AllSolutions najaarsrelease – 26.0.10

• Filter automatisch dichtklappen: Het filtermenu klapt na klikken op Toepassen automatisch in, zodat de gefilterde resultaten direct zichtbaar zijn, ook op mobiel.
• Multi-select toegevoegd: In verschillende weergaven kunnen meerdere records tegelijk worden geselecteerd om de status te wijzigen of een actie uit te voeren, zonder elk record apart te openen.

In deze release is de weergave van adresgegevens binnen QX geoptimaliseerd. Losse adresvelden zoals straat, huisnummer, postcode, plaats, provincie en land worden nu als één gestructureerd adres getoond. QX toont het adres voortaan als één klikbare regel. Hiermee kun je de locatie direct en eenvoudig openen via Google Maps. Zo vind je locaties voortaan sneller en werk je efficiënter in QX.

Vanaf deze versie toont QX e-mailadressen en webadressen als klikbare link, zowel in het overzicht als in het formulier. Klik je op een e-mailadres, dan opent je e-mailprogramma met een nieuw bericht aan dat adres. Klik je op een webadres, dan opent de pagina.

Telefoonnummers in AllSolutions zijn voortaan herkenbaar als directe belfunctie. Met een klik op het nummer start je een gesprek via je mobiele toestel of soft phone. Deze aanpassing maakt het werken in de applicatie sneller en eenvoudiger wanneer je direct contact wilt opnemen met relaties of leveranciers.

Werk je binnen QX met toegang tot meerdere bedrijven of afdelingen? Dan kun je vanaf deze versie binnen je actieve sessie wisselen van afdeling, zonder dat je opnieuw hoeft in te loggen. Dit doe je via jouw gebruikersgegevens rechtsboven in het scherm:

Na het wisselen passen het menu, de rechten en de gegevens die je ziet zich direct aan naar jouw rol binnen de gekozen afdeling. Bij het wisselen worden ook het actuele boekjaar en de periode van de gekozen afdeling overgenomen, zodat je meteen in de juiste administratie werkt.

In QX zag je tot nu toe alleen de eerste, actieve weergave. Vanaf deze versie kun je ook hier wisselen van weergave. Waar je eerder alleen de actieve weergave zag, kies je nu in één klik uit alle weergaven waarvoor je geautoriseerd bent. Dit doe je rechtsboven in het scherm van de functie waarin je werkt.

Hier vind je een handige keuzelijst met de voor jou beschikbare weergaven. De weergaven zijn gesorteerd op weergaveset. Je ziet eerst je persoonlijke weergaven, gevolgd door die van je configuratiegroep, de algemene en tot slot de standaardweergaven. Heb je maar één set? Dan worden alleen de weergaven getoond zonder de set-naam.

In deze release is de weergave van berichten en reacties in QX vernieuwd. Berichten namen voorheen veel ruimte in beslag, waardoor je zowel op de startpagina als binnen overzichten veel moest scrollen. Vanaf deze versie worden berichten compacter getoond, zodat je sneller overzicht houdt.

• Lange berichten worden standaard ingekort. Je leest het volledige bericht eenvoudig met de knop Toon meer en klapt het weer in via Toon minder.
• Bij een bericht zie je voortaan alleen de meest recente reacties. Met de button Toon alle reacties bekijk je ook de oudere reacties (inclusief teller van het aantal). Met Oudere reacties verbergen klap je ze weer in, terwijl de chronologische volgorde behouden blijft.
• Wanneer een bericht veel bijlagen bevat, worden er slechts een paar getoond samen met een teller voor de overige bestanden. Via Toon alle bijlagen maak je ze allemaal zichtbaar.
• Daarnaast is de opmaak is compacter gemaakt, terwijl de buttons op een touchscreen goed bedienbaar blijven.

Vanaf deze versie is een privacy statement beschikbaar in de QX-interface. Als je hiervan gebruik wilt maken, zien gebruikers de verklaring direct bij het inloggen.

Je leest de tekst, vinkt de leesbevestiging aan en kiest daarna om te accorderen of te weigeren. (Pas na het aanvinken van de leesbevestiging wordt de button om de privacy statement te accorderen actief.) Ga je akkoord, dan doorloop je het inlogproces naar de startpagina. Weiger je, dan word je direct uitgelogd.

Heb je de privacyverklaring in AllSolutions al eerder geaccepteerd, maar is de tekst ervan in de tussentijd aangepast? Dan vraagt het systeem bij de eerstvolgende actie direct opnieuw om jouw akkoord. Zodra de inhoud van de privacyverklaring wijzigt, vervalt namelijk automatisch de eerdere goedkeuring voor alle gebruikers. Zelfs als je op dat moment al bent ingelogd in AllSolutions, moet je de gewijzigde verklaring eerst accepteren om door te kunnen werken.

In de functie Parameters AllSolutions (MZZPAR) leg je de inhoud van het privacy statement vast. In het bijbehorende helptekstveld (in de reguliere browser) vind je precies welke opmaakcodes beschikbaar zijn voor onder andere kopjes, dikgedrukte accenten, opsommingen en de knoppenbalk. Nadat je de tekst hebt opgeslagen, is deze direct actief voor alle gebruikers.

In AllSolutions kun je digitaal een handtekening vastleggen bij het afronden van een taak, bijvoorbeeld wanneer je een werkopdracht afdrukt of een transport afmeldt op locatie. Vanaf deze release kun je een gezette handtekening nog wissen zolang deze nog niet is opgeslagen. Met deze uitbreiding voorkom je foutieve invoer en zorg je voor een gestroomlijnde digitale afhandeling op locatie.

Met een nieuwe button Handtekeningwissen verwijder je een verkeerd of onduidelijk gezette handtekening. Hierna kun je meteen een nieuwe handtekening laten plaatsen voordat je de gegevens definitief opslaat.

Exporteer je een overzicht naar Excel of PDF, dan wil je later vaak exact weten hoe die gegevens tot stand zijn gekomen. Vanaf deze release bevat elk geëxporteerd bestand automatisch een tweede tabblad (of een extra pagina bij PDF) genaamd Selectieparameters. Hierop zie je in één oogopslag onder welke omstandigheden de export is gemaakt, zoals de gebruikte filters, de weergave en wie de export op welk moment heeft uitgevoerd.

Dankzij deze automatische toevoeging reist de volledige context direct mee in het bestand. Dit maakt het gemakkelijk om een export later te reproduceren of om te controleren of twee bestanden op dezelfde selectie gebaseerd zijn.

Wat vind je op het tabblad Selectieparameters?

De informatie is overzichtelijk ingedeeld in vier vaste categorieën:

• Algemeen: Toont de omgeving waaruit is geëxporteerd (het webadres en het type omgeving zoals productie of test), het bedrijf of de afdeling, de gebruiker, de datum en tijd, en het totale aantal geëxporteerde regels.
• Weergave-instellingen: Geeft aan uit welk overzicht de gegevens afkomstig zijn, welke weergaveset is gebruikt en welke specifieke weergave actief was.
• Zoeken, Rollen en Filter: Toont de actieve filters die de selectie hebben bepaald, ingedeeld in dezelfde drie groepen als in het filterframe van het overzicht.
• Query: Bevat de exacte zoekopdracht die door het systeem is uitgevoerd, zodat de selectie tot op detailniveau te herleiden is.

Goed om te weten

• Alleen actief ingeschakelde filters worden getoond. Een ingeschakeld filter waarvan de velden leeg zijn gelaten staat er wel op, omdat dit filter de selectie beperkt tot lege waarden.
• Als het filter voor een gekozen weergave is uitgeschakeld, worden de filters uit die weergave niet toegepast en verschijnen ze ook niet op het tabblad.
• Het vermelde aantal regels toont alleen de geëxporteerde gegevensregels; totaal- en gemiddelderegels tellen niet mee.
• De toevoeging geldt voor exports naar Excel en PDF. Exports naar HTML blijven ongewijzigd en krijgen geen extra tabblad.

Probeer de exportfunctie uit in een willekeurig overzicht om de nieuwe specificaties bij je bestanden te bekijken.

Ook het bestaande tabblad Selectieparameters bij een report- of printprogramma is overzichtelijker geworden. De selectieparameters staan nu gegroepeerd onder dezelfde kopjes als in het selectiescherm, en bovenaan zie je er de omgeving en de gebruiker bij staan.

Onder een overzicht van een record kun je informatie vanuit shortcuts als webparts opnemen. Een webpart heeft rechtsboven de optie Naar volledige lijst en uitgebreide functionaliteit, waarmee je deze in een volledig scherm kunt openen.

