Het kan altijd voorkomen dat debiteuren hun facturen niet (op tijd) betalen. Daarom kun je vanuit AllSolutions op de momenten van jouw keuze een aanmaning of reminder versturen. Bij de Debiteuren (MDEBST) stel je in hoe je deze wilt aanmanen. Je kunt kiezen uit de volgende opties:
- Niet aanmanen
- Per openstaande post
- Verzameld.
Aanmanen per openstaande post
Als je kiest voor de optie Per openstaande post, wordt er een kopie van de factuur verstuurd als aanmaning. De aanmaning wordt dan in dezelfde lay-out afgedrukt als de factuur, op basis van het sjabloon dat in de functie Formulieren (MFORMC) bij de bijbehorende factuurstroom is ingericht.
Let op: De debiteurgegevens en de contactpersoon ter attentie waarvan de aanmaning wordt verstuurd, worden op dat moment wel opnieuw bepaald. Dit laatste gebeurt op basis van de Naam contactpersoon die bij de stamgegevens van de debiteur (MDEBST) is vastgelegd (in het onderdeel Correspondentieadres). Dit om ervoor te zorgen dat de aanmaning altijd op basis van de actuele debiteurgegevens wordt verstuurd.
Boven de factuur wordt, in plaats van ‘factuur’, de tekst weergegeven die je hebt opgegeven in de functie Aanmaningsdefinities (MVRSTA). Daarnaast wordt er een extra aanmaningstekst toegevoegd aan de aanmaning. Ook deze geef je op bij de aanmaningsdefinities.
Verzameld aanmanen
Bij het aanmanen met de optie verzameld, verzamelt het systeem alle openstaande posten op één overzicht in de standaardvaluta van het systeem. Hiervoor wordt default gebruik gemaakt van het AUTO-sjabloon (MFORMA) 0040 – Aanmaning, dat in de functie Formulieren (MFORMC) aan de formulierstromen ‘faac‘ – conceptaanmaning en ‘faan‘ – aanmaning is gekoppeld.
Je kunt de lay-out en opmaak van het rekeningoverzicht naar je eigen huisstijl aanpassen. Belangrijk: Let er hierbij wel op dat je geen wijzigingen aanbrengt in de volgorde van de aanwezige blokken. Het toelichtingsblad van het standaard sjabloon geeft een overzicht van alle velden die je in het machtigingsformulier kunt opnemen.
In bepaalde uitzonderlijke situaties kunnen de documentgegevens van de oorspronkelijke factuur ontbreken. Het systeem zal in dit geval automatisch een verzamelaanmaning genereren.
Op deze manier wordt gegarandeerd dat er altijd een aanmaning kan worden verstuurd voor openstaande posten, zelfs wanneer de documentgegevens van de oorspronkelijke factuur niet beschikbaar zijn.
Aanmaningsdefinities inrichten
Om aanmaningen te kunnen versturen heb je dus Aanmaningsdefinities (MVRSTA) nodig. Hier geef je aan op welk moment je welke aanmaning wilt versturen en in welke taal. Naast Nederlandse teksten kunt hier dus ook teksten in het Engels, Frans, Duits of andere talen vastleggen. Ook kun je een aanmaning eventueel nog specifiek per afdeling inrichten.
Verder geef je aan welke titel je bovenaan het aanmaningsdocument c.q. de kopie factuur wilt laten afdrukken (betalingsherinnering, reminder, aanmaning, etc.) en met welke tekst je de ontvanger wilt aansporen om de openstaande post alsnog te betalen. Het is dus ook mogelijk om op de eerste aanmaning een andere tekst af te laten drukken dan op de opvolgende aanmaningen.
Wanneer een debiteur daarna wordt aangemaand, controleert het systeem welke taal is vastgelegd voor de debiteur en hoe vaak de debiteur al eerder is aangemaand. Daarnaast wordt gekeken naar de afdeling die is vastgelegd bij de openstaande post. Op basis van deze informatie bepaalt het systeem welke aanmaningsdefinitie er wordt gebruikt en welke teksten op de aanmaning wordt afgedrukt.
Afdrukken aanmaningen
Met de functie Afdrukken aanmaningen (VAANMA) kun je aanmaningen genereren, naar keuze eerst in concept ter controle. Je hebt de mogelijkheid om alle aanmaningen in één keer te genereren, maar je kunt er ook voor kiezen om dit per (groep van) accountmanager te doen. Op deze manier kunnen accountmanagers de aanmaningen eventueel eerst beoordelen voordat ze definitief naar de klant worden verstuurd. Daarnaast kun je ervoor kiezen om een aparte selectie te maken op debiteurgroep of type factuur (soort mutatie).
