AllSolutions winterrelease – 25.0.01

Vanaf deze versie is een hyperlink toegevoegd aan de standaardcalculaties (ab57). Dit betekent dat je op alle locaties waar een standaardcalculatie is opgenomen, snel en eenvoudig naar de browser met Standaardcalculaties (MSTKAL) kunt navigeren via de hyperlink (mits je voor deze functie geautoriseerd bent).

AllSolutions heeft al langere tijd een koppeling met het KvK Handelsregister via Company.Info. Wanneer je een nieuwe organisatie aanmaakt, dan kun je dit doen op basis van de KvK-gegevens. En via deze koppeling kun je ook updates van relatiegegevens vanuit het Handelsregister ophalen en laten bijwerken in de relatiegegevens in AllSolutions. Daarnaast biedt Company.Info de mogelijkheid om NAW-gegevens te valideren.

Vanaf deze versie zijn de instellingen hiervoor zichtbaar in de Parameters AllSolutions (MZZPAR).

Aan het gebruik van de koppeling zijn kosten verbonden. Daarom kan de koppeling alleen geactiveerd worden door een medewerker van AllSolutions.

In de functies Gebruikers (MGEBRU) en Gebruikersinstellingen (MGBINS) kun je met het veld Inloggen via inlogscherm toestaan naast SSO aangeven of een gebruiker ook nog met zijn gebruikersnaam en wachtwoord mag inloggen in AllSolutions (in het onderdeel Inloggen). Bij gebruikers die alleen via single sign-on (SSO) mogen inloggen, is het vanaf deze versie niet meer verplicht om een wachtwoord vast te leggen.

Met alerts kun je een medewerker erop attenderen dat er een actie van hem wordt verwacht. Bij een klik op de alert wordt direct de browser gestart waarin de medewerker de bijbehorende actie kan uitvoeren.

Vanaf deze versie is de autorisatie voor het starten van de bijbehorende functie via een alert aangepast. Voortaan hoeft een gebruiker alleen nog maar snelstartrechten (SS-autorisatie) voor de bijbehorende te hebben (in plaats van voorheen de volledige startrechten (S-autorisatie). Hiermee kun je voorkomen dat een gebruiker de bijbehorende functie ook ‘los’ kan starten, waarbij niet de juiste filters worden toegepast, die juist wel bij het starten via de alert worden meegenomen.

We raden je aan om na de upgrade de autorisatie in je omgeving op dit onderdeel na te lopen en waar nodig aan te passen.

In de functie Kwaliteitsmeldingen (MAMSGG) is een snelzoekveld toegevoegd aan de filters, waarmee je snel en gemakkelijk kunt zoeken op gegevens van een kwaliteitsmelding.

Daarnaast is bij alle velden waarin je een kwaliteitsmelding kunt invoeren, de suggest-functie toegevoegd. Wanneer je in het veld begint te typen, zal AllSolutions in een drop-down menu suggesties tonen van gevonden kwaliteitsmeldingen.

Het is mogelijk om verwerkingsfuncties op te nemen in een Program Batch Jobs (MJOBNR), zodat deze automatisch op vastgestelde momenten worden uitgevoerd. Met het veld Startfrequentie kun je aangeven hoe vaak een verwerking uitgevoerd moet worden. In deze versie is hier de optie Elke 2 weken toegevoegd.

AllSolutions biedt de mogelijkheid om een intranet in te richten en/of handleidingen en werkinstructies in de software te publiceren Dit gebeurt in de vorm van (web)pagina’s, die je beheert in de functie Pagina’s (MPAGIN).

In deze versie is hier de actie Inactief maken toegevoegd. Met deze actie kun je snel en gemakkelijk een of meerdere pagina’s offline halen, zodat deze niet meer zichtbaar zijn. Wanneer je de actie gebruikt, worden de velden Datum tonen t/m en Tijd tonen t/m automatisch gevuld met de datum en het tijdstip van het uitvoeren van de actie.

In de functie Snapshots (MSNAPS) vind je alle rapportages die aanwezig zijn in je omgeving. Met het veld Startfrequentie kun je aangeven hoe vaak een snapshot uitgevoerd moet worden. In deze versie is hier de optie Elke 2 weken toegevoegd.

Vanaf deze versie is voor de werkzaamheden (aw21) een hyperlink toegevoegd. Dit betekent dat je op alle locaties waar een werkzaamheid is opgenomen, via een hyperlink snel en gemakkelijk naar de browser met Werkzaamheden (MWZHKD) kunt navigeren (mits je voor deze functie geautoriseerd bent).