Het navigeren door overzichten en webparts is vanaf deze release een stuk efficiënter gemaakt. Had je voorheen bij het bekijken van een webpart gewisseld naar een andere weergave of een filter ingesteld? En opende je het webpart daarna in het volledige scherm of klikte je door naar een volgend record? Dan gingen de al ingestelde gegevens hierbij weer verloren. Vanaf deze versie blijven jouw gekozen instellingen bewaard gedurende je hele sessie in het overzicht.

Kwamen bij de ontvanger van een e-mail tekens als het euroteken, een ë of ê, of “slimme” aanhalingstekens verminkt aan? Dat kon gebeuren wanneer een e-mailsjabloon zelf aangaf dat de tekst in UTF-8-codering stond, terwijl AllSolutions de e-mail feitelijk in een oudere codering verstuurde. Vanaf deze versie wordt uitgaande e-mail automatisch met UTF-8-codering verstuurd, zodat dit soort tekens correct aankomen, ook als een sjabloon UTF-8 declareert.

AllSolutions biedt al de mogelijkheid om e-mails naar een centrale mailbox te sturen, waarna de software deze automatisch importeert. Vanaf deze versie kunnen de binnenkomende e-mails ook automatisch aan helpdeskmeldingen en project-issues worden gekoppeld.

Waar je berichten voor deze twee stromen voorheen na de import nog handmatig moest koppelen, kun je dit nu laten automatiseren. E-mails en eventuele bijlagen die naar de centrale mailbox worden gestuurd, worden dan als document opgeslagen bij de bijbehorende helpdeskmelding (MHDESK) of het project-issue (MISSUE) opgeslagen. Zo blijven klantdossiers compleet en bespaar je waardevolle tijd.  

Hoe werkt het?

• In de functie Importlocaties E-mail Integratie (MILEML) kun je een of meerdere mailboxen definiëren van waaruit je de e-mails wilt importeren. Hoe je dit inricht, vind je op deze supportpagina: https://allsolutions.nl/support/kennisbank/mailbox-uitlezen-met-oauth-2-0
• Gebruik voor helpdeskmeldingen en project-issues twee aparte mailboxen met eigen koppelcriteria, aangezien meldings- en issuenummers elkaar kunnen overlappen. Wanneer je de mailbox aanmaakt in AllSolutions kun je selecteren voor welke functie deze van toepassing is.

• Via de shortcut Koppelcriteria kun jevervolgens de bijbehorende sleutelwoorden vastleggen. Bij het importeren herkent AllSolutions het sleutelwoord en brengt op basis van het daarachter opgenomen helpdesknummer of issuenummer de koppeling automatisch tot stand.
• Zorg ervoor dat in de functie Mappen (MBDMAP) een documentenmap en/of submap aan de entiteit helpdeskmeldingen en/of project-issues is gekoppeld. Anders wordt de e-mail wel opgeslagen, maar zie je hem niet terug bij de melding of het issue.
• Met de functieImporteren E-mails (VEMAIL) worden de e-mails uit de mailbox geïmporteerd. (Je kunt dit schedulen in de Program Batch Jobs (MJOBNR) zodat de mailbox(en) op regelmatige tijdstippen automatisch worden uitgelezen.) Per e-mail zoekt de software het sleutelwoord in het onderwerp en het nummer dat er direct achter staat om de koppeling tot stand te brengen.
• Lukt het automatisch koppelen niet, dan blijft de e-mail als niet gekoppeld staan. De alert Niet gekoppelde e-mails (bd030) kun je gebruiken om dit te signaleren. Houd er rekening mee dat je niet gekoppelde e-mails niet alsnog handmatig kan koppelen. Je zult dan de e-mail opnieuw moeten importeren met de juiste gegevens.
• Vanuit de functies Helpdeskmeldingen (MHDESK) en Project-issues (MISSUE) kun je via de shortcut Documenten de gekoppelde e-mails inzien.

AllSolutions biedt de mogelijkheid om in diverse functies vrije velden vast te leggen. In deze versie is de vrije velden-optie toegevoegd aan de shortcut Notities die in diverse functies aanwezig is.

De vrije velden kun je zelf definiëren in de functie Velden (MVVVLD). Gebruik hierbij de tabel ab59. Met de actie Vrije velden (in het part Applicatiebeheer aan de rechterkant) kun je de vrije velden hierna toevoegen aan het formulier van de notitie. Het is ook mogelijk om vrije velden via een speciale actie in de browser in te vullen en te beheren. Met de functie Actiebuttons (MVVBUT) kun je dan zelf een subformulier met vrije velden definiëren.

Notities kun je vanuit meerdere functies in de software vastleggen, waarbij je in dezelfde browser met notities (MNOTIT) terecht komt. Met een speciale conditie kun je ervoor zorgen dat een vrij veld alleen bij een notitie vanuit één specifieke functie wordt getoond. Wil je bijvoorbeeld een vrij veld alleen maar laten tonen bij notities bij crediteuren? Gebruik dan de conditie:

<notitietabel> = “kr01”

deze versie zijn de mogelijkheden voor condities bij vrije velden (MVVVLD) en validatie-expressies bij actiebuttons (MVVBUT) uitgebreid. Je beschikt nu over meer flexibiliteit om invoerschermen naar wens in te richten. Daarnaast voert het systeem de nodige controles eerder en strenger uit, zodat eventuele fouten sneller aan het licht komen.

Wat is er veranderd?

• Meerdere vergelijkingen combineren: Je kunt in een conditie nu meerdere vergelijkingen combineren met ‘and’, ‘or’, ‘not’ als verbindingsitem en haakjes. Dit is ook mogelijk bij nieuwe records.
• Directe controle bij het openen van een invoerscherm: AllSolutions voert de controles op condities direct uit zodra je een invoerscherm opent. Dit werkt nu ook meteen bij een nieuw record en in invoerschermen die achter een actiebutton liggen.
• Strengere afhandeling van onbekende gegevens: Verwijst een conditie naar een gekoppelde tabel waarvan de gegevens nog niet aanwezig of geladen zijn? Het systeem negeert deze voorwaarde niet langer, maar beoordeelt de conditie voortaan als ‘onwaar’. Hierdoor blijft het vrije veld uit voorzorg verborgen op het invoerscherm.
• Directe controle op actiebuttons: Fouten in een validatie-expressie worden direct gecontroleerd zodra je de actiebutton opslaat. Zo voorkomen we dat gebruikers later tijdens hun werk tegen foutmeldingen aanlopen.

Zo voeg je een conditie toe bij een vrij veld

1.      Open de functie Velden (MVVVLD) en selecteer het gewenste vrije veld.

2.      Vul het veld Conditie in en plaats elke vergelijking tussen dubbele vierkante haken, bijvoorbeeld [[ww24.wsrt begins ‘st’]].

3.      Combineer de vergelijkingen naar keuze met ‘and’, ‘or’, ‘not’ en haakjes.

4.      Sla het vrije veld op. Het systeem controleert direct de schrijfwijze van elke vergelijking.

Staat er geen ‘and’ of ‘or’ tussen twee delen, dan geldt automatisch ‘and’. Wil je bijvoorbeeld dat een vrij veld bij een specifiek type werksoort én bij een nieuw (nog leeg) record direct zichtbaar is? Gebruik dan een combinatie zoals [[ww24.wsrt begins ‘st’ or ww24.wsrt = “”]].

Zo stel je een validatie-expressie bij een actiebutton op

1.      Open de functie Actiebuttons (MVVBUT) en selecteer de gewenste actiebutton.

2.      Vul de validatie-expressie in met alleen velden van de tabel waarbij de actiebutton hoort.

3.      Sla de actiebutton op. AllSolutions controleert direct of de expressie juist is geschreven en of alle velden bij de juiste tabel horen. Bij een foutmelding kun je de button pas opslaan als deze is hersteld.

Belangrijke actie bij de upgrade

Omdat condities en validatie-expressies strenger worden toegepast, kunnen bestaande vrije velden na de upgrade op sommige plekken verborgen blijven. Controleer daarom na de upgrade de volgende punten in je inrichting:

• Vrije velden bij een nieuw record: Is de conditie bij een lege waarde niet waar, dan wordt het vrije veld verborgen. Voeg een vergelijking toe voor een lege waarde met ‘or’ als verbindingsitem, als het vrije veld ook bij nieuwe invoer direct getoond moet worden. Voeg bijvoorbeeld toe: ‘or xx00.veld = “”.
• Invoerschermen achter een actiebutton: Vrije velden waarvan de conditie niet waar is, verschijnen niet meer op het invoerscherm achter de button.
• Gerelateerde tabellen: Vrije velden met een vergelijking op een gekoppelde tabel blijven verborgen als dat gekoppelde record onbekend is.
• Actiebuttons: Bepaalde validatie-expressies die verwijzen naar een andere tabel worden bij de eerstvolgende keer opslaan afgekeurd en moet je aanpassen.  

