Categorieën

Mutatielogging in AllSolutions

Vanuit de accountscontrole is veiligheid een belangrijk punt. Daarom is er in AllSolutions in een aantal functies default mutatielogging aanwezig. Denk hierbij aan de functie Debiteuren (MDEBST) waar het muteren van incassostamgegevens en incassomachtigingen automatisch door het systeem wordt gelogd. Of in de functie Crediteuren (MKRDST) waar automatische logging op de stamgegevens van de crediteuren en de bankrekeningen aanwezig is.

In andere functies kun je naar keuze zelf mutatielogging instellen via het aparte part Mutatielogging aan de rechterkant van je scherm.

Met de actie Mutatielogging instellen kun je in een functie de mutatielogging activeren.

Het systeem logt dan automatisch alle mutaties die in de betreffende periode met deze browser worden doorgevoerd. Het gaat dan onder andere om het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gegevens. Zodra de mutatielogging in een browser is geactiveerd, kun je via de beide acties Mutaties tonen de mutaties in detail raadplegen. Of een gebruiker de mutatielogging mag instellen en raadplegen, is afhankelijk van de instellingen in zijn gebruikersaccount (MGEBRU).

In AllSolutions is er in een aantal functies mutatielogging aanwezig. Denk hierbij aan de functie Debiteuren (MDEBST) waar het muteren van incassostamgegevens en incassomachtigingen automatisch door het systeem wordt gelogd. Of in de functie Crediteuren (MKRDST) waar automatische logging op de stamgegevens van de crediteuren en de bankrekeningen aanwezig is.

Als op een functie mutatielogging is ingesteld, kun je vanuit het onderdeel Mutatielogging de uitgevoerde mutaties op een record raadplegen:

  • De actie Mutaties tonen (alle) laat zien welke gebruikers op welk moment het geselecteerde record hebben gewijzigd. Aan de gegevens in het datasheet kun je zien om welk record het gaat. (Hier worden de velden uit de primaire index getoond.) Met de shortcut Velden kun je vervolgens raadplegen welke velden daadwerkelijk zijn gewijzigd. De velden die niet zijn gewijzigd, kun je inzien door het filter ‘Alleen gewijzigde gegevens’ uit te zetten. De velden worden in deze browser in dezelfde volgorde als in het formulier getoond.
  • Met de actie Mutaties tonen (velden) zie je welke velden op welk moment bij het geselecteerde record zijn gewijzigd. Vanuit deze browser met (gewijzigde) velden kun je met de actie Alle mutaties op geselecteerde veld een overzicht opvragen van de gebruikers die het betreffende veld bij het geselecteerde record in het verleden hebben gewijzigd.

Er wordt overigens alleen een mutatierecord aangemaakt, wanneer er daadwerkelijk iets is gewijzigd. Daarnaast goed om te weten dat het gebruik van een shortcut niet wordt gelogd.

Er is ook een overkoepelende functie Mutatielogging (MMUTLG). Hier kun je zien op welke functies/browsers mutatielogging is ingesteld. En inzoomen op de bijbehorende mutaties. In de functie Informatie Mutaties Mutatielogging (IMUTLG) vind je direct alle mutaties van de functies waarin je mutatielogging hebt geactiveerd.

Verloop automatisch gelogd

Vanuit beveiligingsoogpunt logt AllSolutions ook automatisch welke gebruiker op welke datum/tijdstip de mutatielogging heeft aangemaakt en gewijzigd. Hiermee kun je controleren of de instellingen voor de mutatielogging eventueel tussentijds zijn gewijzigd. Dit kun je nazien in de volgende velden:

  • Gebruiker aangemaakt (zz47.aanmaak-gebruiker)
  • Datum aangemaakt (zz47.aanmaak-dat)
  • Tijd aangemaakt (zz47.aanmaak-tijd)
  • Gebruiker gewijzigd (zz47.wijzig-gebruiker)
  • Datum gewijzigd (zz47.wijzig-dat)
  • Tijd gewijzigd (zz47.wijzig-tijd)

Bewaartermijn mutatielogging

In de Parameters AllSolutions (MZZPAR) kun je in het onderdeel Logging in het veld Aantal dagen bewaren mutatielogging de bewaartermijn van de mutatielogging instellen. Gegevens die ouder zijn, worden in de nachtelijke verwerking automatisch verwijderd. Vul je hier geen aantal in, dan worden de records van de mutatielogging niet verwijderd.

Goed om te weten: Het is aan te raden de logging van de mutatielogging tot maximaal twee jaar (730 dagen) te beperken. Zo zorg je ervoor dat de database van je omgeving niet onnodig groot wordt, wat de performance ten goede komt. En upgrades kunnen hierdoor sneller worden uitgevoerd, zodat je omgeving korter uit de lucht is.

Mutatielogging per jaar instellen

De instelling voor het bewaren van de mutatielogging geldt voor het hele systeem. Er kunnen echter functies zijn waar je de mutatielogging korter wilt bewaren. Daarom raden we aan om de mutatielogging altijd per jaar te laten starten en eindigen. Op deze manier kun je in functies, waar de mutatielogging korter bewaard hoeft te worden heel gemakkelijk de mutatielogging van het voorgaande jaar handmatig verwijderen.