AllSolutions zomerrelease – 24.0.07

Vanaf deze versie is het mogelijk om het systeem extra te beveiligen met ‘Multi-Factor Authenticatie’ (MFA). Bij het inloggen moet de gebruiker dan – naast zijn gebruikerscode en wachtwoord – een MFA-token ingeven. Dit MFA-token kan de gebruiker met een authenticator-app genereren. Dit werkt in principe met alle authenticator-apps, die het ‘Time-based one-time password’ (TOPT) algoritme ondersteunen.

Als MFA in de omgeving is geactiveerd kun je in de functie Gebruikers (MGEBRU) instellen welke gebruikers met een MFA-token moeten inloggen. 

Als de gebruiker voor de eerste keer met MFA inlogt, zal op zijn inlogscherm een QR-code en een key worden getoond. Hiermee kan de gebruiker AllSolutions als applicatie in zijn authenticator-app registreren.

Hierna zal de authenticator-app steeds een token genereren waarmee de gebruiker als extra beveiliging kan inloggen.

Het is eventueel mogelijk om de registratie van de authenticator-app bij de gebruiker (MGEBRU) ook weer te verwijderen met de actie MFA-registratie verwijderen. De eerstvolgende keer dat de gebruiker daarna inlogt, moet deze de applicatie dan opnieuw registreren in zijn authenticator-app.

Aan het gebruik van MFA zijn kosten verbonden. Daarom kan deze functionaliteit alleen door AllSolutions worden geactiveerd. Neem contact op met jouw accountmanager als je hiervan gebruik wilt maken.

In deze versie is het veld Importeren mailboxen via uit de Parameters AllSolutions (MZZPAR) verwijderd. Dit veld werd niet meer gebruikt.

In de functie Gebruikers (MGEBRU) is de actie Integratiegegevens wijzigen verwijderd. Deze velden werden niet meer gebruikt.

Organisaties kunnen meerdere bedrijven/administraties in AllSolutions voeren. Het kan voorkomen dat een gebruiker daarbij meer rechten in de ene administratie nodig heeft, dan in de andere. Meestal worden dan aparte gebruikersaccounts per bedrijf aangemaakt. Nadeel hierbij is dat de gebruiker elke keer moet uitloggen en opnieuw moet inloggen als deze van administratie wil wisselen. En wanneer je Single Sign-on (SSO) gebruikt is het niet mogelijk om meerdere gebruikerscodes aan te maken en met een aangepaste autorisatie en gebruikersinstellingen per administratie te werken.

Om dit toch mogelijk te maken introduceert AllSolutions een nieuwe licentievorm voor Subaccounts. Hiermee kun je gebruikers per bedrijf/administratie eigen instellingen en autorisaties meegeven. Het voordeel hierbij is dat de gebruiker maar één keer hoeft in te loggen met één hoofdaccount.

Wanneer de subaccount licenties in jouw omgeving zijn geactiveerd, kun je een ‘hoofdgebruiker’ (intranet-licentie) aanmaken en een of meerdere ‘subgebruikers’ (subaccount-licentie) per bedrijf/afdeling. En bij elke gebruiker afzonderlijk richt je de autorisatie in, die voor die gebruiker van toepassing is.

Daarna kun je per (hoofd)gebruiker via de shortcut Subaccounts de gekoppelde ‘subgebruikers’ voor de andere bedrijven/administraties koppelen.

Wanneer de gebruiker inlogt, zal deze altijd met het hoofdaccount ‘binnenkomen’. Als de gebruiker wisselt naar een ander bedrijf/afdeling wordt automatisch het subaccount actief met de bijbehorende afwijkende autorisatie.

Zo kun je eventuele risico’s in je autorisatie beter afdekken, een aspect waar de (externe) accountant bij de jaarlijkse audits ook altijd goed naar zal kijken.

Wil je van de nieuwe optie voor Subaccounts gebruik gaan maken? Neem dan contact op met jouw accountmanager.

In deze versie zijn de opties die de REST API biedt, uitgebreid. Het is voortaan ook mogelijk om speciale acties in een browser met daarachter een report/verwerking via de REST API aan te roepen en uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de actie Afdrukken vanuit de functie Offertes (MOFFER). Of de actie Conceptfactuur genereren/afdrukken vanuit de functie Werkorders (MWORDE). Dit maakt het gebruik van de REST API weer een stukje mooier en completer.