In diverse functies is een snelzoek-filterveld aanwezig, waarmee je snel en gemakkelijk kunt zoeken op gegevens binnen de bijbehorende functie. Dit werkt op basis van de autosuggest-functie waarmee AllSolutions is uitgerust.

Het zoekveld zocht tot nu toe alleen in de gegevens van de tabel zelf. Gegevens van een gekoppelde relatie, debiteur of crediteur werden wél in de suggestie getoond, maar er werd niet op gezocht. Zocht je bijvoorbeeld in de functie Projecten (MPROJE) op de naam van een debiteur, dan leverde dat niets op, terwijl die naam in de suggestielijst wel zichtbaar was.

Vanaf deze versie zoekt het zoekveld in een aantal functies ook in de gegevens van de gekoppelde relatie, debiteur of crediteur. Een project vind je voortaan dus ook op de debiteurnaam, niet alleen op projectnummer, zoeknaam of omschrijving. Dat werkt overal waar bij de suggestdefinitie een gekoppelde relatie, debiteur of crediteur is vastgelegd én die entiteit zelf ook een suggestdefinitie heeft.

Vanaf deze versie kun je een handmatig gegenereerde rapportage ook inzien vanuit je gestarte Documenten Inbox (MINBOX). Tot nu toe kreeg je bij het openen van een rapportage via de actie Bestand openen de melding dat het bestand niet in het archief aanwezig was. Dit kwam doordat de gegevens van een rapportage anders worden opgeslagen.

Na de upgrade kun je vanuit je documenten inbox met de nieuwe actie Rapportage tonen direct het rapportagescherm openen.

Het vastleggen van een normjaartaak in de functie Medewerkers (MPERSO) is aangepast om te voorkomen dat je per ongeluk een onbruikbaar jaar kiest. Waar de keuzelijst voorheen ook jaren toonde waarvoor de medewerker al een normjaartaak had of die al gesloten waren, zie je vanaf nu alleen planningsjaren die je daadwerkelijk kunt selecteren. Dit voorkomt dat je pas bij het opslaan een foutmelding krijgt en zorgt ervoor dat je gegevens sneller kunt verwerken.

De velden Zwangerschapsverlof en Ouderschapsverlof onbetaald worden voortaan alleen in de normjaartaak van een medewerker (MPERSO) getoond wanneer de bijbehorende verlofactiviteit is ingericht in de Parameters HRM (MAPPAR). Dit werkt dus voortaan op dezelfde manier als de overige verlofsoorten, bijvoorbeeld Leeftijdsverlof en Bapo-verlof. Zijn de twee activiteiten niet ingericht, dan zie je de velden na deze upgrade niet meer op het overzicht van de normjaartaak van de medewerker. Eerder ingevoerde waarden blijven bewaard.

Bij waterschappen wordt een deel van de verlofsoorten niet gebruikt in de normjaartaak. Daarom zijn vanaf deze versie zijn bij Parameters HRM (MAPPAR) alleen vakantie- en feestdagenverlof in te richten en te controleren. De velden voor zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof (betaald en onbetaald), onbetaald verlof en overwerkverlof zijn niet langer verplicht. Daarnaast worden deze verlofsoorten voortaan niet meer getoond op het overzicht van de normjaartaak van de medewerker.

Neem je als medewerker onbetaald verlof of onbetaald ouderschapsverlof op, dan bouw je over die specifieke periode geen vakantieverlof op. Vanaf deze versie verwerkt de software deze korting naar rato. Het systeem bepaalt exact welk deel van de bruto normjaartaak uit onbetaalde verlofuren bestaat en brengt dit aandeel in mindering op het vakantieverlof (zowel wettelijk als bovenwettelijk).

• De korting wordt daarbij nooit groter dan wat er is opgebouwd, dus er kan geen negatief verlofsaldo ontstaan.
• Ook wanneer een medewerker halverwege het jaar in of uit dienst gaat, volgt de berekening dezelfde periode-indeling als de opbouw van de normjaartaak zelf.
• De correctie geldt voor wettelijk en bovenwettelijk vakantieverlof.
• Het leeftijdsverlof blijft buiten de berekening, en over betaald ouderschapsverlof blijf je gewoon verlof opbouwen.

Bij het bewerken van de Normjaartaak (via shortcut) bij de medewerker (MPERSO) kun je de berekening inzien in het veld Toon berekening. Selecteer hier de gewenste verlofsoort waarvan je de berekening wilt inzien. In dit scherm is verder het onderdeel Fulltime hernoemd naar Fulltime ongecorrigeerd, zodat duidelijk is dat daar de ongecorrigeerde uren staan.

Belangrijke actie bij de upgrade

In de functie Planningsjaren (MPLNJR) geef je met de velden Correctie verlof i.v.m. ouderschapsverlof en Correctie verlof i.v.m. onbetaald verlof aan of de correctie moet worden toegepast. Doordat de correctie op het vakantieverlof gunstiger (lager) uitvalt dan voorheen, kunnen de verlofsaldi van medewerkers met onbetaald (ouderschaps)verlof wijzigen. Draai daarom na de upgrade de functie Verwerken Planningsjaren (VPLNJR) en controleer of de saldi overeenkomen met de verwachtingen.

Vanaf deze versie is in de functie Intercompany-codes (MINTCO) de lengte van het veld Omschrijving vergroot van 30 naar 80 posities. Dit geeft je meer vrijheid in het gebruik. Als je bijvoorbeeld intercompany-codes gebruikt voor een eigen indeling met officiële, langere benamingen, hoef je deze vanaf nu niet meer af te korten. Wil je gebruikmaken van langere benamingen? Dan kun je de omschrijvingen na de upgrade zelf aanpassen.

In de functie Grootboekrekeningen (MRKSCH) stonden voorheen twee aparte velden voor het doorboeken naar projecten of werkorders:

• Doorboeken naar projectadministratie
• Doorboeken naar serviceadministratie

Omdat je per rekening maar één subadministratie kon selecteren, leverde dit twee velden op die elkaar uitsloten. Daarom zijn in deze versie deze beide instellingen samengevoegd tot één veld Doorboeken naar projecten/werkorders.

Bij het invoeren van een boeking in het Algemeen Boekingsprogramma (MALGBK) of bij het registreren van een inkoopfactuur (MINFKT) kies je vervolgens of je wilt doorboeken naar een project of werkorder.

In het importsjabloon van de functie Importeren Grootboekrekeningen (VIMGRB) zijn de kolommen Doorboeken naar projecten en Doorboeken naar service vervangen door één kolom Doorboeken naar projecten/werkorders. Als je van deze functie gebruik maakt, raden we aan om na de upgrade een volledig nieuw sjabloon te downloaden.

In AllSolutions kon een journaalpostregel soms niet worden aangemaakt, bijvoorbeeld door een ontbrekende grootboekrekening in de projectgroep of een balansrekening die een kostendrager toegewezen kreeg. Het verschil kwam bij de dagafsluiting dan op de verschillenrekening terecht.

Vanaf deze versie verschijnt er in zo’n situatie direct een duidelijke melding op het verwerkingsverslag, inclusief de betreffende grootboekrekening en de specifieke reden. Afhankelijk van de verwerking waarin je werkt, ziet de signalering er als volgt uit:

• Bij Verwerken Diverse Kosten (VDIVKS), Verwerken Comptabele Verplichtingen (VCOMPV), Verwerken Verhuurkosten op Projecten/Werkorders (VVHKPW) en Gereedmelden Picklijsten (MPAKLS) ontvang je een melding en wordt de mutatie niet verwerkt. Je kunt eerst de inrichting corrigeren en de mutatie daarna opnieuw verwerken.
• Bij Verwerken Inkoopkostenmutaties (VKSTNV) wordt de situatie al in de voorcontrole gesignaleerd, nog vóórdat er een boeking is aangemaakt.
• Bij Verwerken Urenverantwoordingen (VURMUT) en Verwerken Declaraties (VDECLA) verschijnt er een melding op de foutenlijst; de mutatie zelf wordt wel doorgevoerd.
• Bij Verwerken Goederenontvangsten (VGONTV) wordt de mutatie niet verwerkt.