AllSolutions heeft een koppeling met het e-mailmarketing pakket MailBlue. Vanuit MailBlue kun je – op basis van de gemaakte selectie van CRM-gegevens in AllSolutions – gepersonaliseerde en geïndividualiseerde e-mail marketing campagnes maken en versturen.

Bij het importeren van de mailingadressen controleert MailBlue op het juiste format van e-mailadressen, eerdere bounces en eventuele uitschrijvingen die in MailBlue zijn gedaan. Deze mailadressen worden dan niet meer geïmporteerd. Dit zorgt voor verschillen in de aantallen adressen tussen de mailing-run in AllSolutions en de mailinglijst in MailBlue.

Daarom wordt vanaf deze versie bij het uitvoeren van een Mailing-run (MMAILP) naar MailBlue gecontroleerd op uitval. En deze mailingadressen worden op een tweede tabblad op het verwerkingsverslag afgedrukt. Zo heb je direct inzicht om welke relaties het gaat en kun je hiervoor eventuele vervolgacties in gang zetten.

In AllSolutions kun je offertes (MOFFER) aanmaken voor nieuwe of bestaande projecten. Vanaf deze versie is het voortaan ook mogelijk om een offerte te maken voor een bestaand subproject. Hiertoe zijn in de browser met de subprojecten aanmaakopties toegevoegd voor een Nieuw subproject of een Bestaand subproject. Dit geeft je meer flexibiliteit in het werken met offertes voor projecten

Bij de Parameters CRM (MMAPAR) kun je met het veld Aanmaken offertes voor instellen of je offertes wilt kunnen aanmaken voor bestaande en/of nieuwe projecten in te voeren (in het onderdeel Offertes: algemeen).

In diverse functies zijn tekstvelden aanwezig waarin je teksten en omschrijvingen kunt invoeren om te laten afdrukken op verschillende documenten. Het gaat hierbij om documenten die op basis van AUTO-sjablonen worden gegenereerd, zoals bijvoorbeeld offertes of bestelopdrachten. En het gaat dan specifiek om velden van het type ‘editor’.

Vanaf deze versie is het mogelijk om de tekst in deze editorvelden bij het afdrukken een opmaak mee te geven. Als je hiervan gebruik wilt maken, start je de tekst in het editorveld met de code ‘#MD’ op de eerste regel. Vanaf de tweede regel voer je vervolgens de tekst in die je wilt laten afdrukken. In deze regels kun je gebruik maken van de volgende opmaakcodes:

• Cursief: tekst tussen asterisken zetten: *voorbeeld*
• Accentueren: tekst tussen twee asterisken zetten: **voorbeeld**
• Accentueren en cursief: tekst tussen drie asterisken zetten: ***voorbeeld***
• Opsomming: regel beginnen met een streepje (‘-‘), asterisk (‘*’) of plus-teken (‘+’) gevolgd door een spatie
• Genummerde lijst: regel beginnen met een getal gevolgd door een punt en een spatie

Daarnaast is het ook mogelijk een link in de tekst op te nemen. Daarbij type je tussen ‘[‘ en ‘]’ eerst de tekst waaronder je de link wilt plaatsen. Direct daarachter plaats je de link tussen ‘(‘ en ‘)’. Als je bijvoorbeeld de tekst ‘AllSolutions’ in het document wilt laten afdrukken met daaronder de link naar de website van AllSolutions, dan gebruik je de volgende code:

[AllSolutions](https://allsolutions.nl)

In het document wordt deze code dan als volgt afgedrukt:

            AllSolutions

In de functie Autorisatieroutes (MROUTE) is het veld Routecode vergroot van 3 naar 6 posities. Deze aanpassing is doorgevoerd op alle plekken waar de code wordt gebruikt. Hierdoor zijn de mogelijkheden voor het coderen van verschillende autorisatieroutes uitgebreid.

Op een inkoopfactuur (MINFKT/MSCINK) kunnen meerdere btw-percentages van toepassing zijn. Via de shortcut Btw-verdeling worden deze uitgesplitst en geregistreerd.

In het een aantal gevallen kan het handig zijn om bij de Inkoopfactuurverdeling aan te kunnen geven welk btw-percentage op de betreffende verdelingsregel van toepassing is. Daarom is in deze versie het veld Btw-code in de inkoopfactuurverdelingsregels toegevoegd. Zo kun je voortaan gericht per regel aangeven welk percentage aan btw van toepassing is.

Met de functie Automatische Verdelingen (MAUTOV) kun je automatisch kosten verdelen over verschillende grootboekrekeningen. Zo kun je bepaalde kosten (bijvoorbeeld maandelijks) met een bepaalde verdeelsleutel automatisch over meerdere afdelingen/kostenplaatsen en/of kostendragers verdelen.

