11.0.01

De belangrijkste features van AllSolutions11 zijn gericht op het faciliteren van mobiel gebruik. In de software zijn diverse verbeteringen doorgevoerd waarmee u AllSolutions beter kunt gebruiken op een mobiel apparaat (telefoon, tablet, phablet) en gemakkelijker en sneller naar de gewenste data kunt navigeren.

Wanneer u op een mobiel apparaat inlogt in AllSolutions11 is de linkerkant van het scherm voortaan automatisch verborgen.

Via het nieuwe ‘hamburger’ icoon links boven in de metabar kunt u de onderdelen aan de linkerkant benaderen.

In de metabar zijn verder alle bekende onderdelen ook als icoon opgenomen.

In AllSolutions11 zijn verder de mogelijkheden voor het gebruik van de startpagina uitgebreid. U kunt nu werken met twee startpagina’s: een algemene landingspagina (home) en een persoonlijke (start)pagina. Dit biedt u de mogelijkheid om uw interne gebruikers een intranet-omgeving aan te bieden met snelkoppelingen naar informatie en/of functies. Of externe gebruikers na het inloggen in een portal te laten landen. Daarnaast zijn voor beide groepen gebruikers via de eigen startpagina ook de snelstart van functies, RSS-feeds en persoonlijke rapportages voor de gebruiker beschikbaar.

Meer informatie vindt u op de pagina Algemene én persoonlijke startpagina gebruiken.

.

In de overzichtsweergave is het nu ook mogelijk om het overzicht van het hoofdrecord dicht te klappen. Ter referentie wordt in het scherm dan de informatie uit het ‘identificatie’ onderdeel van het record (maximaal 6 regels) getoond.

Verder is het voortaan mogelijk om te bladeren in de overzichtsweergave. Hiervoor zijn in overzichtsweergave rechts bovenaan twee pijltjestoetsen beschikbaar, waarmee u vooruit of achteruit kunt bladeren in de records op uw scherm.

Meer informatie vindt u in het artikel ‘Overzichtsweergave instellen‘ in de kennisbank.

De applicatiebeheerder van het systeem (zoals ingesteld in de Parameters AllSolutions (MZZPAR) in het onderdeel Algemeen) en gebruiker AllSolutions (‘allsol’) kunnen met een zogenaamd fake-commando inloggen onder een ander gebruikersaccount. Hiervoor voeren zij rechts bovenin het zoekveld het volgende commando in: $fake . Op deze manier kunnen zij het inlogaccount van een gebruiker benaderen zonder dat de gebruiker hiervoor zijn inloggegevens moet delen (wat vanwege beveiligingsredenen niet wenselijk is).

Vanaf deze versie kunt u, wanneer u via $fake bent ingelogd onder een ander gebruikersaccount, altijd de actie Veldnamen tonen gebruiken. Voorheen was dit alleen mogelijk wanneer de gebruiker waaronder ingelogd was, ook geautoriseerd was om de veldnamen aan te zetten. Hierdoor wordt het voor u gemakkelijker om via deze weg gebruikersondersteuning te bieden.

In AllSolutions zijn diverse importfuncties aanwezig waarmee u gegevens in het systeem kunt importeren. Hierbij kunt u een sjabloon uit het systeem downloaden, vullen met de te importeren gegevens en hierna weer uploaden in uw omgeving. Om ongewenste foutmeldingen te voorkomen is het niet meer mogelijk om headervelden uit het sjabloon te verwijderen. Het aanpassen van de volgorde van de kolommen is nog wel mogelijk.

