers Quinn mogen gebruiken (in het onderdeel Beschikbare functionaliteit).

Meer informatie volgt op de vernieuwde AllSolutions klantendag: QX NXT op donderdag 18 september 2025. Meld je hier aan!

Aan het inlogscherm van QX is de actie Wachtwoord vergeten toegevoegd, waarmee een gebruiker vanuit dit scherm een nieuw wachtwoord kan aanvragen. Of deze actie ook wordt getoond, is afhankelijk van de instellingen in de Parameters AllSolutions (MZZPAR). Daar geef je in het onderdeel Inloggen aan of de Mogelijkheid tot aanvragen wachtwoord vanuit inlogscherm is toegestaan.

Als je de actie Wachtwoord vergeten gebruikt, volgt de reguliere procedure voor het aanvragen van een nieuw wachtwoord, waarbij de gebruiker twee aparte e-mailberichten ontvangt. De tweede e-mail met het nieuwe, tijdelijke wachtwoord ontvangt de gebruiker pas als hij op de link in de eerste e-mail heeft geklikt.

Wanneer je probeert in te loggen en je wachtwoord is verlopen, kom je na inloggen ook in het scherm om je wachtwoord te resetten. En staat via je account in AllSolutions multi-factor authenticatie (MFA) aan? Dan moet je daarna ook het bijbehorende token opgeven.

(MFA kun je overigens alleen instellen vanuit het (hoofd)inlogscherm van AllSolutions. Dit kan op dit moment nog niet via het responsive inlogscherm van QX.)

Met de metasearch kun je efficiënt door het gehele systeem zoeken. Naast het zoeken naar onder andere Pagina’s, Relaties, Projecten, Functies, (gepubliceerde) Documenten en Berichten kun je nu ook specifiek zoeken op Declaraties. Hierbij kun je gebruik maken van de volgende gegevens:

• Declaratienummer
• Omschrijving
• Medewerkerscode
• Crediteurnummer
• Tags

In de functies Gebruikers (MGEBRU) en Gebruikersprofielen (MGBPRF) stel je in of een gebruiker mag zoeken naar declaraties, en daarmee ook op berichten bij declaraties (via het onderdeel Metasearch). Om via de metasearch de gegevens van een declaratie te kunnen inzien heeft een gebruiker verder autorisatie nodig voor de functie Declaraties (MDECLA/MDCFRM). Daarbij wordt rekening gehouden met de instelling van het veld Acties declaraties andere medewerkers in het account van de medewerker (MPERSO). Heeft de medewerker geen toegang tot declaraties van andere medewerkers, dan kan deze alleen de eigen declaraties zoeken en vinden.

Na de upgrade kun je is het nodig omde metasearch gegevens eenmalig handmatig bij te werken met de functie Bijwerken Metasearch-gegevens (VGENMS). Hierbij hoef je alleen de optie Zoeken op declaraties aan te vinken.

In de functie Performancelogging per Actie (IPERFO) zijn voortaan ook de mutaties apart zichtbaar die door de rollen ‘urenschrijver’, ‘sales-/accountmanager’ en ‘manager’ worden gedaan via de QX responsive user interface. En op dit type mutaties kun je nu ook specifiek filteren.

In de functie Eventlogs (IEVENT) kun je diverse logbestanden met technische informatie raadplegen, die op de server worden bijgehouden. In het formulier/overzicht kun je het laatste gedeelte van elk logbestand bekijken. Verder is in deze functie de actie Bestand mailen aanwezig, waarmee je een geheel logbestand (gecomprimeerd) naar je mailbox kunt versturen.

Vanaf deze versie wordt voor bepaalde logging voortaan per dag een bestand aangemaakt, zodat de gegevens gemakkelijker te raadplegen zijn.

Met de functie Bijwerken Logging Databasegebruik per Actie (VPERFO) is het mogelijk performance onderzoek te doen in de omgevingen. In deze functie is het veld Bestaande logging databasegebruik eerst verwijderen toegevoegd. Hiermee kun je bij een nieuwe run eerder gegenereerde records verwijderen, zodat de nieuwe run een ‘schoon’ resultaat oplevert.

Goed om te weten: Gebruik deze functie alleen in samenspraak met een consultant.