In deze versie is de werking van deze functie uitgebreid. Voortaan kun je eventueel ook zelf ingeven naar welke grootboekrekeningen je de kosten wilt verdelen. Hiervoor is het veld Verwerking toegevoegd met de waarden Percentageverdeling en Eigen ingave. 

• Als je voor een eigen ingave hebt gekozen, dan kun je na het opslaan via de shortcut Regels de gewenste verdeling opgeven. Hierbij heb je dan ook de mogelijkheid om zelf de gewenste grootboekrekeningen in te geven.
• Als je hebt gekozen voor een Percentageverdeling kun je in de regels alleen de afdeling/kostenplaats, kostendrager en eventueel de intercompany-code opgeven.

Voor de overzichtelijkheid zijn daarnaast in de Regels de velden Percentage debet en Percentage credit samengevoegd tot één veld, Percentage bedrag. 

Verder is het nu ook mogelijk om de tegenboeking van de kosten op een aparte grootboekrekening te doen. Hiervoor is in het formulier van de automatische verdelingen het veld Tegenboeking op afwijkende rekening toegevoegd. Wanneer je dit veld aanvinkt, komt een extra veld Grootboekrekening naar voren waarin je de gewenste grootboekrekening voor de tegenboeking kunt invullen. Zo houd je inzicht in de automatische verdelingen die gedurende het jaar zijn uitgevoerd.

De automatische verdelingen worden overigens pas definitief verwerkt in het grootboek met het draaien van de functie Verwerken Automatische Verdelingen (VAUTOV), die je bijvoorbeeld maandelijks via de Program Batch Jobs (MJOBNR) kunt laten uitvoeren. In de verwerkingsfunctie is het veld Verdelingen verwijderen na verwerking komen te vervallen. Wanneer bepaalde verdelingen niet meer van toepassing zijn, dan kun je deze in de functie Automatische Verdelingen (MAUTOV) verwijderen.

Vanaf deze versie is het mogelijk om in de module Inkoop te werken met vreemde valuta bij het doen van bestelaanvragen (MBSTAV) en gebruik van leverancierscontracten (MLEVCO). In deze functies zijn daarom diverse velden voor het vastleggen van de valuta en de koersgegevens toegevoegd.

Bij het aanmaken van een nieuwe bestelaanvraag of specificatieregel wordt bij het selecteren van de leverancier de default valutacode van de crediteur (MKRDST) overgenomen (wanneer deze daar is ingevuld). In de bestelaanvraag kan de valuta dan alleen gewijzigd worden als bij de crediteur (MKRDST) het veld Multivaluta is geactiveerd (in het onderdeel Financiële gegevens).

Per bestelaanvraag kan overigens maar één valuta gebruikt worden. Dit betekent dat deze wordt overgenomen naar de specificatieregels van de bestelaanvraag. En bij het aanmaken van meerdere specificatieregels wordt de valuta en de koers automatisch overgenomen van de eerste specificatieregel.

Bij de koppeling van een bestelaanvraag met een leverancierscontract (MLEVCO) wordt gecontroleerd of valutacode die vastgelegd is in het contract, overeenkomt met de valuta in specificatieregel, behalve als bij het leverancierscontract het veld Multivaluta is aangevinkt (in het nieuwe onderdeel Valuta).

In de functie Bestelaanvragen (MBSTAV) is de indeling van de verschillende onderdelen en velden verbeterd. Onderdelen zijn hernoemd en zijn velden verplaatst om de instellingen logischer te groeperen (en gemakkelijker terug te vinden). 

Wanneer je werkt met leverancierscontracten kun je in de specificatieregels bij de bestelaanvraag (MBSTAV) vastleggen of de bestelling via een leverancierscontract verloopt. In de browser met de specificatieregels kun je via de actie Contractgegevens wijzigen deze gegevens later nog wijzigen. In het inloopscherm zijn hier de velden Soort en Offerte-referentie toegevoegd.

In de functie Leverancierscontracten (MLEVCO) is de shortcut Inkoopfacturen toegevoegd. Zo heb je vanuit het contract direct inzicht in de inkoopfacturen, die de crediteur voor de uitvoering van het contract heeft verstuurd. En daarmee de uitnutting van het leverancierscontract.

In de functie Leverancierscontracten (MLEVCO) is de indeling van de verschillende onderdelen en velden verbeterd. Drie nieuwe onderdelen Valuta, Contractwaarde en Leveranciersbeoordeling zijn toegevoegd. Daarnaast zijn velden verplaatst om de instellingen logischer te groeperen (en gemakkelijker terug te vinden). 