De medewerkers kun je via een alert op uit te voeren acties attenderen. Hiervoor is de actie ma010 – Openstaande acties beschikbaar. Deze actie kun je meerdere keren aan een medewerker (MPERSO) of medewerkersprofiel (MMDPRF) toevoegen, elk met eigen omschrijving en instellingen.

In deze versie is aan deze alert in het onderdeel Algemene instellingen een extra optie toegevoegd: Acties van welke uitvoerder tellen? Hiermee kun je nog gerichter instellen welke acties je in de alert wilt laten intellen.

Als je hierbij kiest voor Acties van specifieke medewerker opent een extra veld Uitvoerder waarin je deze medewerker kunt opgeven:

In AllSolutions kun je nieuwe organisatie laten aanmaken op basis van de gegevens in het KvK Handelsregister. Met deze koppeling wordt een organisatie dan op basis van het KvK-nummer, NAW-gegevens, telefoonnummer, homepage en/of e-mailadres opgezocht.

Vanaf deze versie is dit ook mogelijk vanuit de overkoepelende functie met alle Relaties (MRELAT). Hier is een nieuwe aanmaakoptie Nieuwe organisatie via KvK Handelsregister toegevoegd. (Deze actie is alleen zichtbaar als de koppeling met het KvK Handelsregister is geactiveerd.)

Aan het gebruik van de koppeling met het KvK Handelsregister zijn kosten verbonden. Neem contact op met jouw accountmanager als je hiervan gebruik wilt maken.

In AllSolutions is het al langer mogelijk om documenten elektronisch ter ondertekening aan te bieden aan klanten of (interne) medewerkers, vanuit AllSolutions zelf of via een koppeling met het digitaal ondertekensysteem Ondertekenen.nl.

Vanaf deze versie is het ondertekenen van documenten ook mogelijk via Docusign. Dit is een erkende leverancier voor het verzorgen van een elektronische handtekening. Met deze dienst is het mogelijk alle soorten documenten en formulieren digitaal en rechtsgeldig te laten ondertekenen.

Hoe werkt het?

Het document maak je op de gebruikelijke manier en je bewaart deze (automatisch) in het documentenarchief in AllSolutions. Met de actie Document laten tekenen via digitaal ondertekensysteem kun je het document ter ondertekening aanbieden aan de gewenste persoon. Hierbij wordt het originele document omgezet naar een nieuw document in pdf-formaat.

De ondertekenaar wordt via e-mail erop geattendeerd dat er een document klaar staat om getekend te worden. In het e-mailbericht is een link opgenomen naar de beveiligde omgeving van Docusign, waarmee de ontvanger snel en gemakkelijk naar het te tekenen document wordt geleid. En direct het document elektronisch kan ondertekenen.

Audit trail

Zodra de ondertekenaar het document heeft getekend, ontvang je een bevestiging per e-mail met het getekende document in de bijlage. En ook de ondertekenaar ontvangt een kopie van het getekende document en een transactiebon als bewijs dat hij het document succesvol digitaal heeft ondertekend. De digitale handtekening is in de vorm van een ‘timestamp’ in het document opgenomen. Dit tijdstempel laat onder andere het e-mailadres van de ondertekenaar en de datum en het tijdstip van ondertekening zien.

In de browser met Documenten kun je via de shortcut Statusverloop digitaal ondertekensysteem zien of de ontvanger de e-mail met het te tekenen document heeft geopend en/of daadwerkelijk heeft ondertekend. De actuele status is ook zichtbaar in het overzicht van het document zelf. Wanneer een document eventueel is geweigerd wordt in het document ook de reden van weigering getoond.

Lees hier meer over het ondertekenen van documenten via Docusign.

Koppeling activeren?

Wanneer je gebruik wilt maken van de nieuwe onderteken-optie ga je allereerst een overeenkomst aan met Docusign. (Aan het gebruik van Docusign zijn kosten verbonden.) Met de accountgegevens die je vanuit Docusign ontvangt, kunnen wij de koppeling in AllSolutions activeren. Neem hiervoor contact op met jouw accountmanager bij AllSolutions.