We zijn verheugd te kunnen aankondigen dat embedded analytics beschikbaar wordt in AllSolutions QX! Deze krachtige functionaliteit, gerealiseerd in samenwerking met HippoLine, een van onze zusterbedrijven binnen de Blinqx groep, brengt geavanceerde data- en business intelligence direct naar jouw AllSolutions omgeving.

HippoLine, met meer dan 15 jaar expertise op het gebied van data- en business intelligence, is onze partner in dit initiatief. Het doel van deze samenwerking is om Qlik Cloud te integreren en daarmee robuuste analysemogelijkheden in AllSolutions QX te embedden. Dit stelt je in staat om realtime inzichten en diepgaande analyses te verkrijgen, direct binnen je vertrouwde werkomgeving.

In deze versie is alvast een aantal voorbereidingen getroffen om embedded analytics mogelijk te maken:

• In de functie Modules (MMODUL) is het veld Qlik toegevoegd.
• Er is een nieuwe functie Qlik Objecten (MQLIKO) toegevoegd.
• In de functie Interfaces (MINTFA) is de aanmaakoptie Nieuwe interface o.b.v. Qlik embedded toegevoegd.
• In de functie Pagina’s (MPAGIN) is het mogelijk gemaakt om Qlik embedded rapportages op te nemen in de kolommen van een featurepagina.

Hieronder een voorbeeld van een mogelijk dashboard met embedded rapportages. Meer informatie volgt op de vernieuwde AllSolutions klantendag: QX NXT op donderdag 18 september 2025. Meld je hier aan!

Vanaf deze versie zijn in de QX responsive user interface ook de documenten beschikbaar, zodat je deze ook gemakkelijk op je mobiele device kunt bekijken. Het gaat om de functies:

• Fiatteren declaraties
• Fiatteren inkoopfacturen
• Declaraties
• Relatie
• Relatie → Contactpersoon
• Relatie → Aanvragen
• Relatie → Offertes

Bij het plaatsen van een bericht/reactie kun je één of meerdere bestanden als bijlage toevoegen. De map waarin de bijlagen automatisch worden opgeslagen, stel je in de Parameters Document Management (MBDPAR) in.

Wanneer je het prikbord gebruikt voor zowel externe gebruikers als interne gebruikers is het nu mogelijk om bijlagen die gekoppeld zijn aan interne, besloten prikbordberichten apart op te slaan van bijlagen bij berichten van/aan externe gebruikers. Hiervoor is in de Parameters Document Management (MBDPAR) het veld Map voor interne bijlagen toegevoegd (in het onderdeel Prikbord). Hier kun je opgeven in welke documentmap je de bijlagen bij interne besloten berichten wilt opslaan. Maak hiervoor een aparte documentmap (MBDMAP) aan.

In combinatie met het instellen van de autorisatie op deze documentmap voor alleen interne medewerkers zorg je ervoor dat bijlagen bij interne besloten berichten voortaan alleen zichtbaar zijn voor interne medewerkers.

Tijdens de upgrade wordt het nieuwe parameterveld automatisch gevuld met de documentenmap die al ingesteld was als Map voor bijlagen. Na de upgrade kun je dit zelf aanpassen naar de gewenste interne map.

In de functie Medewerkersprofielen (MMDPRF) is de shortcut Activiteiten toegevoegd. Als je werkt met meerdere grootboekbedrijven kun je via de nieuwe shortcut voortaan snel en gemakkelijk de toegestane activiteiten per profiel instellen. (Voorheen moest je hiervoor eerst wisselen naar het andere grootboekbedrijf.)

In de functie Planningsjaren (MPLNJR) kun je met het veld Normjaartaak o.b.v. aard dienstverband aangeven of voor het berekenen van de normjaartaak rekening moet worden gehouden met het aard dienstverband van de medewerker.

Als je hiervan gebruik maakt (veld is aangevinkt) kun je vanaf deze versie in de functie Medewerkers (MPERSO) via de shortcut Normjaartaak inzien hoe de berekening van de normjaartaak tot stand is gekomen. Hiervoor gebruik je de nieuwe shortcut Details deeltijdsfactor die in deze browser is toegevoegd.

Voor diverse verlofsoorten, waaronder zwangerschapsverlof, gelden wettelijke regels voor opname. Om die reden is het wenselijk dat de afdeling HRM aanvragen voor dergelijk verlof aanvullend kan controleren nadat de manager deze heeft goedgekeurd. Pas na deze extra controle wordt de verlofaanvraag definitief verwerkt in de weekstaten.