Afdrukken aanmaningen voor incassoposten
Met het veld Facturen voor incasso meenemen kun je aangeven of je de facturen die zijn opgenomen in de incassoprocedure, ook wilt aanmanen. (Het veld verschijnt alleen wanneer de optionele submodule Automatische Incasso is geactiveerd.) Je hebt hierbij de keuze uit:
- Nee
- Nee – tenzij gestorneerd
- Ja
Verzamelaanmaning in vreemde valuta afdrukken
Bij het Afdrukken Aanmaningen (VAANMA) kun je eventueel ook kiezen voor de optie Afdrukken in factuurvaluta. Zo kun je debiteuren die in vreemde valuta worden gefactureerd, ook een verzamelaanmaning in die specifieke valuta toesturen. In het AUTO-sjabloon (MFORMA) voor het afdrukken van de verzamelaanmaning (faac/faan) zijn hiervoor de blokken 12, 13 en 14 beschikbaar.
Aanmaningen elektronisch verzenden
Bij het genereren van (definitieve) aanmaningen kun je deze vanuit je omgeving gelijk per e-mail naar de debiteur laten verzenden. Bij het Afdrukken Aanmaningen (VAANMA) vink je hiervoor het veld E-mail versturen naar debiteur aan. Voorwaarde hierbij is dat bij de debiteur (MDEBST) het veld Aanmaning en rekeningoverzicht elektronisch versturen is geactiveerd en in het veld E-mailadres voor toesturen aanmaning en rekeningoverzicht natuurlijk ook een e-mailadres is ingevuld.
Het e-mailadres van de debiteur wordt ter informatie al afgedrukt op het verwerkingsverslag van een concept aanmaningsrun. Zo zie je direct naar welk e-mailadres straks de (definitieve) aanmaning wordt verstuurd. En heb je de mogelijkheid om het e-mailadres van de debiteur eventueel nog aan te passen voordat je de definitieve aanmaningsrun uitvoert. Dit geeft je de flexibiliteit om eventuele wijzigingen aan te brengen en ervoor te zorgen dat de aanmaning naar het juiste e-mailadres wordt verzonden.
Alle elektronisch verzonden documenten, dus ook aanmaningen, worden automatisch als pdf-bestand opgeslagen in het documentenarchief.
E-mailsjabloon elektronische aanmaning in eigen huisstijl
In plaats van het standaard e-mailsjabloon (MMAILS) van je omgeving kun je de aanmaning ook versturen met een e-mailsjabloon in je eigen huisstijl. In de functie Formulieren (MFORMC) kun je bij de Aanmaning (financieel) (faan) via de shortcut Sjablonen een elektronisch documenttype inrichten. Hierbij kun je aangeven welk html e-mailformulier je voor het versturen van de aanmaning wilt gebruiken. Dit html-formulier vormt het sjabloon voor de uiteindelijke e-mail die naar de relatie wordt verzonden. Vul je hier geen html-formulier in, dan wordt dus het standaard e-mailbericht vanuit de omgeving verstuurd.
Het html-formulier maak je aan en upload je in de functie E-mailformulieren (MFORMM). Je kunt naar keuze één html-formulier inrichten voor alle documenten die je elektronisch verstuurd of per documenttype en/of per afdeling een apart e-mailformulier inrichten. In het html-formulier neem je het veld <!--tekst--> op voor het afdrukken van de begeleidende bodytekst.
Tekst e-mailbericht instellen
Het onderwerp en de body-tekst van de e-mail geef je ook op bij het elektronische sjabloon:
Verder is het mogelijk om, wanneer er een aanmaning wordt verstuurd per openstaande post (zoals ingesteld bij de debiteur), een betalingslink op te nemen in de tekst van de e-mail. Deze betalingslink stelt de debiteur in staat om de aangemaande factuur eenvoudig online te betalen. Deze link wordt overigens alleen opgenomen, als de bijbehorende factuur elektronisch is verzonden en je de debiteur hierbij ook de mogelijkheid hebt geboden deze factuur online te betalen.
Logging op e-mailadres bij document(en) mailen
Er wordt in het systeem automatisch geregistreerd naar welk e-mailadres een document wordt verzonden. Via de shortcut Verloop bij het document kun je raadplegen naar welk(e) e-mailadres(sen) het document is verstuurd.