AllSolutions is uitgebreid met een nieuwe functie Voorloopformulieren Debiteuren (MVRLFD) binnen de module Waterschappen.
Een voorloopformulier fungeert als de ‘voorloper’ van een handmatige factuur of een projectfactuur. Door het invullen van het formulier kan een gebruiker gemakkelijk een factuur, aanslag of beschikking aanvragen. Hierbij worden alle relevante gegevens ingevuld die nodig zijn voor het aanmaken van de factuur met direct gebruik van de bestaande stamgegevens en controles in AllSolutions. Dit biedt een extra controlelaag en zorgt ervoor dat facturatiegegevens volledig zijn voordat ze het formele proces ingaan.
Hoe werkt het?
1. Invoeren van de gegevens
De aanvrager vult het voorloopformulier in voor een handmatige factuur of een projectfactuur en voegt eventueel bijlagen toe. Via de shortcut Factuurregels specificeert de aanvrager de items die aan de debiteur in rekening worden gebracht. Voor een handmatige factuur kun je daarbij standaard factuurcodes gebruiken (vooraf ingerichte factuurregels) of de factuur ‘los’ opbouwen.
Standaard factuurcodes worden meestal gebruikt voor vaker terugkomende verkopen, zoals bijvoorbeeld de onderhuur van een gebouw of bijvoorbeeld voor het verkopen van een beperkt aantal artikelen wanneer de module Logistiek te uitgebreid is. Factuurcodes kun je aanmaken en beheren in de gelijknamige functie Factuurcodes (MFCTCD).
2. Gereedmelden voorloopformulier
Met de actie Wel/niet gereedmelden meldt de aanvrager het voorloopformulier ‘gereed’, waarbij tegelijkertijd de conceptfactuur wordt gegenereerd. De status van het voorloopformulier gaat hierdoor naar Gereed (conceptfactuur afgedrukt).
3. Controle door administratie
De administratie wordt via de alert Te controleren voorloopformulieren debiteuren (ws010) erop geattendeerd dat er een conceptfactuur in aanvraag klaar staat. De alert leidt direct naar de functie Voorloopformulieren Debiteuren waarbij alle relevante gegevens kunnen worden ingezien. Via de actie Wel/niet goedkeuren geeft de administratie akkoord, waarmee de status van het formulier gaat naar Gecontroleerd.
Als de aanvraag niet akkoord is, kan de administratie deze afwijzen met de actie Voorloopformulier afkeuren en in het vervolgscherm direct de reden van de afkeuring vastleggen. Met deze actie gaat de status van het verloopformulier naar Afgekeurd.
4. Goedkeuring door fiatteur
De fiatteur/budgethouder wordt via de alert Te fiatteren voorloopformulieren debiteuren (ws020)erop geattendeerd dat er een gecontroleerde conceptfactuur klaar staat. De alert leidt naar de functie Voorloopformulieren Debiteuren waarbij direct alle relevante gegevens kunnen worden ingezien. Via de actie Wel/niet fiatteren geeft de fiatteur akkoord, waarmee de status gaat naar Gefiatteerd.
5. Afdrukken en verzenden van de factuur
Vanuit de functie Voorloopformulieren Debiteuren (MVRLFD) kun je de definitieve factuur afdrukken en eventueel direct elektronisch verzenden met de actie Factuur afdrukken. Hiermee wordt op de achtergrond de reguliere functie Afdrukken Handmatige Facturen (VPFCDB) of Afdrukken Facturen Projecten (VPFCPR) gestart. Via de reguliere functies voor het verwerken van de facturen worden deze vervolgens verwerkt in het grootboek en de subadministratie projecten.