Declaraties in AllSolutions

In AllSolutions zijn twee functies aanwezig waarmee je declaraties van medewerkers of externen kunt (laten) invoeren en uitbetalen:

• Declaraties (MDECLA) waarbij de medewerker of externe partij zelf de declaratie kan indienen (onderdeel van de module HRM). Deze optie beschikt over een volledig controle- en fiatteringsmechanisme. Daarbij kun je ervoor kiezen om de declaraties via een apart betaalbestand of via de crediteurenadministratie uit te betalen.
• Vergoedingen (extern) (MDECLE) waarbij medewerkers van de financiële administratie snel en gemakkelijk voor een groot aantal externen (dezelfde) vergoedingen kunnen invoeren om uit te laten betalen (onderdeel van de module Financieel). Denk hierbij bijvoorbeeld aan externe vrijwilligers die voor hun inspanningen recht hebben op een bepaalde/dezelfde vergoeding.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je met declaraties kunt werken. Via deze link vind je meer informatie over de werking van de vergoedingen voor externen.

Stappen

Als je met declaraties in AllSolutions wilt gaan werken, doorloop je de volgende stappen:

1. Parameters Declaraties inrichten
2. Declaratiecodes vastleggen
3. Declaraties indienen
4. Declaraties controleren en fiatteren
5. Declaraties verwerken en uitbetalen

Parameters Declaraties inrichten

Als je met declaraties wilt gaan werken leg je allereerst in de Parameters Declaraties (MDCPAR) een aantal gegevens vast.

• In het onderdeel Fiattering kun je instellen of je de declaraties ter fiattering aan je medewerkers wilt aanbieden op volgorde van de gekoppelde autorisatieroute. Als je dit activeert, wordt een declaratie pas ter fiattering aan een persoon aangeboden, wanneer de (in de fiatteringsroute) voorgaande personen (met een lager volgnummer) de declaratie hebben gefiatteerd. De gewenste volgorde van fiattering kun je in de functie Declaraties (MDECLA) en Controleren Declaraties (MCONDC) vastleggen via de shortcut Autorisatieroute.

• Bij het veld Bepaling afdeling declaratie kun je instellen of de afdeling waarop de declaratie wordt geboekt, automatisch of handmatig wordt bepaald. Wanneer je voor Automatisch kiest, wordt het veld Afdeling gevuld met de thuisafdeling van de medewerker of de afdeling van de bijbehorende crediteur. Bij Handmatig kan de declarant de afdeling zelf in het invulformulier opgeven (default wordt dit veld dan met de inlogafdeling gevuld).

• Verder kun je instellen onder welk dagboek de declaraties met betaalwijze Crediteurenadministratie worden verwerkt. Dit dagboek moet van de dagboeksoort Declaraties via crediteurenadministratie zijn. Het is dus aan te raden om hiervoor een apart dagboek aan te maken. Bij dit dagboek hoeft geen grootboekrekening te worden vastgelegd, omdat bij de verwerking op de grootboekrekening ‘Crediteuren’ wordt geboekt.

• Je kunt ook instellen op welke manier de boekperiode waarin de declaratie wordt verwerkt, wordt bepaald. Wanneer het veld Jaar/periode bepalen op basis van declaratiedatum wordt aangevinkt, wordt de boekperiode automatisch bepaald. Als je niet hiervoor kiest, kun je de boekperiode in het selectiescherm van de functie Verwerken Declaraties (VDECLA) opgeven. De boekdatum wordt altijd automatisch bepaald.

Declaratiecodes vastleggen

De volgende stap is het vastleggen van Declaratiecodes (MDCLCD). Hiermee kun je instellen hoe je de verwerking en uitbetaling van de declaraties wilt laten uitvoeren in je administratie. Hierbij zijn meerdere opties en combinaties mogelijk zodat je dit per declaratiecode op maat kunt inrichten.

Registratie

Per declaratiecode kun je aangeven of je straks in de declaratie zelf aantallen wilt laten registreren. Als je dit veld aanvinkt, kun je daarbij ook aangeven welke eenheid en tarief hierbij van toepassing zijn. Dit is bijvoorbeeld handig voor het uitbetalen van een kilometervergoeding. Afhankelijk van het aantal gereden kilometers kan het systeem het bedrag van de declaratie automatisch bepalen.