Vanaf nu is AllSolutions hierop ingericht bij gebruik van de module HRM+. Allereerst kun je in de functie Activiteiten (MAKTIV) bij de betreffende verlofactiviteiten waarvoor je een extra controle wilt instellen, dit activeren via het nieuwe veld Controle verlof (in het onderdeel Verlofaanvragen).

Verder is de nieuwe functie Controleren Verlofaanvragen (MCONAP) toegevoegd. Verlofaanvragen waarbij de extra controle is geactiveerd, verschijnen automatisch in deze functie.

De nieuwe alert Te controleren verlofaanvragen (ap100) attendeert HR-medewerkers wanneer er verlofaanvragen klaarstaan voor controle. (De alert kun je bij de HR-medewerkerstoevoegen vanuit de Medewerkersprofielen (MMDPRF) of de Medewerkers (MPERSO) functies).

Via de alert navigeren HR-medewerkers direct naar de functie Controleren Verlofaanvragen (MCONAP) om de aanvraag te beoordelen op wettelijke conformiteit. En hier kan de aanvraag vervolgens worden goedgekeurd of afgekeurd.

Bij het afkeuren van een verlofaanvraag kan de HR-medewerker een tekst ingeven met de reden van de afkeuring. De medewerker ontvangt automatisch een e-mail dat de verlofaanvraag is afgekeurd met vermelding van deze reden. De medewerker kan de verlofaanvraag dan aanpassen en opnieuw indienen en/of het gesprek aangaan met afdeling HR.

In de HRM+ module, in de functie Activiteiten (MAKTIV), kun je voor afwezigheidsactiviteiten het veld Controleren op budgetoverschrijding inschakelen. Dit zorgt ervoor dat het systeem direct bij de invoer van een verlofaanvraag controleert of er voldoende verlofbudget is, zodat medewerkers dit niet kunnen overschrijden. Hiermee voorkom je onterechte aanvragen en automatiseer je eenvoudig de controle op bijvoorbeeld ouderschapsverlof of zwangerschapsverlof.

De controle is in deze versie uitgebreid. Vanaf nu wordt ook bij het indienen van weekstaten (MUREIG/MURREG) gecheckt of er voldoende verlofbudget beschikbaar is. Dit helpt voorkomen dat verlof dat niet officieel is aangevraagd, maar wel is opgenomen, alsnog tot een budgetoverschrijding leidt.

Hoe meer gegevens in AllSolutions aanwezig zijn, hoe belangrijker het wordt om informatie snel en gemakkelijk te kunnen vinden. Daarom kun je in AllSolutions werken met tags. Een tag is een keyword of sleutelwoord dat een korte omschrijving van de informatie geeft.

Tagging helpt bij het organiseren, doorzoekbaar maken en beheren van informatie. Het maakt informatie toegankelijker, overzichtelijker en bruikbaarder door een flexibele en krachtige manier van categorisatie te bieden. Daarom kun je in een groot aantal functies en gegevens in het systeem een of meerdere tags vastleggen (in het veld Tags). Wanneer een tag eerder is gebruikt, wordt deze als suggestie getoond en kun je deze direct selecteren. Met de functie Tags (MTAGSS) beheer je de beschikbare tags in het systeem.

In deze versie is de tag-functionaliteit toegevoegd aan de Declaraties (MDECLA/MDCFRM). Bij het aanmaken of bewerken van een declaratie kun je een tag toevoegen in het nieuwe veld Tags.

Vanaf nu kun je bij het aanmaken van een Declaratie (MDECLA/MDCFRM) direct aangeven of er btw van toepassing is. Hiervoor is het veld Btw-bedrag toegevoegd aan het formulier, inclusief een defaultbutton om het btw-bedrag automatisch te laten berekenen. De nieuwe velden komen naar voren zodra je een declaratiecode (MDCLCD) selecteert waarop btw van toepassing is.

Wanneer er meerdere btw-percentages van toepassing zijn, kun je het btw-bedrag ook handmatig invullen. We raden je aan om na de upgrade de gewenste instelling van het defaultbutton in het formulier te controleren.

Voor de audittrail is het belangrijk om bij de declaraties direct inzicht te hebben op welke datum deze zijn uitbetaald. Hiervoor is in de functie Declaraties (MDECLA) het veld Betaaldatum verwerking bank (dc04.betaal-vw-dat) beschikbaar. Deze werd tot nu toe gevuld met de verwerkingsdatum die bij het Aanmaken Betaalbestand Declaraties (SEPA-Zone) (VDSKDC) in het betaalbestand naar de bank werd meegegeven.