Deze aanpassing is doorgevoerd in de volgende importfuncties:

• Importeren Artikelbestand (VIMART)
• Importeren Beginbalans Crediteuren (VIMBBC)
• Importeren Beginbalans Debiteuren (VIMBBD)
• Importeren Beginbalans Grootboek (VIMBBG)
• Importeren Crediteurbestand (VIMCRD)
• Importeren Debiteurbestand (VIMDEB)
• Importeren Diverse Kosten (VINDIV)
• Importeren Gewijzigde Verhuurprijzen (VIMHPR)
• Importeren Grootboekrekeningen (VIMGRB)
• Importeren Leveranciersassortiment (VIMLAS)
• Importeren Relatiebestand (VIMREL)
• Importeren Vaste Activabestand (VIMACT)
• Inlezen Interface Budgetten (VINBIN)
• Inlezen Interface Grootboek (VASCII)

Wanneer u na de upgrade één van deze functies wilt gebruiken, raden wij u aan om opnieuw een volledig sjabloon te downloaden.

Met de functie Eventlog (IEVENT) kunt u diverse logbestanden met technische informatie raadplegen. In het formulier/overzicht kunt u het laatste gedeelte van elk logbestand bekijken. Vanaf deze versie zijn de raadpleeg mogelijkheden van de eventlogs verbeterd. Zo kunt u voortaan de laatste 2500 tekens van het bestand bekijken (voorheen was dit 1500 tekens). Verder is in deze versie de actie Bestand naar ingelogde gebruiker mailen toegevoegd, waarmee u het gehele logbestand (gecomprimeerd) naar uw mailbox kunt sturen.

Met alerts kunt u personen automatisch attenderen op uit te voeren werkzaamheden (via de Alert Monitor en via e-mail) ter bewaking en ondersteuning van de workflow.

Bij de alert Te fiatteren inkoopfacturen (kr010) is de instelling ‘Vanaf – t/m status openstaande post’ toegevoegd. Met deze instelling kunt u aangeven welke inkoopfacturen u wilt laten intellen. Dit geeft u meer flexibiliteit in het gebruik van deze alert. U kunt nu bijvoorbeeld instellen dat de alert ook de inkoopfacturen telt die inmiddels al zijn betaald (zoals inkoopfacturen die automatisch worden geïncasseerd).

In de browsers met Relaties (MRELAT/MRLORG/MRLSCH/MRLBST) is de nieuwe actie Relatietype wijzigen toegevoegd. U kunt deze actie gebruiken om bij bestaande relaties van type ‘Organisatie’, ‘School’ en ‘Bestuur’ het relatietype te wijzigen.

Let op: Bij relaties van type ‘Persoon’ is het niet mogelijk om het type aan te passen. En de nieuwe actie is alleen beschikbaar wanneer de module ‘Onderwijsbegeleiding’ is geactiveerd.

Via de metasearch kunt u door het gehele systeem zoeken op basis van één of meerdere zoektermen binnen een of meerdere entiteiten. Per gebruiker kunt u instellen op welke entiteiten mag worden gezocht.

In deze versie is het zoeken van Dossiers en Dossierbehandelingen verbeterd. U kunt deze nu ook opzoeken door in het zoekveld het dossiernummer op te geven zoals het nummer in het systeem wordt getoond. Voorheen kon bijvoorbeeld dossier 1.234.567 via de metasearch alleen gevonden worden door 1234567 (dus zonder scheidingstekens) in te voeren.

Geheel nieuw is de integratie van AllSolutions11 met Google Drive waarmee u documenten snel en gemakkelijk online kunt delen en bewerken. Deze optie is toegevoegd zodat u nu ook de keuze hebt om de faciliteiten van Google for Work te gebruiken naast (of in plaats van) Microsoft Office. Alle informatie vind je in het artikel ‘Hoe werkt de integratie met Google Drive?‘ in de kennisbank.

In de functies Debiteuren (MDEBST) en Informatie Debiteurenstatistiek (IDEBST) is het veld IBAN’s betaalrekeningen (h-iban) toegevoegd. In dit veld worden alle bankrekeningen weergegeven die via de shortcut Betaalrekeningen bij de debiteur zijn geregistreerd. Dit zijn de IBAN’s die de debiteur heeft gebruikt bij de betaling van facturen (deze worden automatisch vastgelegd bij het verwerken van elektronische bankafschriften) of die u handmatig bij de debiteur heeft toegevoegd.

