Wanneer de declaraties zijn gecontroleerd, goedgekeurd en gefiatteerd kunnen deze verwerkt worden in de financiële administratie, waarna je tot uitbetaling van de declaratie kunt overgaan.
Declaraties verwerken
Het verwerken van de declaraties doe je met de functie Verwerken Declaraties (VDECLA). De functie kun je handmatig uitvoeren of in de Program Batch Jobs (MJOBNR) opnemen. Bij de verwerking wordt per declaratie een journaalpost aangemaakt in het grootboek en – in geval van doorbelasting op een project – doorverwerkt naar de bijbehorende subadministratie. In de boekstukregel wordt het declaratienummer opgeslagen in het veld Referentie (gb71.refnr). De zoeknaam van de medewerker/crediteur en de omschrijving van de declaratie wordt in het veld Omschrijving (gb71.oms) vastgelegd. Op deze manier kun je achteraf gemakkelijk raadplegen welke declaraties onder een bepaald dagboek/boekstuk zijn verwerkt.
Declaraties uitbetalen
We raden aan om voor de uitbetaling altijd de optie uitbetaling via de crediteurenadministratie te gebruiken. Declaraties met uitbetaling via de crediteurenadministratie worden na verwerking automatisch als openstaande post binnen de crediteurenadministratie aangemaakt. Deze openstaande posten worden getypeerd als ‘Declaratie’, zodat je in diverse browsers ook hierop kunt filteren (filterveld ‘Soort mutatie’). Hierdoor heb je de mogelijkheid deze openstaande posten/declaraties op te nemen in de reguliere SEPA-betaalbestanden. Een ander voordeel van uitbetaling via de crediteurenadministratie is, dat bij het inlezen van Elektronische Bankafschriften (VIMEAF) de bijbehorende transacties via het betaalbestand automatisch kunnen worden gekoppeld en verwerkt. Voorwaarde is wel dat de declarant als crediteur in het systeem aanwezig is.
Goed om te weten: In de functie Openstaande Posten (Debiteuren) (MDEBST) geeft de shortcut Journaalpost factuur geen details, omdat een declaratie niet als inkoopfactuur wordt ingeboekt.
Informatie over declaraties
Met de functie Informatie Declaraties (IDECLA) kun je alle declaraties in het systeem centraal raadplegen en inzien, inclusief de status van de declaraties in het declaratieproces.
Daarnaast geeft de functie Informatie Statusverloop Declaraties (IDCSTA) een totaaloverzicht van het statusverloop van declaraties. Via deze functie kun je de statuswijzigingen van declaraties gemakkelijk via de REST API ontsluiten.