Als declaraties via de crediteurenadministratie worden uitbetaald, laat dit veld nu ook de verwerkingsdatum zien die bij het Aanmaken Betaalbestand (Euro-betalingen SEPA-Zone) (VBGDSK) wordt meegegeven in het betaalbestand naar de bank.

Volgens de Telecommunicatiewet moeten alle commerciële e-mails een eenvoudige en gratis afmeldmogelijkheid (opt-out) bevatten. Wanneer je mailings vanuit AllSolutions verstuurd, kun je ontvangers drie manieren bieden om zich af te melden:

1. Afmelden voor deze specifieke mailing: Hiermee meldt de ontvanger zich alleen af voor de mailing die hij op dat moment leest.
2. Afmelden voor alle (toekomstige) mailings: De ontvanger ontvangt dan helemaal geen mailings meer.
3. Afmelden voor mailings (op basis van mailingcodes): Via een formulier kan de ontvanger aangeven welke typen mailings hij wel of niet meer wil ontvangen, gebaseerd op specifieke mailingcodes.

Voorheen werden via de koppeling met MailBlue alleen de tweede en derde afmeldoptie meegenomen. Vanaf de huidige versie is de afmeldlink voor een specifieke mailing (optie 1) hieraan toegevoegd. Hiervoor kun je de code %AFMELDLINK_HUIDIGE_MAILING% opnemen in de footer van je e-mail mailing.

Deze toevoeging is vooral handig voor ledenorganisaties die vaak met doorlopende ‘mailing-runs’ werken (soort abonnementen op specifieke mailingseries). Voorheen kon een ontvanger zich alleen volledig afmelden of via codes, wat soms onhandig was. Dankzij de derde afmeldlink kunnen ontvangers zich nu uitschrijven voor een specifieke mailing-run, terwijl ze andere gewenste mailings blijven ontvangen. Dit biedt meer flexibiliteit en controle voor zowel de verzender, als de ontvanger.

Met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) in AllSolutions maak je eenvoudig een XML Auditfile Financieel aan waarmee je gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant, wat de voorbereiding van de jaarrekening stroomlijnt. En van daaruit naar het aangiftepakket van de belastingdienst, wat tijd bespaart en fouten voorkomt. Dit maakt de uitwisseling van je administratie met je boekhouder of accountant bijzonder eenvoudig. Zij kunnen de auditfile direct in hun eigen software inlezen en efficiënt verder werken.

AllSolutions ondersteunt nu de nieuwste XML Auditfile Financieel versie 4.0, wat zorgt voor optimale compatibiliteit en functionaliteit.

Vanaf deze versie kun je via de QX responsive user interface ook gemakkelijk inkoopfacturen fiatteren. De alert Te fiatteren Inkoopfacturen (kr010) wordt voortaan doorgegeven aan de QX rollen ‘urenschrijver’, ‘sales-/accountmanager’ en ‘manager’. Als de alert voor een gebruiker van toepassing is, wordt deze getoond op het startscherm in QX interface.

Met de functie Importeren Inkoopfacturen (VIMINK) kun je gescande inkoopfacturen inlezen vanuit een of meerdere importlocaties, zoals bijvoorbeeld een centrale directory of een mailbox. In de functie Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK) kun je de gescande inkoopfactuur vervolgens inzien, eventueel de gegevens aanvullen en de factuur direct inboeken in de financiële administratie.

In deze versie is hier de shortcut Bijlagen inkoopfactuur toegevoegd, waarin je het UBL-bestand (indien aanwezig) kunt inzien. Het ontvangen bronbestand heb je dan direct bij de hand.

Met de functie Btw-overzicht Inkopen (detail) (PKIBTW) kun je per periode een overzicht genereren van de btw-specificaties per inkoopmutatie. Vanaf deze versie wordt in dit overzicht ook de geboekte btw vanuit de functie Declaraties (MDECLA) afgedrukt.

Vanaf nu heb je meer flexibiliteit bij het afsluiten van je boekjaar. Met de functie Periode- en jaarafsluiting (VAFJRP) kon je al periodes of een heel boekjaar afsluiten. Nagekomen boekingen verwerkte je tot nu toe via Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB), maar die belandden dan automatisch in periode 99.

