12.0.14

Met de functie Uitvoerbestemmingen (MPRINT) beheer je de uitvoerlocaties die in de omgeving aanwezig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de opties mailen en documenten inbox. Per uitvoerbestemming kun je instellen waar de output van de gegenereerde documenten en bijbehorende verslagen naartoe gaat. Daarbij kun je ook instellen hoe de gegenereerde output wordt opgeslagen in het systeem. Mogen Word-documenten bijvoorbeeld ook in Word-formaat gemaild worden? Een uitzondering hierop vormt de elektronische verzending. Als documenten vanuit het systeem elektronisch worden verzonden, wordt het document altijd in pdf-formaat opgeslagen in het systeem.

Tot nu toe kun je zelf al afdwingen dat documenten en verwerkingsverslagen als pdf in het systeem werden opgeslagen, als deze per e-mail of naar de documenten inbox werden verstuurd. Vanaf deze versie is dit nu ook mogelijk bij het genereren van documenten en verslagen met een printer als uitvoerbestemming. Op deze manier heb je bij alle uitvoeropties nu de keuze om de uitvoer en opslag als ‘pdf’ in te stellen en zo eventueel ook af te dwingen.

De optie Printer als PDF is toegevoegd aan de comboboxen Uitvoerdoel documenten en verwerkingsverslagen (zz20.uitvoer-doc) en Uitvoerdoel documentverslagen (zz20.uitvoer).

Vanaf deze versie is het mogelijk om bij Configuraties (MCONFI) een afbeelding toe te voegen. Deze wordt dan getoond in de browser en in het overzicht van de configuratie.

In de relatiefuncties is de shortcut Project-issues toegevoegd. Via deze shortcut heb je gemakkelijk inzicht in de issues die bij (lopende) projecten met/voor de relatie zijn vastgelegd. Ook kun je hier direct nieuwe project-issues toevoegen. Een handige optie als je veel werkt met relaties vanuit CRM.

De shortcut is beschikbaar in de functies Relaties (MRELAT), Relaties: organisaties (MRLORG), Relaties: personen (MRLPRS), Relaties: scholen (MRLSCH) en Relaties: besturen (MRLBST). Voorwaarde voor gebruik van de shortcut is dat de geselecteerde relatie ook als debiteur aanwezig is in de database.

Vanaf deze versie worden alle standaard AUTO-sjablonen (MFORMA) uitgeleverd in docx-formaat. Het doc-formaat dateert nog uit 2003 en is inmiddels verouderd.

Zijn in je omgeving eigen AUTO-sjablonen aanwezig in doc-formaat? Dan raden we je aan om ook deze sjablonen (klantversies) om te zetten naar het docx-formaat. Dit kan gemakkelijk door het sjabloon te downloaden, te openen met Word, op te slaan in docx-formaat en terug te uploaden in het systeem. Hiervoor hoef je dus niet te wachten totdat de upgrade naar versie 12.0.14 heeft plaatsgevonden.

Dit geldt ook voor de Sjablonen (MSJABL) op basis waarvan je zelf documenten kunt genereren. Ook voor deze sjablonen adviseren we om deze om te zetten naar het docx-formaat.

Goed om te weten: Je kunt de functie Controleafdruk Formulieren (PFORMC) gebruiken om het afdrukken van de AUTO-sjablonen te controleren, eventueel ook nadat de upgrade is uitgevoerd. Als je deze functie gebruikt, wordt voor elke formuliercode per ingesteld sjabloon het meeste recente document opnieuw afgedrukt. Op die manier kun je snel en gemakkelijk controleren of het genereren van de documenten goed verloopt. Let op! Als je deze functie tijdens de acceptatiecheck wilt gebruiken, controleer dan eerst of alle AUTO-sjablonen in de acceptatieomgeving aanwezig zijn. Bij het terugzetten van een nieuwe datakopie naar de acceptatieomgeving worden de documenten in principe niet meegekopieerd!

In deze versie is de naam Automatische betalingen buiten SEPA-zone gewijzigd in Wereldbetalingen. Deze naam sluit beter aan bij de praktijk. Het is namelijk ook mogelijk om betalingen in valuta binnen de SEPA-zone uit te voeren, zoals bijvoorbeeld naar Zwitserland (in Zwitserse frank) of naar het Verenigd Koninkrijk (in Britse ponden).

