In AllSolutions kun je meerdere bedrijven vastleggen. Standaard worden de relaties, debiteuren, crediteuren (en medewerkers) centraal opgeslagen. Dat betekent dat alle bedrijven van hetzelfde centrale bestand gebruik maken. Hiermee zijn de vastgelegde relatie-, debiteur- en crediteurgegevens standaard voor alle bedrijven van toepassing.
In bepaalde gevallen is het wenselijk om (een deel van) deze gegevens per bedrijf vast te leggen. In AllSolutions heb je dan de keuze uit twee mogelijkheden (een combinatie is niet toegestaan):
- Werken met bedrijfsgroepen (MBDGRP), waarbij je (een deel van) de gegevens apart vastlegt per relatie, debiteur en crediteur.
- Gegevens volledig apart per bedrijf vastleggen. Elk bedrijf heeft in dit geval een eigen relatie-, debiteur-, crediteur- en medewerkersbestand dat alleen vanuit dat bedrijf toegankelijk is.
In de Parameters AllSolutions (MZZPAR) kun je in het onderdeel Registratie over bedrijven heen inzien of een van deze opties is geactiveerd.
Wanneer je van deze functionaliteiten gebruik wilt maken, zal dit altijd in samenwerking met AllSolutions moeten worden geactiveerd.
Hieronder een verdere uitleg van beide opties:
1. Werken met bedrijfsgroepen
Met Bedrijfsgroepen (MBDGRP) kun je per bedrijfsgroep afwijkende gegevens van de debiteur, crediteur en relatie vastleggen in AllSolutions. Je kunt bedrijfsgroepen hanteren per bedrijf of meerdere bedrijven in één bedrijfsgroep onderbrengen.
Bij de Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) kun je aangeven tot welke bedrijfsgroep deze behoort. In de functie Parameters Bedrijfsgroepen (MBDINS) wordt aangegeven welke gegevens van de debiteur, crediteur en relatie je per bedrijfsgroep afwijkend wilt vastleggen. Daarnaast kun je in deze parameters aangeven hoe je met het Boeken met verplichtingen en Bestelbon elektronisch versturen wilt omgaan. Dit geeft je ook de mogelijkheid om per bedrijf of selectie van bedrijven verschillend met verplichtingen om te gaan.
In de functie Bedrijfsgroepen is verder de actie Activeren aanwezig. Met deze actie kan gebruiker ‘allsol’ een bedrijfsgroep activeren.
Wanneer je van bedrijfsgroepen gebruik wilt maken, moet dit altijd in samenwerking met AllSolutions worden geactiveerd, aangezien de bestaande gegevens dan geconverteerd moeten worden.
2. Gescheiden relatie-, debiteuren-, crediteuren- en medewerkersbestand
In bepaalde gevallen is een centraal bestand voor alle bedrijven niet wenselijk. Het is daarom ook mogelijk om de betreffende gegevens volledig apart per bedrijf vast te leggen. Elk bedrijf heeft in dit geval een eigen relatie-, debiteur-, crediteur- en medewerkersbestand dat alleen vanuit dat bedrijf kan worden benaderd.
De gekozen inrichting kun je inzien in de functie Parameters AllSolutions (MZZPAR). Hier is ter informatie het veld Relaties, debiteuren en crediteuren per bedrijf vastleggen aanwezig.
Als deze optie in je omgeving is geactiveerd komt in de Bedrijven/Afdelingen (MBDRAF) het veld Bedrijfscode relaties, debiteuren en crediteuren naar voren. Als je in je omgeving een nieuw bedrijf toevoegt, kun je zelf de bedrijfscode kiezen waaronder dit bedrijf de eigen set van relaties, debiteuren en crediteuren registreert. Of ervoor kiezen om het bestand te delen met andere bedrijven.
Zo kun je bijvoorbeeld bedrijf 1 en bedrijf 2 in bedrijfscode X laten werken en bedrijf 3 in bedrijfscode Y. Er zijn dan dus twee relatiebestanden (en debiteuren/crediteuren) die gebruikt worden door 3 bedrijven.
Activeren
Wanneer je van deze functionaliteiten gebruik wilt maken, zal deze altijd in samenwerking met AllSolutions moeten worden geactiveerd, aangezien de bestaande gegevens dan geconverteerd moeten worden. Hierbij heb je de keuze uit optie 1 of optie 2. Een combinatie van beide opties is niet toegestaan.
Maak je gebruik van een van beide opties en ga je in je omgeving een nieuw bedrijf toevoegen? Neem in deze situatie dan ook contact op met AllSolutions. Ook in dit geval is dan namelijk een extra conversie nodig.