In de functie Bestelaanvragen (MBSTAV) is het veld Oorspronkelijk bestelnummer toegevoegd. Hier kun je het nummer van een eerder gemaakte bestelaanvraag vastleggen. Dit is bijvoorbeeld handig als er bij een opdracht meerwerk nodig is, waarvoor je een aanvullende bestelaanvraag moet doen.

In de functie Parameters Verplichtingen (MGVPAR) is de indeling van de verschillende onderdelen en velden verbeterd. Onderdelen zijn hernoemd en zijn velden verplaatst om de instellingen logischer te groeperen (en gemakkelijker terug te vinden). 

In deze versie is een nieuwe functie Controle Aansluiting Historie Vaste Activa (PVAHIC) toegevoegd. Met deze functie kun je de gegevens in de subadministratie vaste activa vergelijken met de gemaakte activaboekingen in de financiële administratie.

Vanuit eConnect kun je ontvangen inkoopfacturen gemakkelijk importeren in AllSolutions. Op basis van herkenning van een aantal factuurgegevens doet het systeem een voorstel voor de registratie van de inkoopfactuur. Op deze manier kun je de factuur snel en gemakkelijk inboeken en verwerken in AllSolutions.

Bij de import wordt de gevonden btw-code(s) op de factuur door eConnect meegegeven. Deze codering matcht echter vaak niet met de inrichting van de btw-codes in AllSolutions. Daarom is in de functie Btw-codes (MBTWKD) het veld Btw-code eConnect toegevoegd.

Vanaf deze versie is voor de werkzaamheden (aw21) een hyperlink toegevoegd. Dit betekent dat je op alle locaties waar een werkzaamheid is opgenomen, via een hyperlink snel en gemakkelijk naar de browser met Werkzaamheden (MWZHKD) kunt navigeren (mits je voor deze functie geautoriseerd bent).

In de functie Medewerkersprofielen (MMDPRF) is het veld Profielcode vergroot van 4 naar 8 posities. Deze aanpassing is doorgevoerd op alle plekken waar de profielcode wordt gebruikt. Hierdoor zijn de mogelijkheden voor het coderen van profielen uitgebreid.

In de Verlofaanvragen (MVRLAV) kun je verschillende typen verlof aanvragen. Bij het fiatteren van de verlofaanvraag (MFIVRL) wordt automatisch een regel in de weekstaat opgenomen.

Vanaf deze versie wordt bij het verwijderen van de verlofaanvraag de bijbehorende urenregel ook automatisch uit de weekstaat verwijderd. Zo blijven de verlofaanvragen en de bijbehorende weekstaten up-to-date.

In de functie Looncodes (MLOOCD) beheer je de looncodes. Deze worden gebruikt om via de koppeling met het salarispakket Nmbrs® (met de functie Looncomponenten – MLCNMB) de salarisadministratie uit te voeren via het doorgeven van salarismutaties, inhoudingen en dergelijke.

In deze versie is in de functie Looncodes (MLOOCD) het veld Meenemen in salarishistorie toegevoegd. Met dit veld kun je voortaan aangeven of een mutatie als brutoloon of als overige loonbestanddelen in het salaris moet worden verwerkt. Tegelijkertijd is ook een filter op Meenemen in salarishistorie toegevoegd, zodat je snel en gemakkelijk de looncodes op deze waarde kunt filteren.

In de functie Lidmaatschappen (MLEDEN) is een snelzoekveld toegevoegd aan de filters, waarmee je snel en gemakkelijk kunt zoeken op gegevens van een lidmaatschap.

Daarnaast is bij alle velden waarin je een lidmaatschap kunt invoeren, de suggest-functie toegevoegd. Wanneer je in het veld begint te typen, zal AllSolutions in een drop-down menu suggesties tonen van gevonden lidmaatschappen.

Bij Multi-verhuurorders (MORDER) kun je via de shortcut Transportplanningen inzoomen op de orderregels (shortcut) van een transport. In deze browser is de overzichtsweergave toegevoegd. Het overzicht kun je openen door in de browser op een regel te klikken. Door in het overzicht de shortcuts Toebehoren en Serienummers te promoveren tot ‘webpart’ (met het pijltjes-icoon voor de shortcut) heb je meteen alle gegevens van de transportregel in beeld, wat handig is bij het afmelden van transporten.

