Zodra een gebruiker een document in bewerking heeft, is het voor anderen tijdelijk niet mogelijk ditzelfde document te bewerken. Dit is zichtbaar bij het document in de kolom ‘In gebruik door’. Zodra het document is aangepast en opgeslagen kan de gebruiker deze weer vrijgeven. (Daarnaast worden wijzigingen in het document ook pas effectief zodra het document is vrijgegeven.)
In de Parameters Document Management (MBDPAR) kun je in het veld Aantal dagen tot automatische vrijgave document aangeven na hoeveel dagen een document automatisch alsnog wordt vrijgegeven, wanneer een gebruiker deze actie vergeet. Als je hier geen waarde in zou vullen, worden documenten nooit automatisch vrijgegeven. Daarom staat de default bij deze parameter standaard op 7 dagen. Uiteraard kun je in dit veld ook een eigen waarde opnemen.
(Op sjablonen is deze instelling overigens niet van toepassing. Deze worden nooit automatisch vrijgegeven.)