De naam is aangepast in alle functies die gebruikt worden bij automatische betalingen in valuta:

• Aanmaken Betaaladvies (Wereldbetalingen) (MSELBB)
• Overzicht Betaaladvies (Wereldbetalingen) (PSELBB)
• Betaalbaarstellen Betaaladvies (Wereldbetalingen) (MAUTBB)
• Overzicht betaalbaarstelling (Wereldbetalingen) (PAUTBB)
• Aanmaken Betaalbestand (Wereldbetalingen) (VDSKBB)
• Specificatie Verzonden Wereldbetalingen (PSPEBB)

Het is mogelijk om te werken met valutakoersen per periode. Het systeem houdt dan rekening met de juiste koers in de diverse functies en schermen waarin je in valuta boekt. Het systeem gebruikt hierbij de koers die op die datum van toepassing is. Bij de Verplichtingen (MVERPL) is daarom het veld Valutadatum toegevoegd (in het onderdeel Valuta), zodat je kunt terugzien op welke datum de koers is bepaald.

Vanuit ideologisch en praktisch oogpunt laat een NGO projecten zoveel mogelijk lokaal uitvoeren, door partners die zijn gevestigd in het land waar de projecten lopen. Gedurende de looptijd van het project zal de partner terugkoppelen welke activiteiten deze heeft uitgevoerd, zowel inhoudelijk als financieel.

Bij de Verplichtingen (MVERPL) is daarom de shortcut Terugkoppelingen partners toegevoegd. Hier kun je registreren hoeveel van het beschikbare budget is gebruikt. Via de plus-knop kun je een nieuwe terugkoppeling toevoegen. Hierbij geef je aan in welk boekjaar en welke boekperiode je het bedrag wilt registreren. Ook is er ruimte voor een korte omschrijving en een toelichting. Bij het opslaan ontvangt de terugkoppeling de status ingevoerd.

Via de shortcut Verdelingsregels kun je vervolgens de verschillende bedragen opgeven. In het datasheet zie je of het bedrag van de terugkoppeling al volledig is verdeeld, of dat er nog een bedrag te verdelen is.

Als het bedrag van de terugkoppeling volledig is verdeeld, kun je de terugkoppeling met de actie Gereed melden. De status van de terugkoppeling gaat dan van ingevoerd naar gereed. Op dat moment worden de ingevulde bedragen van de terugkoppeling ook ingeteld in de diverse projectenbrowsers. Hiervoor zijn de volgende nieuwe velden beschikbaar:

• Projectfase: Bedrag terugkoppeling partners (pr01.w-bedrag-tp)
• Subproject: Bedrag terugkoppeling partners (pr06.w-bedrag-tp)
• Projectfase: Bedrag terugkoppeling partners (pr03.w-bedrag-tp)

Na de upgrade kun je deze velden zelf aan de weergaven van je keuze toevoegen.

Met de actie Heropenen  kun je een terugkoppeling eventueel nog wijzigen. Deze krijgt dan de status heropend. Het doorvoeren van de wijziging wordt pas definitief doorgezet naar de projectkolommen als je de terugkoppeling daarna opnieuw gereed meldt. Via de shortcut Verloop heb je inzicht in alle statuswijzigingen van de terugkoppeling en welke medewerker(s) de acties heeft uitgevoerd.

In het scherm met de Terugkoppelingen partners is ook een documentenarchief aanwezig, zodat je het fysieke document met de terugkoppeling van je partner op dezelfde plek kunt registreren. Zo kun je het bijbehorende document ook weer gemakkelijk terugvinden.

De nieuwe functie Terugkoppelingen Partners (MTKPRT) geeft je een totaal overzicht van alle feedback die je van je partners hebt ontvangen. Hier kun je gemakkelijk de voortgang van je projecten volgen.

In deze browser kun je overigens geen nieuwe terugkoppeling toevoegen. Dit kan alleen vanuit de verplichting zelf via de shortcut Terugkoppelingen partners. Of als je vanuit het project naar de bijbehorende verplichtingen navigeert. In de overzichtsbrowser kun je een terugkoppeling wel heropenen, muteren of documenten toevoegen.

AllSolutions beschikt over een koppeling met eVerbinding. Via deze koppeling verzend je eenvoudig en veilig e-facturen via het beveiligde netwerk van eVerbinding. Dit geeft je de zekerheid dat de e-factuur daadwerkelijk wordt afgeleverd bij de juiste partij. Daarnaast kun je ontvangen inkoopfacturen gemakkelijk importeren in AllSolutions.

In deze versie hebben we de koppeling geschikt gemaakt voor de nieuwe API versie 3.1, waarin eVerbinding een aantal verbeteringen heeft doorgevoerd. Zo is in deze nieuwe versie het beheer en de beveiliging op de verbindingen verbeterd.