U kunt het veld IBAN’s betaalrekeningen (h-iban) zelf als kolom in de weergave opnemen. Hiermee kunt u voortaan direct in de weergave zien welke IBAN’s per debiteur zijn vastgelegd.

Vanaf deze versie kunt u bij de Crediteuren (MKRDST) in het onderdeel Betrokkenen niet alleen een autorisatieroute vastleggen, maar ook een specifieke Fiatteur. Deze fiatteur kan default worden overgenomen bij de registratie van Inkoopfacturen (MINFKT) en wordt dan automatisch toegevoegd aan de autorisatieroute van de inkoopfactuur.

Bij het overnemen van een autorisatieroute bij een inkoopfactuur wordt voortaan ook automatisch rekening gehouden met eventuele mandaten van de medewerkers in de autorisatieroute. Daarbij wordt nu ook gecontroleerd of alle medewerkers in de autorisatieroute voldoende mandaat hebben. Heeft een medewerker onvoldoende mandaat, dan wordt op basis van het factuurbedrag gekeken welke Fiatteurs bij overschrijding c.q. welke Autorisatieroute bij overschrijding moet worden toegevoegd.

In de Parameters Crediteuren (MKRPAR) kunt u instellen of u met mandaten per medewerker wilt werken. Wilt u de controle op mandaten in gebruik nemen? Dan raden wij u aan om eerst alle mandaten in te voeren in de functie Mandaat Per Medewerker (MMANDA) voordat u de controle in de Parameters Crediteuren (MKRPAR) aanzet. Dit om bij het boeken van inkoopfacturen meldingen over het ontbreken van mandaten bij medewerkers te voorkomen.

Vanaf deze versie kunt u dagmutaties en historische mutaties gemakkelijker raadplegen in uw grootboekadministratie. De dagmutaties en historische mutaties zijn voortaan in één browser op te vragen. In verband hiermee zijn de shortcuts Dagmutaties en Historische mutaties in de volgende functies samengevoegd tot de shortcut Financiële mutaties:

• Informatie Kolommenbalans (IKLBAL)
• Dagboeken (MDAGBK)
• Kostendragers (MKSTDR)
• Grootboekrekeningen (MRKSCH)

In de diverse browsers waarin de financiële mutaties worden getoond, is een filter ‘Financiële mutaties’ toegevoegd. Hiermee stelt u in of u alleen dagmutaties, alleen historische mutaties of alle mutaties wilt zien.

Aanvullend kunt u in het selectiescherm van de functies Overzicht Financiële mutaties per Rekening (PHMGRB) en Overzicht Financiële mutaties per Dagboek (PHMGDB) nu ook aangeven welke mutaties u wilt afdrukken. Voorheen kon u met deze functies alleen historische mutaties afdrukken.

De functie Informatie Dagmutaties (IDGMUT) is in deze versie komen te vervallen. U kunt nu onder andere de functie Informatie Financiële mutaties (IRKSCH) gebruiken om de dagmutaties te raadplegen.

Belangrijk: Loopt u tijdens de acceptatiecheck van de upgrade a.u.b. alle financiële weergaven even hierop na, vooral de weergaven die de basis vormen voor financiële rapportages en/of snapshots!

Technische informatie: De dagmutaties worden vanaf deze versie ook opgeslagen in de databasetabel gb71 en worden gekenmerkt door het veld gb71.dagmutatie. Aan dit veld kunt u dus zien of het een dagmutatie of een historische mutatie betreft.

Met de functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kunt u een XML Auditfile Financieel genereren, waarmee u gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Tot nu toe was dit alleen mogelijk voor een afgesloten boekjaar. Vanaf deze versie kunt u ervoor kiezen of u voor een afgesloten boekjaar of een nog lopend boekjaar een auditfile wilt genereren. Wanneer u dit niet wilt, heeft u de optie om een configuratie op het betreffende veld in te stellen.

