Sommige organisaties, zoals gemeenten, moeten een aantoonbare, interne controle uitvoeren op betalingen voordat het betaalbestand wordt verstuurd. Om dit proces te ondersteunen, is er een steekproeffunctionaliteit toegevoegd aan de automatische betaalprocedure voor crediteuren binnen de SEPA-zone.
Het systeem kan nu automatisch een selectie maken uit de posten die klaarstaan voor betaling. Hierdoor kan een tweede medewerker deze specifieke posten handmatig controleren voordat het betaalbestand definitief wordt aangemaakt en goedgekeurd.
Hoe werkt het?
Allereerst activeer je de nieuwe functionaliteit in de Parameters Crediteuren (MKRPAR). In het onderdeel SEPA betalingen is hiervoor het veld Steekproef toepassen bij betaalbaargestelde posten toegevoegd.
In de functie Betaalbaarstellen Betaaladvies (Euro-betalingen SEPA-zone) (MBSTAB) vind je de betaalbaarstellingen. Via de shortcut Betaalbaargestelde posten kun je inzoomen op de posten in een betaalbaarstelling. Zodra de steekproef functionaliteit is geactiveerd, zijn hier de acties Steekproef bepalen en Wel/niet gecontroleerd beschikbaar.
Let op: Beide acties zijn alleen beschikbaar zolang de betaalbaarstelling de status Nieuw heeft en nog niet is goedgekeurd.
Stap 1: Steekproef uitvoeren
Klik op de actie Steekproef bepalen en stel in volgens welke criteria het systeem posten moet selecteren. Je hebt hier de keuze uit een aantal opties:
- Facturen vanaf een opgegeven bedrag: De controle wordt standaard uitgevoerd vanaf een bedrag van € 5.000, maar je kunt dit bedrag handmatig aanpassen.
- Afwijkende betaalrekening: Facturen waarbij deels of volledig wordt afgeweken van de standaard betaalrekening van de crediteur.
- Geen medewerkers in autorisatieroute: Facturen waarbij er geen fiattering door een medewerker is uitgevoerd. Dit komt onder meer voor bij periodieke facturen of ingelezen meervoudige betaalopdrachten.
- Buitenlandse herkomst: Facturen van crediteuren met een buitenlands IBAN-nummer of een buitenlands bedrijfsadres.
- Percentage steekproef overige facturen: Je kunt ook een vast percentage opgeven om een willekeurige selectie te maken uit de overige facturen die buiten de regels vallen. Standaard staat dit op 5%, maar je kunt dit handmatig aanpassen.
Voldoet een factuur in de betaalbaarstelling aan minstens één van de aangevinkte criteria? Dan krijgt deze in de kolom Steekproef automatisch de status ‘Ja’.
Stap 2: Controleren en afvinken
De controlerende medewerker gaat vanuit de functie Betaalbaarstellen Betaaladvies (Euro-betalingen SEPA-zone) (MBSTAB) via de shortcut naar de Betaalbaargestelde posten. Hier beoordeelt deze de aangegeven posten. Via de nieuwe actie Wel/niet gecontroleerd kan de medewerker bevestigen dat de controle is uitgevoerd. Hiermee krijgt de kolom Gecontroleerd de status ‘Ja’.
Het systeem legt automatisch de datum, tijd en de medewerker vast in de nieuwe velden:
- Controle datum – kr61.contr-datum
- Controle tijdstip – kr61.contr-tyd
- Controle door (gebruiker) – kr61.contr-gebruiker
- Controle door (medewerker) – kr61.contr-persnr
Na de upgrade kun je deze velden zelf aan de weergave toevoegen.
Verder kun je gemakkelijk filteren op de kolommen Steekproef en Gecontroleerd om de voortgang te bewaken.