Uitbetaling

In het onderdeel Uitbetaling kun je aangeven hoe je de declaraties met deze declaratiecode straks wilt laten uitbetalen:

1. via de bank (door het aanmaken van een betaalbestand declaraties)
2. via het salaris (door het aanmaken van een interfacebestand salaris)
3. via de crediteurenadministratie (door het aanmaken van een regulier betaalbestand)

We raden aan om altijd optie 3. uitbetaling via de crediteurenadministratie te gebruiken. Declaraties met uitbetaling via de crediteurenadministratie worden na verwerking automatisch als openstaande post binnen de crediteurenadministratie aangemaakt. Deze openstaande posten worden getypeerd als ‘Declaratie’, zodat je in diverse browsers ook hierop kunt filteren (filterveld ‘Soort mutatie’). Hierdoor heb je de mogelijkheid deze openstaande posten/declaraties op te nemen in de reguliere SEPA-betaalbestanden. Dit bespaart je de tijd die het anders kost om voor de declaraties een apart betaalbestand met bijbehorende fiattering aan te maken en uit te voeren.

Een tweede voordeel van uitbetaling via de crediteurenadministratie is, dat bij het inlezen van Elektronische Bankafschriften (VIMEAF) de bijbehorende transacties via het betaalbestand automatisch kunnen worden gekoppeld en verwerkt. Voorwaarde is wel dat de declarant als crediteur in het systeem aanwezig is.

Autorisatie

Voor declaraties met uitbetaling via de crediteurenadministratie geef je in het onderdeel Autorisatie aan welke externe gebruikers (lees: crediteuren) declaraties met deze declaratiecode mogen indienen. Hiertoe koppel je een of meerdere crediteurgroepen aan de declaratiecode. Op deze manier kunnen alleen crediteuren die behoren tot de geautoriseerde crediteurgroep(en), een declaratie op de declaratiecode invoeren.

Btw

Verder kun je instellen welke btw-code(s) van toepassing kunnen zijn. Alléén wanneer er meerdere btw-codes zijn gekoppeld aan de declaratiecode, kan de declarant bij het invoeren van de declaratie een btw-code selecteren. In alle andere gevallen wordt automatisch de (eventueel) gekoppelde btw-code gebruikt. (Dit onderdeel is niet van toepassing als je Aantallen registreren hebt geactiveerd.)

Declaraties doorbelasten op project

Bij het onderdeel Projectgegevens kun je instellen of declaraties op projecten worden doorbelast. Bij het invoeren van een declaratie geeft de declarant dan een Project, Subproject en Projectfase aan. Je kunt bij bepaalde declaratiecodes ook al van tevoren een project, subproject en projectfase vastleggen. Bij het invoeren van de declaratie worden de projectgegevens dan automatisch bepaald.

Tip! Geef in de omschrijving van de declaratiecode duidelijk aan of deze wordt doorgeboekt op een project.

Fiattering

Bij declaratiecodes met uitbetaling via de crediteurenadministratie kun je in het onderdeel Fiattering instellen welke personen de declaraties moeten fiatteren. Je hebt hierbij de mogelijkheid om de volgende personen in de fiatteringsroute op te nemen: accountmanager crediteur, medewerkers in de autorisatieroute van de crediteur en/of medewerkers in de (specifieke) autorisatieroute van de declaratiecode. Als een declaratie op een project wordt doorbelast kun je naar keuze ook de projectcontroller, projectleider, subprojectleider en/of projectfaseleider toeveogen. Het is altijd mogelijk handmatig personen toe te voegen of te verwijderen nadat de fiatteringsroute automatisch is gegenereerd. Wanneer een declaratie met deze declaratiecode straks in de functie Controleren Declaraties (MCONDC) wordt goedgekeurd, wordt op basis van deze instellingen automatisch een fiatteringsroute aangemaakt.

Boeken met kostendrager

Bij het onderdeel Verwerking kun je instellen of je de bijbehorende declaraties met een kostendrager wilt laten boeken. Hierbij heb je de volgende opties:

• Nee (geen kostendrager)
• Medewerker (zoals vastgelegd bij de thuisafdeling van de medewerker)
• Declaratie

Als je voor de optie Declaratie kiest, geef je bij de declaratiecode aan welke kostendrager(s) van toepassing is. Wanneer er één kostendrager aan de declaratiecode is gekoppeld, hoeft de declarant bij de invoer van de declaratie de kostendrager niet handmatig op te geven. Als er bij de declaratiecode meerdere kostendragers zijn gekoppeld, dan geeft de declarant bij de declaratie aan welke kostendrager van toepassing is. Dit werkt dus hetzelfde als de invoer van de btw-code bij de declaratie.

Goed om te weten: Als bij de declaratie is ingesteld dat de kosten doorbelast worden op een project, wordt de kostendrager altijd op basis van het project bepaald (afhankelijk van de instellingen bij de Parameters Projecten (MPRPAR)). In dit geval kunt u bij de declaratie(code) geen kostendrager instellen.

Naar declaraties indienen