In 2024 heeft Microsoft een aanpassing gedaan, waardoor het rechtstreeks bewerken van documenten vanuit AllSolutions niet meer mogelijk was. Vanaf versie 24.0.10 is er in AllSolutions QX een nieuwe manier beschikbaar om documenten rechtstreeks te bewerken via Microsoft OneDrive in combinatie met Office365. En dit werkt ook in combinatie met een Apple device en met inloggen via single sign-on!
Aanmaken app binnen Microsoft
Om deze optie mogelijk te maken zijn er allereerst een aantal stappen die binnen Microsoft uitgevoerd moeten worden. In het kort bestaat dit uit het aanmaken van AllSolutions als ‘app’ op het Microsoft platform, het toekennen van de bijbehorende rechten en het overnemen van de gegenereerde informatie in AllSolutions QX:
- OneDrive tenant ID
- OneDrive client ID
- Value (!) van de OneDrive client secret
Voor dit laatste is in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) het onderdeel OneDrive toegevoegd waarin de instellingen voor de koppeling worden vastgelegd (alleen in te vullen door een AllSolutions-medewerker).
Let op! De client secret heeft een bepaalde geldigheidsduur en deze verloopt dus op termijn. Zet een reminder in je agenda om op tijd vóór de afloopdatum een nieuwe client secret te genereren. De value (!) van de nieuwe client secret kun je dan zelf in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) vervangen.
Activeren bij gebruikers
Zodra de koppeling met OneDrive is geactiveerd, komt bij de Gebruikers (MGEBRU) het veld OneDrive gebruikersnaam naar voren (in het onderdeel Document Management). Hierin leg je de gebruikersnaam van het MS Office-account vast, waarmee deze in OneDrive inlogt.
Hierna kan de gebruiker via de actie Document lezen het document weer direct lezen vanuit AllSolutions QX. En met de actie Document bewerken het document rechtstreeks bewerken. De eerste keer dat je dit doet, ontvang je een melding waarbij je gevraagd wordt om pop-ups toe te staan. Hierna wordt het document geopend in OneDrive en wordt er een exemplaar van het document gekopieerd naar de OneDrive-cloud van de gebruiker.
Hoe werkt het?
- Met de actie Document lezen kom je in de preview-modus van OneDrive waarbij je niet kunt bewerken.
- Met de actie Document bewerken kom je in OneDrive waarbij je het document online kunt bewerken.
- Met de actie Document genereren kun je ervoor kiezen om het document direct te bewerken. Hierbij kom je dan ook in OneDrive waarbij je het document online kunt bewerken.
- Bij documenten met een uitgebreide opmaak kun je in OneDrive via de optie Bewerken kiezen voor Openen in desktop-versie. (De eerste keer dat je dit doet, volgt er mogelijk een pop-up waarin je meldingen moet toestaan.) Hierna kun je gebruik maken van de uitgebreide opties die Microsoft Word biedt. (Het document blijft hierbij in de OneDrive-cloud staan en wordt niet naar je lokale schijf gekopieerd.)
- Tijdens het bewerken worden alle wijzigingen direct online in OneDrive opgeslagen.
- Wanneer je klaar bent met bewerken kun je het document sluiten.
- Daarna kun je bij het documentrecord in je omgeving met de actie Document(en) vrijgeven het document vanuit OneDrive weer terug laten plaatsen in AllSolutions QX.
- Na maximaal 48 uur worden in de nachtelijke verwerking de documenten weer uit de OneDrive-cloud van de gebruiker verwijderd. Dit geldt in ieder geval voor de documenten die met Document lezen zijn geopend. Voor documenten die in bewerking zijn, geldt dat deze eerst moeten zijn vrijgegeven voordat deze worden verwijderd.
- Met de actie Document downloaden kun je eventueel gebruikers ook nog de mogelijkheid bieden om documenten lokaal te downloaden. (Deze actie komt naar voren zodra de koppeling met OneDrive in je omgeving is geactiveerd.) Als dit niet gewenst is, kun je deze actie via de instellingen verbergen.
Goed om te weten: Bovenstaande is alleen mogelijk voor het genereren, lezen en bewerken van Documenten. Voor het lezen en aanpassen van Sjablonen (MSJABL), AUTO-sjablonen (MFORMA), Briefformulieren (MFORMB), E-mailformulieren (MFORMM) etc. blijf je dus gebruik maken van het downloaden, lokaal aanpassen en terug uploaden in AllSolutions QX. Zodra je bent overgestapt naar het bewerken van documenten via OneDrive is het daarom handig om in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) het veld Microsoft documenten rechtstreeks bewerken te deactiveren (in het onderdeel Documentenarchief).
Activeren koppeling?
De koppeling met OneDrive is in je omgeving beschikbaar als je werkt met QX. Aan het gebruik van deze optie zijn kosten verbonden. Wil je van deze mogelijkheid gebruik gaan maken? Neem dan contact op met je accountmanager.