Om dit te versoepelen, is er een handige optie toegevoegd: je kunt je boekjaar nu voorlopig afsluiten. Deze nieuwe optie vind je in de functie Periode en Jaarafsluiting (VAFJRP) onder het veld Afsluiting boekjaar of periode(s) in het onderdeel Afsluiting. Kies daar simpelweg voor Boekjaar voorlopig.

Het grote voordeel hiervan? Je kunt nu in een voorlopig afgesloten boekjaar in elke gewenste periode nagekomen boekingen als memoriaalboekingen verwerken met de functie Correcties Grootboek Afgesloten Periodes (MCRGRB). Bovendien wordt het resultaat pas geboekt wanneer je het boekjaar definitief afsluit. Zo houd je de controle en ben je pas klaar als jij dat bent.

Let op! Net als de definitieve afsluiting, kan ook de voorlopige boekjaarafsluiting niet teruggedraaid worden!

Vanuit eConnect kun je ontvangen inkoopfacturen gemakkelijk importeren in AllSolutions. Op basis van herkenning van een aantal factuurgegevens doet het systeem een voorstel voor de registratie van de inkoopfactuur. Dit versnelt het inboeken en verwerken in AllSolutions.

Vanaf deze versie worden eventuele bijlagen die – naast de factuur – deel uitmaken van het UBL-bestand automatisch meegeïmporteerd in AllSolutions. Je raadpleegt deze bijlagen via de shortcut Bijlagen inkoopfactuur in de functie Geïmporteerde Inkoopfacturen (MSCINK). Dit zorgt ervoor dat alle documentatie van de inkoopfactuur op één plek is gebundeld.

Ook nadat de inkoopfactuur is ingeboekt, blijven de bijlagen beschikbaar. Je vindt ze dan via de shortcuts Documenten en Documentmappen in de functies Inkoopfacturen (MINFKT) en Fiatteren Inkoopfacturen per Medewerker (MFIFMW).

Met de functie Importeren Sites (VIMSTS) kun je gegevens van sites in AllSolutions importeren. Vanuit de functie download je eerst het importsjabloon als excelbestand. Daarna vul je in dit bestand alle gegevens in, waarna je deze upload in je omgeving. Bij het importeren voert AllSolutions dezelfde controles uit als wanneer je de gegevens handmatig zou invoeren.

In deze versie zijn extra kolommen voor de registratie van een site op basis van GPS-coördinaten aan het importsjabloon toegevoegd. Het gaat om de velden Sitetype, Titel, Lengtegraad en Breedtegraad.

Wanneer je het importeren van sites na de upgrade wilt gebruiken, raden wij aan om het nieuwe importsjabloon te downloaden.

Wanneer een machine terug komt van een (langere) verhuurperiode, vindt er vaak een inspectie plaats van de machine voordat deze opnieuw wordt verhuurd. Bijvoorbeeld om te controleren of er tijdens de verhuur geen schade e.d. is ontstaan. Je kunt het systeem hiervoor automatisch een inspectie werkorder laten aanmaken.

In de Parameters Service & Onderhoud (MSOPAR) kun je deze functionaliteit activeren (in het onderdeel Inspectie). Vanaf deze versie kun je daar ook de default site instellen in het nieuwe veld Site inspectie.

Belangrijk! Dit nieuwe veld moet na de upgrade van je omgeving handmatig worden ingevoerd!

In de functie Werkorders (MWORDE) is de shortcut Acties toegevoegd, waarmee je snel en gemakkelijk acties aan een werkorder kunt koppelen. Bijvoorbeeld voor de opvolging van een klacht of garantieclaim. In de functie Acties (MAKTMA) kun je alle acties bekijken en beheren.

En met de functie Actiecodes (MAKTIE) kun je standaard acties definiëren, waarmee je voor werkorders een handige workflow voor bijvoorbeeld het opvolgen van klachten kunt inrichten.

Met de functie Verwerken Uren-/Kostenverantwoording (VVSERV) boekt de uren, kosten en materialen/onderdelen die zijn verantwoord op een werkorder in het grootboek. Deze functie wordt meestal  automatisch ingepland via de Program Batch Jobs (MJOBNR).

In de functie is een selectieoptie op werkorderstatus toegevoegd. Dit geeft je de mogelijkheid om precies in te stellen vanaf – tot en met welke werkorderstatus de boekingen in het grootboek doorgevoerd mogen worden.