Bij het afmelden van een transport (MTRANS) kun je documenten/bestanden uploaden, bijvoorbeeld foto’s die de chauffeur neemt bij de aflevering of het ophalen van een verhuurmachine. Deze bestanden worden opgeslagen bij de configuratie (MCONFI). Vanaf deze versie wordt bij het uploaden van bestanden automatisch het ordernummer in de bestandsnaam toegevoegd. Zo kun je gemakkelijker herleiden bij welke order deze horen.

In deze versie is de mogelijkheid toegevoegd om in de functie Gereedmelden Picklijsten (MPAKLS) picklijsten te verwijderen. Dit kan eventueel nodig zijn wanneer er bij het genereren van de picklijst iets niet helemaal goed is gegaan.

Na de upgrade raden we aan de autorisatie in je omgeving op deze nieuwe optie na te lopen.

In de functie Leerlingdossiers (MLEDOS) is een snelzoekveld toegevoegd aan de filters, waarmee je snel en gemakkelijk kunt zoeken op gegevens van een leerlingdossier.

Daarnaast is bij alle velden waarin je een leerlingdossier kunt invoeren, de suggest-functie toegevoegd. Wanneer je in het veld begint te typen, zal AllSolutions in een drop-down menu suggesties tonen van gevonden dossiers.

In de functie Project-issues (MISSUE) is een snelzoekveld toegevoegd aan de filters, waarmee je snel en gemakkelijk kunt zoeken op gegevens van een issue.

Daarnaast is bij alle velden waarin je een projectissue kunt invoeren, de suggest-functie toegevoegd. Wanneer je in het veld begint te typen, zal AllSolutions in een drop-down menu suggesties tonen van gevonden issues.

Met de functie Verwerken besteedbare subsidies (VBBSUB) en Verwerken toegekende subsidies (VTBSUB) kun je deze verwerken in het grootboek. Vanaf deze versie wordt hierbij de valuta en de koers gebruikt die bij het project via de shortcut Subsidie is vastgelegd (in het veld Valuta  – ps03.val-kd).

In de Parameters Service en Onderhoud (MSOPAR) kun je in het onderdeel ‘Facturering’ aangeven of je gelijke artikelen, kostencomponenten of uren getotaliseerd wilt laten afdrukken op de factuur. Vanaf deze versie is dit ook mogelijk voor de verbruikte artikelen op de werkopdracht. Hiervoor is in het onderdeel Verantwoording – verwerking het veld Gelijke artikelen totaliseren op werkopdracht toegevoegd. Als je dit veld aanvinkt, worden alle verbruikte artikelen op basis van artikelnummer en eenheid getotaliseerd op één verbruiksregel.

In de functie Contracten (MKONTR) is een snelzoekveld toegevoegd aan de filters, waarmee je snel en gemakkelijk kunt zoeken op gegevens van een contract.

Daarnaast is bij alle velden waarin je een contract kunt invoeren, de suggest-functie toegevoegd. Wanneer je in het veld begint te typen, zal AllSolutions in een drop-down menu suggesties tonen van gevonden contracten.

In deze versie zijn een aantal verbeteringen in de contracten (MKONTR) en de bijbehorende contractregels doorgevoerd. Deze zijn met name bedoeld om het factureren op basis van werkelijk verbruik te verbeteren.

• In de Parameters Service & Onderhoud (MSOPAR) is in het onderdeel Contracten het veld Bepaling factuurdatum toegevoegd. Met dit veld kun je aangeven hoe de factuurdatum bepaald wordt:
  • eerste dag van periode
  • eerste dag na periode
  • laatste dag van periode

In de functie Genereren Factureringsschema (VFAKTS) wordt voortaan ook naar deze instelling gekeken.

• Wanneer de bedragsbepaling plaats vindt op basis van werkelijk gebruik mag in het veld Factuurmoment voortaan alleen Achteraf worden geselecteerd.
• Wanneer de bedragsbepaling plaats vindt op basis van werkelijk gebruik heb je voortaan de mogelijkheid om direct bij aanmaken van een nieuwe contractregel een record voor de eerste prijsstaffel aan te maken.
• Daarnaast worden op basis van gemaakte selecties voortaan alleen nog die velden getoond die bij die keuze van toepassing zijn.

Met de inkoopmodule kun je bestelaanvragen doen voor projecten en/of werkorders of voor algemeen gebruik. In deze versie zijn in de functie Werkorders (MWORDE) de shortcuts Bestelaanvragen en Bestelaanvragen  -specificatieregels toegevoegd. Zo heb je voortaan vanuit de werkorder snel en gemakkelijk inzicht in de bestellingen die voor die werkorder lopen of zijn gedaan.