Een van de bedrijf kritische onderdelen in de applicatie is het betalingsproces. Daarom is het mogelijk om voor het invoeren en wijzigen van bankrekeningen voor crediteuren een vier-ogenprincipe te hanteren. Dit betekent dat je kunt instellen dat nieuwe of gewijzigde bankrekeningen eerst moeten worden goedgekeurd voordat ze in het betalingsproces gebruikt kunnen worden.
Deze functionaliteit kun je activeren in de Parameters Crediteuren (MKRPAR) met het veld Goedkeuring bankrekeningen crediteuren. Hiermee wordt in de weergave van de Bankrekeningen (via shortcut) bij de Crediteuren (MKRDST) de kolom Goedgekeurd zichtbaar waarmee je inzicht hebt in de status van de bankrekening. (Heb je eigen weergaven ingesteld op de bankrekeningen? Dan kun je het veld kr02.goedgekeurd zelf aan de weergave(n) toevoegen.) Met het activeren van deze parameter krijgen alle bankrekeningen die al bij de crediteuren geregistreerd staan, overigens automatisch de status Goedgekeurd.
Alert instellen
Voor het goedkeuren van een nieuw ingevoerde of gewijzigde bankrekening is de actie Goedkeuren in het scherm beschikbaar. Daarnaast is er hiervoor een alert beschikbaar: Goed te keuren bankrekeningen crediteuren (kr080). Via deze alert kom je in de overzichtsfunctie Bankrekeningen Crediteuren (MKRDRK) terecht waarin je de bankrekeningen ook kunt goedkeuren.
En natuurlijk wordt dit proces ook gelogd in functie Informatie Mutaties Bankrekeningen Crediteuren (IMTKRR) en via de Mutaties bankrekeningen crediteuren (shortcut) in de Crediteuren (MKRDST) browser. Op deze manier is het goedkeuren van de bankrekeningen automatisch in het systeem vastgelegd en voor een accountant te verifiëren.
Goed om te weten:
- De eerste bankrekening bij een crediteur die wordt goedgekeurd, wordt automatisch de standaard rekening (def-rek-kd) bij de crediteur. Als je een nieuwe bankrekening toevoegt en je wilt dat dit voortaan de standaard rekening wordt, dan kun je dit direct bij het invoeren aangeven.
- Als een bankrekeningnummer al is gebruikt voor een betaling, dan kan deze niet meer worden gewijzigd! Als een crediteur een nieuwe bankrekening heeft, kun je deze in AllSolutions toevoegen en daarbij aanmerken als de nieuwe standaard rekening.