De API versie 3.1 is beschikbaar voor klanten die een contract met eVerbinding hebben afgesloten met SLA-type ‘Silver’ of hoger. Als je hierover beschikt, kun je contact opnemen met eVerbinding. 

Het is al langere tijd mogelijk om nieuwe relaties, debiteuren, etc. via een importfunctie in AllSolutions op te nemen. Vanaf deze versie is dit ook mogelijk voor nieuwe lidmaatschappen. Handig als aanmeldingen van nieuwe leden ook via andere kanalen kunnen binnenkomen.

 Via de nieuwe functie Importeren Online Aanmeldingen Leden (VIMLED) kun je de aanmeldingen van nieuwe lidmaatschappen importeren, zowel voor bestaande relaties als voor nieuwe relaties. Deze functie is qua opzet vergelijkbaar met andere importfuncties in AllSolutions. Vanuit de functie download je eerst het importsjabloon als excelbestand. In dit bestand vul je vervolgens alle gegevens in, waarna je deze weer upload. Bij het importeren voert AllSolutions dezelfde controles uit als wanneer je de gegevens handmatig zou invoeren.

De geïmporteerde lidmaatschappen kun je raadplegen en controleren in de functie Online Aanmeldingen Leden (MONLED), eventueel nog aanpassen en daarna verwerken (met de gelijknamige actie).

Een aantal klanten heeft maatwerk op de functie Online Aanmeldingen Leden (MONLED). Als dit bij jullie het geval is, dan adviseren we je om de werking van deze functie tijdens de acceptatiecheck nog even goed te controleren.

NGO’s willen graag de mogelijkheid hebben om het onderhanden werk voor partner commitments op aparte rekeningen te kunnen boeken. Daarom zijn in de Projectgroepen (MPRGRP) de volgende velden toegevoegd:

• Grootboekrekening kostprijs verplichtingen partners
• Grootboekrekening kostprijs marge verplichtingen partners
• Kostendrager kostprijs verplichtingen partners

Wil je van deze optie gebruik gaan maken? Dan adviseren we je om dit altijd samen met je consultant in te richten.

NGO’s werken bij het uitvoeren van projecten vaak volgens thema’s. En dan wil je graag weten hoeveel een project bijvoorbeeld bijdraagt bij aan het thema ‘Economic Empowerment’. Of in welke mate bevordert een project het thema ‘Sustainable Food’ bevordert. Om dit ook in AllSolutions te registreren kun je vanaf deze versie een of meerdere projectthema’s bij een project vastleggen.

Als je projectthema’s bij projecten wilt registreren, is de eerste stap het activeren van deze nieuwe optie in de Parameters Projecten (MPRPAR). Hier kun je in het onderdeel Algemeen de nieuwe instelling Projectthema’s vastleggen aanvinken. De volgende stap is het vastleggen van de projectthema’s, waarmee je werkt. Deze leg je vast in de nieuwe functie Projectthema’s (MPRTHE).

Als dit is ingericht, dan kun je bij het invoeren of bewerken van een project (MPROJE) direct het gewenste thema selecteren in het veld Projectthema (in het onderdeel Gerelateerde gegevens). Bij het opslaan wordt dan automatisch geregistreerd dat het project voor 100% binnen het geselecteerde thema valt.

Wil je meerdere thema’s bij een project vastleggen? Dan kan dit vanuit de Projecten (MPROJE) via de shortcut Projectthema’s. Hier kun je meerdere thema’s aan het project toevoegen. Per thema geef je aan voor hoeveel procent het project een bijdrage levert aan de opgegeven thema’s. De percentages kun je op een later moment eventueel nog wijzigen. Het scherm beschikt over een edit-button vooraan de regel, waarmee je snel en gemakkelijk de percentages kunt aanpassen:

Bij de Subprojecten (MPROJE/MPRSUB) is het veld Correspondentienummer MSD verwijderd. 

Bij het invoeren en inzien van calculatieregels bij een werkorder (MWORDE) worden deze default voortaan op volgorde van regelnummer (volgens de regelinvoer) getoond. De sortering van de eerste weergave in de standaard weergaveset is hierop aangepast. Voorheen sorteerde deze weergave de regels op Componentsoort. Dit is aangepast naar Regelnummer. Op deze manier heb je bij gebruik van de regelinvoer een beter overzicht van de ingevoerde calculatieregels.

Maak je gebruik van eigen weergavesets? Dan kun je na de upgrade de nieuwe standaard weergave naar je eigen weergaveset(s) kopiëren.