In deze versie is de koppeling tussen de (sub)afdelingen uit AllSolutions en departments uit Nmbrs® verbeterd. Bij de functies Bedrijven/afdelingen (MBDRAF) en Subafdelingen (MSUBAF) kunt u vanaf deze versie in het onderdeel Koppeling Nmbrs met het veld ‘Afdeling-id Nmbrs’ aangeven welke department uit Nmbrs® bij de (sub)afdeling hoort. Verder kunt u nu bij de subafdelingen ook aangeven welke company uit Nmbrs® het betreft.

In deze versie is de functie Exporteren Medewerkergegevens naar Nmbrs (VEXNMB) aangepast, zodat de medewerkers waarbij in AllSolutions in het onderdeel Dienstverband een Einddatum (tijdelijk) contract (ab02.einddat-contract) of een Datum uit dienst (ab02.uitdat) is vastgelegd, ook automatisch in Nmbrs® uit dienst worden gemeld.

De koppeling met Nmbrs® is uitgebreid met de nieuwe functie Importeren Loonjournaalposten vanuit Nmbrs (VLJNMB). Met deze functie kunt u voortaan de journaalpostregels rechtstreeks vanuit Nmbrs® in AllSolutions importeren. In het selectiescherm kunt u aangeven welke salarisrun van welk bedrijf het betreft en in welk dagboek en boekperiode de journaalposten terecht moeten komen.

De geïmporteerde journaalpostregels kunt u raadplegen en controleren met de functie Informatie Interface Grootboek (IASCII). Hierna kunt u de regels definitief verwerken in uw financiële administratie met de functie Verwerken Interface Grootboek (VEXTVE). Beide functies zijn onderdeel van de submodule Grootboekinterface in de module Financieel.

Op deze manier kunt u de loonjournaalpostregels gemakkelijker in AllSolutions importeren en zijn hiervoor geen handmatige handelingen meer nodig.

Al in recente versies gereleased maar ook onderdeel van AllSolutions11: Het werken met kringen is uitgebreid naar entiteiten, zoals projecten, werkorders etc., wat samenwerken in teams eenvoudiger en krachtiger maakt.

Meer informatie vindt u in de release notes van versie 10.0.22 en versie 10.0.24 of in het onderdeel over Kringen in de kennisbank.

Via de metasearch kunt u door het gehele systeem zoeken op basis van één of meerdere zoektermen binnen een of meerdere entiteiten. Per gebruiker kunt u instellen op welke entiteiten mag worden gezocht.

In deze versie is het zoeken van Projecten, Subprojecten en Projectfasen verbeterd. U kunt deze project(onderdelen) nu ook opzoeken door in het zoekveld het projectnummer in het ingestelde formaat op te geven. Bij de Parameters Projecten (MPRPAR) kunt u instellen dat het formaat van het projectnummer bijvoorbeeld 99.9999 moet zijn. Voorheen kon project 12.3456 via de metasearch alleen gevonden worden door 123456 (dus zonder scheidingstekens) in te voeren. Subprojecten en Projectfasen kunt u vanaf nu ook vinden door bijvoorbeeld 12.3456/001 op te geven in het zoekveld. Verder kunt u subprojecten vanaf deze versie ook opzoeken op de code van het standaardproject, op basis waarvan het subproject is aangemaakt.

In AllSolutions11 is een uren app (MURAPP) beschikbaar voor de urenregistratie, waarmee uw (externe) medewerkers voortaan gemakkelijk hun directe projecturen (onderweg) via hun mobiele apparaat kunnen invoeren. En hiervoor hoeven uw medewerkers geen separate app te downloaden.

Hoe werkt het?

De gebruiker selecteert eerst de debiteur van het project en klikt dan onder in het scherm op Naar invoeren uren.

In het vervolgscherm selecteert de gebruiker vervolgens de bijbehorende projectgegevens en vult zijn uren in, eventueel met opmerking. Is er bij de gekozen debiteur maar één project actief, dan worden de bijbehorende projectgegevens direct in het scherm ingevuld.

Weekstaat compleet maken en gereed melden

Het gaat hier op dit moment alleen om het invoeren van directe uren op Projecten. Via de urenregistratie kan de gebruiker de weekstaat vervolgens aanvullen met de overige uren en de weekstaat indienen door deze gereed te melden.