AllSolutions heeft ook een koppeling met Ondertekenen.nl. Dit is eveneens een erkende leverancier voor het verzorgen van een elektronische handtekening.

Met het toevoegen van de koppeling met Docusign is er in deze versie een aanpassing doorgevoerd. Op alle plaatsen waar de naam Ondertekenen.nl was opgenomen, is deze vervangen door de algemenere term Digitaal ondertekensysteem.

In de software zijn op technisch gebied diverse verbeteringen doorgevoerd voor de grootboekbudgetten en de verplichtingen. Als je werkt met deze functionaliteit adviseren we je om jouw processen tijdens de acceptatiecheck goed te testen.

In de Parameters Grootboek (MGBPAR) kun je in het onderdeel Budgettering in het veld Budgetniveau vastleggen op welk niveau het budget aanwezig moet zijn om een verplichting te kunnen aanmaken.

In de praktijk bleek dat bij een gekozen waarde de software toch ging vragen om aanvullende gegevens vast te leggen. Daarom zijn in deze versie verbeteringen doorgevoerd, zodat de gekozen instelling ook precies wordt gehanteerd als deze bedoeld is. Zo worden gegevens van niet-relevante budgetniveaus voortaan niet meer getoond en zijn alle controles hierop nagelopen en waar nodig aangepast.

Als je werkt met deze functionaliteit adviseren we je om jouw proces tijdens de acceptatiecheck goed te testen. Raadpleeg eventueel de helptekst bij het veld Budgetniveau in de Parameters Grootboek (MGBPAR) voor meer informatie.

In de functie Grootboekrekeningen (MRKSCH) kun je bij het veld Rekeningsoort (gb01.type) aangeven om welk type grootboekrekening het gaat. In deze versie is de optie Verlies- en winstrekening opgesplitst in twee separate keuzes: Opbrengsten en Kosten.

Zo kun je ook in de resultatenrekeningen onderscheid maken tussen opbrengst- en kostenrekeningen, wat bijvoorbeeld handig kan zijn voor het maken van rapportages.

Bij de upgrade worden de bestaande verlies- en winstrekeningen automatisch omgezet in een opbrengsten- of kostenrekening, op basis van de huidige instellingen in het onderdeel Btw-registratie van de Grootboekrekeningen (MRKSCH). Graag vragen we je tijdens de acceptatiecheck de nieuwe instelling goed te controleren en bij de upgrade van jouw productieomgeving eventuele foutieve waarden te corrigeren.

Voorheen werd er pas een betaalspecificatie in AllSolutions aangemaakt als de omschrijving van de EURO-betaling langer was dan het aantal karakters dat de bank kan verwerken (4 x 35 posities). Vanaf deze versie is het mogelijk om naar keuze altijd een betaalspecificatie naar je crediteur te versturen.

Hiervoor is in de functie Crediteuren (MKRDST) het veld Betaalspecificatie afdrukken toegevoegd (in het onderdeel Automatische betalingen). Hier kun je jouw keuze instellen:

• Nee, geen betaalspecificatie afdrukken
• Ja – alleen als veld ‘betaalspecificatie’ in betaalbestand te klein is
• Ja – altijd een betaalspecificatie afdrukken

Op het moment dat je kiest voor het afdrukken van een betaalspecificatie opent een tweede veld waarin je kunt aangeven of je de betaalspecificatie elektronisch naar de crediteur wilt versturen. Hiervoor wordt dan het e-mailadres gebruikt dat bij de Contactpersoon (in het onderdeel Betrokkenen) bij de crediteur is vastgelegd.

Let op! De betaalspecificatie wordt dan bij het genereren van een betaalbestand direct naar de crediteur verstuurd. Controleer dus van tevoren of het sjabloon hiervoor goed is ingericht.

Het gaat hierbij om de Formulieren (MFORMC) ‘fspc – Betaalspecificatie SEPA-Zone’ en ‘fspb – Betaalspecificatie Wereldbetalingen’, waaraan standaard de volgende AUTO-sjablonen (MFORMA) zijn gekoppeld:

• 0440 – Betaalspecificatie voor SEPA-Zone
• 0480 – Betaalspecificatie voor Wereldbetalingen

Daarnaast kun je in de functie Formulieren (MFORMC) bij de digitale sjablonen aangeven of je een eigen
e-mailformulier voor de e-mail wilt gebruiken, de afzender instellen en de tekst van het e-mailbericht opgeven. Het html-formulier voor de mailing maak je van tevoren aan en upload je in de functie E-mailformulieren (MFORMM).