In eerdere versies was het mogelijk om bij transitoriaposten, periodieke posten en automatische verdelingen een grootboekrekening te selecteren waarvoor ‘Doorboeken naar projecten / werkorders’ ingeschakeld stond. De boeking kwam daardoor wel in het grootboek, maar kon achteraf niet meer worden doorgeboekt naar de project- of werkorderadministratie. Dit leidde tot een verschil tussen de grootboek- en projectadministratie.

Daarom zijn in deze release extra controles ingebouwd om te voorkomen dat vaste boekingen terechtkomen op grootboekrekeningen waarbij het doorboeken naar projecten of werkorders is geactiveerd. Vanaf deze versie kun je zo’n regel niet meer opslaan; je krijgt direct een melding op het scherm. Ook tijdens het verwerken wordt een post op een dergelijke rekening geweigerd, waarbij het rekeningnummer helder in de melding wordt vermeld.

Wat is er aangepast?

• Transitoriaposten (MTRPST) & Verwerken Transitoriaposten (VTRPST): Bij het vastleggen en verwerken vindt nu een controle plaats op de instelling voor doorboeken naar projecten of werkorders.
• Periodieke Posten (MPRPST) & Verwerken Periodieke Posten (VPRPST): Voor deze programma’s geldt dezelfde controle.
• Automatische Verdelingen (MAUTOV) & Verwerken Automatische Verdelingen (VAUTOV): Ook hier wordt gecontroleerd op de instelling. Wanneer je in de kop van de verdeling kiest voor Tegenboeking op afwijkende rekening, mag deze tegenrekening eveneens niet staan ingesteld op doorboeken.

Gebruik je op dit moment bestaande transitoriaposten, periodieke posten of automatische verdelingen op een rekening waarop doorboeken aanstaat? Deze worden vanaf deze release geweigerd zodra je ze probeert te verwerken. Controleer daarom deze posten na de upgrade en pas deze – waar nodig – aan voordat je start met de verwerking.

In de zomerrelease van AllSolutions (versie 26.0.08) is de oudere SEPA-formaatversie XML 2009 uitgefaseerd, op basis van de aankondiging dat alle banken zouden overstappen naar het nieuwere XML 2019. In de praktijk blijkt echter dat een aantal banken de overstap naar XML 2019 nog niet heeft gemaakt en betaal- of incassobestanden in dit nieuwe formaat weigert. Daarom kun je vanaf deze versie weer instellen welk formaat je wilt gebruiken voor het aanmaken van betaal- en incassobestanden.

Hoe werkt het?

• Inrichting per administratie: Je stelt de gewenste formaatversie per administratie in via de Parameters Crediteuren (MKRPAR) in het veld SEPA-formaatversie (in het onderdeel SEPA-betalingen).
• Inrichting bij gebruik bankkoppeling: Gebruik je de bankkoppeling? Dan leg je dezelfde keuze vast in de functie Landen (MLNDST). Selecteer het land NL en gebruik de shortcut Bankinstellingen. In het vervolgscherm selecteer je vervolgens de betreffende bank en kiest voor Bewerken. Onderin het formulier vind je het veld SEPA-formaatversie waarin je de instelling kunt aanpassen.
• Gebruik: Bij het betaalbaarstellen en verzenden van de opdracht maakt de software het bestand aan in het gekozen formaat. Werk je met XML 2009, dan kun je in de functies Betaalbaarstellen Betaaladvies (MBSTAB) en Betaalbaarstellen Betaaladvies Wereldbetalingen (MAUTBB) weer fiatteren zonder dat de woonplaats en landcode verplicht compleet moeten zijn.  

Te nemen actie bij de upgrade

Bij de eerdere overstap naar XML 2019 is je instelling automatisch omgezet. Wil je de instelling terugzetten naar XML 2009 omdat je bank het nieuwe formaat nog niet accepteert? Zet de SEPA-formaatversie na de upgrade dan zelf handmatig om. Controleer daarna of je bank het aangeleverde bestand weer accepteert.

Deze aanpassing is alléén van toepassing voor QX en voor de Waterschappen

Vanaf deze versie is in de fiatteringsroute bij een bestelaanvraag (MBSTAV) de specifieke rol van elke fiatteur toegevoegd. Waar je voorheen al kon zien wie er moest fiatteren en voor welk mandaatbedrag, krijg je nu direct inzicht in de hoedanigheid waarin iemand de aanvraag beoordeelt – zoals directeur, afdelingshoofd, projectleider of inkoper. Met deze toevoeging is meteen helder waarom een medewerker in de route is opgenomen.

Tijdens de upgrade wordt de kolom Rol (ba52.rol) automatisch aan de standaard weergaveset toegevoegd. Heb je eigen weergavesets ingesteld? Dan kun je na de upgrade de nieuwe kolom zelf hieraan toevoegen.

Deze aanpassing is alléén van toepassing voor QX en voor de Waterschappen

Bij de specificatieregels van een bestelaanvraag (MBSTAV) wordt het openstaand saldo van de gekoppelde verplichting getoond. Werk je met btw-regimes en is kostprijsverhogende btw van toepassing, dan registreerde AllSolutions tot nu toe het saldo exclusief btw en zag je het btw-deel niet terug in de lijst. Om het bedrag inclusief btw te kennen, moest je dat zelf erbij optellen.

Vanaf deze versie is hiervoor een nieuwe kolom toegevoegd: Openstaand saldo verplichting incl. btw. Deze kolom telt het kostprijsverhogende btw-bedrag op bij het openstaande saldo, zodat je in één oogopslag ziet wat er inclusief btw nog openstaat. De kolom is alleen zichtbaar als deze informatie toevoegt: leg je verplichtingen al inclusief btw vast, of geldt er geen kostprijsverhogend btw-regime, dan is de kolom niet zichtbaar.

Hoe werkt het?

• Inrichting: In de ParametersVerplichtingen (MGVPAR) wordt met de instelling Verplichting inclusief btw aanmaken aangestuurd of het saldo inclusief of exclusief btw wordt vastgelegd. Is deze instelling niet geactiveerd, dan is de nieuwe kolom van toepassing.
• Btw-regime: Bij de kostendragers en btw-regimes is vastgelegd welk deel van de btw kostprijsverhogend is.
• Gebruik: Navigeer naar de specificatieregels van een bestelaanvraag (MBSTAV). Zodra de verplichting is aangemaakt, vult AllSolutions de kolom waar van toepassing. Heb je eigen weergaven ingesteld? Dan kun je na de upgrade de nieuwe kolom zelf aan je eigen weergavesets toevoegen.

Goed om te weten

• De nieuwe kolom is specifiek bedoeld voor verplichtingen die uit een bestelaanvraag zijn ontstaan; alleen daar legt AllSolutions het kostprijsverhogende btw-percentage bij de verplichting vast. In de functie Verplichtingen (MVERPL) is de nieuwe kolom daarom niet aanwezig.
• Wijzig je de instelling Verplichting inclusief btw aanmaken in de Parameters Verplichtingen terwijl er al verplichtingen aanwezig zijn, dan zijn de bestaande bedragen onder de oude instelling berekend. Dat geldt voor de hele verwerking van verplichtingen, niet alleen voor deze kolom.

Vanuit AllSolutions verzend je eenvoudig en veilig e-facturen via het beveiligde netwerk van eConnect.
Vanaf deze versie is het mogelijk om vanuit AllSolutions e-facturen aan bedrijven binnen Europa te versturen AllSolutions gebruikt hierbij voortaan automatisch het internationale profiel OpenPeppol BIS Billing 3.0. Dit zorgt ervoor dat buitenlandse ontvangers op het Peppol-netwerk jouw e-factuur probleemloos ontvangen.

Vanuit de Projecten, Subprojecten en Projectfasen (MPROJE/MPRSUB/MPRFAS) kun je via de shortcut de Voorcalculatie/Realisatie starten waar deze gegevens met elkaar worden vergeleken. Vanuit dit scherm heb je via de shortcuts direct inzicht in projectmutaties, uren en verplichtingen.

Om het scherm van de Voorcalculatie/Realisatie overzichtelijker te maken, hebben we het scherm aangepast. Wanneer je werkt met verplichtingen inclusief btw, toonden de kolommen voor het verplichtingssaldo en het verplichtingstotaal inclusief btw voorheen exact hetzelfde bedrag als de standaardkolommen. Om overbodige informatie te voorkomen, verbergt het systeem deze extra kolommen voortaan automatisch als ze geen afwijkende waarde bevatten.

• Alleen zichtbaar bij afwijking: De kolommen Openstaand saldo verplichting incl. btw en Totaalbedrag verplichting incl. btw verschijnen alleen nog als je een verplichting exclusief btw vastlegt én er sprake is van een btw-regime waarbij de btw kostprijsverhogend werkt.
• Duidelijkere labels: Blijven de kolommen zichtbaar, dan geeft het label nu expliciet aan dat het om het bedrag inclusief btw gaat.

