Met generieke medewerkers bedoelen we afdelingen of projectteams waaraan je acties wilt toewijzen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de receptie, sales, hrm, ict of facilitaire zaken. Dit is met name handig bij acties die door medewerkers van een bepaalde afdeling of team moeten worden uitgevoerd, maar waarvan je niet van tevoren kunt aangeven welke medewerker de actie gaat opvolgen. Door deze als generieke medewerker aan te maken kun je via acties snel en gemakkelijk een workflow in gang zetten.
Een voorbeeld: Een nieuwe medewerker treedt in dienst. Deze heeft niet alleen een inlogaccount nodig op je it-omgeving, maar ook voor het gebruik van AllSolutions. Daarnaast moet de afdeling hrm de medewerker invoeren in AllSolutions, heeft de medewerker visitekaartjes nodig en krijgt de medewerker wellicht de beschikking over bedrijfsmiddelen, zoals een laptop en/of een mobiele telefoon.
Door een standaardactie voor indiensttreding aan te maken, inclusief vervolgacties voor het inregelen en uitgeven van alle gegevens/materialen kun je direct alle processen die hiervoor nodig zijn, in gang zetten. Door te werken met generieke medewerkers krijgen alle medewerkers binnen de afdeling hrm, ict of facilitaire zaken direct zicht op de acties die moeten worden uitgevoerd.
De actie om de indiensttreding daadwerkelijk in gang te zetten maak je vervolgens aan via de shortcut Acties in een bepaalde functie of via de centrale Acties (MAKTMA) functie. Als je hierbij de ingerichte standaardactie selecteert, worden direct alle acties voor de betreffende afdelingen of teams aangemaakt. Per team/afdeling resulteert dit in één actie die naar keuze door een medewerker van die afdeling/team kan worden opgepakt. Met het team/de afdeling kun je afspreken dat de medewerker die de actie daadwerkelijk oppakt, de actie vervolgens aan zichzelf toewijst.