Met de functie Verwerken Geïmporteerde Inkoopfacturen (VSCINK) kun je (geïmporteerde) facturen automatisch als inkoopfacturen in het systeem laten inboeken. Vanaf deze versie kun je hierbij aangeven hoe je de boekperiode van de inkoopfacturen wilt laten bepalen. Hiervoor is het veld Boekjaar/-periode automatisch bepalen toegevoegd met daarin de keuzes

• Op basis van factuurdatum: Dit is alleen mogelijk als de bijbehorende boekperiode nog niet is afgesloten. Als deze is afgesloten, wordt de inkoopfactuur niet verwerkt en volgt er een melding op het verwerkingsverslag.
• Op basis van factuurdatum of huidige boekperiode: Als de bijbehorende boekperiode is afgesloten, wordt de factuur automatisch geboekt in de huidige boekperiode.
• Op basis van systeemdatum.

Vanuit AllSolutions kun je jouw debiteuren elektronisch factureren. Hierbij kun je aangeven of je naast de elektronische factuur in PDF-format ook automatisch een UBL-bestand wilt meesturen. Een UBL-bestand is een bestand in XML-format dat de metadata van de factuur bevat.

Vanaf deze versie wordt de PDF van de factuur daarbij ook automatisch in het UBL-bestand meegenomen. Op deze manier kan het ontvangende softwarepakket de ontvangende factuur en bijlagen eventueel ook volledig digitaal uit de UBL inlezen. Dit zorgt voor een nog completere gegevensoverdracht.

In deze versie introduceert AllSolutions een nieuwe module waarmee je je inkoopproces uitgebreid kunt inrichten en afhandelen: Inkoop. Met deze module kun je werken met een controle en fiattering op bestelaanvragen voordat de bestelling bij de leverancier wordt gedaan, in combinatie met een mandaten registratie. Daarbij biedt deze ook de mogelijkheid om te werken met leverancierscontracten.

In onderstaande afbeelding is het verloop van het proces schematisch weergegeven:

Wanneer de bestelling wordt geleverd kun je de inkoopfactuur koppelen aan de verplichting die op de achtergrond bij de bestelling is aangemaakt. Hierna wordt de factuur aangeboden aan de prestatieverklaarder. Deze beoordeelt of de gevraagde ‘prestatie’ door de leverancier is geleverd. Daarna kan de factuur betaalbaar worden gesteld en opgenomen worden in het betaalproces.

Aan het gebruik van de module voor bestelaanvragen zijn kosten verbonden. Neem contact op met jouw accountmanager als je hiervan gebruik wilt maken. In verband met een goede aansluiting op de functie Verplichtingen (MVERPL) kan deze module alleen met een consultant van AllSolutions worden ingericht.

In de functie Verplichtingen (MVERPL) kun je via de shortcut Meerjarenverdeling het bedrag van de verplichting verdelen over meerdere jaren. Voor meer inzicht zijn in de standaard weergaveset van deze browser drie kolommen toegevoegd:

• Inkoopbedrag in valuta te verwerken
• Inkoopbedrag in valuta
• Verplichtingsruimte in valuta

Na de upgrade kun je deze naar wens aan de eigen weergavesets toevoegen.

In de functie Verplichtingen (MVERPL) is een filter op Kostengroep toegevoegd. Zo kun je gemakklijk filteren op verplichtingen met kostencomponenten van een specifieke kostengroep, zoals bijvoorbeeld alle ‘inkoop voor projecten’ of alle ‘software voor derden’.

In deze versie is de automatische matching van betalingen (van crediteuren) in de functie Inlezen Elektronische Bankafschriften (VIMEAF) verbeterd. Het gaat dan om transactieregels voor betalingen van inkoopfacturen van dezelfde crediteur in één betaalbestand. Voorheen werd er maar één factuur aan de transactieregel gekoppeld, terwijl nu alle facturen inclusief creditnota’s worden gekoppeld.