Werk je met verplichtingen inclusief btw? Dan worden bij de upgrade de weergaven van het scherm Voorcalculatie/Realisatie automatisch op basis van je instellingen in Parameters Verplichtingen (MGVPAR) en Btw-regimes (MBTWRG). Je hoeft hiervoor zelf niets aan te passen. Dit geldt ook voor eventuele eigen weergave(sets) die je hebt toegevoegd.Goed om te weten: Deze wijziging geldt uitsluitend voor het scherm Voorcalculatie/realisatie. In de projectbrowsers verandert er niets: Wanneer je via een eigen weergave de kolommen inclusief btw toevoegt of hebt toegevoegd, tonen deze bij verplichtingen inclusief btw nog steeds hetzelfde bedrag als de gewone kolommen. Wil je deze dubbeling voorkomen? Haal de betreffende kolom dan handmatig uit je eigen weergave.

In deze versie is de shortcut Doorgezonden inkoopfacturen verwijderd binnen de functies Projecten, Subprojecten en Projectfasen (MPROJE/MPRSUB/MPRFAS). De functionaliteit van deze shortcut werd niet langer gebruikt en is daarom uit het systeem gehaald.

Het e-mailen en opvolgen van proforma facturen is in de zomerrelease (versie 26.0.08) mogelijk gemaakt voor logistieke facturen. Binnen de bouw en projectgestuurde sectoren is het gebruikelijk dat er eerst een proforma factuur naar de klant wordt gestuurd. De klant controleert deze proforma, levert eventueel een referentienummer of extra documenten aan, en pas daarna wordt de definitieve factuur opgemaakt en verzonden. Daarom is deze functionaliteit vanaf deze versie ook beschikbaar voor conceptfacturen binnen projecten.

In de functie Conceptfacturen (MKONSE) is de actie Conceptfactuur mailen toegevoegd. Hiermee kun je de conceptfactuur direct als proforma per e-mail naar de klant verzenden.

Om de status van een conceptfactuur te bewaken kun je gebruik maken van Vrije velden (MVVVLD). Deze functionaliteit is in deze versie ook voor de conceptfacturen voor projecten (pr59)beschikbaar gemaakt. Hiermee kun je zelf velden inrichten om de status en opvolging van de openstaande proforma facturen te registreren. Dit bied je de mogelijkheid om zelf om te bepalen welke statussen je wilt aanhouden. Om gemakkelijk de status te wijzigen kun je de vrije velden achter een eigen actie in het scherm plaatsen via de functie Actiebuttons (MVVBUT).

Vanaf deze versie tonen het Planbord (MPLNBD) en het Planbord (nieuwe stijl) (MPLNBN) ook verlofaanvragen met de status Nieuw. Deze krijgen een eigen kleur, zodat je ze in één oogopslag onderscheidt van goedgekeurde verlofaanvraag. Beweeg je over de cel, dan zie je de aangevraagde tijd, de activiteit en de omschrijving van de aanvraag. Zo zie je bij het beoordelen van een nieuwe verlofaanvraag meteen wat het effect op de bezetting van je team is.

Hoe werkt het?

• In de Parameters Capaciteitsplanning (MKPPAR) is in het onderdeel Kleurstelling het veld Nieuwe verlofaanvragen toegevoegd. Standaard is dit ingesteld op lichtrood. Kies je voor de optie Geen kleur, dan worden openstaande verlofaanvragen niet in het planbord.
• Medewerkers dienen hun verlof zoals gebruikelijk in via de functie Verlofaanvragen (MVRLAV), ook als het gaat om een repeterende aanvraag op basis van een schema.
• Openstaande verlofaanvragen vallen binnen het bestaande filter Afwezigheidsactiviteiten. Onder het planbord staat de kleur met de bijbehorende omschrijving in de legenda. Zodra een verlofaanvraag is goedgekeurd, verandert de kleur automatisch naar de standaardkleur voor Afwezig.

Goed om te weten

• Alleen verlofaanvragen met de status Nieuw worden getoond. Afgekeurde aanvragen blijven buiten beeld en goedgekeurde aanvragen zijn als Afwezig opgenomen.
• Bij een schaalverdeling anders dan per dag zie je alleen aanvragen waarvan de begin- en eindtijd zijn ingevuld.
• De functie Agenda (MAGEND) verandert niet: openstaande verlofaanvragen zijn alleen zichtbaar in de functie Planbord (MPLNBD) en Planbord (nieuwe stijl) (MPLNBN).

Vanaf deze versie heeft elke afspraak in AllSolutions een uniek en onveranderlijk nummer. Hiervoor is het veld Afspraaknummer (kp01.afspraak-id) als unieke index aan de Afspraken (MAFSPR) toegevoegd. Dit zorgt voor meer grip op je planning en voorkomt fouten bij het uitwisselen van gegevens met externe systemen.

Voorheen identificeerde AllSolutions een afspraak op basis van een combinatie van bedrijfscode, medewerker, datum en volgnummer. Zodra een afspraak werd verzet of aan een andere medewerker werd toegewezen, veranderden drie van deze vier waarden. Dit zorgde voor problemen in de synchronisatie met externe systemen bijvoorbeeld via de REST API. Met één vast afspraaknummer is dit definitief opgelost.

De belangrijkste voordelen:

• Naadloze integratie via de REST API: Externe toepassingen maken een afspraak aan, slaan het afspraaknummer op en kunnen de afspraak later direct opvragen of wijzigen met hetzelfde nummer. De koppeling blijft intact, ongeacht hoe vaak de datum of medewerker verandert.
• Foutloos werken in een Visuele Planner: Bij het slepen en verschuiven van afspraken blijven de gegevens in de planner en in AllSolutions altijd synchroon.
• Duidelijk onderscheid in de dagplanning: Het bestaande volgnummer blijft behouden onder de naam Dagvolgnummer (kp01.afspraaknr) om de afspraken van één medewerker op een specifieke dag te nummeren.

Het nieuwe nummer is ter informatie zichtbaar op het detailformulier in de functie Organiser (MORGAN). Daarnaast kun je de kolommen Afspraaknummer en Dagvolgnummer toevoegen aan je overzichten in Afspraken (MAFSPR), Organiser (MORGAN) en Weekstaten (MURREG).

Belangrijke actie bij de upgrade: Gebruik je een koppeling die afspraken ophaalt of wegschrijft via de REST API? Laat deze na de upgrade de afspraken opnieuw ophalen om vanaf dat moment met de nieuwe afspraaknummers te werken. Daarnaast zullen de aanroepen van de REST API moeten worden aangepast naar het nieuwe Afspraaknummer (kp01.afspraak-id).

In meldingen waarin een configuratie werd genoemd, stond tot nu toe een intern objectnummer. Dit nummer was niet overal zichtbaar in de schermen van de applicatie, waardoor je dit niet kon opzoeken om te zien om welke configuratie het ging. Vanaf deze release tonen meldingen het daadwerkelijke configuratienummer – hetzelfde nummer dat in je browsers en op je overzichten staat.

 Krijg je bijvoorbeeld de melding dat een configuratie niet verwijderd kan worden omdat deze nog op een werkorder staat, dan zie je nu meteen om welke configuratie het gaat. Je kunt het nummer direct overnemen in je zoekvelden of browsers en zo in één keer doorpakken naar de juiste regel, wat zoekwerk scheelt bij verwijder- en fiatteercontroles en helpdeskvragen.

Deze verbetering werkt direct na de upgrade zonder dat je hiervoor iets hoeft in te richten. De aanpassing geldt voor de volgende functies: 

• Configuraties (MCONFI)
• Planregels Onderhoud en Keuringen Configuraties (MCNFPL)
• Informatie Planning Configuraties Materieelverhuur (ICNFMV)
• Servicecontracten (MKONTR)
• Servicecontractregels (MKONRG)
• Orders (MORDER)
• Helpdeskmeldingen (MHDESK)
• Werkorders (MWORDE)
• Overzicht Resultaat per Servicecontract (PRSUCO)
• Invoeroverzicht Kosten Derden (PVINKF)
• Invoeroverzicht Verantwoordingen (PVSERV)

Wanneer je in AllSolutions de werkordersoort van een werkorder (MWORDE) aanpast, worden al verwerkte kosten voortaan correct omgezet. Voorheen kwamen verwerkte kosten – zoals kosten derden van een ingekochte reparatie – bij het overzetten van een niet-gefactureerde werkorder naar een externe factuur niet op de factuur terecht. Het bedrag bleef op nul staan en kon op een nacalculatie-werkorder niet handmatig worden aangepast. Met deze update is deze inconsistentie opgelost en worden de kosten automatisch voorzien van een factuurbedrag.

