Voor het versturen van een factuur die niet direct aan een submodule (bijv. projecten of leden, etc.) is gelinkt, kun je de functie Handmatige Facturen (MHDFKT) gebruiken. Er zijn twee methoden beschikbaar: Je kunt standaard factuurcodes gebruiken (vooraf ingerichte factuurregels) of een handmatige factuur ‘los’ opbouwen.
Standaard factuurcodes worden meestal gebruikt voor vaker terugkomende verkopen, zoals bijvoorbeeld de onderhuur van een gebouw of bijvoorbeeld voor het verkopen van een beperkt aantal artikelen wanneer de module Logistiek te uitgebreid is. Factuurcodes kun je aanmaken en beheren in de gelijknamige functie (MFCTCD).
Het is handig om voor de handmatige facturen een apart dagboek van het type ‘verkoop’ aan te maken, zodat je transacties van handmatige facturen apart kunt monitoren.
Stap 1 – Aanmaken factuur
Voor beide methoden begin je met het aanmaken van de factuurkop. Ga via het gebruikersmenu Financieel > Debiteuren > Verkoopfacturen > naar Handmatige facturen (MHDFKT). Met de +knop maak je een nieuwe handmatige factuur aan en vul je de benodigde gegevens in. De aanheftekst en slottekst (bijv. over betalingsvoorwaarden) worden afgedrukt op de factuur. De ‘omschrijving’ is een interne tekst; deze wordt niet afgedrukt.
Stap 2 – Aanmaken factuurregels
Vanuit de ‘factuurkop’ gebruik je de shortcut Factuurregels. Hier maak je de factuurregels aan, ook weer met de +knop. Hier lopen de methoden uiteen.
Standaard factuur
- Het veld ‘Factuurcode’ vullen met een vooraf aangemaakte code. In de factuurcode zijn de omschrijving, welke eenheid wordt gebruikt, het verkooptarief, de btw-code, de grootboekrekening en de factuurtekst vastgelegd. Factuurcodes kunt aanmaken en beheren in de gelijknamige functie (MFCTCD).
- Vul het aantal in eenheden in. Het systeem berekent vervolgens zelf het verkoopbedrag.
- Wanneer je factuurcodes met aantallen gebruikt, moet bij de grootboekrekening het veld ‘Registreren aantallen’ aan staan.
Factuur ‘los’ opbouwen
- Hierbij laat je het veld ‘Factuurcode’ leeg.
- Vul het aantal en verkooptarief in of alleen het verkoopbedrag.
- Vergeet niet de juiste btw-code in te voeren.
- Selecteer de grootboekrekening waarop de inkomsten worden geboekt. Let op! Deze moet altijd in de 80000 range zijn en mag niet gebruikt worden in een subadministratie (bijv. projecten of werkorders).
- Voor het boeken van opbrengsten op een kostenrekening kun je een grootboekrekening in de 8-range aanmaken die via een subtotaalcode wordt meegenomen in de 4-range, zodat de btw correct wordt ingeteld. Wil je dit niet, gebruik dan in ieder geval een grootboekrekening met de categorie Verkoopomzet diensten.
Stap 3 – Conceptfactuur genereren en controleren
Ga via het gebruikersmenu Financieel > Debiteuren > Verkoopfacturen > naar de functie Afdrukken Conceptfacturen (PIVHDF) om de conceptfactuur te genereren. Afhankelijk van de gekozen uitvoerbestemming kun je de factuur op het scherm controleren via je documenten inbox of vanuit een bijlage bij een e-mailbericht. Dit kan ook via de functie Handmatige facturen (MHDFKT) met de actie Conceptfactuur tonen.
Stap 4 – Conceptfactuur gereed melden
Wanneer de conceptfactuur correct is, dan kun je deze gereed melden.
- Ga vanuit het menu naar Financieel > Debiteuren > Verkoopfacturen > naar de functie Handmatige facturen (MHDFKT).
- Het scherm Handmatige facturen wordt geopend. Selecteer de gewenste conceptfactuur die u wilt gereed melden.
- Gebruik de actie Wel/niet gereedmelden om de factuur gereed te melden.
Wanneer de conceptfactuur (nog) niet correct is:
- Je kunt de gegevens in de factuurkop of de factuurregel(s) aanpassen.
- Hierna kun je een nieuwe conceptfactuur genereren om te controleren of de gegevens correct zijn aangepast en de conceptfactuur alsnog gereed melden.
Stap 5 – Definitief afdrukken factuur
Wanneer de conceptfactuur is vrijgegeven (Gereed = Ja) kun je deze definitief afdrukken met de functie Afdrukken facturen (VPFCDB). Deze vind je via het gebruikersmenu Financieel > Debiteuren > Verkoopfacturen > Afdrukken Facturen.
Stap 6 – Informatie inzien handmatige facturen
Met de functie Verwerken Facturen (VHDFKT) worden de definitief geprinte facturen verwerkt in het grootboek, waarbij tevens de openstaande post bij de debiteur wordt geregistreerd. Deze verwerkingsfunctie kun je handmatig opstarten. Wanneer je regelmatig handmatige facturen gebruikt, kan het handig zijn deze functie in de automatische batchverwerking (MJOBNR) opnemen.
De handmatige facturen kun je inzien in de functie Openstaande Posten Debiteuren (MWZOPD). Eventueel kun je in de functie Informatie Handmatige factuurregels (IHDFKT) alle factuurregels terugzien.
Handmatige factuur kopiëren
Met de actie Gehele factuur kopiëren kun je de gehele factuur inclusief factuurregels gemakkelijk kopiëren. Dit doe je in de functie Handmatige Facturen (MHDFKT). Hierbij heb je tegelijkertijd de mogelijkheid om aan te geven dat je alle factuurregels wilt crediteren. Op deze manier kun je snel en gemakkelijk een nieuwe factuur of creditnota van een handmatige factuur aanmaken.
Daarnaast kun je ook aangeven hoe je de afdeling van de nieuwe factuurregel(s) wilt laten bepalen. Hiertoe is het veld Afdeling factuur overnemen bij alle factuurregels beschikbaar.