In de Parameters Verkopen (MVKPAR) is het veld Verwerking verhuurkosten op project en/of werkorder toegevoegd (in het onderdeel Verslagnummers). Met dit veld kun je voortaan zelf het format van de verslagnummers instellen. Dit maakt het mogelijk om de verwerkingsverslagen bijvoorbeeld per bedrijf apart te nummeren.

Vanaf deze versie is mogelijk om in de functie Orders (MORDER) ook in de orderregels gebruik te maken van de vrije velden-functionaliteit. Dit betekent dat je eigen velden in het formulier van de orderregels kunt toevoegen.

Deze vrije velden (op de tabel vk02) definieer je in de functie Velden (MVVVLD). Met de actie Vrije velden (in het part Applicatiebeheer aan de rechterkant) voeg je deze vervolgens toe aan het formulier van de orderregel. Dit geeft je de vrijheid om in de orderregels ook ‘eigen’ aanvullende informatie vast te leggen.

Vanuit de functie Projecten (MPROJE), Subprojecten (MPRSUB) en Projectfasen (MPRFAS) kun je via de shortcuts verder inzoomen op Verhuurorders en Goederenafgiftes. Vanaf deze versie is het nu ook mogelijk om via deze ingang de orders snel en gemakkelijk te wijzigen.

In de software is de functie Controle-overzicht Voorraadaantallen (PZZCON) toegevoegd. Dit is een extra instrument waarmee je kunt controleren of je voorraadadministratie op orde is. 

Als je een materieelverhuurorder aanmaakt, kun je meteen een chauffeur en de gewenste datum en tijdstip opgeven. Op basis van deze gegevens wordt dan gelijk de transportplanning gevuld en een transport aangemaakt.

Bij multi-verhuurorders is dit echter niet altijd gewenst. Als je een multi-verhuurorder hebt waarop je meerdere transporten wilt plannen, wil je eerst de transportplanning en de transporten samenstellen. Daarna wil je pas de transporten doorzetten naar de chauffeur.

Hiervoor is in de browser van de Transportplanning bij Multi-verhuurorders (MORDER) de actie ‘Overdragen aan transportuitvoering’ toegevoegd. Zo kun je vanuit de multi-verhuurorder snel en gemakkelijk de gegevens doorzetten naar de chauffeur.

Voor de communicatie via het prikbord kun je gebruikers indelen in adresgroepen, waarmee je gemakkelijk een bericht aan meerdere personen tegelijk kunt sturen. Of een groep gebruikers in één keer volger van het prikbord bij een entiteit kunt maken. Deze adresgroepen beheer je in de functie Sociale Groepen (MSOCGR).

In deze versie is deze naam gewijzigd in Prikbordgroepen, zodat duidelijker is wat hiermee bedoeld wordt.

Vanuit de functie Projecten (MPROJE), Subprojecten (MPRSUB) en Projectfasen (MPRFAS) kun je via de shortcuts verder inzoomen op Verhuurorders en Goederenafgiftes. Vanaf deze versie is het nu ook mogelijk om via deze ingang de orders snel en gemakkelijk te wijzigen.

In de functies Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCONCF) en Afdrukken facturen (VPFCSR) is het veld Facturen met bedrag nul afdrukken toegevoegd. Dit geeft je de keuze om bij het afdrukken van facturen de ‘nulfacturen’ bewust wel of juist niet af te drukken.

Wanneer je meerdere bedrijven/administraties in AllSolutions voert, kun je werken met een urenregistratie over de bedrijven heen. Dit wordt ingesteld in de Parameters AllSolutions (MZZPAR).

In deze versie is het fiatteren van uren over de bedrijven heen gemakkelijker gemaakt. Voortaan worden in de functies Fiatteren per Projectleider (MFIAPL), Fiatteren per Subprojectleider (MFIASL), Fiatteren per Projectfaseleider (MFIAFL) en Fiatteren per Projectcontroller (MFIAPC) de urenregels van alle bedrijven getoond (en niet meer alleen van de bedrijven waaronder de betreffende gebruiker mag inloggen). Daarnaast zijn ook de alerts hierop aangepast.

In de functie Informatie Uren (IURREG) is een filter op Activiteitsgroep toegevoegd. Zo kun je gemakkelijk filteren op uren die op activiteiten van een bepaalde activiteitsgroep zijn verantwoord, zoals bijvoorbeeld alle ‘afwezigheidsactiviteiten’.