Wat is er veranderd?

• Automatisch factuurbedrag bij externe omzetting: Zet je een werkorder om naar een externe factuur, dan krijgen al verwerkte kosten automatisch een factuurbedrag op de conceptfactuur. Dit bedrag wordt berekend op basis van de kostprijs plus het verkooptoeslagpercentage van de verplichting, begrensd door wat het contract dekt.
• Informatieve meldingen bij interne omzetting: Bij het omzetten naar een interne factuur blijft de beperking voor verwerkte kosten bestaan. In het scherm verschijnt de optie Werkorder zonder verwerkte kosten omzetten met een duidelijke melding dat kosten zoals ‘kosten van derden’ niet meekomen.
• Garantie-werkorders en verkoopwaarde: De nieuwe berekening geldt ook voor het omzetten van garantie-werkorders naar een factureerbare werkordersoort. Daarnaast loopt de verkoopwaarde op de werkorder nu in alle situaties mee met het gewijzigde factuurbedrag, ook als de grootboekrekening gelijk blijft.

Goed om te weten

Werkorders die vóór deze versie al zijn omgezet, worden niet automatisch met terugwerkende kracht hersteld. Zet je een dergelijke werkorder opnieuw om, dan wordt het factuurbedrag alsnog volgens de nieuwe rekenregels bepaald.

Het e-mailen en opvolgen van proforma facturen is in de zomerrelease (versie 26.0.08) mogelijk gemaakt voor logistieke facturen. Binnen de bouw en projectgestuurde sectoren is het gebruikelijk dat er eerst een proforma factuur naar de klant wordt gestuurd. De klant controleert deze proforma, levert eventueel een referentienummer of extra documenten aan, en pas daarna wordt de definitieve factuur opgemaakt en verzonden. Daarom is deze functionaliteit vanaf deze versie ook beschikbaar voor conceptfacturen binnen service en onderhoud.

In de functie Conceptfacturen (MCONCF) is de actie Conceptfactuur mailen toegevoegd. Hiermee kun je de conceptfactuur direct als proforma per e-mail naar de klant verzenden.

Om de status van een conceptfactuur te bewaken kun je gebruik maken van Vrije velden (MVVVLD). Deze functionaliteit is in deze versie ook voor de conceptfacturen voor service en onderhoud (wv51) beschikbaar gemaakt. Hiermee kun je zelf velden inrichten om de status en opvolging van de openstaande proforma facturen te registreren. Dit bied je de mogelijkheid om zelf om te bepalen welke statussen je wilt aanhouden. Om gemakkelijk de status te wijzigen kun je de vrije velden achter een eigen actie in het scherm plaatsen via de functie Actiebuttons (MVVBUT).

Krijg je een reactie op een helpdeskmelding die al is afgesloten? Vanaf deze versie kun je de oorspronkelijke melding heropenen. Je hoeft dus geen nieuwe melding meer aan te maken. Door het heropenen van de melding blijft de volledige communicatiehistorie behouden en werk je overzichtelijk vanuit één record.

Hoe werkt het?

• Heropenen: Selecteer in de functie Helpdeskmeldingen (MHDESK) de afgesloten melding en gebruik de nieuwe actie Heropenen.
• Status en reden opgeven: Kies de actieve status waarnaar je de melding wilt terugzetten (bijvoorbeeld Onderhanden) en leg de Reden heropening vast.
• Notificatie: Geef aan of je de interne betrokkenen en/of de (externe) contactpersoon een automatische statuswijziging/heropening van de helpdeskmelding wilt laten toesturen.

Na het opslaan krijgt de melding krijgt direct de aangegeven status en het verloop wordt bijgewerkt. De aan de melding gekoppelde werkorder gaat eveneens automatisch terug naar de gekozen actieve status, zodat je direct weer uren en kosten kunt schrijven.

Bij een balie-order werd de voorraadafboeking altijd geboekt op je verwerkingsdatum, terwijl de omzet op de factuurdatum werd geboekt. Factureerde je een balie-order in een volgende maand, dan kwam de omzet in de juiste periode terecht en de voorraadafboeking in de maand waarin je de facturering draaide. Voorraad en omzet stonden daardoor in verschillende perioden en je moest dat elke maand handmatig rechttrekken.

Vanaf deze versie kun je de voorraadafboeking van een balie-order op de leverdatum van de order laten boeken. Je regelt dat met de instelling Afwijkende leverdatum bij gereedmelden picklijst in de Parameters Verkopen (MVKPAR). Die instelling stuurde tot nu toe alleen het gereedmelden van picklijsten aan; vanaf deze versie geldt hij ook voor de balieverkoop. Zo gedragen beide routes naar dezelfde grootboekboeking zich hetzelfde.

Hoe werkt het?

1. Inrichten: Vink in de ParametersVerkopen (MVKPAR), onderdeel Orders, het veld Afwijkende leverdatum bij gereedmelden picklijst aan. Als je deze instelling niet activeert, verandert er niets aan je huidige manier van boeken.

• Vastleggen: Leg in de functie Orders (MORDER) bij de balie-order de leverdatum vast.
• 
  
  

• Gebruik: Bij het factureren of bij het afdrukken van de verzendlijst boekt de software de voorraadafboeking en de bijbehorende grootboekmutatie op de leverdatum van de order. Is er bij de order geen leverdatum vastgelegd, dan gebeurt dit – net als voorheen – op je verwerkingsdatum.

Heeft een debiteur een klantreferentie verplicht gesteld – op order- of op factuurniveau? Dan moet de referentie op de order zijn ingevuld voordat je een conceptfactuur kunt genereren. Ontbrak die referentie, dan kreeg je voorheen geen duidelijke melding waarom de actie niet werkte, wat veel uitzoektijd kostte.

Vanaf deze versie krijg je in de functie Orders (MORDER) bij gebruik van de actie Conceptfactuur genereren/afdrukken direct een duidelijke foutmelding wanneer de debiteurreferentie ontbreekt terwijl verzegeling verplicht is. De melding noemt het order- en debiteurnummer, zodat je meteen weet welke order je moet aanvullen.

Sinds de zomerrelease kunnen klanten hun webwinkel-bestelling direct herroepen via een link in de bevestigingsmail. Vanaf deze release hoef je niet langer handmatig te filteren om deze herroepingen in beeld te krijgen. De software wijst je er nu automatisch op en helpt je bij het bewaken van de status.

Wat is er veranderd?

• Automatische signalering via nieuwe alert: Via de alert Herroepen webwinkel ontvangt je direct een melding zodra een klant een bestelling herroept.
• Drie statusstanden voor annuleringen: Het veld Geannuleerd door klant is uitgebreid met de status Afgehandeld (naast Ja en Nee). Zolang de status op Ja staat, blijft de bestelling meetellen in de alert. Pas na verwerking zet je deze op Afgehandeld om de melding te laten verdwijnen.
• Geen dubbele e-mails meer naar de klant: Als een klant zelf herroept, ontvangt deze een bevestiging van de herroeping. Laat je de bestelling vervolgens vervallen in de backoffice, dan wordt er niet opnieuw een mail gestuurd.
• Rijkere bevestigingsmail: De bevestiging naar de klant bevat voortaan exact de datum, het tijdstip en de opgegeven reden van de herroeping.

Hoe werkt het?

1. Alert instellen: Activeer de alert Herroepingen webwinkel via de functie Medewerkers (MPERSO) of Medewerkersprofielen (MMDPRF) en stel de gewenste bestelstatus-range in.
2. Signalering bekijken: De alert geeft het aantal openstaande herroepingen aan. Via de alert navigeer je direct naar deze gefilterde lijst in de functie Webwinkel-bestellingen (MWPSHP).
3. Afhandelen: Verwerk de annulering in de backoffice en gebruik daarna de actie Herroeping afhandelen. De status verandert naar Afgehandeld en de bestelling verdwijnt uit je attenderingsoverzicht.

Goed om te weten

• Een herroepen bestelling kun je niet meer verwerken tot order — ook niet nadat je hem op Afgehandeld hebt gezet. Bij een herroeping is de overeenkomst ontbonden, dus de bestelling hoort niet alsnog geleverd te worden. Wil de klant toch afnemen, dan plaatst hij een nieuwe bestelling.
• De bevestigingsmail van een herroeping wordt alleen verstuurd als bij de website een tekst voor de herroepingsbevestiging is vastgelegd. Is dat veld leeg, dan ontvangt de klant geen bericht. Controleer die inrichting per website.
• Een herroeping zet de status van de bestelling zelf niet om. De bestelling houdt haar eigen status, zodat je in de alert ook bestellingen ziet die al waren afgehandeld toen de klant herriep.
• De alert telt alleen herroepingen die nog op Ja staan. Er is dus geen aparte teller voor afgehandelde herroepingen.
• Je handelt herroepingen één voor één af; de actie werkt op de geselecteerde regel.

Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten en Waterschappen

Verandert de leider van een project, subproject of projectfase, dan kun je dat voortaan vastleggen en via een fiatteringsproces laten goedkeuren voordat de wijziging daadwerkelijk wordt doorgevoerd. Dit gebeurt met de nieuwe functie Wijzigingen P-S-F-leider (MWPSFL), die je ook rechtstreeks als shortcut kunt openen vanuit de functies Projecten (MPROJE), Subprojecten (MPRSUB) en Projectfasen (MPRFAS). Deze functionaliteit was tot nu toe alleen beschikbaar voor Waterschappen. Vanaf deze versie kunnen zowel waterschappen als gemeenten hiervan gebruik maken.

Hoe werkt het?

1. Wijziging vastleggen: Open de shortcut Wijzigingen P-S-F-leider bij het project, subproject of de projectfase, of ga naar de functie zelf. Kies het projectniveau en vul de nieuwe leider in. AllSolutions bepaalt hierbij automatisch de huidige leider en de fiatteur. Heeft het subproject een eigen opdrachtgever, dan is die de fiatteur, anders de producteigenaar van het gekoppelde product.
2. Gereedmelden: Meld de wijziging gereed met de actie Greedmelden. De aanpassing komt dan op status Te fiatteren te staan.
3. Fiatteren: De fiatteur keurt de wijziging goed via de actie Fiatteren. Is de wijziging niet akkoord, dan kan de fiatteur met de actie Gereedmelden terugdraaien de aanvraag afwijzen.
   Is de wijziging in eerste instantie akkoord gegeven maar wil je de fiattering later toch terugdraaien? Dan kun je de actie Fiattering terugdraaien gebruiken (mits de wijziging nog niet is verwerkt).
4. Verwerken: Met de functie Verwerken Wijzigingen P-S-F-leider (VWPSFL) voer je de gefiatteerde wijzigingen door. De nieuwe leider komt dan definitief op het project, subproject of de projectfase te staan.
5. In de Parameters HRM (MAPPAR) is de optie toegevoegd om een vervanger in te stellen. In het veld Rollen vervangers is hiervoor de optie Fiattering wijzigingen P-S-F-leider toegevoegd.
6. Signalering via alert: In de functie Medewerkers (MPERSO) en Medewerkersprofielen (MMDPRF) kun je de nieuwe alert Te fiatteren wijzigingen P-S-F-leider toevoegen. Naar keuze kun je aangeven of de alert alle openstaande wijzigingen toont, alleen die waarvan je zelf de fiatteur bent, of alleen die waarvoor je als vervanger optreedt.

Voor een volledig audit trail zie je bij een wijziging via de shortcut Verloop precies wanneer, door wie en met welke status de wijziging is doorlopen.

Bepaling van de fiatteur

De fiatteur wordt automatisch bepaald op het niveau van het subproject. Het systeem doorloopt hiervoor een vaste volgorde om de juiste medewerker toe te wijzen:

• Afwijkende opdrachtgever: Als er op het subproject een afwijkende opdrachtgever is ingevuld, wordt deze medewerker gekozen als fiatteur.
• Producteigenaar: Zo niet, dan wordt de producteigenaar van het gekoppelde product op het subproject de fiatteur.

Welk subproject hiervoor wordt gebruikt, hangt af van de ingestelde wijziging:

• Projectleider: Het systeem gebruikt het eerste subproject van het project.
• Subprojectleider: Het systeem gebruikt het subproject zelf.
• Projectfaseleider: Het systeem gebruikt het subproject waar de betreffende projectfase onder valt.

De fiatteur wordt direct bij het invoeren van de wijziging vastgesteld en opgeslagen. Je kunt de fiatteur wel bekijken op het scherm, maar niet handmatig aanpassen.

Aandachtspunten

• Eerste subproject bij projectleider: Heeft een project meerdere subprojecten met verschillende opdrachtgevers of producten, dan kijkt het systeem bij een wijziging van de projectleider uitsluitend naar het eerste subproject. Zorg dat de gegevens op dat specifieke subproject correct staan.
• Lege fiatteur: Ontbreekt er zowel een afwijkende opdrachtgever als een producteigenaar op het subproject, dan blijft de fiatteur leeg. Niemand kan de wijziging in dat geval fiatteren. Leg daarom altijd een afwijkende opdrachtgever of een product met producteigenaar vast.
• Aanpassingen achteraf: Wijzig je de opdrachtgever of producteigenaar nadat de mutatie al is ingevoerd, dan verandert de fiatteur van die bestaande wijziging niet mee. Verwijder de wijziging zolang de status nog Nieuw is en voer deze opnieuw in.
• Vervanging bij afwezigheid: Een vastgelegde vervanger kan bij afwezigheid van de fiatteur de wijziging fiatteren via de alert ‘Te fiatteren wijzigingen P-S-F leider’, mits een aanvullende alert met de instelling ‘Wijzigingen o.b.v. vervanger medewerker’ is ingericht.

Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten en Waterschappen

Bij een calculatieregel van een project (MPROJE) kun je voortaan vastleggen welke bedragen nog gecontracteerd moeten worden. Je verdeelt dit bedrag over het huidige jaar, de twee jaren daarna en de resterende jaren, zodat je in één oogopslag ziet hoeveel er in de tijd nog moet worden aanbesteed of gecontracteerd. Deze functionaliteit was tot nu toe alleen beschikbaar voor Waterschappen. Vanaf deze versie kunnen zowel waterschappen als gemeenten hiervan gebruik maken.

Hoe werkt het?

1. Vastleggen: Gebruik bij een calculatieregel de nieuwe shortcut Nog te contracteren. In het vervolgscherm kun je de gewenste gegevens toevoegen. Datum en medewerker worden bij het aanmaken automatisch gevuld en kunnen alleen op dat moment worden aangepast.
2. Bedragen invullen: Vul per regel de bedragen in voor het huidige jaar, de twee jaren daarna en de resterende jaren, eventueel met een toelichting. AllSolutions telt deze automatisch op tot het totale bedrag Nog te contracteren.
3. Overzicht: Na het opslaan heb je in het scherm Nog te contracteren een overzicht van alle regels bij de calculatieregel, met datum, medewerker en de bedragen per periode.

Goed om te weten: Verwijder je een calculatieregel? Dan worden de bijbehorende regels Nog te contracteren ook automatisch (mee)verwijderd.

Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten en Waterschappen

Vanaf de winterrelease (versie 26.0.01) is het mogelijk om projecten tussentijds te activeren. Daarbij verschenen alle onderdelen die hieraan gelinkt zijn, automatisch op een subproject zodra er bij de projectgroep (MPRGRP) een koppeling met de vaste activa aan stond. Dit gebeurde ook als je de werkwijze voor tussentijds activeren niet gebruikte.

Daarom is er in deze versie een extra instelling toegevoegd, waarmee je het werken met tussentijds activeren kunt aanzetten. Zo heb je voortaan zelf in de hand of je gebruik wilt maken van deze functionaliteit, zodat jouw schermen overzichtelijk en netjes ingericht blijven.

Hoe werkt het?

• In de Parameters Projecten (MPRPAR) is een nieuw onderdeel Activering toegevoegd met de instelling Tussentijds activeren. Is dit veld niet aangevinkt, dan worden in de diverse project functies de bijbehorende onderdelen, shortcuts en de kolommen niet meer getoond. Vink je deze instelling aan, dan is de functionaliteit voor het tussentijds activeren in alle bijbehorende functies zichtbaar.

• Werkte je al met tussentijds activeren? Dan hoef je niets te doen. Bij de upgrade wordt in de Parameters Projecten de instelling automatisch op Ja gezet voor elke administratie waarin minstens één projectgroep de koppeling met de vaste activa aan heeft staan.

Daarnaast is in de functie Activering Projecten (MPACTB) de kolom Jaar/periode aan de standaard weergaveset toegevoegd. Heb je een eigen weergavesets ingesteld waarin die kolom ontbreekt? Dan kun je deze na de upgrade zelf toevoegen.

Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten en Waterschappen

Selecteer je bij een kostendrager een btw-regime? Dan kun je vanaf deze versie vastleggen waarom je voor dat regime hebt gekozen. Hiervoor is in de functie Kostendragers (MKSTDR) het nieuwe veld Onderbouwing btw-regime toegevoegd met ruimte voor een toelichting. Zo blijft de motivatie bij de kostendrager bewaard in plaats van in een los document, en kun je bij een controle of een overdracht direct laten zien op welke overweging de keuze rust.

Je legt de onderbouwing per jaar vast, net als het btw-regime zelf. Wijzigt de onderbouwing in een volgend jaar, dan leg je bij dat jaar een nieuwe toelichting vast en blijft de oude staan.

Hoe werkt het?

1. Aanmaken van een nieuwe kostendrager: Naast het btw-regime en het vanaf-jaar vul je meteen de onderbouwing in. Deze velden staan nu bij elkaar in het onderdeel Btw-regime.
2. Aanvullen/wijzigen van een bestaande kostendrager: Ga vanuit de kostendrager (MKSTDR) naar de shortcut Btw-regimes. Daar kun je per jaar het regime en de onderbouwing toevoegen of aanpassen.

De onderbouwing kun je dus alleen bij het aanmaken van een kostendrager direct toevoegen. Daarna beheer je de informatie via de shortcut Btw-regimes. De toelichting wordt bewaard bij het btw-regime van het betreffende jaar en blijft daar staan zolang dat regime bestaat.

Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten.

In de functie Kostendragers (MKSTDR) werd de instelling van het veld Type Kostendrager vastgezet zodra er op de kostendrager was geboekt, ook wanneer die boekingen uit een afgesloten boekjaar kwamen. Daardoor kon je het type van een oude kostendrager niet meer bijstellen, terwijl er in het huidige jaar niets op geboekt was.

Vanaf deze versie kijkt de controle alleen naar boekingen in het huidige boekjaar. Zijn er dit jaar nog geen boekingen op de kostendrager, dan kun je het type weer aanpassen. Staan er wel boekingen in het huidige boekjaar, dan blijft het veld geblokkeerd. Zo wordt gewaarborgd dat het type blijft aansluiten op de boekingen die er dit jaar al gemaakt zijn.

Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten en Waterschappen

Vanaf deze versie kun je je financiële boekingen naast de grootboekrekening, afdeling, kostendrager en intercompany-code ook vastleggen op een kostencomponent. Deze functionaliteit was tot nu toe alleen beschikbaar voor Waterschappen. Vanaf deze versie kunnen zowel waterschappen als gemeenten hiervan gebruik maken.

Het boeken met kostencomponenten kun je nu activeren per grootboekbedrijf en daarna per grootboekrekening wel/niet activeren. Boek je vervolgens op zo’n rekening, dan vraagt de software om een kostencomponent en controleert hij of die bij de rekening hoort. De component loopt daarna mee door de hele keten: van dagmutatie naar historie, budget en verplichting, en terug in je overzichten. Zo kun je je kosten en budgetten volgen op een niveau onder de kostendrager, zonder daarvoor extra grootboekrekeningen te hoeven openen.

Daarbij heeft een kostencomponent vanaf deze versie overal een doorklikbare verwijzing gekregen. Klik je op deze hyperlink, dan opent de functie Kostencomponenten (MKSTKO) (mits je voor deze functie geautoriseerd bent).

Hoe richt je dit in?

1. Algemeen: In de ParametersGrootboek (MGBPAR) geef je met het veld Boeken met kostencomponenten aan dat je deze manier van boeken wilt gebruiken. In hetzelfde scherm kun je in het onderdeel Budgettering bij het veld Budgetniveau voortaan kiezen voor Kostendrager en intercompany en kostencomponent, zodat ook je budgetten en verplichtingen op dit niveau worden bijgehouden.
2. Per rekening: In de functie Grootboekrekeningen (MRKSCH) bepaal je in het onderdeel Detaillering boeking met het veld Boeken met kostencomponent voor welke rekeningen dit geldt. Is deze instelling niet geactiveerd, dan verandert er voor die rekening niets. Je bepaalt dus zelf per grootboekrekening of er met een kostencomponent geboekt wordt; op alle andere rekeningen blijft je huidige werkwijze ongewijzigd.
3. Componenten beheren: In de functie Kostencomponenten (MKSTKO) beheer je de componenten. Met het nieuwe veld Calculatie kun je specifiek aangeven dat een component alleen in een voorcalculatie gebruikt mag worden. Je kunt deze kostencomponent bij het boeken dan niet per ongeluk selecteren.
4. Vastleggen: Bij het boeken vul je de kostencomponent in – in Kas/Bank, op inkoopfacturen, verkoopfacturen, verplichtingen, bestelaanvragen, vaste boekingen en budgetten.
   
   Kies of typ je een kostencomponent in het Algemeen Boekingsprogramma (MALGBK), bij journaalpostregels, Automatische Verdelingen (MAUTOV) of Inkoopfacturen (MINFKT)? Dan vult de bijbehorende grootboekrekening met omschrijving zich direct automatisch. Dit scheelt zoektijd en voorkomt dat een component en rekening niet bij elkaar passen.
   Daarnaast zie je in de keuzelijsten alleen nog de kostencomponenten die horen bij de al ingevulde grootboekrekening. Laat je de grootboekrekening leeg, dan verschijnen alle gekoppelde componenten.
5. Verwerken en volgen: Bij het verwerken van de dagmutaties (VDGAFS) gaat de component mee naar historie, budget en verplichting. In je budget- en balansoverzichten kun je erop selecteren en groeperen.

Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten en Waterschappen

Vanaf deze versie kun je vergoedingen aan externen direct doorbelasten aan een project. Voorheen kon je een vergoeding alleen boeken op een afdeling met een grootboekrekening. Met deze uitbreiding koppel je kosten meteen aan het juiste project en laat je de goedkeuring automatisch verlopen via de bij jou geldende mandatenregeling.

Hoe werkt het?

• Koppeling aan projecten: Bij het invoeren van een vergoeding in de functie Vergoedingen (extern) (MDECLE) kies je bij het veld Bestemming voor een project. Vul het project, subproject, de projectfase en kostencomponent in. AllSolutions zoekt de bijbehorende afdeling, grootboekrekening en kostendrager er automatisch bij. Vul je niets in bij Bestemming, dan blijft alles werken zoals je gewend bent.
• Automatische fiatteringsroute: Zodra je de vergoeding gereed meldt, bouwt het systeem automatisch de fiatteringsroute op. De route start bij de projectleider of afdelingsmanager en volgt de lijn omhoog tot iemand met voldoende mandaat bereikt is. In de functie Fiatteren Vergoedingen (extern) (MDEFIA) keurt elke mandaathouder de vergoeding goed, waarna het systeem na elke stap de resterende route opnieuw bepaalt.
• Directe verwerking van projectkosten: Zodra je de vergoeding opslaat, wordt de doorbelasting als ‘voorlopige boeking’ klaargezet. Bij de definitieve verwerking via de functie Verwerken Vergoedingen (extern) (VDECLE) wordt de doorbelasting definitief doorgeboekt op het project.

Deze aanpassing is van toepassing voor Gemeenten

In de functie Grootboekbudgetten (MBUDGT) kon je bij het vastleggen van een budgetversie het bedrag splitsen in Budget Structureel en Budget Incidenteel. Deze verdeling is specifiek ontwikkeld voor gemeenten, maar was tot nu toe zichtbaar voor alle organisaties in de publieke sector.

Vanaf deze versie is de splitsing in twee afzonderlijke velden alleen nog beschikbaar als de module Gemeenten in je omgeving is geactiveerd. Bij de upgrade wordt deze wijziging doorgevoerd in de functies Grootboekbudgetten (MBUDGT) en Informatie Interface Budgetten (IBIFIN).

Wat verandert er?

• Zonder de module Gemeenten: Je legt je budget weer vast via één centraal veld Budget, zoals je voorheen gewend was. Bij de upgrade past het scherm zich automatisch aan. Eerder vastgelegde bedragen blijven bewaard.
• Met de module Gemeenten: Je blijft de velden Budget Structureel en Budget Incidenteel afzonderlijk invullen.

Heb je in het verleden eigen weergaven ingericht waarin de kolommen voor structureel of incidenteel budget waren opgenomen? Houd er dan rekening mee dat deze kolommen bij de upgrade komen te vervallen als jouw organisatie geen gebruikmaakt van de module voor gemeenten. In plaats hiervan kun je het veld Budget in je weergave(n) opnemen. Controleer bij de upgrade de aanwezige weergaven om te zorgen dat je overzichten blijven aansluiten.