We hebben de functie uitgebreid met een selectieoptie op werkorderstatus. Hierdoor kun je nu nauwkeurig bepalen voor welke werkorderstatussen de boekingen in het grootboek worden doorgevoerd.

Het is mogelijk om verlengdeContracten (MKONTR) te indexeren. Tot nu toe kon dit alleen zolang het contract nog de status Ingevoerd had. Vanaf deze versie is het ook mogelijk om geactiveerde contracten te indexeren, mits er nog geen factureringsregels aanwezig zijn!

In de Parameters Service & Onderhoud (MSOPAR) kun je via het veld Bepaling factuurdatum (in het onderdeel Contracten) instellen hoe de factuurdatum voor van contracten (MKONTR) en de bijbehorende contractregels wordt bepaald:

• Eerste dag van periode
• Eerste dag na periode
• Laatste dag van periode

Echter, de praktijk leert dat er vaak behoefte is aan meer flexibiliteit. Niet alle contracten of contractregels volgen hetzelfde facturatiemoment. Om hierin te voorzien, is in deze versie de nieuwe optie Volgens contract facturatiemoment geïntroduceerd. Wanneer je deze instelling kiest, wordt het precieze factuurmoment automatisch afgeleid uit de gegevens die in het contract of de contractregel zijn vastgelegd. Dit biedt meer maatwerk in je facturatieproces.

In de functie Orders (MORDER) is de shortcut Acties toegevoegd, waarmee je snel en gemakkelijk acties aan een order kunt koppelen. Bijvoorbeeld voor de opvolging van een klacht of garantieclaim. In de functie Acties (MAKTMA) kun je alle acties bekijken en beheren.

En met de functie Actiecodes (MAKTIE) kun je standaard acties definiëren, waarmee je voor orders een handige workflow voor bijvoorbeeld het opvolgen van klachten kunt inrichten.

Het is mogelijk om een (materieel)verhuurorder (MORDER) te koppelen aan een project of werkorder. Er wordt dan geen factuur voor de order gemaakt, maar de op de order gemaakte kosten worden geboekt op het gekoppelde project of werkorder. Met de actie Huurkosten naar projecten en werkorders verwerken kun je vervolgens de kosten naar projecten en werkorders verwerken.

Vanaf deze versie is het ook mogelijk om de kosten van Multi-verhuurorders door te belasten op een project.

In de functie Orders (MORDER) kun je – direct vanuit de order – een nieuwe contactpersoon (onder de relatie/debiteur) aan maken. Wanneer je een nieuwe order aanmaakt, kun je via het veld Keuze contactpersoon kiezen om een bestaande contactpersoon te selecteren óf een nieuwe contactpersoon toe te voegen.

Als je kiest voor een nieuw contactpersoon openen de velden waarin je de gegevens van de contactpersoon kunt vastleggen. Zo kun je snel en makkelijk direct vanuit de order de contactpersoon aan je database toevoegen.

Vanaf deze versie kun je ook direct het mobiele nummer van de contactpersoon vastleggen. Hiervoor is het veld Mobiel nummer aan het formulier toegevoegd.

Goed om te weten: Bij deze optie wordt niet gecontroleerd of de nieuwe contactpersoon al aanwezig is in de database.

Wanneer een machine terug komt van een (langere) verhuurperiode, vindt er vaak een inspectie plaats van de machine voordat deze opnieuw wordt verhuurd. Bijvoorbeeld om te controleren of er tijdens de verhuur geen schade e.d. is ontstaan. Je kunt het systeem hiervoor automatisch een inspectie werkorder laten aanmaken.

In de Parameters Service & Onderhoud (MSOPAR) kun je deze functionaliteit activeren (in het onderdeel Inspectie). Daarbij geef je ook de default instellingen op voor de inspectie werkorder.

Bij het afmelden van een Transport (MTRANS) van het type Halen komt dan het onderdeel Inspectie naar voren, waarbij je kunt aangeven of er automatisch een inspectie werkorder moet worden aangemaakt. Vanaf deze versie wordt hierbij voortaan ook automatisch een afspraak aangemaakt. In de visuele planner in NIO wordt namelijk gepland op basis van afspraken. Deze aanpassing zorgt ervoor dat de inspectie werkorders ook worden meegenomen in de visuele planner van NIO (als je gebruik maakt van deze koppeling).