Vanaf deze versie is het mogelijk om in AllSolutions tussentijdse activering toe te passen, waarbij kosten die worden gemaakt tijdens een langlopend (investerings)project, periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) worden geactiveerd als een investering. Dit houdt in dat deze kosten niet direct als kosten in de winst-en-verliesrekening worden verantwoord, maar op de balans worden geactiveerd als een vast actief.
Het doel van tussentijdse activering is om een correcte weergave te geven van de financiële positie en prestaties van een organisatie tijdens de looptijd van een langlopend project. Door de kosten geleidelijk te activeren en af te schrijven, wordt voorkomen dat de winst-en-verliesrekening in een bepaald jaar sterk wordt beïnvloed door de projectkosten. Deze optie is met name bedoeld voor projecten die leiden tot ‘eigen’ vaste activa, en is niet bedoeld voor langlopende projecten die voor derden worden uitgevoerd.
Inrichting Vaste Activagroepen
In de functie Vaste Activagroepen (MVAKGR) is het onderdeel Initiële waarden activering toegevoegd. Hier kun je vooraf definiëren welke afschrijvingsmethode en looptijd standaard gehanteerd moeten worden bij de activering vanuit een project.
Inrichting Projectgroepen
In de functie Projectgroepen (MPRGRP) geef je aan voor welke projectgroepen de activakoppeling van toepassing is. Zodra je het veld Koppeling activa activeert, verschijnt het veld Grootboekrekening activering. Hier voer je de gewenste rekening in voor de automatische verwerking.
Inrichting Subproject
In het subproject kun je vervolgens het nummer van het Vast actief en de gewenste Vaste activagroep opgeven. Hierbij kun je ervoor kiezen om de afschrijvingsmethoden en de looptijden automatisch vanuit de activagroep over te nemen, of hiervan af te wijken en deze handmatig in te vullen.
(Deel)activering starten
Zodra de inrichting is afgerond, kun je de (deel)activering gaan starten. Tijdens dit proces worden de gerealiseerde kosten minus de gerealiseerde opbrengsten gesommeerd en via een verwerking overgezet naar de activa-administratie.
Voor het genereren, controleren en verwerken van de (deel)activering zijn drie nieuwe functies toegevoegd aan het Projecten-menu in het submenu Activeringen.
- Met de functie Genereren Activering Projecten (VGENAC) genereer je een voorstel voor de tussentijdse activering van het tot dan toe gerealiseerde werk.
- Bij de eerste keer dat je dit voor een project doet, maakt het systeem automatisch een nieuw vast actief met een bijbehorend actiefdeel aan.
- Bij volgende activeringen voor hetzelfde project wordt er telkens een nieuw actiefdeel aangemaakt onder het al bestaande vaste actief.
- In de functie Activering Projecten (MPACTB) kun je de activaregels (met status ‘concept’) van het gegenereerde voorstel inzien en de te activeren bedragen waar nodig handmatig nog aanpassen. Hierna kun je de regels gereed melden.
- Met de functie Verwerken Activering Projecten (VACTPR) verwerk je de gereed gemelde periodieke activeringen definitief. Hiermee wordt het aangemaakte vast actief en/of het vast actiefdeel doorgezet naar de vaste activa administratie voor verdere afhandeling. De status van de activaregels wordt hierbij op ‘verwerkt’ gezet.
Voorwaarden
Een project komt alleen in aanmerking voor activering als:
- Bij de projectgroep de instelling Koppeling Activa is geactiveerd
- Aan het subproject een vaste activagroep gekoppeld is
- Het (sub)project niet nagecalculeerd is (projectstatus < 92)
- De boekperiode niet is afgesloten.
Inzicht en overzicht
Voor een actueel overzicht kun je de status van de (deel)activeringen ook direct raadplegen vanuit het project (MPROJE) of het subproject (MPRSUB). Hiervoor is de nieuwe shortcut (Deel)activeringen toegevoegd.