AllSolutions heeft een koppeling met Docusign. Dit is een erkende leverancier voor het verzorgen van een elektronische handtekening. Met deze dienst is het mogelijk alle soorten documenten en formulieren digitaal en rechtsgeldig te laten ondertekenen.
De koppeling is een toevoeging op de bestaande functionaliteit voor het tekenen van documenten in AllSolutions. Je kunt beide opties dus zonder problemen naast elkaar gebruiken. Dit geeft je de flexibiliteit om bijvoorbeeld de interne documenten nog steeds via AllSolutions te laten tekenen en de officiële contracten via Docusign.
Hoe werkt het?
Het document maak je op de gebruikelijke manier en je bewaart deze (automatisch) in het documentenarchief in AllSolutions. Met de actie Document laten tekenen via digitaal ondertekensysteem kun je het document ter ondertekening aanbieden aan de gewenste persoon. Hierbij wordt het originele document omgezet naar een nieuw document in pdf-formaat.
De ondertekenaar wordt via e-mail erop geattendeerd dat er een document klaar staat om getekend te worden. Dit e-mailbericht wordt verstuurd vanuit Docusign. In het e-mailbericht is een link opgenomen naar de beveiligde omgeving van Docusign, waarmee de ontvanger snel en gemakkelijk naar het te tekenen document wordt geleid. En direct het document elektronisch kan ondertekenen.
De ontvanger heeft hierbij ook de mogelijkheid om aan te geven dat het document niet akkoord is. In het volgende scherm hij de reden van de weigering opgeven.
Audit trail
Zodra de ondertekenaar het document heeft getekend, ontvang je een bevestiging per e-mail met het getekende document in de bijlage. En ook de ondertekenaar ontvangt een kopie van het getekende document als bewijs dat hij het document succesvol digitaal heeft ondertekend.
Het getekende document is ook direct in AllSolutions aanwezig als nieuw pdf-document. Daarnaast wordt op de documentlocatie ook de ’transactiebon’ toegevoegd, met het bewijs dat het document succesvol is ondertekend. Deze transactiebon vormt het audit trail van de stappen in het ondertekenproces, zoals de digitale handtekening, eventuele aanvullende verificatiebewijzen en wie welk document heeft ondertekend, op welk tijdstip en via welk IP-adres.
In de browser met Documenten kun je via de shortcut Statusverloop digitaal ondertekensysteem het verloop van het proces volgen. De actuele status is ook zichtbaar in het overzicht van het document zelf. Wanneer een document is geweigerd wordt in het document ook de reden van weigering getoond.
Koppeling activeren?
Wanneer je gebruik wilt maken van deze onderteken-optie ga je allereerst een overeenkomst aan met Docusign. (Aan het gebruik van Docusign zijn kosten verbonden.) Met de accountgegevens die je vanuit Docusign ontvangt, kunnen wij voor jullie de koppeling in AllSolution activeren. Neem hiervoor contact op met jouw consultant.
Inrichting in AllSolutions
Wanneer de koppeling in de omgeving is geactiveerd, kun je in de Parameters Document Management (MBDPAR) in het onderdeel Elektronisch tekenen van documenten instellen hoe je documenten wilt laten tekenen:
- alleen via extern digitaal ondertekensysteem
- zowel via AllSolutions als via extern digitaal ondertekensysteem
Als je kiest voor de laatste optie, heb je de flexibiliteit om bijvoorbeeld de interne documenten nog steeds via AllSolutions te laten tekenen en de officiële contracten via Docusign.
Aanvullende opties
In AllSolutions zijn twee acties beschikbaar voor het laten tekenen van documenten:
- Document laten tekenen via AllSolutions
- Document laten tekenen via digitaal ondertekensysteem
De laatste actie is alleen zichtbaar als de koppeling in de omgeving is geactiveerd. Dit geeft je ook de flexibiliteit om apart te autoriseren welke gebruikers documenten via AllSolutions ter ondertekening mogen aanbieden en welke gebruikers via Docusign.
Alert
Daarnaast is er een alert beschikbaar, Te tekenen documenten (bd040). Via deze alert kun je het verloop volgen van het ondertekenproces, zowel via AllSolutions als via Docusign.
Via de alert kom je in de functie Documenten met Ondertekenstatus (MTKDOC). Deze functie kun je eventueel ook via het menu starten. In dit scherm zie je via de shortcut Statusverloop digitaal ondertekensysteem of de ontvanger de e-mail met het te tekenen document heeft geopend en/of daadwerkelijk heeft ondertekend. Via de shortcut Documenten bij digitaal ondertekensysteem downloaden heb je de optie om het getekende document en de transactiebon met het ondertekenbewijs te downloaden, wanneer dit niet automatisch gebeurd mocht zijn.