Met de functie Inlezen Interface Grootboek (VASCII) kun je journaalposten in het grootboek importeren. Hierbij doorloop je de volgende stappen:
- Download allereerst het bijbehorende sjabloon. Vink in de functie het veld Downloaden sjabloon aan en klik op ‘Starten‘. Het sjabloon wordt verstuurd naar het opgegeven e-mailadres.
- Vul het sjabloon in Microsoft Excel met de te importeren journaalposten. Belangrijk:
- De bedragen lever je in honderdvoud aan (dus 100 euro zet je als ‘10000’ in het bestand).
- De bedragen in valuta hoef je alleen in te vullen wanneer de valutacode afwijkt van de basisvaluta.
- Sla het gevulde sjabloon lokaal op.
- Terug in functie Inlezen Interface Grootboek kun je het bestand uploaden (veld Te uploaden bestand) en de import starten. Wanneer het bestand de verschillende controles doorstaat, worden de journaalposten geïmporteerd.
- Van het importeren ontvangt u een verslag. Hierin wordt het totaalbedrag debet en credit getoond en hoeveel journaalpostregels zijn aangemaakt.
Let op: Boven in het sjabloon staat een regel met kolomlabels. Bij ieder van deze labels is een code weergegeven die aangeeft welke data de kolom bevat. Deze codes mogen niet worden gewijzigd of verwijderd. Het is wel toegestaan de kolommen in een andere volgorde te plaatsen. Voorafgaand aan de regel met deze kolomlabels mogen geen regels in het bestand worden toegevoegd of verwijderd.
Het is ook mogelijk om de gegevens uit een bestand in het interface-archief te importeren. Het bestand moet dan van te voren in de archiefmap zijn geplaatst. Ook dit bestand moet dezelfde indeling hebben als het te downloaden sjabloon.
Gegevens controleren en verwerken
De geïmporteerde gegevens kun je inzien en controleren met de functie Informatie Interface Grootboek (IASCII).
Hierna verwerk je de boekingen met de functie Verwerken Interface Grootboek (VEXTVE). Hierbij worden overigens dezelfde controles uitgevoerd als bij boekingen die handmatig worden ingevoerd en verwerkt.
Doorbelasting op projecten/werkorders
Het is mogelijk om bij de journaalposten gelijk ook de doorbelasting van kosten op projecten en/of werkorders te importeren. Hiervoor zijn extra kolommen in het importsjabloon aanwezig.
In de kolom Bestemming (gi75.bestemming) geef je per mutatie aan of je deze wilt inlezen in het Grootboek (G), op een Project (P) of op een Werkorder (W). In de kolom Nummer (gi75.nummer) vul je vervolgens het nummer van de gewenste grootboekrekening, het project of de werkorder in. Wanneer je mutaties wilt inlezen op projecten vul je ook de kolommen Subprojectnummer, Projectfasenummer en de Kostencomponentcode. Eventueel is ook een kolom Aantal aanwezig om een aantal vast te leggen.
Goed om te weten: Bij het inlezen van de journaalposten worden nog geen controles op de status van het subproject gedaan. Deze controles worden pas bij de verwerking van de posten met de functie Verwerken Interface Grootboek (VEXTVE) uitgevoerd.
Mutaties met intercompany-codes inlezen
Het is ook mogelijk om mutaties met intercompany-codes te importeren. Hiervoor is een kolom gi75.ic-cd Intercompany-code in het importsjabloon aanwezig.