AllSolutions bevat een koppeling met Google Drive waarmee je documenten snel en gemakkelijk online kunt delen en bewerken. Deze optie is toegevoegd zodat je de keuze hebt om de faciliteiten van Google Workspace te gebruiken naast (of in plaats van) Microsoft Office.
Werk je in uw kantoorautomatisering met de faciliteiten van Google Workspace? Dan heb je hiermee de mogelijkheid documenten rechtstreeks in je eigen drive-omgeving te archiveren. De Google Drive is beschikbaar in alle entiteiten waarbij je documenten kunt archiveren.
Zodra de koppeling met Google Drive in jouw omgeving is geactiveerd, zie je rechts boven in de overzichtsweergave van een record het Google Drive icoon:
Met een klik op dit icoon open je de bij het record behorende documentenmap in Google Drive. Als deze nog niet aanwezig was, wordt deze op dat moment aangemaakt. Je kunt in deze map naar keuze een nieuw document aanmaken of een bestaand document (of bestaande map met documenten) in de drive uploaden.
Met een klik op de mapnaam boven in het scherm kun je o.a. de documentenfolder een specifieke naam geven. Je kunt dus zelf kiezen welke naamstructuur je voor de AllSolutions documentmappen in de Google Drive wilt hanteren.
Met de instellingen boven in het scherm kun je naar keuze aangeven met welke personen je het document wilt delen, niet alleen binnen uw Google Workspace-domein, maar eventueel ook daarbuiten.
Per geselecteerd record wordt overigens altijd een eigen, individuele documentenfolder in Google Drive aangemaakt. Op deze manier wordt de integriteit van de data/documenten gewaarborgd.
Koppelen aan eigen drive
Via de button voor Meer acties (drie puntjes onder elkaar) rechts boven in het scherm kun je de AllSolutions map aan je eigen Google Drive schijf koppelen.
Het voordeel hiervan is dat je ook buiten AllSolutions om dan toegang hebt tot de documentmappen van AllSolutions. En dus ook via je verkenner documenten rechtstreeks in de mappen kunt plaatsen en op deze manier informatie gemakkelijk en snel aan je gebruikers in AllSolutions kunt ontsluiten.
Vereisten
Om met Google Drive te kunnen gaan werken heb je in ieder geval een Google Workspace-domein nodig om deze te kunnen koppelen met AllSolutions. Onze partner GeeFirm kan je bij de aanschaf en implementatie van Google Workspace assisteren en begeleiden.
Hoe activeren?
Wanneer je over een Google Workspace-account beschikt en gebruik wilt gaan maken van de mogelijkheden van Google Drive, neem dan contact met ons op. Wij zetten dan in jouw omgeving deze optie voor je aan en zorgen ervoor dat de Parameters Google drive (MGOPAR) worden gevuld.